Projektmanagement. Beschaffungsmanagement

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1 Projektmanagement Beschaffungsmanagement

2 Lernziel Sie können: die Aufgaben des Beschaffungsmanagements mit eigenen Worten wiedergeben den Inhalt von Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen nennen die Abnahme von Vertragsleistungen beschreiben die wichtigsten deutschen Vertragsformen, deren Inhalt und die Bedeutung für Auftragnehmer und Auftraggeber erklären Referenz: PMBoK Kapitel 12 Beschaffungsmanagement in Projekten 2

3 Beschaffungsmanagement Das Beschaffungsmanagement in Projekten umfasst: die Prozesse zum Kauf bzw. Erwerb von Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen das Vertragsmanagement die Änderungssteuerungsprozesse, die Verwaltung von Verträgen und vertraglichen Verpflichtungen 3

4 Beschaffungsmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Beschaffungsmanagement planen Beschaffung durchführen Beschaffung steuern 4

5 Beschaffungsmanagement planen (Planungsprozessgruppe) 5

6 Beschaffungsmanagement planen Allgemein Beschaffung planen ist der Prozess zur : Dokumentation von Kaufentscheidungen Bestimmung der Vorgehensweise und zur Identifikation potenzieller Verkäufer. identifiziert welche Projektbedürfnisse am Besten durch die Beschaffung erfüllt werden können Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 6

7 Beschaffungsmanagement planen Werkzeuge und Methoden Erfahrung Meetings Make-or-Buy Analyse Marktforschung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 7

8 Beschaffungsmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Beschaffungsmanagementplan Leistungsbeschreibung der Beschaffung (Lastenheft) Beschaffungsdokumente (auch Einkaufsdokumente) Kriterien zur Auswahl von Verkäufern Make-or-Buy-Entscheidungen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 8

9 Beschaffungsmanagement Ausschreibungsunterlagen Wichtige Merkmale von Ausschreibungsunterlagen: Ausschreibungsunterlagen enthalten immer eine Leistungsbeschreibung. Ausschreibungsunterlagen sollen so strukturiert sein, dass sie dem potentiellen Lieferanten genau und vollständige Angaben geben. Ausschreibungsunterlagen sollten immer eine Beschreibung der gewünschten Form des Angebotes und aller notwendigen vertraglichen Regelungen beinhalten. Ausschreibungsunterlagen sollen so formuliert sein, dass man immer vergleichbare Angebote erhält. 9

10 Beschaffung durchführen (Ausführungsprozessgruppe) 10

11 Beschaffungsmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Beschaffungsmanagement planen Beschaffung durchführen Beschaffung steuern 11

12 Beschaffung durchführen Allgemein ist der Prozess zur : zur Einholung von Lieferantenangeboten, zur Auswahl eines Lieferanten und zur Vergabe eines Vertrags. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 12

13 Beschaffung durchführen Werkzeuge und Methoden Bieterkonferenz Methoden zur Angebotsbeurteilung Erfahrung / Fachurteil Analytische Methoden Beschaffungsverhandlungen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 13

14 Beschaffung durchführen wichtige Arbeitsergebnisse Ausgewählte Verkäufer Vereinbarungen / Verträge Termine Meilensteine Ressourcenkalender Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 14

15 Beschaffung steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 15

16 Beschaffungsmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Beschaffungsmanagement planen Beschaffung durchführen Beschaffung steuern 16

17 Beschaffung steuern Allgemein ist der Prozess zur : zum Managen von Beschaffungsbeziehungen, zur Überwachung der Vertragserfüllung und zur Durchführung der notwendigen Änderungen und Korrekturen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 17

18 Beschaffung steuern Werkzeuge und Methoden Steuerungssystem für Vertragsänderungen Prüfungen und Audits Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 18

19 Beschaffung steuern wichtige Arbeitsergebnisse Prüfbericht (Teil-) Abnahmedokumente Korrekturmaßnahmen Vertragsänderungen 19

20 Beschaffungsmanagement wichtige Begriffe 20

21 Beschaffungsmanagement wichtige Begriffe LOI (Letter of Intent) Ein Schreiben des Käufers ohne rechtliche Bindung, der den Verkäufer drüber informiert, dass der Käufer ihn beauftragen will. SOW (Statement of Work) -Leistungsbeschreibung Eine Beschreibung eines zu beschaffenden Produktes oder einer Dienstleistung. RFP (Request for Proposal) Es wird detailliertes Angebot angefragt. Wird verwendet, wenn die Leistung nicht standardisiert beziehungsweise komplexe sind. 21

22 Beschaffungsmanagement wichtige Begriffe IFB (Invitation for Bid) Es wird ein Festpreis für die gesamte Arbeit angefragt. RFQ (Request for Quotation) Es wird ein Preis pro Stunde, Material etc. angefragt. 22

23 Beschaffungsmanagement Vertrag / Vergütung 23

24 Beschaffungsmanagement Was ist ein Vertrag? Das Kennzeichen eines Vertrages ist die übereinstimmende Willenserklärungen von mindestens zwei Parteien nämlich ein Angebot und die darauf folgende Annahme des Angebotes. Dabei muss keine bestimmte Form eingehalten werden! Aufgrund der Beweisbarkeit wird im Geschäftsleben meist die schriftliche Vertragsform gewählt. 24

25 Beschaffungsmanagement Inhalt eines Vertrages Vertragsinhalte sind im Allgemeinen: Bestimmungen zu Inhalt und Umfang Leistungen der Vertragspartner Zahlungsbestimmungen Mitwirkungspflichten Urheberrechte Liefertermine Datenschutz 25

26 Deutsche Vertragsformen Im deutschen Recht gibt es folgende drei Vertragsformen: Dienstvertrag Werkvertrag Kaufvertrag 26

27 Dienstvertrag Dienstvertrag 611 ff. BGB ein schuldrechtlicher Vertrag. Es gibt den Dienstberechtigter (der Gläubiger der Dienstleistung) Es gibt den Dienstverpflichteter (Schuldner). Geschuldet wird vom Dienstverpflichteten die Leistung jedoch nicht der Erfolg. 27

28 Dienstvertrag Im Speziellen Verantwortung nur für ordnungsgemäßes Tätigwerden Beweislast für Beratungsfehler liegt beim Auftraggeber Vergütung auch ohne Abnahme Keine Nachbesserungspflicht 3-jährige Schadensersatzpflicht für Beratungsfehler Leistungsbeschreibung: Abnahme: Dokumente: beinhaltet nur Mitwirkung keine Abnahme Tätigkeitsnachweis 28

29 Werkvertrag Werkvertrag 631 ff. BGB der Auftragnehmer schuldet dem Auftraggeber die Herstellung eines Werkes Auftraggeber schuldet als Gegenleistung dem Auftragnehmer den Werklohn. 29

30 Werkvertrag - Im Speziellen Verantwortung für inhaltliche Richtigkeit und Fehlerfreiheit des Werkes Beweislast für Vertragserfüllung und Nichtvorhandensein von Fehlern liegt beim Auftragnehmer Vergütung nur bei Abnahme Verpflichtung zur kostenfreien Nachbesserung innerhalb der Gewährleistungsfrist Schadensersatzpflicht für Fehler des Werkes Leistungsbeschreibung : Aktivitäten und Ergebnistypen Abnahme: beschriebenes Abnahmeverfahren Dokumente: Abnahmeprotokoll 30

31 Kaufvertrag Kaufvertrag 433BGB der Verkäufer verpflichtet sich zur Übereignung und Übergabe der Kaufsache Käufer verpflichtet sich zur Bezahlung des Kaufpreises 31

32 Kaufvertrag Im Speziellen Verantwortung für inhaltliche Richtigkeit und Fehlerfreiheit des Liefergegenstandes liegt beim Verkäufer Beweislast bei Mängeln (seit ): Bis 6 Monate der Verkäufer auf Mängelfreiheit Nach 6 Monaten der Käufer Leistungsbeschreibung : Liefergegenstand Abnahme: Keine Abnahmeverfahren Dokumente: Übergabeprotokoll 32

33 Beispiele Dienstvertrag Beratung, Coaching Werkvertrag Erstellung von Konzepten Installation Fehlerbeseitigung Parametrisierung von Standardsoftware Kaufvertrag Erstellung von Individualsoftware Erweiterung von Standardsoftware (ABAP SAP) 33

34 Beschaffungsmanagement spezielle Vergütungsformen Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Pauschalbetrag (CPFF cost plus Fixe Fee) Kunde zahlt alle Kosten + Fixen Gewinnaufschlag Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Erfolgsprämie (CPAF - Cost Plus Award Fee) Kunde zahlt alle Kosten + Erfolgshonorar ist an bestimmte Parameter gebunden. Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Leistungsprämie (CPIF cost plus incentive fee) Kunde zahlt alle Kosten und einen Bonus wenn bestimmte Parameter eingehalten werden (z.b. Termin) 34

35 Beschaffungsmanagement spezielle Vergütungsformen Gesicherte Festpreis (FFP-Firm Fixed Price Contracts) Kunde zahlt Festpreis Festpreis mit Leistungsprämie (FPIF Fixed Price Incentive Fee Contracts) Kunde zahlt den Festpreis und einen Bonus bei erreichen bestimmter Ziele Festpreis mit wirtschaftlicher Anpassung (FP-EPA fixe price economic price adjustment) Kunde zahlt Festpreis + die Steigerung der Kosten z.b. nach allgemeinen Kostensteigerungsindex. Meist bei Verträgen mit einer langen Laufzeit. 35

36 Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ist es nicht gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche Genehmigung veröffentlich werden. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausg. (2013). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 36

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