lobonav ist die intelligente Schnittstelle zwischen beiden Softwarelösungen und besteht aus drei Teilen:

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1 lobonav Die Verarbeitung papiergebundener Dokumente, das Ablegen, Katalogisieren, Suchen und Wiederfinden verursacht einen nicht unerheblichen Teil täglicher Arbeit. Digitale Archivierung und elektronisches Dokumentenmanagement können hier Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Wege einsparen und den betrieblichen Informationsfluss signifikant verbessern. Dabei ist es möglich, ein breites Spektrum unterschiedlicher Dokumente zu verwalten. lobodms ist ein solches Dokumenten Management System mit integriertem Archiv. Das System deckt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab - von der Erstellung, über die Archivierung, bis hin zur Entsorgung des Dokuments. Im Zusammenspiel mit der lobonav Lösung Navision stellt es ein wesentliches Element moderner Knowledge-Management-Systeme dar. lobodms vermeidet Papierberge und bietet die besten Lösungen für die Optimierung von Arbeitsprozessen. Durch den schnellen Zugriff, sowie das automatisierte Archivieren gescannter und digitaler Dokumente werden Zeit und Kosten gespart. lobonav ist die intelligente Schnittstelle zwischen beiden Softwarelösungen und besteht aus drei Teilen: - lobonav stellt Funktionen zur Verfügung, um aus einer Navision-Anwendung in lobodms zu archivieren und zu recherchieren. - Die Navision-Basisanwendung ermöglicht die Archivierung aus Navision heraus in lobodms. - Dritter Bestandteil sind die Objekte in lobodms, die von der Navision-Basisanwendung über das lobodms Interface benutzt werden. Abbildung 1 Navision mit Abfragemaske lobodms 1 / 6

2 lobonav Interface auf Basis von Navision lobonav verbindet die beiden Programme Microsoft Business Solutions-Navision und lobodms. Es stellt Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe eine lobodms Instanz aus der Navision-Anwendung heraus verwaltet werden kann. Funktionen Archivieren von: - in Navision gedruckten Belegen aus Navision heraus - gescannten Dokumenten aus Navision - Bilddateien aus Navision - Anwendungsdateien aus Navision - in Navision gedruckten Belegen zu bereits in lobodms archivierten Dokumenten Hinzufügen von: - gescannten Dokumenten zu bereits in lobodms archivierten Dokumenten - Bilddateien zu bereits in lobodms archivierten Dokumenten - Anwendungsdateien zu bereits in lobodms archivierten Dokumenten - Recherchieren von Dokumenten in lobodms aus Navision heraus - Anzeigen von in lobodms archivierten Dokumenten aus Navision - Exportieren von archivierten Dokumenten als Bilddateien - Sofortiges und späteres Hinzufügen, Löschen und Ändern von Indexdaten der Dokumente in lobodms - Übergabe und Aktualisierung von Indexwerten zu Archivdokumenten Navision-Basisanwendung In der Navision-Basisanwendung sind grundsätzliche Archivierungsfunktionen für die Arbeit mit einem lobodms Archiv implementiert. Die Basisanwendung teilt sich in fünf Bereiche auf: - Kreditoren & Einkauf - Debitoren & Verkauf - Service - Berichte und Journale - Einrichtung und Stapelarchivierung 2 / 6

3 Abbildung 2 - Beleganzeige und Bearbeitungsoption im Einkauf Funktionen Im Navision-Bereich Kreditoren & Einkauf können eingescannte und archivierte Eingangsbelege (z. B. Rechnungen) über ein Rechnungseingangsbuch in Navision papierlos weiter bearbeitet werden. Dazu stehen u. a. folgende Funktionen zur Verfügung: - Frühes Erfassen (z. B. Scannen mit Barcode) in lobodms mit - Belegfreigabefunktion zur Qualitätssicherung - Übernahme von archivierten Barcodebelegen in Navision - Rechnungseingangsbuch - Vorkontierung der Belege mit Freigabe/Prüfungsfunktion - Weitere Verarbeitung der Belege in Navision: - Zuweisen bzw. Erstellen einer Bestellung - Erstellung einer Eingangsrechnung - Erstellung einer Eingangsgutschrift - Direkte Buchung der Rechnung über Fibubuchblatt - Anzeige des zugehörigen Beleges aus dem Rechnungseingangsbuch - Erweiterung der Beleganzeigemöglichkeit innerhalb von Navision - Unterstützung von Volltextübergabe (z. B. der Inhalt eines Reports wird in ein Volltextfeld im Archiv übergeben) - Verwendung der aktuell genutzten Windows User-Anmeldung (Current User) aus Navision für die Anmeldung an lobodms - Verwendung eines bereits geöffneten lobodms Clients bei Belegaufruf aus Navision - Navision Index Prozess zur Indizierung vorhandener Archivbelege (Mandantenübergreifend) Kreditoren & Einkauf Im Navision-Bereich Kreditoren & Einkauf können die folgenden Belege archiviert werden: - Anfragen - Rahmenbestellungen 3 / 6

4 - Bestellungen - Rechnungen - Reklamationen - Gutschriften - Gebuchte Lieferungen - Gebuchte Rechnungen - Gebuchte Rücklieferungen - Gebuchte Gutschriften Debitoren & Verkauf Im Navision-Bereich Debitoren & Verkauf können die folgenden Belege archiviert werden: - Angebote - Rahmenaufträge - Aufträge - Rechnungen - Reklamationen - Gutschriften - Gebuchte Lieferungen - Gebuchte Rechnungen - Gebuchte Rücksendungen - Gebuchte Gutschriften Service Im Navision-Bereich Service können die folgenden Belege archiviert werden: - Vertragsangebote - Verträge - Angebote - Aufträge - Verkaufsrechnungen - Verkaufsgutschriften - Gebuchte Aufträge - Gebuchte Rechnungen - Gebuchte Gutschriften Berichte und Journale In der Basisanwendung ist, neben den schon genannten Belegen, die Archivierung von Berichten und Journalen möglich, die gem. GDPdU den Finanzbehörden zur Kontrolle vorgelegt werden müssen, zum Beispiel: - Rohbilanzen - MwSt.-Abrechnungen - Anlagenspiegel - Debitoren-/Kreditoren-Salden listen 4 / 6

5 - Kontenschemata - Finanzbuchhaltungsjournale - Debitorenjournale - Kreditorenjournale - Bankkontenjournale Allen gebuchten Belegen können zusätzlich gescannte Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften über Barcodes hinzugefügt werden. Systemfunktionen Alle zur Verwendung der Basisanwendung notwendigen Einstellungen werden zentral an einer Stelle gepflegt. Um den Navision-Client von der Archivierung zu entlasten, ist eine Stapelarchivierungsfunktionalität Bestandteil der Basisanwendung. Diese ermöglicht es, einen Navision-Client ausschließlich für Archivierungsaufgaben einzusetzen. Beim Navision-Client des einzelnen Anwenders werden die Belege zur Archivierung gekennzeichnet und solange für die Bearbeitung gesperrt, bis die Stapelarchivierung den Beleg archiviert hat. Es stehen folgende automatische Prozesse zur Verfügung: - Stapelarchivierung - Belegverknüpfung - Mandantenübergreifender Indexer Objekte in lobo-dms Im Paket lobonav sind Objekte für lobodms enthalten, welche die o. g. Funktionalitäten ermöglichen. Dazu gehören: - lobodms Konfiguration für Index- und Nachschlagetabellen - lobodms Abfragemasken - lobodms Indexierungsmasken Abbildung 3 - Konfiguration des Indexers und der Stapelarchivierung 5 / 6

6 Besondere Features Vorteile durch Archivierung von zusätzlichen debitorischen/ kreditorischen Belegen Anfragen, Bestellungen, Angebote und Aufträge können bei jeder Änderung zusätzlich zum Ausdruck auch archiviert werden. Bei mehrmaliger Archivierung eines Dokuments ist die gesamte Historie z. B. eines Angebots unter einer Angebotsnummer zu finden. Recherche nach in Navision gelöschten Belegen In Navision ist eine Anfrage, wenn daraus eine Bestellung generiert wurde, nicht mehr vorhanden. Über eine Archivübersicht von Einkaufsbelegen sind die in lobodms archivierten Dokumenten trotzdem noch recherchierbar mit ihrer gesamten Historie. Erweiterungsmöglichkeiten Da der Zugriff von Navision auf lobodms Archive über den Befehlsumfang von lobo-nav geregelt wird, sind nahezu alle denkbaren Erweiterungen der Navision-Basisanwendung möglich. Dazu bedarf es der zusätzlichen Programmierung in Navision unter Benutzung der in lobo-nav verfügbaren Funktionen. Systemvoraussetzungen Als Client werden Windows Clients mit Betriebssystem Windows XP unterstützt. 6 / 6

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