Weisung der Verwaltungsdirektion betreffend Richtlinien für Auftragsvergabe / öffentliche Beschaffung an der Universität Basel

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1 Weisung der Verwaltungsdirektion betreffend Richtlinien für Auftragsvergabe / öffentliche Beschaffung an der Universität Basel gültig ab Ausgangslage und rechtliche Grundlagen Sobald eine Anschaffung aus mehr als 50% öffentlichen Mitteln finanziert wird, gilt die Vergabe dieses Auftrags als eine öffentliche Beschaffung. Die konkreten Abläufe können der Beilage 1 entnommen werden. Die Universität Basel hält sich bei der Vergabe solcher Aufträge an die Richtlinien des Beschaffungswesens vom Kanton Basel-Stadt. Die gesetzliche Grundlage für diese Weisung bilden: Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA oder ÜoeB, vom 15. April 1994, Inkrafttreten 1. Januar 1996 der WTO) Gesetz über öffentliche Beschaffungen des Kantons Basel-Stadt (Beschaffungsgesetz, BeG, vom 20. Mai 1999) Bilaterales Abkommen zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Europäischen Gemeinschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens (Abkommen/Schlussakte, Inkrafttreten 1. Juni 2002) Verordnung m Gesetz über öffentliche Beschaffungen (Beschaffungsverordnung, VöB, vom 11. April 2000) des Kantons Basel-Stadt 2. Mögliche Vergabeverfahren und generelle Bemerkungen Freihändiges Verfahren (bis CHF 100'000, resp. CHF ) Einladungsverfahren (ab CHF 100'000, resp bis CHF 250'000) Offenes Verfahren (ab CHF 250'000) Selektives Verfahren (ab CHF 250'000) Aufträge bis CHF 100'000 können grundsätzlich freihändig vergeben werden, wie unter Punkt 3 beschrieben. Für Lieferungen über CHF 100'000, resp. für Dienstleistungen und Bauaufträge über CHF 150'000 gibt es drei weitere, unter Punkt 4 bis 6 beschriebene Vergabeverfahren. In diesen Fällen muss durch das Ressort Finanzen & Controlling im Vorfeld geprüft werden, ob und welches Vergabeverfahren angewendet werden muss (Kontaktperson: Stephan Böhler; Tel: 061/ ; Mail: Liegt eine Ausnahme gemäss 19 BeG vor (vgl. Beilage 2), kann unabhängig vom Auftragsvolumen das freihändige Verfahren gewählt werden.

2 Richtlinien für Auftragsvergabe / öffentliche Beschaffung an der Universität Basel gültig ab Freihändiges Verfahren 2 Für Beschaffungen im Freihändigen Verfahren, die nicht unter die Ausnahmeregelung fallen, sind, wenn immer möglich, mindestens drei Offerten einholen. Liegt eine Ausnahme gemäss 19 BeG vor, ist diese Vergabeart vorgängig r Offerteinholung von der Verwaltungsdirektorin bzw. dem Verwaltungsdirektor bewilligen. Die Vergabe des Auftrags ist veröffentlichen, falls sie den Schwellenwert gemäss WTO von CHF übersteigt. (vgl. Anhang 2). In diesem Fall darf die Bestellung erst nach der Beschwerdefrist von 10 Tagen ausgelöst werden. Dauer des Verfahren: In der Regel bis 1 Monat 4. Einladungsverfahren Der Auftraggeber lädt ohne Ausschreibung mindestens drei Anbieter r Abgabe einer Offerte ein. Als Grundlage dient ein schriftliches Pflichtenheft mit genau definierten Kriterien und deren Gewichtung. Nach der Öffnung der Angebote werden diese anhand der festgelegten Kriterien bewertet. Nach dem Vergabeentscheid werden alle teilnehmenden Anbieter über das Ergebnis informiert. Die Bestellung darf erst nach Ablauf der Beschwerdefrist von 10 Tagen ausgelöst werden. Dauer des Verfahren: In der Regel bis 3 Monate 5. Offenes Verfahren Beim offenen Verfahren wird die Ausschreibung im Kantonsblatt sowie auf der Internetplattform veröffentlicht. Auf Simap müssen alle für die Anschaffung notwendigen Informationen, inklusive der detaillierten Ausschreibungsunterlagen eingestellt werden. Wie beim Einladungsverfahren müssen auch hier die Ausschreibungsunterlagen genau definierte Kriterien und deren Gewichtung enthalten. Zusätzlich muss eine Frist von 40 Tagen für die Einreichung der Angebote eingehalten werden, um allen potentiellen Lieferanten die Möglichkeit geben, sich bei der Ausschreibung beteiligen. Erst nach Ablauf dieser Frist dürfen die eingetroffenen Angebote geöffnet und anhand der festgelegten Kriterien bewertet und geprüft werden. Nach dem Zuschlag wird das Ergebnis öffentlich bekanntgegeben, wobei die Bestellung erst nach Ablauf der Beschwerdefrist von 10 Tagen ausgelöst werden darf. Dauer des Verfahren: In der Regel 3 bis 4 Monate

3 Richtlinien für Auftragsvergabe / öffentliche Beschaffung an der Universität Basel gültig ab Selektives Verfahren 3 Das selektive Verfahren kann grundsätzlich mit dem offenen Verfahren gleichgesetzt werden. Der hauptsächliche Unterschied besteht in der vorgelagerten Auswahl der bestgeeigneten Hersteller und/oder Lieferanten über ein Bewerbungsverfahren. Dauer des Verfahren: In der Regel 4 bis 6 Monate 7. Verfahrensfristen für offenes und selektives Verfahren: Offenes Verfahren: Die Mindestfrist zwischen der Publikation und Einreichung der Offerte muss mindestens 40 Tage betragen. Selektives Verfahren: Die Mindestfrist zwischen der Publikation und Einreichung der Bewerbungen muss mindestens 25 Tage betragen. Die nachfolgende Mindestfrist zwischen dem Versand der Angebotsunterlagen an die ausgewählten Bewerber und Einreichung des Angebots muss mindestens 40 Tage betragen. Rekurs: Es gilt grundsätzlich eine 10-tägige Beschwerdefrist nach der Veröffentlichung der Vergabe des Auftrags. Erst nach Ablauf dieser Frist darf die Bestellung erfolgen. Zusätzliche Informationen oder Auskünfte können jederzeit beim Ressort Finanzen & Controlling / Controllerdienste der Universität Basel eingeholt werden.

4 Anhang 1 Prozess: Erstellt am/durch: Mutiert am/durch: Prozesseigner /Verantwortliche(r): Auftragsvergabe/öffentliche Beschaffung: Grundlagen und freihändiges Verfahren / Ressort F&C - Controllerdienste Leiter Ressort Finanzen & Controlling /4 Ablauf Ablauf Tätigkeit / Ergebnis Investition > TCHF 250 Dep. ist für die Vergabe und Dokumentation verantwortlich Blatt 3 Blatt 3 Grundlagen und Verfahren Gesetzliche Grundlagen: WTO-Übereinkommen vom über das öffentliche Beschaffungswesen Abkommen vom zwischen CH und EG über das öffentliche Beschaffungswesen Gesetz über öffentliche Beschaffungen (Beschaffungsgesetz, BeG) vom 20. Mai 1999 Schwellenwerte: < TCHF 100* Freihändiges Verfahren >= TCHF 100* Einladungsverfahren >= TCHF 250 öffentliches/selektives Verfahren Investitions- Summe > TCHF 100 (150) Blatt 2 Blatt 2 * für Dienstleistungen und Bauaufträge gilt ein Schwellenwert von TCHF 150 Freihändiges Verfahren Freihändiges Verfahren Damit die Vergabe eines Auftrages im freihändigen Verfahren erfolgen kann, darf der Auftragswert entweder den Schwellenwert für ein anderes Verfahren nicht erreichen oder es trifft eine der im 19 BeG genannte Voraussetng für die Anwendung des freihändigen Verfahrens für Investitionen über TCHF 100. drei Offerten einholen Sofern keine Ausnahme gemäss 19 BeG vorliegt, sind beim freihändigen Verfahren, wenn immer möglich, mindestens drei Offerten einholen. Nach der Auswertung der eingetroffenen Offerten kann der Auftrag vergeben werden. von von Blatt Blatt Freih. Verf. aufgrund einer Ausnahme und Invest. > TCHF 350? Offerteinholung und deren Bewertung/-verhandlung mit anschliessender Veröffentlichung des Vergabeentscheids Im Fall einer freihändigen Vergabe aufgrund einer Ausnahme gem. 19 BeG ist die Vergabeart vorgängig r Offerteinholung von der Verwaltungsdirektorin bzw. dem Verwaltungsdirektor bewilligen. Liegt die Vergabe über dem WTO-Schwellenwert von TCHF 350, muss diese Vergabe veröffentlicht werden. Die Bestellung darf dann erst nach Ablauf der Beschwerdefrist von 10 Tagen ausgelöst werden. Offerteinholung und deren Bewertung/-verhandlung danach Auftragsvergabe Auftragsvergabe nach Ablauf der Beschwerdefrist von 10 Tagen Gemäss Unterschriftenregelung muss für Bestellungen > CHF 250'000 die Bewilligung des Verwaltungsdirektors eingeholt werden.

5 Prozess: Erstellt am/durch: Mutiert am/durch: Prozesseigner /Verantwortliche(r): Auftragsvergabe/öffentliche Beschaffung: Einladungsverfahren / Ressort F&C - Controllerdienste Leiter Ressort Finanzen & Controlling Blatt 2/4 Ablauf Tätigkeit / Ergebnis Blatt 2 Einladungsverfahren Investitions- Summe < TCHF 250 > TCHF 100 Ab einem Auftragsvolumen von TCHF 100 bis TCHF 250 und unter der Voraussetng, dass keine Ausnahmen gemäss 19 des Gesetzes über öffentliche Beschaffungen des Kantons Basel-Stadt besteht, kommt das Einladungsverfahren m Tragen. Controlling kontaktieren Das Controlling prüft welches Verfahren anwenden ist und begleitet in der Folge das komplette Submissionsverfahren bezüglich technischer und formaler Fragestellungen. Besteht Ausnahme gem. 19 Gesetz ü. öf f. Besch. BS Prüf ung der Ausnahmegründe und Bewilligung durch den Verwalt ungsdirektor Besteht eine Ausnahme, wird diese durch den Verwaltungsdirektor geprüft und es erfolgt ggf. die Zustimmung einer freihändigen Vergabe. Ausnahme durch Verwalt ungsdirektor bewilligt Einladungsverfahren Der Auftraggeber lädt ohne Ausschreibung mindestens drei Anbieter r Abgabe einer Offerte ein. Ausschreibungsunterlagen erstellen und versenden Als Grundlage für die Ausschreibung dient ein schriftliches Pflichtenheft mit genau definierten Kriterien und deren Gewichtung inkl. einer Fristsetng für die Einreichung der Offerten. Nach Ablauf der Angebotsfrist und Erhalt aller Offerten Blatt 4

6 Prozess: Erstellt am/durch: Mutiert am/durch: Prozesseigner /Verantwortliche(r): Auftragsvergabe/öffentliche Beschaffung: Offenes und selektives Verfahren / Ressort F&C - Controllerdienste Leiter Ressort Finanzen & Controlling Blatt 3/4 Ablauf Ablauf Tätigkeit / Ergebnis Blatt 3 Investition > TCHF 250 Offenes/selektives Verfahren Ab einem Auftragsvolumen von TCHF 250 und unter der Voraussetng, dass keine Ausnahmen gemäss 19 des Gesetzes über öffentliche Beschaffungen des Kantons Basel-Stadt besteht, kommt das offene oder das selektive Verfahren m Tragen. Controlling kontaktieren Das Controlling prüft welches Verfahren anwenden ist und begleitet in der Folge das komplette Submissionsverfahren bezüglich technischer und formaler Fragestellungen. Besteht Ausnahme gem. 19 Gesetz ü. öff. Besch. BS Prüfung der Ausnahmegründe und Bewilligung durch den Verwaltungsdirektor Offenes / selektives Verfahren Ausnahme durch Verwaltungsdirektor bewilligt Besteht eine Ausnahme, wird diese durch den Verwaltungsdirektor geprüft und es erfolgt ggf. die Zustimmung einer freihändigen Vergabe. Beim offenen/selektiven Verfahren ist die Ausschreibung im Kantonsblatt sowie auf der Internetplattform veröffentlichen. Dort müssen notwendige Informationen und Unterlagen eingestellt werden. Interessierte Anbieter können die Ausschreibungsunterlagen über simap beziehen. Als Grundlage dient ein schriftliches Pflichtenheft mit genau definierten Kriterien und deren Gewichtung inkl. einer Fristsetng. Ausschreibung veröffentlichen und nötige Unterlagen bereitstellen Zusätzlich müssen vorgeschriebene Fristen eingehalten werden, um allen potentiellen Lieferanten die Möglichkeit geben, sich an der Ausschreibung, resp. an der Bewerbung dafür beteiligen. Diese sind für das Offenes Verfahren mind. 40 Tage für die Einreichung der Angebote. Beim Selektives Verfahren sind es mind. 25 Tage für Bewerbungen und mind. 40 Tage für die Einreichung der Angebote Nach Ablauf der Angebotsfrist und Erhalt aller Offerten Blatt 4 Blatt 4

7 Prozess: Erstellt am/durch: Mutiert am/durch: Prozesseigner /Verantwortliche(r): Auftragsvergabe/öffentliche Beschaffung: Offertöffnung / Ressort F&C - Controllerdienste Leiter Ressort Finanzen & Controlling Blatt 4/4 Ablauf Ablauf Tätigkeit / Ergebnis Blatt 4 Offertöffnung Offertöffnung Sämtliche Offerten bleiben bis m Zeitpunkt der Offertöffnung verschlossen. Erst nach Ablauf aller Fristen dürfen die Offerten geöffnet werden. Über die Offertöffnung wird Protokoll geführt. Dabei dürfen die Anbieter teilhaben. Angebote, die nach Ablauf der Frist eintreffen werden nicht berücksichtigt. Offertbewertung Im Rahmen der Offertbewertung werden die Angebote nach vorab festgelegten Kriterien beurteilt. Zuschlag mit öffentlicher/direkter Bekanntmachung Der Zuschlag nach vorgegebenen Kriterienkatalog und entsprechendem Resultat wird im offenen/selektiven Verfahren öffentlich bekannt gemacht. Beim Einladungsverfahren werden die Anbieter direkt informiert. Erfolgen Beschwerden? Prüfung der Beschwerde Nach der Bekanntgabe der Auftragsvergabe muss die Beschwerdefrist von 10 Tagen abgewartet werden, bevor die Bestellung ausgelöst werden darf. Falls eine Beschwerde erfolgt, muss diese geprüft werden und abhängig von dem Ergebnis muss das Verfahren neu gestartet werden. Ist Beschwerde begründet? Bestellung auslösen Gemäss Unterschriftenregelung muss für Bestellungen > CHF 250'000 die Bewilligung des Verwaltungsdirektors eingeholt werden.

8 Anhang 2 Beschaffungsgesetz Voraussetngen für die Anwendung des freihändigen Verfahrens 19. Der Auftrag kann freihändig vergeben werden, wenn: a) der geschätzte Auftragswert den Schwellenwert für ein anderes Verfahren nicht erreicht; b) in den anderen Verfahren niemand oder kein Angebot die Kriterien erfüllt; c) in einem anderen Verfahren sämtliche Anbietenden ihre Angebote abgesprochen haben; d) die Vergabe widerrufen wurde und die Bedingungen der Ausschreibung nicht wesentlich geändert werden; e) bestehende Anlagen und Materialien aus nicht vorhersehbaren Gründen erweitert, instand gehalten oder repariert werden müssen; f) durch denwechsel einer Anbieterin oder eines Anbieters dieaustauschbarkeit (Kompatibilität) mit bestehenden Anlagen und Materialien nicht mehr gewährleistet ist; g) es sich um einen Zuschlag handelt, der der Gewinnerin oder dem Gewinner eines Wettbewerbes erteilt wird soweit dieser die Weiterbearbeitung eines urheberrechtlich geschützten Projektes m Gegenstand hat; h) eine Beschaffungsstelle Prototypen oder eine Erstanfertigung oder -dienstleistung kauft, die auf ihr Ersuchen für einen bestimmten Forschungs-, Versuchs-, Studienoder Neuentwicklungsauftrag oder in dessen Verlauf entwickelt werden.

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