Die elektronische Aktenführung. Medienbruchfreie digitale Workflows als Basis für den elektronischen Rechtsverkehr
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- Ida Martin
- vor 8 Jahren
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1 Die elektronische Aktenführung der Gerichte Basel-Stadt Medienbruchfreie digitale Workflows als Basis für den elektronischen Rechtsverkehr
2 19. März 2013 Philippe Maurer 2
3 Ausgangslage Ablösung der bestehenden Fachapplikation Chancen und Anforderungen für die Zukunft definieren, berücksichtigen und umsetzen Herausforderungen und Risiken frühzeitig erkennen und angehen 19. März 2013 Philippe Maurer 3
4 Ablösung Die Ablösung der bestehenden Fachapplikation wurde notwendig. Die daraus resultierenden Chancen für die Weiter- entwicklung der Gerichte wurden im Rahmen einer Machbarkeitsstudie im Jahre 2006 erkannt. 19. März 2013 Philippe Maurer 4
5 Chancen Als Basis einer zukunftsweisenden Organisation der Gerichte Basel-Stadt, stand die Nutzung eines in die Applikation für die Fallverarbeitung integrierten Dokumentenmanagements. Damit wurde der Einstieg in Richtung papierarme Fallverarbeitung geschaffen. 19. März 2013 Philippe Maurer 5
6 Anforderungen Die daraus resultierenden Anforderungen an die Prozesse und die Infrastruktur wurden abgeleitet und realisiert Ziel war es, durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche zu ermöglichen. Sämtliche Prozesse wurden unter diesem Gesichtspunkt überarbeitet und entsprechend angepasst 19. März 2013 Philippe Maurer 6
7 Prozesse Die angepassten Prozesse wurden über die verschiedenen Gerichte derart standardisiert, dass Gleiches zukünftig auch gleich gemacht wird. Nur so war eine effiziente und durch alle Hierarchiestufen professionelle Abwicklung der Geschäftsfälle erreichbar. 19. März 2013 Philippe Maurer 7
8 Prozesse Viele der über Jahre hin gewachsenen Abläufe konnten übernommen und gestrafft werden. Die anfänglichen Widerstände gegen eine Vereinheitlichung der Abläufe, konnten durch Transparenz und frühzeitiges Miteinbeziehen von Schlüsselpersonen beseitigt werden. 19. März 2013 Philippe Maurer 8
9 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output 19. März 2013 Philippe Maurer 9
10 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output Input: Die gesamte eingehende Post wird über die, für das Inputmanagement spezialisierte Fachapplikation Kofax, via Schnittstelle in die Fachapplikation Juris (Abraxas) übergeben. 19. März 2013 Philippe Maurer 10
11 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output Kanzlei: Die über den Posteingang eingehenden Eingaben können nun mit dem Fall verknüpft, oder an ein anderes Gericht weitergeleitet werden. Der digitale Workflow löst beim Verknüpfen der Eingabe mit dem Fall direkt eine Pendenz bei der/beim zuständigen Instruktionsrichter/in aus. 19. März 2013 Philippe Maurer 11
12 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output Instruktionsrichter/in: Die/der Instruktionsrichter/in hat nun über den Posteingang in der Fachapplikation direkt Zugang zur elektronischen Akte. Sie/Er kann über einen Verfahrensschritt direkt eine Verfügung erstellen, ohne dass die Papierakte vorgelegt werden muss. 19. März 2013 Philippe Maurer 12
13 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output Kanzlei: Die von der/dem Instruktionsrichter/in verfasste Verfügung wird von der Kanzlei veredelt, digital signiert und den Empfängern zugeordnet. Die Ablage als revisionstaugliches pdf/a ins Dokumentenmanagementsystem Alfresco wird ausgelöst. 19. März 2013 Philippe Maurer 13
14 Prozesse die Verfügung Eingabe Input Kanzlei Instruktionsrichter Kanzlei Output Output: Über das für Output spezialisierte Management System der Firma printcom, wird über eine Schnittstelle die ausgehende Post aus Juris übergeben. 19. März 2013 Philippe Maurer 14
15 Das Dualsystem Die Bereitschaft ausschliesslich am Bildschirm zu arbeiten ist nicht flächendeckend gegeben. Das Aktenstudium von sehr umfangreichen Prozessakten erschwert die papierarme Zukunft. 19. März 2013 Philippe Maurer 15
16 Die digitale Akte D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 16
17 Fazit Vorteile: Verfügbarkeit der Akten Verminderung von Redundanzen Effiziente Geschäftsabwicklung Durch modulares System Flexibilität auch für die Zukunft Hohe Qualität und Standards 19. März 2013 Philippe Maurer 17
18 Fazit Herausforderungen: Akzeptanz der Bildschirmarbeit Changemanagement Je nach Ausgangsituation erheblicher Initialisierungsaufwand 19. März 2013 Philippe Maurer 18
19 Fazit Die Einführung eines digitalen Workflows hat tiefgreifende Veränderungen gebracht. Die zu überwindenden Vorgaben und Herausfor- derungen waren sehr intensiv. Es empfiehlt sich die organisatorischen Changes vorgängig und wo möglich losgelöst vom eigentlichen Ablösungsprozess einer Fachapplikation durch zu führen. 19. März 2013 Philippe Maurer 19
20 Die Systemlandschaft D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 20
21 Die Arbeitsplätze D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 21
22 Lösungsübersicht Inputmanagement D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 22
23 Lösungsübersicht Outputmanagement D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 23
24 Übersicht Kanton Basel-Stadt Abraxas Juris AG/D. Bartsch 19. März 2013 Philippe Maurer 24
25 Fragen 19. März 2013 Philippe Maurer 25
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