Jour-Fix 10. Juli 2007 der Teilprojektmanager

Transkript

1 Jour-Fix 10. Juli 2007 der Teilprojektmanager zum 3. Meilenstein Erste Optimierungspotenziale und Schwachstellen

2 Vorgehensmodell für die Prozessanalyse und -optimierung Phase 1 Projekt- Vorbereitung Phase 2 Phase 3 Prozessanalyse Soll-Prozess- Entwicklung Phase 4 (optional nicht Bestandteil des Angebots) Umsetzung der Sollprozesse Abstimmung der Projektziele Entwicklung des Prozessmodells Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans Schulung/ Qualifikation Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung 2 (Kick-off) 1 Ist-Analyse der Prozesse Dokumentenanalyse Kundenbefragung Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen 3 Entwicklung von alternativen Soll- Prozessen Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen 5 4 Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente Coaching der Maßnahmenumsetzung Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung Begleitung von notwendigen Anpassungen

3 Meilensteine (Einberufung des LA) 1. Projektstart Kick-Off 2. Vorstellung des Prozessmodells 3. Ergebnis der Ist-Analyse mit ersten Optimierungspotenzialen 4. Vorstellung der Sollkonzeptes 5. Umsetzungsfahrplan Aufgrund von untersuchungsbedingten Überschneidungen können ggf. weitere Termine notwendig sein

4 Agenda 1. Ergebnisse der Prozessanalyse 2. Ergebnisse des Outdoorworkshops 3. Nächste Schritte Kundenbefragung Mengengerüst Verifizierung der aufgenommenen Prozesse Sollkonzeptentwicklung

5 Prozessmodell für GB2/GB3/SIP Prozessgruppen und Anzahl der Prozesse Organisation Führungsprozesse Personal Anzahl analysierter Prozesse Kunden (Institute, Verwaltung) Beschaffung: 27 Mittelbewirtschaftung: 26 Rechnungswesen: 22 Vertragsangelegenheiten: Anlagenüberwachung und optimierung: 11 Einrichtung Telekommunikation: 2 Planung Strukturmaßnahmen: 1 Planung Infrastruktur: 8 Gebäudeverwaltung: 14 Wartungs- und Reparaturmaßnahmen: 27 Baumaßnahmen: Kernprozesse Kunden (Institute, Verwaltung) Systempflege Techn. Dokumentation Unterstützungsprozesse 1 1 Prozess-Liste

6 Entwicklung des Prozessmodells Übersicht der Prozessgruppen hinsichtlich Anzahl und Priorität aus Sicht der Verwaltung Priorität A Rechnungswesen Gebäudeverwaltung Baumaßnahmen Anlagenüberwachung und -optimierung Beschaffung B Organisation Personal Mittelbewirtschaftung Planung Strukturmaßnahmen Wartungs- und Reparaturarbeiten Techn. Dokumentation Planung Infrastruktur Vertragsangelegenheiten C 0 Einrichtung Telek. Systempflege Anzahl der Prozesse

7 Entwicklung des Prozessmodells/Kundenworkshop Übersicht der Prozessgruppen hinsichtlich Anzahl und Priorität aus Sicht der Institute Priorität A Rechnungswesen/SAP Mittelbewirtschaftung Planung Infrastruktur Baumaßnahmen Beschaffung Systempflege B Organisation Gebäudeverwaltung Wartungs- und Reparaturarbeiten Einrichtung Telek. Vertragsangelegenheiten Personal Techn. Dokumentation C 0 Planung Strukturmaßnahmen Anlagenüberwachung und -optimierung Anzahl der Prozesse

8 Entwicklung des Prozessmodells / Prozessanalyse Übersicht der Prozessgruppen hinsichtlich Anzahl und Priorität der Schwachstellen Priorität der Schwachstellen hoch/ rechtliche Anforderungen Just do it! Baumaßnahmen Wartungs- und Reparaturarbeiten Gebäudeverwaltung Mittelbewirtschaftung Rechnungswesen/SAP Beschaffung Nicht separat analysiert/ keine Schwachstellen mittel Planung Infrastruktur Organisation Einrichtung Telek. Systempflege Vertragsangelegenheiten Techn. Dokumentation Anlagenüberwachung und -optimierung Personal niedrig 0 sonstige Anzahl der Schwachstellen

9 Vergabe der Schwachstellen-Prioritäten Relevanz für den Prozess 2 (fallweise auftretende Schwachstellen) Nichterfüllung rechtlicher Anforderungen 1 (schwerwiegende Schwachstellen) (vernachlässigbare Schwachstellen) 2 (systematische Schwachstellen) Just do it! 3 2 Häufigkeit des Auftretens 9

10 Anzahl der Schwachstellen nach Prioritäten Anzahl Schwachstellen nach Prioirtäten Priorität 1 Priorität 2 Priorität 3 rechtliche Anforderung Just do it

11 Schwachstellen-Cluster (1) Ablauf Aufgabenzuordnung, Verantwortung Ausstattung Formulare Hoher Zeitdruck Information/Daten nicht einheitlich geregeltes Vorgehen, unklare Prozesse Verantwortung nicht eindeutig geregelt, Sinn der Aufgabenzuordnung unklar Ausstattung zur Erfüllung der Aufgabe unzureichend Formulare unverständlich, unzweckmäßig für die Ausführung der Tätigkeit steht zu wenig Zeit zur Verfügung Verfügbarkeit oder/und Qualität der Daten und Informationen nicht ausreichend Lange Bearbeitungszeiten/Termineinhaltung die Bearbeitung dauert lange, Termine werden nicht eingehalten 11

12 Schwachstellen-Cluster (2) Medienbruch Rechtssicherheit SAP Schattenbuchhaltung Überlastung Unverstandene Regel Sonstiges Wechsel zwischen Medien (elektronisch/papier), manueller Übertrag von Daten rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt System unkomfortabel, Funktionalität nicht vorhanden zweite Dokumentation von Informationen neben dem führenden System Kapazitäten für die Erfüllung der Aufgaben nicht ausreichend Regelungen/Vorschriften für die Bearbeitung sind nicht klar keiner anderen Kategorie zugeordnet 12

13 Anzahl der Schwachstellen pro Cluster unverstandene Regel; 35 Überlastung; 9 sonstiges; 11 Schattenbuchhaltung; 15 Ablauf; 7 Aufgabenzuordnung, Verantwortung; 54 Ausstattung; 4 EDV; 39 SAP; 61 Formulare; 11 hoher Zeitdruck; 12 Rechtssicherheit; 14 Medienbruch; 9 lange Bearbeitungszeit / Termineinhaltung; 31 Information/Daten; 82 13

14 Potenziale und Ansatzpunkte Aufgabenzuordnung und Organisationsstruktur anpassen 2. Anforderungen EDV-Ausstattung definieren und bereitstellen 3. Kommunikationsstrukturen und qualität der Informationen/Daten verbessern 4. Rechtssicherheit gewährleisten (vgl. 7) 5. Anforderungen an SAP definieren und Lösungen suchen 6. Führende Systeme (SAP) stärken 7. Regelungen verständlich kommunizieren und wenn möglich vereinfachen 14

15 Umsetzung einfacher Maßnahmen Quick Wins aus der Prozessanalyse (Auszug) Formulare vollständig ausfüllen Formulare überprüfen und vereinfachen Überprüfung der Aufgabenzuordnungen Welche Tätigkeiten muss der Abteilungsleiter durchführen? Muss die Rechnungsprüfung komplett durch technisches Personal durchgeführt werden? Optimierung der Kommunikationswege Direkte, persönliche Kommunikation Verzeichnis der -Adressen erstellen Datenaustausch per ermöglichen

16 Agenda 1. Ergebnisse der Prozessanalyse 2. Ergebnisse des Outdoorworkshops 3. Nächste Schritte Kundenbefragung Mengengerüst Verifizierung der aufgenommenen Prozesse Sollkonzeptentwicklung

17 Thema des Outdoorworkshops: Verbesserung der Zusammenarbeit der TU Braunschweig Ziel: Findung von Maßnahmen, Optimierungspotenzial und Schwachstellen Fazit: Handlungsplan beinhaltet Aktionen, die aus der Gruppe entwickelten wurden Besonderer Nebeneffekt: Wir-Gefühl der TU Braunschweig wurde gestärkt und hat sich gefestigt

18 Ergebnisse des Outdoorworkshops: Themenspeicher Gr. Finanzen 1. Umsetzung von Vorgaben Fakturier Programm Verpflichtende Infoveranstaltung bei Neuerungen Verbindungspersonal Innerhaus Fakultäten (Ansprechpartner Verw.+Institute) 2. Gegenseitige Akzeptanz Jour fixe, gute Struktur, Moderation Gegenseitiges Hospitieren Verwaltung/Institute Schulung durch Kompetentes Personal 3. Offene Kommunikation Direkte Gesprächsebene (hierarchieübergreifend) Information über hochschulpolitische Ziele/Veränderungen Schulung für besseres Miteinander 4. Interne Qualifikation Weiterbildungskalender (Zentral) Schulungsverpflichtung Qualifiziertes Schulungspersonal 5. Engagement Massive und nachhaltige Personalförderung Leistungsorientierte Bezahlung Lob/Tadel 6. Verbesserte Informationswege und optimale Kommunikation Zeitgem. einheitliche technische Standards Verwaltungsportal überarbeiten Regelmäßige u. bedarfsorientierte Gesprächskreise

19 Ergebnisse des Outdoorworkshops: Themenspeicher Gr. Finanzen 7. Organisation/Zuständigkeit Schaffung einer Organisationsabteilung Klare, verbindliche Zuständigkeiten/Org.- struktur Schaffung einer anderen Orgastruktur 10. Persönliche Führungskompetenz Personal- u. Entwicklungsgespräche (regelmäßig) Schulung der Führungskräfte (regelmäßig) Führungskompetenzen als Einstellungskriterium 8. zeitgem. techn. Ausstattung Zeitgemäße Hard- und Software Internet (für alle) Uneingeschränkte Nutzung 9. Vereinfachte Arbeitshilfen Zentrales Formularwesen Ausnutzung der vorh. technischen Möglichkeiten Nutzertest 11. Fachaufsicht Gespräche Konsequenzen Verständnis wecken Qualifikation

20 Ergebnisse des Outdoorworkshops: Themenspeicher Gr. Bau/Innere Dienste 1. Transparente Strategieund Umsetzungsplanung Fortschreibung ( Masterplan ) Standardisierte Projektorganisation Dezentrale Mittelverwaltung 2. Umgangskultur Wird weiterhin bearbeitet 4. Technische IT-Infrastruktur Definition von IT-Standards Ausstattung mit angem. Techn. Ausstattung An die Bedürfnisse angepasste Schulungen 5. Information + Kommunikation Standards diskutieren &entwickeln & umsetzen Informationen verarbeiten & lernen weiterzugeben (Bsp.: Protokolle) 3. Zuständigkeit Aktualisierung des Geschäftsverteilungsplan & Veröffentlichung Zeitnahe Informationen über Änderungen der Hochschulstruktur Digitaler Zugriff auf das Telefonbuch inkl. Adressen 6. Personalentwicklung Organisationsbündelung aller Weiterbildungsangebote Erkenntnisse des BGM-Projektes für PE Nutzbar machen Struktur und Personalausstattung regelmäßig prüfen und anpassen

21 Ergebnisse des Outdoorworkshops: Themenspeicher Gr. Bau/Innere Dienste 7. Prozessstandards Referenzprozesse zusammen mit Nutzern definieren Alle Organisationsrelevanten Infos ins Verwaltungsportal (Rundschreiben, Ordnungen, Organisationspläne) Elektronisch ausfüllbare Formulare 8. Kontinuierliche Prozessoptimierung Teil des Projektes muss nach Abschluss fortleben (vgl. 7.) 9. Organisationsentwicklung Enthalten in Verantwortung der Hochschulleitung Durch- und Umsetzen der Optimierungen Integration aller Bereiche (Verwaltung + Institute) in diesen Prozess Berücksichtigung aller Belange 11. Corporate Identity (CI) auch Unternehmensidentität Wird weiterhin bearbeitet

22 Umsetzung einfacher Maßnahmen Quick Wins aus dem Outdoorworkshop Aktueller Informationsfluss über hochschulpolitische Ziele/Veränderungen Zeitnahe Informationen über Änderungen der Hochschulstruktur Jour fixe, gute Struktur mit Moderation Regelmäßige u. bedarfsorientierte Gesprächskreise Zeitgemäße Hard- und Software An die Bedürfnisse angepasste Schulungen Alle Organisationsrelevanten Infos ins Verwaltungsportal (Rundschreiben, Ordnungen, Organisationspläne) und Verbesserung der Suchfunktion

23 Agenda 1. Ergebnisse der Prozessanalyse 2. Ergebnisse des Outdoorworkshops 3. Nächste Schritte Kundenbefragung Mengengerüst Verifizierung der aufgenommenen Prozesse Sollkonzeptentwicklung

24 Kundenbefragung (Servicefragebogen) Entwicklung, Durchführung und Auswertung einer Servicebefragung der hochschulinternen Kunden der betroffenen Geschäftsbereiche/Stabsstelle im Hinblick auf Ihre Zufriedenheit und Wünsche. Ergebnis der Befragung wird eine Bewertung der Serviceleistung der Bereiche sein, um Wünsche in Bezug auf notwendige und entbehrliche Dienstleistungen zu erkennen. Zuordnung der Verbesserungspotenziale zu den Prozessen. KVP, d.h. Evaluierung der Befragung

25 Aufnahme des Mengengerüsts Quantifizierung der Prozesse in Menge und Zeit Quantifizierung der fehlerhaften Prozesse Keine Arbeitsplatzaufnahme, sondern Prozessabfrage Selbsteinschätzung der Mitarbeiter Aussagen über die Kapazität der Organisationseinheit (Überlastung) Basis für die Vergabe/Überarbeitung von Prioritäten für die bereits erkannten Schwachstellen

26 Verifizierung der aufgenommenen Prozesse Die Prozesse wurden mit den Mitarbeitern, die die Prozesse durchführen, aufgenommen. Die Prozessdokumentationen wurden in den Abteilungen durch die Mitarbeiter und Abteilungsleiter durchgesehen und freigegeben. Zur Verifizierung werden die Prozesse (stichprobenartig) vor Ort nachvollzogen

27 Umfang der Analysen Optimierungspotenziale Binner Kundenworkshop Kundenbefragung ZWM- Beratung Outdoorworkshop Ist-Aufnahme Sollkonzept / Umsetzungsfahrplan

28 Sollkonzeptentwicklung Ziele für die erkannten Handlungsfelder definieren Aufbau- und Ablaufstrukturen neu gestalten mit den betroffenen Mitarbeitern aus allen Hierarchieebenen (Verwaltung + Institute) Organisationsstrukturen Prozesse Kommunikationsstruktur und kultur Formulare und Dokumente (Hilfsmittel) Technische Infrastruktur Direkte Umsetzung von Just-do-it!- / Quick-Win-Maßnahmen Entscheidung über Umsetzung

29 Nächste Terminvorschläge Abt. 35 Istaufnahme des Prozesses Baumaßnahmen aufgrund von Berufungen Abteilungsleiter 9.00 Abt. 33 Richter Abt. 34 Studzinski Abt. 32 Waedtleges Abt. 22 Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (13.30 Uhr) Abt. 31 Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (Vormittag) Abt Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (Nachmittag) SIP Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (Vormittag) Abt. 21 Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (Vormittag) Abt. 23 Verifizierung der aufgenommenen Prozesse (Nachmittag)

30 Vorgehensmodell für die Prozessanalyse und -optimierung Phase 1 Projekt- Vorbereitung Phase 2 Phase 3 Prozessanalyse Soll-Prozess- Entwicklung Phase 4 (optional nicht Bestandteil des Angebots) Umsetzung der Sollprozesse Abstimmung der Projektziele Entwicklung des Prozessmodells Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans Schulung/ Qualifikation Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung 2 (Kick-off) 1 Ist-Analyse der Prozesse Dokumentenanalyse Kundenbefragung Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen 3 Entwicklung von alternativen Soll- Prozessen Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen 5 4 Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente Coaching der Maßnahmenumsetzung Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung Begleitung von notwendigen Anpassungen

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