EASY Archive for Salesforce HANDBUCH INSTALLATION UND BEDIENUNG DER APP. Stand: Version: Version 1.0

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1 EASY Archive for Salesforce HANDBUCH INSTALLATION UND BEDIENUNG DER APP Stand: Version: Version 1.0

2 Inhaltsverzeichnis 1 Installation Link zum Listing der App im Salesforce AppExchange Systemvoraussetzungen Installation durchführen Konfiguration der App für die Standardobjekte Leads, Kontakte, Opportunities und Accounts Konfiguration der App für alle anderen Standard-Objekte und Custom Objects Einrichtung des Benutzerprofiles Systemadministrator Einrichtung des Benutzerprofiles für EASY App Benutzer Bedienung der App App in den Standardobjekten Deinstallation der App Seite 2 / 32

3 1 Installation Bei der Installation wird die App als TRIAL Version installiert. Dabei verbindet sich die App automatisch mit dem EASY Cloud Archivierungsserver. Die Parameter der TRIAL Version (Anzahl Benutzer, Nutzungsdauer und Speicherlimit) sind in der Beschreibung der App im AppExchange hinterlegt. 1.1 Link zum Listing der App im Salesforce AppExchange Systemvoraussetzungen Die Systemvoraussetzungen entsprechen den Systemvoraussetzungen des Salesforce-CRM. 1.3 Installation durchführen 1. Die App EASY Archive for Salesforce wird aus dem AppExchange installiert, indem der Get it Now Button gedrückt wird. 2. Auswahl, mit welchen Benutzereinstellungen installiert werden soll. Seite 3 / 32

4 3. Wenn das Login in die Salesforce-Org, in die die App installiert werden soll, noch nicht erfolgt ist, dann erfolgt jetzt das Login mit Benutzernamen und Passwort. 4. Entscheidung, ob die App in ein Produktionssystem oder eine Sandbox installiert werden soll. 5. Hinweis: Beim Installieren der App in eine Sandbox muss beachtet werden, dass das installierte Package bei jedem Erzeugen einer neuen Sandbox-Kopie wieder entfernt wird. Seite 4 / 32

5 6. Betätigung der AGB. 7. Bestätigendes Login in die entsprechende Salesforce-Org, wenn das Login bereits vor der Installation erfolgt ist Seite 5 / 32

6 8. Auswahl der oder des Benutzerprofiles, für das die App installiert werden soll. 9. Drittanbieterzugriff gewähren. Hiermit wird bestätigt, dass die Dokumente durch den Archivierungsservice der EASY in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden dürfen. Seite 6 / 32

7 10. Installation ausführen und abschließen. 11. Anzeige der installierten Pakete nach erfolgreicher Installation. Seite 7 / 32

8 12. Bestätigungs nach der erfolgreichen Installation der Pakete. 13. EASY Archive erscheint im Menu und kann für die Administration der App ausgewählt werden. Seite 8 / 32

9 14. Kontrolle der Verbindung zum Archivserver in der App-Administration. Die Herstellung der Verbindung wird im Regelfall einige Minuten in Anspruch nehmen. 15. Hinweis: Falls die Verbindung über über einen längeren Zeitraum nicht hergestellt werden kann, wenden Sie sich bitte an den Support über die im AppExchange angegebenen Kontaktdaten. 16. In der App-Administration werden neben dem Verbindungsstatus weitere Informationen angezeigt: a. Die Organisation-ID wird bei der Bestellung des Service benötigt. b. Es wird angezeigt, ob der Service im Trial-Status mit Limits für Benutzerlizenzen, Nutzungsdauer und Speicherverbrauch im aktiven Status ist. c. Es wird der belegte Brutto-Speicher (Dokumente und Volltextindex) angezeigt. 2 Konfiguration der App für die Standardobjekte Leads, Kontakte, Opportunities und Accounts Für diese vier Standardobjekte werden vordefinierte Visualforce-Seiten mitgeliefert, die in die entsprechenden Layouts eingefügt und konfiguriert werden können. Das Vorgehen wird anhand des Layouts für die Objekte Kontakte beschrieben. Seite 9 / 32

10 1. Menüpunkt Anwendungs-Setup / Anpassen / Kontakte / Seitenlayouts 2. Seitenlayout Contact Layout bearbeiten. 3. Per Drag and Drop einen neuen Abschnitt auf die Kontaktdetails ziehen und an der Stelle fallen lassen, an der der Abschnitt eingefügt werden soll. Seite 10 / 32

11 4. Nach dem Ziehen des Abschnitts auf die Kontaktdetails wird ein Dialog für die Eingabe der Parameter für die EASY App angezeigt. 5. Parameter Abschnittsname eingeben Spalte(n) Layout auswählen. 7. OK drücken. Seite 11 / 32

12 8. Im Ergebnis ist der Abschnitt für die EASY Archive App in den Kontaktdetails angelegt. 9. Um die EASY Contact Related List dem neuen Abschnitt zuzuordnen, wird diese aus den Visual Force Seiten ausgewählt. Seite 12 / 32

13 10. Die EASY Contact Related List wird per Drag and Drop auf den EASY Archive Abschnitt gezogen. 11. Die Parameter der Liste werden über die Visualforce Seiteneigenschaften bearbeitet. Seite 13 / 32

14 12. Parameter Höhe auf 400 einstellen. 13. Parameter Bildlaufleisten anzeigen auswählen. 14. OK drücken. 15. Die Anpassungen werden über den Speichern Button gespeichert. 3 Konfiguration der App für alle anderen Standard-Objekte und Custom Objects Für andere Objekte, wie z.b. Verträge und Custom Objects muss das Feld für die Speicherung der EASY Archive ID angelegt sowie die einzubauende Visualforce-Seite per Skript erzeugt werden. Seite 14 / 32

15 1. Menüpunkt Anwendungs-Setup / Anpassen / Verträge / Felder. 2. Unter Benutzerdefinierte Vertragsfelder und Beziehungen wird ein neues Feld angelegt. Seite 15 / 32

16 3. Der Datentyp Text wird ausgewählt. 4. Das benutzerdefinierte Feld wird mit folgenden Parametern angelegt: Feldbezeichnung: EasyArchiveId Feldname: EasyArchiveId Länge: mind. 18 Zeichen Eindeutigkeit: case-sensitive Seite 16 / 32

17 5. Das Feld EasyArchiveId soll nicht in einem Layout bearbeitbar sein und wird aus dem Layout entfernt. Nach dem Speichern ist das neue Feld angelegt und kann verwendet werden. 6. Menüpunkt Anwendungs-Setup / Entwickeln / Visualforce-Seiten. Seite 17 / 32

18 7. Hier wird eine neue Visualforce-Seite über den Button Neu angelegt. 8. Die Visualforce-Seite bekommt einen frei wählbaren Namen und eine Bezeichnung. Per Skript wird der Inhalt der Seite definiert. 9. Das Skript ersetzt unter Visualforce Markup das voreingestellte Skript. 10. Danach steht die neue Visualforce-Seite unter Menüpunkt Anwendungs-Setup / Anpassen / Verträge / Seitenlayouts zur Verfügung und kann, wie für die Standard- Objekte beschrieben, verwendet werden. Seite 18 / 32

19 4 Einrichtung des Benutzerprofiles Systemadministrator Damit die App von Administratoren konfiguriert werden kann, müssen die entsprechenden Profile dafür eingerichtet werden. Für den Fall, dass die App für das Profil Systemadministratoren installiert wurde, sind die nachfolgenden Einstellungen bereits durch die Installationsroutinen vorgenommen worden. 1. Menüpunkt Einrichten der Verwaltung / Benutzer verwalten / Profile. 2. Auswahl des entsprechenden Profils, für das die App verfügbar gemacht werden soll. 3. Bearbeiten des Profils durch Betätigen des Buttons Bearbeiten. Seite 19 / 32

20 4. Unter Einstellungen für benutzerdefinierte Anwendungen die Checkbox EASY Archive auswählen. Wurde das entsprechenden Profil bereits bei der Installation ausgewählt, sollte der Haken schon gesetzt sein. 5. Unter Benutzerdefinierte Registerkarteneinstellungen muss die Standardeinstellung Ein ausgewählt sein. 6. Unter Administrative Berechtigungen muss Anwendung anpassen ausgewählt sein. 7. Anpassungen abspeichern. 8. Wenn der Zugriff auf Visualforce-Seiten noch nicht aktiviert ist, kann er hier aktiviert werden. Seite 20 / 32

21 9. Dafür werden die entsprechenden Seitenlayouts ausgewählt. 10. Die ausgewählten Visualforce Seiten stehen danach zur Verfügung. 5 Einrichtung des Benutzerprofiles für EASY App Benutzer Damit die App bei den gewünschten Benutzern im Layout sichtbar wird, müssen die entsprechenden Profile dafür eingerichtet werden. 1. Wenn der Zugriff auf Visualforce-Seiten noch nicht aktiviert ist, kann er hier aktiviert werden. Seite 21 / 32

22 2. Dafür werden die entsprechenden Seitenlayouts ausgewählt. 3. Die ausgewählten Visualforce Seiten stehen danach zur Verfügung. Seite 22 / 32

23 6 Bedienung der App 6.1 App in den Standardobjekten Die Verwendung der App in Standardobjekten wird anhand des Beispiels Kontakt beschrieben. 1. Öffnen der Seite Kontakte über das Menü. Anschließend über die Auswahl Alle Kontakte eine Liste der Kontakte anzeigen lassen. Seite 23 / 32

24 2. Auswahl eines Kontaktes zur Anzeige der Kontaktdetails. 3. In den Kontaktdetails ist der Abschnitt EASY Archive an der Stelle im Layout zu finden, an der der Abschnitt während der Konfiguration eingefügt wurde. Seite 24 / 32

25 4. Um Dateien für diesen Kontakt zu archivieren, werden diese auf die Dropzone gezogen und fallen gelassen. Alternativ kann man auf die Dropzone klicken und es öffnet sich ein Dialog mit der Anzeige des Filesystems zur Auswahl einer oder mehrerer Dateien. Es können mehrere Dateien gleichzeitig archiviert werden. 5. Während der Vorgänge Hochladen und Archivieren werden Fortschrittsbalken angezeigt. Seite 25 / 32

26 6. Danach sind die archivierten Dokumente in der Dokumentenliste zu sehen und können per Klick auf den jeweiligen Eintrag angezeigt werden. Die Dokumente werden mit dem auf dem System des Benutzers voreingestellten Programm für diesen Dokumententyp angezeigt. 7. Wird ein Dokument verändert und danach wieder archiviert, wird automatisch eine neue Version dieses Dokumentes erzeugt und archiviert. In der Dokumentenliste wird immer die aktuellste Version angezeigt. Seite 26 / 32

27 8. Alle Versionen des Dokumentes werden in der Dokumentenliste über die Details gefunden und angezeigt. 9. Wird ein Dokument hochgeladen, ohne dass es verändert wurde, wird keine erneute Archivierung durchgeführt. Der Fortschrittsbalken ändert seine Farbe und die Aufschrift Keine Änderung wird angezeigt. Seite 27 / 32

28 10. In den für ein Objekt, z.b. einen Kontakt, archivierten Dokumenten kann über die Volltextsuche weitergesucht werden. Es wird dann eine durch diese Suche eingeschränkte Dokumentenliste angezeigt. 11. Über den Link Löschen kann die aktuelle Version des Dokumentes gelöscht werden. Seite 28 / 32

29 12. Das endgültige Löschen muss durch den Anwender bestätigt werden. 13. Die Dokumente sind gelöscht und werden in der Dokumentenliste nicht mehr angezeigt. 14. Hinweis: Die Dokumente werden auf dem Archivierungsserver physikalisch und ohne die Möglichkeit, diese wiederherzustellen, gelöscht. Damit wird auch der vorher belegte Speicherplatz frei gegeben. 15. Hinweis: Beim Löschen des Objektes, z.b. eines Kontaktes, werden die Dokumente zu diesem Objekt nicht gelöscht. Soll der Speicherplatz frei gegeben werden, müssen die Dokumente vor Löschen des Objektes gelöscht werden. 7 Deinstallation der App Seite 29 / 32

30 Hinweis: Mit der Deinstallation werden keine Dokumente im Archiv gelöscht. Die App steht nicht mehr zur Verfügung und damit ist der Zugriff auf die archivierten Dokumente nicht mehr möglich. Die Dokumente werden erst bei Kündigung des Vertrages gelöscht. Ein Export in ein EASY Exportformat ist möglich. Wird die App wieder in die gleiche Salesforce-Org installiert, sind die Dokumente wieder verfügbar. 1. Menüpunkt Anwendungs-Setup / Installierte Pakete. 2. Es werden alle installierten Pakete angezeigt. Über den Link Deinstallieren kann die Deinstallation der Pakete gestartet werden. Seite 30 / 32

31 3. Die folgenden Hinweise beziehen sich nicht auf die archivierten Dokumente. 4. Die Deinstallation wird über den Button Deinstallieren ausgelöst. 5. Falls die folgende Fehlermeldung erscheint, müssen die Layouts um die Visualforce- Seiten bereinigt werden, in denen die EASY Archive App konfiguriert worden ist. Seite 31 / 32

32 6. Der Status der Deinstallation kann nachverfolgt werden. 7. Die Deinstallation ist abgeschlossen und die Pakete können endgültig entfernt werden. Seite 32 / 32

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