ETIS - Dokumentation Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 ETIS - Dokumentation Inhaltsverzeichnis Themenfindung im Detail (Student) 2 Bestehendes Thema auswählen 3 Neues Thema anlegen 4 Speichern zur späteren Fertigstellung 4 Fertig Abschicken & Anmelden 5 Annehmen 5 Zurücksetzen 5 Ablehnen 6 Endgültiger Upload der Arbeit (Student) 7 Arbeit hochladen / neue Version hochladen 7 Endgültige Abgabe 8 Endversion überprüft und akzeptiert 9 Zurücksetzen 10 Allgemeiner Upload (Student) zb: Research Proposal 11 Abstract (Student) 12 Speichern 12 Endgültig abgeben 12 Cancel 12 Noteneingabe / evaluation report (NUR BETREUER) 13 Electronic theses (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) 14 Themen verwalten (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) 15 Themen anlegen (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) 17 Administrative Ansicht (Fachbereich / StgLeitung) 18 Allgemeine Hinweise - Stati 19 Ablaufdiagramme 20 Begriffserklärungen 21

2 Themenfindung im Detail (Student) Neues Thema erstellen oder ein bestehendes auswählen 2

3 Bestehendes Thema auswählen Nachdem Sie sich für ein Thema aus der Themenauswahlliste entschieden haben, können Sie sich in der Folgemaske dafür anmelden. Bei der Anmeldung zu einem bestehenden Thema können keine Ergänzungen eingegeben werden. 3

4 Neues Thema anlegen - Thema Arbeitstitel, Textfeld mit max. 255 Zeichen Pflichtfeld - Beschreibung Textfeld mit max Zeichen Pflichtfeld - Fachbereich Filterbare Combobox *) - Betreuer Filterbare Combobox *) Betreuer und / oder Fachbereich - Upload **) Optional *) Sie können die Ergebnisliste durch die Eingabe einer Zeichenfolge filtern. **) Der Upload eines ergänzenden Dokuments ist optional. Speichern zur späteren Fertigstellung Die eingegebenen Daten werden gespeichert und können später noch geändert werden. Der ausgewählte Betreuer / Fachbereich erhält beim Speichern keine Verständigung! gespeichert Löschen Bearbeiten Löschen Gespeicherte Themen können vom Student gelöscht werden. Ist der Student gleichzeitig ERSTELLER wird das Thema komplett aus der Datenbank eliminiert. Wurde es von einem Betreuer oder Fachbereich zur Verfügung gestellt, wird es beim Löschen wieder zurück in den Pool mit verfügbaren Themen verschoben. 4

5 Fertig Abschicken & Anmelden Die eingegebenen Daten werden abgeschickt und können danach nicht mehr verändert werden. Der ausgewählte Betreuer / Fachbereich erhält eine Bestätigung per Mail. Ein gespeichertes Thema kann durch den Klick auf den Bleistift (Bearbeiten) wieder geöffnet werden. In der darauf folgenden Maske erhält man die Möglichkeit das Thema abzuschicken. abgeschickt Nachdem Abschicken erhält der Betreuer / Fachbereich eine mit der Anmeldung. Um jetzt weiter zu arbeiten zu können muss das Thema zuerst bestätigt werden. Dem Betreuer / Fachbereich steht es frei das Thema mit einer Begründung zurückzusetzen oder generell abzulehnen. Der Student wird in einem solchen Fall per Mail verständigt. BETREUER: Ist das Thema einmal abgeschickt muss der Betreuer / Fachbereich das Thema begutachten und hat folgende Möglichkeiten: Annehmen Durch den Klick auf Annehmen wird das Thema akzeptiert. Dadurch erhält das Event Themenfindung den Status fertig, der Student wird per Mail informiert und kann ab sofort alle darauf folgenden Events bearbeiten. fertig Zurücksetzen Durch den Klick auf Zurücksetzen öffnet sich eine neue Maske, in der ein Rücksetzungsgrund angegeben werden muss! Diese Begründung erhält der Student per Mail. Im rückgesetzten Status kann der Student das Thema wieder bearbeiten. Student: Ist der Student auch der ERSTELLER kann der Student nach dem Zurücksetzen auch Betreuer und Fachbereich bearbeiten, ansonsten nur den Titel und die Beschreibung. Für den Studenten verläuft die Weiterbearbeitung analog zum Punkt Speichern zur späteren Fertigstellung. zurückgesetzt 5

6 Ablehnen Durch den Klick auf Ablehnen öffnet sich eine neue Maske, in der ein Ablehnungsgrund angegeben werden muss! Diese Begründung erhält nach dem Absenden der Student per Mail. Student: Ist der Student ERSTELLER kann der Student alle Felder des Themas bearbeiten (Speichern zur späteren Fertigstellung), andernfalls erhält der Student für das Event Themenfindung den Status noch nichts getan und muss ein komplett neues Thema wählen oder eingeben. gespeichert oder noch nichts getan 6

7 Endgültiger Upload der Arbeit (Student) Lokale Datei auswählen und uploaden. Arbeit hochladen / neue Version hochladen Eine Arbeit kann beliebig oft hochgeladen aber nur einmal abgeschickt werden! Der Button um eine Arbeit abzuschicken erscheint erst dann, wenn zumindest eine Version hochgeladen wurde. Bei jedem Upload erhält der Betreuer ein Mail mit der Information über die neu eingestellte Version. Nach einem Hochladen lädt die Seite neu und es erscheint in der Zeile Letzter Upload das Datum und 2 Buttons, einer zum Herunterladen und ein zweiter um die Arbeit optional abzuschicken. gespeichert Beim Hochladen neuer Versionen gibt es folgende Einschränkungen: - Worddokumente 2003 / 2007 / 2010 (.doc,.docx) - pdf Dokumente (.pdf) - Maximale Größe: 30 MB Hinweis: für die endgültige Abgabe sind nur pdfs erlaubt. Versucht man eine Worddatei abzugeben erhält man eine passende Fehlermeldung. Hinweis: Verwenden Sie zum Erstellen eines pdfs die Speichern als pdf Funktion wie sie zb. im Word integriert ist. Ändern Sie KEINESFALLS die Dateiendung eines Dokuments (.doc,.docx, etc.) in.pdf. 7

8 Endgültige Abgabe Hier klicken um eine hochgeladene Version abzugeben. Bei der Endgültigen Abgabe sind nur.pdf erlaubt! Klickt man auf ENDGÜLTIGE Abgabe erhält man Hinweisfenster zur Bestätigung dieser Aktion. Hier kann auch noch abgebrochen werden. Klickt man hier auf OK wird das Thema abgeschickt. Nun kann die abgegebene Version heruntergeladen, aber keine neue mehr hochgeladen werden! abgeschickt 8

9 BETREUER: Der Betreuer wird per Mail darüber informiert dass die Arbeit endgültig abgegeben wurde und nun eine automatisierte Plagiatsprüfung durchgeführt wird. Sobald das Plagiatsergebnis bereit steht (zeitversetzt, je nach Prüfungsaufwand kann dieser Vorgang bis zu mehreren Stunden dauern) wird der Betreuer per Mail informiert. Mit dem im Mail enthaltenen Link kommt der Betreuer direkt zur upgelodeten Datei und dem dazugehörigen Plagiatsergebnis / Prüfungsbericht. Nach Durchsicht der Arbeit und des Prüfungsberichts hat der Betreuer die Möglichkeit die Arbeit zu akzeptieren oder zurückzusetzen. Endversion überprüft und akzeptiert Durch den Klick auf Endversion überprüft und akzeptiert wird die Arbeit endgültig angenommen. Dadurch erhält das Event Upload den Status fertig, der Student wird per Mail informiert. fertig Nun sieht man die letzte Änderung, in dem u.a. Fall wurde die Arbeit am Mi, dem 02 Februar 2011 um 11:25 akzeptiert und bestätigt. 9

10 Zurücksetzen Durch den Klick auf Zurücksetzen öffnet sich eine neue Maske, in der ein Rücksetzungsgrund angegeben werden muss! Diese Begründung erhält nach dem Absenden der Student per Mail. Student: Im rückgesetzten Status kann der Student wieder neue Versionen hochladen und schließlich abgeben (Schritt: Arbeit hochladen / neue Version hochladen)! zurückgesetzt Hinweis: Der Betreuer kann Arbeiten maximal 2 Mal zurücksetzen. Ab dem dritten Mal muss die Studiengangsadministration oder die Studiengangsleitung informiert werden. Dort kann bei Bedarf ein weiteres Mal zurückgesetzt werden. Daher sollten sowohl Student als auch Betreuer immer bemüht sein Fehler vor dem Abschicken der endgültigen Arbeit auszubessern! 10

11 Allgemeiner Upload (Student) zb: Research Proposal Im Grunde funktioniert der Upload wie der Upload der endgültigen Arbeit. UNTERSCHIEDE zum endgültigen Upload der Arbeit: - Für die Abgabe / Abschicken sind zusätzlich zum pdf auch Worddokumente (.doc,.docx) erlaubt. - Es wird keine Plagiatsprüfung durchgeführt! BETREUER: Es gibt 2 Versionen des allgemeinen Uploads 1) Mit Bestätigung durch den Betreuer 2) Ohne Bestätigung des Betreuers, hier setzt die Studiengangsadministration den Eventstatus bei Bedarf auf fertig. Ob seitens Betreuung eine Aktion notwendig ist, sieht man in der Übersichtsmaske des Betreuers. Events mit Lupensymbol können bearbeitet werden (angesehen, bestätigt, zurückgesetzt). 11

12 Abstract (Student) Im Abstract sind folgende Felder auszufüllen: - Titel Deutsch / topic german max. 255 Zeichen - Titel Englisch / topic english max. 255 Zeichen - Kurzzusammenfassung / abstract (deutsch) max Zeichen - Kurzzusammenfassung / abstract (english) max Zeichen - Keywords (german) max. 8 Keywords zu max. 50 Zeichen - Keywords (english) max. 7 Keywords zu max. 50 Zeichen Der Titel wird standardmäßig aus der Themenfindung übernommen und sollte hier zu einem endgültigen Titel geändert werden! Folgende Aktionen stehen dem Studenten zur Verfügung: Speichern Die Eingaben werden gespeichert und können später weiter bearbeitet und / oder endgültig abgegeben werden. gespeichert Endgültig abgeben Hierbei werden die Eingaben gespeichert und können anschließend nicht mehr verändert werden. fertig BETREUER: Der Betreuer erhält eine Benachrichtigung über die Abgabe des Abstracts muss diese aber nicht bestätigen, kann den Abstract im Bedarfsfall aber zurücksetzen. Cancel Die Änderungen werden rückgängig gemacht. Das Formular wird nicht gespeichert. Der aktuelle Status bleibt erhalten. 12

13 Noteneingabe / evaluation report (NUR BETREUER) Das Formular dient zur Beurteilung der schriftlichen Arbeit. Außerdem kann im Bedarfsfall nach der Eingabe ein Gutachten in deutsch und / oder englisch gedruckt werden! Der Button Abschicken setzt dieses Event automatisch auf Die Noten können danach nicht mehr geändert werden! fertig Der Student hat keinen Einblick in diese Beurteilungsmaske. 13

14 Electronic theses (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) Der Einstieg in das Diplomarbeitsablaufsystem, kurz ETIS, seitens Betreuer findet über das Intranet statt. Die Einstiegsmaske zeigt alle Themen die aktuell vom Referenten betreut werden (vorausgesetzte Rolle: Betreuer 1 oder Betreuer 2). Ein Satz wird erst dann ausgeblendet wenn der Student abgeschlossen oder storniert ist. Erklärung der Symbole: Lupe beim Student... verlinkt direkt in die Übersichtsmaske des Studenten Mail beim Student... Öffnet den Mailclient mit der Studentenmailadresse im An Feld Lupe im Event... Öffnet das Event im Studentensatz (zb: Upload, Abstract, etc.) Rotes Ausrufzeichen... Zeigt an, dass das Plandatum des Events überschritten wurde Fachbereichsabkürzung 14

15 Themen verwalten (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) Diese Ansicht dient zur Übersicht und zur Betreuer/Fachbereichsumverteilung und Änderung von Themen. Als Ersteller eines Themas können Sie hier Ihre eigenen, nicht belegten Themen bearbeiten oder löschen. Sind Sie nicht Ersteller aber Betreuer der Arbeit dürfen Sie das Thema editieren jedoch nicht löschen. Belegte Themen dürfen nicht gelöscht, sondern nur geändert werden. Fachbereichsmitarbeiter und Studiengangsleiter können hier Umverteilungen bzgl. Betreuer / Fachbereich vornehmen oder Themen editieren. Um in diese Ansicht zu gelangen muss in der Übersicht der Electronic theses auf das Menü Themen verwalten geklickt werden. Studiengangs- und Jahrgangsfilter Anschließend in der Filterzeile den oder die Studiengänge und das Jahr wählen um die dazugehörigen Themen anzuzeigen. Hinweis: Ein roter Hintergrund der Filterzeile bedeutet, dass noch nie eine Filterauswahl getroffen wurde. Selektierte Studiengänge / Jahrgänge werden in Ihrem Profil gespeichert und stehen bei der nächsten Anmeldung wieder zur Verfügung. Hinweis: Es werden nur Studiengänge / Jahrgänge angezeigt zu denen es Arbeiten gegeben hat. Entweder waren Sie Betreuer oder sind durch Rollen wie Fachbereich, Studiengangsleitung dazu berechtigt. 15

16 Nach der Auswahl von mindestens einem Studiengang und einem Jahrgang sehen Sie darunter je nach Berechtigung eine Liste von Themen: Ändern Löschen Spalte klicken um zu sortieren Ergebnisfilter Studiengangs- und Jahrgangsfilter Spalten mit der Maus hierhin ziehen um zu gruppieren. Gruppierte Felder wieder herunterziehen um eine Gruppierung aufzuheben. 16

17 Themen anlegen (Betreuer / Fachbereich / StgLeitung) Folgende Felder sind auszufüllen - Thema max. 500 Zeichen - Beschreibung max Zeichen - Art der Arbeit (Bachelor 1, Bachelor 2, Master) - 1 oder mehrere Studiengänge - Fachbereich Betreuer und / oder Fachbereich - Betreuer - Student optional Abhängig von der Art der Arbeit werden die Studiengänge angezeigt. Die Auswahl der Studiengänge füllt die Auswahlboxen Fachbereiche, Betreuer und Studenten. Das Füllen der Auswahlboxen kann unter Umständen ein wenig dauern. Sollten sie leer sein, bitte kurz warten. Hinweis: Sollte direkt ein Student ausgewählt werden, wird das Themenfindungsevent beim STUDENTEN auf den Status gespeichert gesetzt. (Grundsätzlich sollte immer der Student die Auswahl treffen). 17

18 Administrative Ansicht (Fachbereich / StgLeitung) Für Fachbereichsmitarbeiter und die Studiengangsleitung ist der Menüpunkt Administrative Ansicht aktiviert. Diese Ansicht enthält dieselben Elemente wie die Übersichtsseite, sprich die eigenen Arbeiten. Ein Unterschied ist die Auflistung aller Studenten die in einem Studiengang zu einer Arbeit (Bachelor 1, 2 oder Master) noch kein Thema gewählt haben. Mail an Alle ohne Thema Mail an die Person 18

19 Allgemeine Hinweise - Stati Status gespeichert Steht der Status auf gespeichert, ist immer seitens der Studenten eine Aktion erforderlich um diesen Schritt anschließen zu können. Im Normalfall muss hier ein Formular oder Dokument abgeschickt werden. Gespeichert ist also immer eine Bringschuld vom Studierenden. Status abgeschickt Steht der Status auf abgeschickt muss der Betreuer / Fachbereich das Event bearbeiten, sprich bestätigen, zurücksetzen oder im Fall der Themenfindung ablehnen. Abgeschickt bedeutet, der Student hat seine Aufgabe erledigt und wartet auf den Betreuer / Fachbereich! 19

20 Ablaufdiagramme Interaktive Ablaufdiagramme finden Sie unter: Hinweis: Mit Hilfe der unten markierten Auswahlbox im Abschnitt Gehe zur Seite wählen Sie die zur Verfügung stehenden Diagramme. Mit dem grünen Pfeil navigieren Sie zum ausgewählten Ablaufdiagramm. 20

21 Begriffserklärungen Fachbereich Zu einem Fachbereich gehört der Fachbereichsleiter, sämtliche Fachbereichsleiterstellvertreter und dem Fachbereich zugeordnete Personen. Mail an Personen Die wird an alle der FH bekanntgegebenen Mailadressen einer Person weitergeleitet. Im Normalfall ist das und eventuell an eine private und eine Firmenadresse. Es gibt keine Möglichkeit eine primäre Adresse zu definieren und / oder andere Adressen wegzulassen. Möchten Sie gemeldete Mailadressen aus Ihren Personendaten löschen, wenden Sie sich bitte direkt an die Studiengangsadministration. 21