Planung und Organisation einer Einzellesung

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2 Planung und Organisation einer Einzellesung Langfristige Vorbereitungen Konzeption: Einzellesung, Reihe, Festival; Autoren, Inhalte, Zielgruppen. Erfahrungsberichte und Dokumentationen anderer Veranstalter und Orte anfordern, Material auswerten und eigene Zielsetzungen präzisieren. Finanzplan und Organisations-Zeitschiene erstellen. Autoren über Verlagsvorschauen, Lesungsangebote, Rezensionen, Wunschlisten, Mitarbeitervorschläge auswählen.

3 12 Wochen vor der Lesung Autorenkontakt über Verlage, Agenturen oder direkt beim Autor. Veranstaltungstermin vereinbaren und auf Konkurrenztermine achten. Honorar und weitere Kosten (Übernachtung, Reise, Technik usw.) vereinbaren. Besondere Wünsche klären. Textauswahl; Veranstaltungsdauer, Ablauf, Form. Honorar- und Terminvereinbarungen schriftlich bestätigen, Vertrag. Verlagsbeteiligung an Honorar, Fahrtkosten, Übernachtung, Werbung. Veranstaltungsort klären (Größe, Ambiente, Kosten, Technik usw.) Ausweichmöglichkeiten für unerwartet großes Publikumsinteresse. Suche nach Mitveranstaltern und Unterstützern: Bibliotheken, Buchhandlungen, VHS, Kulturzentren, Schulen, Vereine usw.

4 Informations- und Bildmaterial zur Gestaltung der Werbemittel beim Verlag oder Autor anfordern. Pressefotos, Pressemappen und Rezensionsexemplare beim Verlag anfordern. Anzeigen bei Verlagen oder örtlichen Einrichtungen für Veranstaltungsprospekt akquirieren. Kostenvoranschläge bei Grafikdesignerin und Druckereien einholen. Wer hält Einleitungsrede? (Bürgermeister, Kritiker, Journalist usw.)

5 8 Wochen vorher Welche Buchhandlung betreut den Büchertisch? Hotelzimmer für Autor buchen. Pressemeldung an Printmedien mit monatlichem Erscheinungstermin (Stadtmagazine, Veranstaltungskalender, Kulturzeitschriften usw.) Text, Gestaltung und Satz der Prospekte, Handzettel, Plakate, Einladungsschreiben, Eintrittskarten. Presseverteiler überprüfen und zusammenstellen. Einladungen für Pressekonferenz vorbereiten.

6 6 Wochen vorher Vorlagen für Zeitungsanzeigen beim Verlag anfordern und Kostenbeteiligung absprechen. Werbematerialien in Druck geben. Presse-Ausschnittdienst beauftragen.

7 4 Wochen vorher Einladung zur Pressekonferenz mit Antwortkarte. Unterlagen für Pressekonferenz vorbereiten und vervielfältigen. Lieferbare Bücher des Autors in ausreichender Menge beim Verlag mit Rückgaberecht, Sonderkonditionen usw. bestellen. Kommunikation mit Autor: Hoteladresse, Veranstaltungsort, Beginn, Treffpunkt, Stadtplan, Touristik-Info. Pressemitteilungen an Wochenzeitungen und -zeitschriften, regionalen Rundfunk. Plakate aushängen (Läden, Schulen, Buchhandlungen usw.). Prospekte verteilen an Kunden und Publikum. Beginn des Vorverkaufs; Versand der Einladungen, Adressen prüfen.

8 3 Wochen vorher Einladungen mit Antwortkarten an Kunden-, Interessenten- und Multiplikatorenadressen verschicken, persönliche Einladungen an VIPs. Anzeigen für Tageszeitung(en) fertigstellen und disponieren: Erscheinungstermin etwa 8 Tage vor der Lesung und 2 Tage davor. Bücher des Autors auf Sondertisch präsentieren und Schaufenster-Deko. Mitarbeiter einteilen für: Autorenbetreuung, Auf- und Abbau, Büchertisch, Kassa, Eintrittskontrolle.

9 2 Wochen vorher Rückmeldungen zur Pressekonferenz prüfen und telefonisch nachfassen. Pressematerial zur gesamten Lesungsreihe (Pressemappen, Hintergrundinformationen, Veranstaltungsprospekt, Leseexemplare) an Tageszeitungen verteilen (wenn keine Pressekonferenz vorgesehen ist). Verteilung der Prospekte und Plakate überprüfen und intensivieren. Plakatvertrieb durch Plakatierungsfirmen.

10 1 Woche vorher Durchführung der Pressekonferenz. Veranstaltungskurzhinweis mit Foto an Tageszeitungen senden. Journalisten nochmals zur Lesung einladen. Veranstaltungshinweis an lokalen Rundfunk. Nochmals Kontakt zum Autor: Ankunft, Abholung und Veranstaltungsablauf besprechen, Interviewwünsche, Fototermine und Pressegespräche abstimmen. Begrüßung, Einführung vorbereiten. Mikrofonanlage, Licht mit Techniker überprüfen. Letzte Absprachen zu Saalöffnung, Bestuhlung, Garderobe, Personal. Tisch(e) in Restaurant oder Kneipe für den Lesungsabend reservieren. Vorverkauf kontrollieren, evtl. Werbemaßnahmen intensivieren.

11 Am Lesungstag Journalisten nochmals an die Lesung erinnern. Letzte Kontrolle des Raums: Heizung, Lüftung, Beleuchtung, Bestuhlung, Licht- und Tontechnik. Plätze für Presse, Ehrengäste und Mitarbeiter reservieren. Lesepult/Lesetisch vorbereiten. Dekoration? Lesetisch ausleuchten. Getränke bereitstellen. Büchertisch vorbereiten. Mit Firmensignet, Plakat oder Transparent auf Veranstalter hinweisen. Material für Büchertisch: Kasse mit Wechselgeld, Kassenzettel, Stempel, Kulis, Sackerl, Visitenkarten, Werbeprospekte, Bestellkarten. Fotoapparat und Zubehör vorbereiten. Autor abholen oder Kontakt im Hotel aufnehmen, Ablauf besprechen.

12 1 Stunde vorher Alle Mitarbeiter treffen am Veranstaltungsort ein. Saal- und Kassenöffnung. Begrüßung der eintreffenden Gäste und Journalisten. Ruhigen Nebenraum für Autor zur Verfügung stellen. Zeit für vereinbarte Fototermine und Interviews (bzw. nach Veranstaltung). Begrüßungsrede: Vorstellung des Autors und des Veranstaltungsablaufs, Hinweis auf Büchertisch und Signiermöglichkeit. Dank an Autor und Publikum. Lesung. Diskussionsleitung. Passenden Schlusspunkt setzen. Honorar und Reisekosten für Autor bereithalten, diskret auszahlen und quittieren lassen. Evtl. Gespräch in kleiner Runde, Autor zum Hotel begleiten und Hilfe für den nächsten Tag anbieten (Fahrt zum Bahnhof usw.)

13 Nach der Lesung Honorar an Autor überweisen, falls nicht bar bezahlt wurde. Signierte Bücher auf Sondertisch oder im Schaufenster auslegen. Presseberichte sammeln und Dokumentation erstellen, evtl. im Schaufenster aushängen. Pressespiegel an Autor, Verlag, Mitveranstalter, Sponsoren und Multiplikatoren schicken. Finanzplan auf Verhältnis Kosten Einnahmen prüfen. Veranstaltungskritik und Verbesserungsvorschläge. Quelle Peter Reifsteck: Handbuch Lesungen und Literaturveranstaltungen. Reutlingen: Verlag Peter Reifsteck 2005 (3. Aufl.)

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