Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung

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1 Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung Optimieren Sie Ihren Prozess in einer elektronischen Beschaffung und einer workflowgestützten Rechnungseingangsprüfung

2 E-Procurement Beschaffung über Onlineshops Im Rahmen der elektronischen Beschaffung (E-Procurement) haben Sie als CS.BE-Kunde die Möglichkeit, Ihren Beschaffungsprozess weiter zu optimieren. Mit der Nutzung von CS.BE.eprocurement können Sie den Onlineshop Ihrer Lieferanten aus CS.BE direkt aufrufen. Folgende wichtige Kernfunktionalitäten sind abgedeckt: Aus CS.BE können Bedarfsmeldungen mit aktuellen Preisen und zusätzlichen Produktinformationen an den Onlineshop übergeben werden. Im weiteren Beschaffungsprozess werden diese Informationen berücksichtigt. Im umgekehrten Anwendungsfall legt der Anwender einen Warenkorb im Onlineshop des Lieferanten an. Dieser Warenkorb wird an CS.BE unter Berücksichtigung des Genehmigungsverfahrens übergeben und wie gewohnt im ERP-System abgebildet. Beim Aufruf der Standardschnittstelle IDS-Connect aus Schleupen.CS erfolgt eine automatische Anmeldung des Anwenders im Shop-System des Großhändlers. Darüber werden alle Funktionen aufgerufen und notwendige Zusatzparameter übergeben. Fazit Das E-Procurement stellt eine bedeutende Erweiterung dar, da mit Schleupen.CS und der IDS-Connect-Schnittstelle viele Onlineshops von Lieferanten und Fachgroßhändlern direkt aus der Fachanwendung CS.BE aufgerufen werden können.

3 Beschaffung Bisheriger Beschaffungsprozess besteht weiterhin Die Abbildung der Beschaffungsprozesse in Schleupen.CS wird auch mit dem Einsatz der elektronischen Beschaffung über die Onlineshops weiterhin Bestand haben. Unabhängig davon, ob Bedarfsmeldungen von den Mitarbeitern aus dem Lager über CS.ML_Material&Lager oder direkt aus CS.BE_Beschaffung erstellt werden, findet der bisher gelebte Bestellprozess wie gewohnt weiterhin in CS.BE statt. Bedarfsermittlung Bedarfsmeldung Genehmigung Anfrage (ggf.) Angebot (ggf.) Online-Bestellung Auftragsbestätigung/ Erfassung der Lieferung Zugangsbuchung Rechnungseingang

4 Rechnungseingang Workflowgestützte Rechnungseingangsprüfung Dieser Workflow sorgt dafür, dass die Prozessschritte vom Rechnungseingang über die Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung bis zur Archivierung vollständig papierlos abgewickelt werden können. Posteingang Dokumente scannen Extraktion der Rechnungsdaten Eintrag im Rechnungseingangsbuch Zuweisung Prüfschemata Sachliche und rechnerische Prüfung Kontierung und Freigabe Belegbuchung Zahlungsausgleich Archivierung Prüfschemata bilden das Regelwerk für den Prüfablauf. Die Prüfschritte können in beliebiger Reihenfolge und beliebig oft zusammengestellt und der Eingangsrechnung manuell oder über den Kreditor automatisch zugewiesen werden. Der Rechnungsprüfer erhält die Rechnung inklusive der Rechnungsfahne über die in Schleupen.CS integrierte Aufgabensteuerung und kann diese ganz einfach von seinem Arbeitsplatz aus bearbeiten. Mit dem Prüfschritt Kontierung aus Bestellung werden die in CS.BE erfassten Konten, Kostenstellen, Aufträge, Beträge, etc. automatisch übernommen, sodass eine manuelle Kontierung entfällt. Ergänzungen und Änderungen sind selbstverständlich jederzeit möglich. Im Rechnungseingangsbuch und im Aufgabendialog besteht jederzeit die Möglichkeit, einen Überblick über den Prüfstatus der Rechnung zu bekommen. Ein zentraler Eingriff ist an diesen Stellen für jeden berechtigten Mitarbeiter möglich.

5 Ihre Vorteile Durch die Nutzung von CS.BE_Beschaffung schaffen Sie die grundlegenden Voraussetzungen, um die Beschaffungsund Bestellprozesse in Ihrem Hause weiter zu optimieren. Mit der Einbindung von CS.BE.eprocurement können Sie direkt aus CS.BE die Online-Shops Ihrer Lieferanten über die Standardschnittstelle IDS-Connect aufrufen. Sie reduzieren so erheblich die Prozesskosten in der Beschaffung. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Einkauf wird weiter erhöht. Mit der workflowgestützten Rechnungseingangsprüfung greifen Sie auf die bereits erfassten Daten (Konten, Kostenstellen, Aufträge, Beträge, ) aus dem Beschaffungsprozess zu und übernehmen diese für die Kontierung in der Rechnungsfahne. Ein manuelles Abschreiben entfällt. Gleichzeitig steuern Sie den Prozess elektronisch, der Ihnen garantiert, dass keine Dokumente verloren gehen und die Durchlaufgeschwindigkeit des Prüfprozesses wesentlich erhöht wird. Ihr optimierter Prozess: Bedarfsmeldungen workflowgestützt genehmigen Lieferanten direkt vergleichen Warenkörbe anlegen und Bestellungen erstellen Wareneingang erfassen und Zugang buchen Rechnungen scannen und regelbasiert prüfen Automatisiert buchen und archivieren

6 Wenn Sie mehr über die SCHLEUPEN AG, unsere Erfahrungen oder unser Lösungsangebot wissen möchten, sprechen Sie uns an: SCHLEUPEN AG Claudia Höhn Albert-Einstein-Straße Wunstorf Telefon +49 (0) 50 31_ Telefax +49 (0) 50 31_

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