IT Value Delivery als Top-Management-Aufgabe

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1 IT Value Delivery als Top-Management-Aufgabe Andreas Kaelin, ICPRO GmbH ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 1

2 Agenda IT Value Delivery als Top-Management-Aufgabe Kurzvorstellung Andreas Kaelin Ziel des Referats Begriff Top-Management Rolle der IT im Unternehmen IT Value: Eine Dreierbeziehung Governance & IT Value IT Value Management Fazit ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 2

3 Kurzvorstellung Andreas Kaelin Luzerner Kantonalbank ( ) Bank Coop, Basel ( ) ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 3

4 Ziel des Referats Aufzeigen von Ansatzpunkten für die Steigerung und Erhaltung des Wertbeitrags der IT, abgeleitet aus persönlichen Erfahrungen und illustriert mit Praxisbeispielen Das Referat erhebt nicht den Anspruch, eine systematische und umfassende Sicht über alle Stellhebel zur Steigerung und Erhaltung des IT Values zu geben ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 4

5 Begriff Top-Management Führungskräfte, die Mitverantwortung für die gesamte Führung der Geschäfte einer Unternehmung haben Das Top-Management fällt Entscheidungen, die alle Mitarbeiter in der Organisation betreffen und ist für Erfolg und Misserfolg des Unternehmens verantwortlich ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 5

6 Rolle der IT im Unternehmen Die strategische Bedeutung der IT für das Unternehmen wird zunehmend anerkannt Der Bezug der IT zum Business wird gesehen! Es existieren aber Sprachprobleme zwischen Business und IT Die IT-Kosten sind nach Personalkosten meistens der grösste Kostenblock! Den Entscheidungsträgern ist oftmals nicht ausreichend klar, wie viel Geld für IT für welche Prozesse, Produkte, Kunden / Märkte in welcher Organisationseinheit ausgegeben wird! Es wird beklagt, dass zu wenig Mittel für Change the Business zur Verfügung stehen! In Bezug auf die eigene Organisation hört man in vielen Fällen wir brauchen eine andere IT ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 6

7 IT Value: eine Dreierbeziehung alle Geschäfte, Prozesse und Mitarbeiter des Unternehmens sind betroffen Daueraufgabe des Top-Managements mit IT Deckungs - beiträge der Produkte / Märkte / Kunden erhöhen IT-Kosten senken IT Value mit IT Business- Prozesskosten senken ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 7

8 Governance & IT Value Verankerung der IT in der Führung, in den Organisationsstrukturen und in den Prozessen, so dass die Unterstützung von Unternehmenszielen und Strategie sichergestellt werden kann Integration der IT im Unternehmens-Strategieprozess Installation und Betrieb eines IT-Boards zur kontinuierlichen Steuerung der IT hinsichtlich Zielen und Prioritäten des Unternehmens Verankerung von IT-Account-Managern als Bindeglied zwischen IT-Abteilung und dem zugeteilten Business- Prozess oder Geschäftsbereich Leadership der IT-Abteilung entwickeln und erhalten ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 8

9 Governance & IT Value: IT-Strategie Ableitung IT-Implikationen aus der Geschäftsstrategie Workshops der Leitung des IT-Bereichs zusammen mit der GL Die IT-Strategie muss aus der Sicht des Top-Managements mess- bzw. überprüfbare Ziele beinhalten. Beispiele: Kostenbenchmarks: im Vgl. zu ähnlichen Unternehmungen und / oder Zeitreihenvergleich Erfüllung der aus Sicht der Benutzer abgeleiteten qualitativen Benchmarks Veränderung der Prozesseffizienz durch IT-Einsatz Veränderung der Kundenberatung und betreuung durch IT- Einsatz Veränderung des Produktangebots durch IT Genehmigung der IT-Strategie durch den Verwaltungsrat ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 9

10 Governance & IT Value: IT-Board Aufgaben Mehrjahres Finanz- und Ressourcenplan z. Hd. GL verabschieden Grundsätzliche Änderungen der IT-Architektur z. Hd. GL verabschieden Budget, Ressourcen- und Releaseplan genehmigen Projektportfolio genehmigen Verfügbarkeits- und Business Continuity Plan genehmigen Repriorisierung der Ressourcen bei Plan-Abweichungen und / oder Veränderung der Geschäftsprioritäten Freigabe von Projekten und Abnahme des Abschluss von Projekten (Nachkalkulation nach t+n) Definition der Verrechnung der IT-Kosten Mitglieder: Vertreter Top-Management (Leitung) Prozess- und Geschäftsverantwortliche CIO und evt. weitere Exponenten IT-Abteilung CFO ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 10

11 Governance & IT Value: Accountmgr. Rolle: Bindeglied zwischen IT-Abteilung und dem zugeteilten Business-Prozess oder Geschäftsbereich Aufgaben Ist der IT-SPOC (Single Point of Contact) für das Business Unterstützt und beratet das Business in allen IT-Fragen und hilft bei der Formulierung von Anforderungen an die IT (Steckbriefe, Projektanträge, Change Requests usw.) Platziert die Anforderungen des Business bei den richtigen Stellen in der IT-Abteilung und überwacht die Ausführung Ist Botschafter der IT-Abteilung und informiert über Projekte und Aktivitäten der IT (wird an Führungssitzungen des Business eingeladen) ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 11

12 Governance & IT Value: Leadership Finanzielle Zusammenhänge begreifen; Handlungen nach Einfluss auf Bottom- Line beurteilen Ausrichtung des Verhaltens der Mitarbeiter Resultate kommunizieren Den Kunden und seine Erfordernisse kennen; einfach u. verständlich kommunizieren Bottom-Line Kunden ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 12

13 IT Value Management: IT-Kosten Erfassen der Ausgaben auf Ebene Unternehmung Betrieb IT-Infrastruktur und IT-Applikationen Weiterentwicklung Applikationen Kosten des eigenen IT-Bereichs? Welche Personaleinheiten (PE) gehören dazu (PE ausserhalb des IT-Bereichs)? Annualisierung von investiven Ausgaben Mitmachen an einem externen Benchmarking hilft bei der Definition und Strukturierung der IT- Kosten! Kosten-Benchmarking mit ähnlich gelagerten Unternehmungen gibt der IT-Abteilung Hinweise zur Kostenoptimierung. ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 13

14 IT Value Management: Kostenverrechn. Verrechnung der IT-Kosten auf Prozesse Produkte Kunden / Märkte Organisationseinheiten Prinzip der Kostenverrechnung: Der Verzicht oder die Inanspruchnahme von IT- Leistungen führt zu nachvollziehbaren Kosten- bzw. Wertveränderungen Kostenverrechnung muss auf Transaktionsmengen bezogen sein (keine pauschalen Zuschlagskalkulationen) ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 14

15 IT Value Management: Akzeptierte Kostenverrechnung Strukturierung und Definition der Verrechnung der IT-Kosten erfolgt in Zusammenarbeit der IT- Abteilung mit den Verantwortlichen für die Businessprozesse und Geschäftsbereiche Das IT-Board genehmigt die Kostenstruktur sowie die Prinzipien der Kostenverrechnung ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 15

16 IT Value Management: Transparenz Die IT-Kostentransparenz ist für die Erhöhung des Wertbeitrags der IT zwingend: Der Nutzen des IT-Einsatzes bei der Optimierung von Business Prozessen kann gemessen werden. Dies ist Grundlage für die kontinuierliche unternehmensweite Prozessoptimierung (zu) hohe IT-Kosten pro Prozess können durch gezieltes Business Process Outsourcing gesenkt bzw. eliminiert werden Die Kenntnis der Höhe bzw. der mengeninduzierten Veränderung der IT-Kosten pro Produkt ist Grundlage für die Optimierung des Produktportfolios des Unternehmens pro Kunde / Markt ist Grundlage für die Optimierung der Kundenbearbeitung und des Vertriebs pro Organisationseinheit führt zu kostenoptimierenden Verhaltensänderungen bei den Führungskräften ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 16

17 IT Value Management: IT-Abteilung Aufgaben Strukturierung der IT-Dienstleistungen entlang von Business Prozessen und Geschäftsbereichen Die Kosten und die Qualität des eigenen Dienstleitungsangebots in Konkurrenz zu externen Anbietern stellen Clusters von IT-Dienstleistungen, die extern kostengünstiger erbracht werden können, extern vergeben Technologischer Fortschritt, Veränderungen im Anbietermarkt sowie der Zielsetzungen und Prioritäten des eigenen Unternehmens führen zu Veränderung des Werts von In- oder Outsourcing-Konstrukten. Das Outsourcing-Portfolio ist in regelmässigen Abständen zu überprüfen und den neuen Gegebenheiten anzupassen. ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 17

18 Fazit Das Top-Management sieht den Bezug der IT zum Unternehmenserfolg IT-Führungskräfte müssen, nebst professionellem IT-Management durch unternehmerisches Führen und Kontrolle, durch Beherrschung der Sprache der Leistungsabnehmer sowie richtigem Verhalten dafür sorgen, dass IT als Kernkompetenz für den nachhaltigen Unternehmenserfolg gesehen wird ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 18

19 Einzigartige Untersuchung unterstreicht Bedeutung des Themas IT-Value ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 19

20 Unternehmen lassen ihre Business- & Wertorientierung untersuchen und bewerten ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 20

21 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ICPRO GmbH Andreas Kaelin, Inhaber Berglistr. 5 CH-6005 Luzern Telefon ICPRO GmbH, Andreas Kaelin 21

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