Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen

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1 Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Zusammenfassung Kerkhoff Consulting GmbH Elisabethstraße Düsseldorf Düsseldorf, Juli 2015

2 Zusammenfassung mit Handlungsempfehlung Die vorliegende Studie von Kerkhoff Consulting, die im Auftrag der FDP Landtagsfraktion erstellt wurde, behandelt die Effizienz- und Einsparpotenziale der öffentlichen Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen mit dem Ziel, auf wichtige Optimierungsbedarfe aufmerksam zu machen und dem Landeseinkauf eine Richtung zu weisen. Die Studie behandelt speziell auf die öffentliche Beschaffung angepasste Kerkhoff-Felder. Für die Untersuchung der neun Bereiche Ausgabentransparenz und Controlling, Compliance, Recht und Risiko, Mitarbeiter, Bedarfsmanagement, Warengruppenmanagement, Lieferantenmanagement, Organisation und Strategie, Prozesse und Systeme wurden öffentlich zugängliche Informationen wie Haushaltspläne, Parlamentarische Initiativen im Landtag, Jahresabschlüsse des Landesrechnungshofes, Analysen gesetzlicher und verwaltungsrelevanter Vorschriften sowie persönliche Interviews mit Beschaffungsexperten aus Politik und Verwaltung herangezogen. Nach konservativer Benchmark-Analyse aus zahlreichen Vergleichsprojekten in öffentlichen Unternehmen schätzt Kerkhoff Consulting die kumulierten Einsparpotenziale bei der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen auf rund 231 Mio. Euro. Das Einsparpotenzial bei den Zuschüssen und Zuwendungen an die Kommunen wird auf zusätzliche rund 717 Mio. Euro geschätzt letzteres kann das Land nur indirekt beeinflussen. Diese Summen setzen sich aus direkten, monetären Kürzungspotenzialen wegen überhöhter Ausgaben sowie Effizienzpotenzialen aufgrund überhöhter Ressourcenaufwendungen zusammen. Das ausgewiesene Einsparpotenzial des Be- Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Seite 2

3 schaffungsvolumens beläuft sich auf 9,42% und das Einsparpotenzial der Zuschüsse/Zuwendungen auf 7,55%. Das Kernergebnis dieser Studie ist die Notwendigkeit, den Zentralisierungsgrad des öffentlichen Beschaffungswesens zu erhöhen. Für das Land Nordrhein-Westfalen ist die Einführung einer zentralen Einkaufsstelle empfehlenswert, sodass der gesamte Beschaffungs- und Einkaufsprozess einem einheitlichen, zentralen Prozess folgt. In Nordrhein-Westfalen ist ein Lead-Buyer Konzept eingerichtet, welches seinem Namen leider nicht gerecht wird. Es umfasst lediglich zentrale Bedarfsabfragen sowie Ausschreibung und Beschaffung einzelner Produktgruppen. Warengruppen Direkte Ausgaben 2014 Einsparpotenzial Baumaßnahmen und Instandhaltung, Dienst- und Schutzkleidung m 115 m Dienstreisen, Fahrzeuge 168 m 20 m Fortbildung, Dienstleistung/Beratung, Verpflegung, Veranstaltungen 226 m 20 m Geschäftsbedarf, sächliche Verwaltungsausgaben 606 m 59 m IT, Mieten für IT/Geräte & Maschinen, Investitionen 177 m 16 m m 231 m ø Einsparpotenzial 9,42% Abbildung 1: Absolute Einsparpotenziale im Vergleich zum Volumen der direkten Ausgaben 2014 Erstens muss eine langfristige Roadmap zur Umsetzung einer einheitlichen Strategie im Einkauf des Landes Nordrhein-Westfalen entwickelt werden. Diese muss sowohl Sofortmaßnahmen beinhalten als auch Optimierungsprozesse berücksichtigen, die nur über Legislaturperioden hinweg Früchte tragen werden. Umfassende Datenanalysen und Interviews mit Vertretern der Beteiligten (d.h. mit Mitarbeitern der Vergabestellen und Bedarfsträgern sowie Lieferanten) sind notwendig, um die Ansprüche an eine zentrale Strategie festzustellen. Dafür muss zweitens ein Expertenteam gegründet werden, das unmittelbar erste Optimierungsschritte veranlasst und kritisch begleitet. Drittens muss ein Changemanagement eingeleitet und vom Expertenteam begleitet werden, damit das notwendige Knowhow und eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten geschaffen werden kann beispielsweise durch gezielte Workshops. Ohne die aktive Einbeziehung der betroffenen Beschäftigten des Landes sowie der Lieferanten kann eine Neuausrichtung nicht erfolgreich sein. Viertens muss das Expertenteam ein landesweites Einkaufscontrolling implementieren, inklusive konkreter kennzahlengestützter Zielsetzungen für die Vergabestellen und ein flächendeckendes Bedarfsmanagement. Dies kann nach dem Erreichen einheitlicher Workflows und einer umfassenden Datenerfassung erfolgen. Ziel muss dabei ein dauerhaft Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Seite 3

4 Bedarfsströme Lieferstrom Bedarfsbündelung Zentraler Einkauf effizienter Einsatz der verfügbaren Ressourcen sein. Alle noch zu implementierenden, einheitlichen Beschaffungsprozesse müssen in regelmäßigen Abständen überprüft und an neue Erkenntnisse angepasst werden. Die konkreten Handlungsempfehlungen, die sich aus den verschiedenen Perspektiven der neun Beschaffungsfelder ergeben, werden im Folgenden zusammenfassend dargestellt. Organisation und Strategie: Unser wesentlichster Vorschlag besteht darin, einen zentralen strategischen Einkauf einzuführen, der die Strukturen der Landesbeschaffung standardisiert und durch Bedarfsbündelung Einkaufspotenziale optimal ausschöpft. Auf dem Weg zu einer Zentralisierung sollte zunächst das Lead-Buyer- Konzept, wie aktuell z.b. für Papier- und Bürobedarfe, auf immer mehr Warengruppen erweitert werden. Die Abbildung zeigt die optimale Struktur einer übergeordneten, zentralen Einkaufsstelle. Ausgewählter Lieferant Zentrale Einkaufsstelle Einzelne Stellen Informationsflüsse Ausgabentransparenz und Controlling: Durch die Heterogenität der Datenhaltung herrscht in diesem Feld eine Intransparenz über die Ausgaben. Eine auf Optimierung ausgerichtete Datenanalyse wird stark erschwert und ist nicht kontinuierlich möglich. Damit eine Ausgabentransparenz geschaffen werden kann, empfehlen wir den Aufbau eines übergeordneten strategischen Einkaufsteams mit Ausweitung des Lead-Buyer-Ansatzes sowie die Erhöhung des Zentralisierungsgrades des Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Seite 4

5 Einkaufs und die Einführung einer einheitlichen Datenhaltung über einheitliche Prozesse und Workflows in der IT. Compliance, Recht und Risiko: Im Bereich der Vergabe führt die Entschlackung des Tariftreue- und Vergabegesetztes NRW (TVgG-NRW) durch den Abbau bürokratischer Hürden zu Effizienzsteigerungen im Vergabeprozess. Durch neutrale, lösungsorientierte Spezifikationen soll vermieden werden, dass Erzeugnisse oder Verfahren bestimmter Hersteller ausgeschlossen werden. So wird die Innovationskraft gefördert und die Leistung der Lieferanten erhöht. Damit der Lead-Buyer- Ansatz vollständig implementiert werden kann, muss im Sinne der Zentralisierung gleichzeitig eine Reduktion des Maverick-Buyings 1 erfolgen. Mitarbeiter: Da komplexe Verwaltungsstrukturen auch zu Motivationsproblemen führen, muss im Zuge der Zentralisierung ein leistungsbezogenes Anreizsystem entwickelt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Mitarbeiter regelmäßig und professionell geschult werden, sodass sie ein Expertendenken im Bereich des Einkaufs und der Beschaffung entwickeln und entsprechende Potenziale ausschöpfen können. Bedarfsmanagement: Einsparpotenziale gibt es nicht nur bei der effizienten Beschaffung, sondern in besonderem Maße bei der Einschätzung der Bedarfe. Es müssen Bedarfsanalysen durchgeführt werden, die den optimalen Bedarf ermitteln und die mit dem Bedarfsträger zusammen optimiert werden, um Überbestellungen und Überspezifikationen zu vermeiden. Zudem müssen Bedarfe landesweit sinnvoll zusammengefasst werden, damit Bündelungspotenziale genutzt werden können. Warengruppenmanagement: Auf Ebene der Vergabestellen und der zentralen Steuerung empfehlen wir eine landesweit einheitliche dreistufige Klassierung von Waren & Dienstleistungen zu marktfähigen Warengruppen. Eine übersichtliche Strukturierung des Beschaffungsvolumens ermöglicht die gezielte Bearbeitung der Warengruppen am Markt, wodurch z.b. genauere Bedarfsprognosen, Bündelungseffekte und eine differenzierte Auswahl von geeigneten Lieferanten erleichtert werden. Lieferantenmanagement: Die Einführung eines Lieferantenbewertungs- und Lieferantenentwicklungssystems ist zu empfehlen. Durch die Bewertung werden den Lieferanten 1 Die eigenmächtige Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen durch die Abteilungen am zentralen Einkauf vorbei. Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Seite 5

6 Anreize zur Verbesserung gegeben und die Kontrolle der Leistungserbringung in der geforderten Qualität wird vereinfacht. Außerdem sollte ein einheitlicher Lieferantenpool für alle Vergabestellen des Landes gepflegt werden, damit die Kosten in Ausschreibungsprozessen minimiert werden. Prozesse: Im Zuge der Einführung einer einheitlichen Prozessdarstellungssoftware empfehlen wir, verbunden mit einer Standardisierung der Organisation, eine Vereinheitlichung aller Prozesse der unterschiedlichen Vergabestellen. Somit werden Prozesse automatisiert und optimiert. Die Prozessvereinheitlichung führt zu einem verbesserten Schnittstellenmanagement zwischen den in den Einkaufsprozess involvierten Stellen und hebt entsprechende Schnittstellenpotenziale. Systeme: Im Bereich der Systeme geht es um die Vereinheitlichung der digitalen Infrastruktur. Die konkrete Forderung besteht darin, die bereits existierende Vergabeplattform Vergabe.NRW als alleiniges Abwicklungsinstrument im Vergabeprozess einzuführen. Dadurch wird der Vergabeprozess weiter optimiert und es können Effizienzpotenziale ausgeschöpft werden. Kurzstudie Einkaufspotenziale in der Beschaffung des Landes Nordrhein-Westfalen Seite 6

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