Präsentation des EFQM Modells für Excellence und seiner Anwendung in der GTZ

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1 Präsentation des EFQM Modells für Excellence und seiner Anwendung in der GTZ anlässlich der Frühjahrstagung 2002 des Arbeitskreises Evaluation von Entwicklungspolitik in der Deutschen Gesellschaft für Evaluation e. V. (DeGEval) durch Frau Doris Becker, Strategisches Controlling Asien/Pazifik, Lateinamerika/Karibik und Jürgen Dierlmaier, den Qualitätsbeauftragten der GTZ Folie 1

2 I Das EFQM Modell für Business Excellence Folie 2

3 Das EFQM Modell für Excellence addressiert die wesentlichen Erfolgsfaktoren B E F Ä H I G E R E R G E B N I S S E 3 Mitarbeiter 7 Mitarbeiterbezogene Ergebnisse Führung 2 Politik und Strategie Prozesse 6 Kundenbezogene Ergebnisse Schlüsselergebnisse 1 Partnerschaften und Ressourcen 4 5 Gesellschaftsbezogene Ergebnisse 8 9 I N N O V A T I O N U N D L E R N E N Folie 3

4 Drei Möglichkeiten der Anwendung von EFQM: Orientierung und Struktur für das Management (Ordnungsrahmen) Selbstbewertung und Leistungsverbesserung (Qualitätsbericht und abgeleitete Verbesserungsmaßnahmen) Bewerbung um Qualitätspreise (Ludwig-Erhard-Preis, European Quality Award etc.) Folie 4

5 II Die Einführung und Anwendung des EFQM Modells für Excellence in der GTZ Folie 5

6 Warum EFQM in der GTZ? Verbesserung des Unternehmenserfolges durch: Kundenakzeptanz und Kundenzufriedenheit Mitarbeiterbeteiligung und Mitarbeiterzufriedenheit Bereitstellung eines unternehmensweiten, einheitlichen Ordnungsrahmens Transparenz und Vergleichbarkeit Antwort auf Forderung von Auftraggebern nach Sicherung gleichbleibend hoher Qualität Folie 6

7 Vorbereitungsphase Einführung von EFQM Wesentliche Elemente: Intensive Entscheidungsvorbereitung und Diskussion im OFK - Rolle der FK im EFQM Prozess und des Projektes EFQM (incl. Strukturdarstellung) - Wirkungen der Anwendung des Modells - Konsequenzen aus der Anwendung des Modells für FK, MA, Instrumente Einrichtung eines Strategischen Projektes für die Einführung von EFQM Information aller MA-innen über das EFQM Modell, Ziele der Anwendung in der GTZ, Implementierungskonzept (Formate: Mitarbeiterversammlung) Detaillierte Info der MA (Bereichsversammlungen) und Training von KV und Promotoren (Mix aus internen und externen Schulungen) Folie 7

8 Implementierung EFQM (2001/2002) Beginn der Erstellung Qualitätsbericht auf Bereichsebene Mitarbeiterbefragung Qualitätsbericht, StS Qualitätsbericht Bereich 8 Qualitätsbericht Bereich Qualitätsbericht des Unternehmens LUP Strategieklausur OFK 14./ Folie 8

9 Implementierung EFQM (2001/2002) Jahresziele GTZ 2002 Mitte März 02 Mitarbeiterversammlung Jahresziele 2002 der Bereiche und Stabsstellen 15. April 2002 Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen Ab Mai 2002 Folie 9

10 Ergebnisse des 1. Zyklus in der GTZ Qualitätsberichte für das Unternehmen, alle Bereiche und Stabsstellen liegen vor (Bestandsaufnahme nach EFQM- Struktur, Selbstbewertung Stärken / Verbesserungspotenziale) unter Berücksichtigung der Mitarbeitersicht) Ziele und prioritäre Maßnahmen, strukturiert nach EFQM auf Basis der LUP, liegen für das Unternehmen und alle Bereiche und Stabsstellen vor, Verantwortliche für die Maßnahmen sind festgelegt Der Managementprozess der GTZ wurde überarbeitet (LUP, Qualitätsbericht, Ziele und prioritäre Maßnahmen, Führen mit Zielvereinbarung), eine Gesamtdarstellung ist erfolgt Folie 10

11 Das Instrument der Mitarbeiterbefragung wurde eingeführt, Ergebnisse liegen vor Die Konzeption für die Befragung des GTZ Hauptauftraggebers wurde erstellt (Umsetzung für 2002 geplant) Die bereichsinterne und -übergreifende Kommunikation wurde i. R. der Erstellung der Qualitätsberichte im 1. EFQM Zyklus verbessert (erhöhte Transparenz, voneinander Lernen) Die Unternehmenskommunikation wurde verbessert (2 Mitarbeiterversammlungen auf Unternehmensebene, Präsentation von Zielen und Maßnahmen, Disk. GF / OFK mit MitarbeiterInnen) Folie 11

12 Strategischer Planungsprozess der GTZ Identität Unternehmenspolitische Grundorientierung EFQM Längerfristige Unternehmensplanung Jahresziele des Unternehmens Jahresziele der Bereiche / Stabsstellen Zielvereinbarungen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Folie 12

13 EFQM Zyklus 2002 / 2003 Mitarbeiterbefragung Kundenbefragung BMZ Juli Sept Unternehmensqualitätsbericht Okt OFK Strategieklausur Nov Unternehmensobjectives, Eckwerte für mittelfristige U-planung und zugeordnete Maßnahmen Nov Folie 13

14 Qualitätsberichte Bereiche / StS Dez Bereichs- / StS-Objectives und Maßnahmen Länderspezifische Qualitätsberichte (ca. 4 pro Kontinent) (1. Runde) Jan. / Feb Länderbez. Objectives und Maßnahmen Jan. / Feb Folie 14

15 Neue Managementinstrumente Der Qualitätsbericht als detaillierte Form der Selbstbewertung Die Mitarbeiterbefragung inklusive Feedback an die Führungskräfte Das Kunden-Feedback (des Auftraggebers BMZ, der Partner und Zielgruppen) Mitarbeiterbefragung Kundenfeedback Qualitätsbericht Folie 15

16 EFQM-Erfahrungen eines Regionalbereichs Was haben wir gemacht? Benennung von Kriterienverantwortlichen für die Befähigerkriterien. Ausbildung von 5 EFQM-Assessoren. Erarbeitung eines Fahrplans für die Erstellung des Qualitätsberichts. Bildung von Teams pro Kriterium. Erhebung von Ist-Stand, Stärken und Verbesserungspotenzialen in Regie der KV und mit Unterstützung der Assessoren. Ableitung prioritärer Maßnahmen. Abstimmungssitzungen zwischen allen KVs und Assessoren. 1-tägiger Workshop mit allen KV, Assessoren und sonstigen Führungskräften (Inland) zwecks - Präsentation der Ergebnisse durch die KVs - Abgleich und Auswahl der prioritären Maßnahmen - Auswertung der Erfahrungen zum methodischen Vorgehen. Erstellung der Endversion des Bereichsqualitätsberichts. Folie 16

17 EFQM-Erfahrungen eines Regionalbereichs Was hat es uns gebracht? Einheitlicher Rahmen für die Analyse / Bewertung - wir schauen alle durch die gleiche Brille. Transparenz und ganzheitliche Sicht der Situation im Bereich - mehr Verständnis füreinander und für Zusammenhänge. Verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen und zwischen Führungskräften und MitarbeiterInnen. Unterschiedliche Sichtweisen werden offensichtlich - Konsensbildung im Team fördert Identifikation mit Ergebnissen. Hierarchiefreiheit. Lernprozesse werden angeregt. Auswahl von prioritären Maßnahmen und Abgleich zwischen Kriterien zwingt zur Reduktion auf das Notwendige und Machbare. Klarer Bezug zwischen Qualitätsbericht, Jahreszielen und individuellen Zielvereinbarungen. Integriertes Managementinstrumentarium. Folie 17

18 Erfahrungen aus einem Regionalbereich Was haben wir gelernt? Das Commitment der Führungskräfte und ihr Agieren als Vorbild in Sachen EFQM ist unabdingbar. Im interdisziplinären Team mit kompetenter methodischer Unterstützung ist die Arbeit am produktivsten. Workshops sind empfehlenswert zur Erhebung von Ist-Stand und zur Bewertung. Der Ausgangspunkt der Analyse sollten die Ergebnis-Kriterien sein. Der Austausch und Abgleich der Ergebnisse zwischen Kriterienverantwortlichen ist unbedingt erforderlich. Es sollte einen Prozesseigner für die EFQM-Einführung geben. Um ein Gesamtbild zu bekommen, muss die Außenstruktur einbezogen werden. Folie 18

19 EFQM-Erfahrungen eines Regionalbereichs Was haben wir uns vorgenommen? Auswahl von Pilotländern zur Anwendung von EFQM in der Außenstruktur (Indien, Indonesien, Sri Lanka, Paraguay, Peru). Schulung von Assessoren in der Außenstruktur. Methodische Unterstützung der Außenstruktur bei der Erstellung der Qualitätsberichte. Berücksichtigung der Ergebnisse der Qualitätsberichte der Außenstruktur auf Bereichsebene. Einbeziehung der Ergebnisse der Mitarbeiter- und Kundenbefragungen in den Bereichs-Qualitätsbericht Organisation eines länderübergreifenden Austausches zu EFQM. Anpassung der Bereichsstrategie Lateinamerika/Karibik an EFQM. Monitoring der Umsetzung der prioritären Maßnahmen und Ziele. Folie 19

20 EFQM in der GTZ, Anwendungsbereich 1. Phase EFQM in der Außenstruktur GTZ Binnenstruktur GTZ Außenstruktur Nationale und internationale, öffentliche Projekte und Programme GTZ- Zentrale GTZ- Büros Partner Zielgruppen Partner privatwirtschaftliche Auftraggeber Projekte Partner GTZ Beitrag Folie 20

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