Der Weg zu Ihrem ELO-Projekt

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1 Der Weg zu Ihrem ELO-Projekt Mit kleinen Schritten zum großen Erfolg Dr. Jörg Sandmann Leiter Projekte & Services

2 Motivation 2

3 So sieht der Berg aus JRE GoBD Workflow ECM JavaClient Aktenplan Signatur JavaScript Renditions Performance PostgreSQL Tomcat Sizing MobileClient ZUGFeRD Vererbung SSO Citrix ELO-wf xml Webclient Sharepoint Integration SAP Berechtigungen Revisionssicherheit as-regeln Versionierung BLP 3

4 oder so sieht der Berg aus 4

5 und machen wir ihn begehbar! Think Big - Start small 5

6 Holen Sie sich Unterstützung Von einem ELO - Partner Ihrer Wahl Mögliche Kriterien Referenzprojekte Branchen Know-How Erfahrungen Ihrer führenden Applikationen (Navision, SAP, ) Räumlich Nähe Unternehmensgröße Letztendlich die Chemie muss passen 6

7 Holen Sie sich Unterstützung Von einem ELO - Partner Ihrer Wahl Er begleitet Sie auf dem Weg Beratung Implementierung Schulung Projektkoordination Produkt-Support Projekt-Support 7

8 Das richtige Projekt auswählen Das erste Projekt sollte also ein small step sein Fangen Sie mit einem Pilotprojekt oder einem Proof-of-Concept an Lassen Sie sich bei der Auswahl des richtigen Projekts von Ihrem ELO-Partner beraten und führen 8

9 Das richtige Projekt auswählen Nach dem KISS - Motto Die Ziele und Anforderungen sind Ihnen genau bekannt Starten Sie mit einem einfachen Projekt Belegarchivierung, xy-akte Gerne auch mit einfachen Schnittstellen Und einen adhoc- oder zweistufigen-workflow Projektdauer max. 3 Monate Nah am ELO-Standard Typische Projekte mit Tage Aufwand Ziel: Sie und Ihr ELO Partner haben gemeinsam einen Erfolg 9

10 Das Projekt in kleine Schritte verteilen Wozu brauche ich das denn überhaupt? Start Ende Initialisierung Planung Installation Umsetzung Testphase Einführung Abschluss Nachbetrachtung Projektmanagement damit Sie immer wissen, wo Sie gerade in Ihrem Projekt stehen damit Sie jederzeit zeigen können, wo sich das Projekt gerade befindet damit Sie und Ihre Projektmitarbeiter wissen, was die nächsten Aktivitäten sind 10

11 Es sind fast immer die gleichen Aufgabenpakete Initialisierung Planung Installation Umsetzung Ziele definieren Budget bekommen Stakeholder kennen Projektteam zusammenstellen Lastenheft anhand Use Cases erstellen Vertrag schließen Projekt Kick-off Schulungssystem aufsetzen ELO-Schulung für Projektteam ELO-Workshops zur Anforderungsaufnahme Pflichtenheft erstellen lassen Viele PM Tätigkeiten ELO Basis-Installation auf DEV,TST, PRD Smoke Test Schulung für Administrator Scanner einrichten Und was habe ich noch vergessen? Customizing & Implementierung beim Partner Test planen Schulungen planen Änderungen managen MS: ELO-Partner ist beauftragt Pflichtenheft abgenommen ELO-Basis läuft Implementierung fertig 11

12 Es sind fast immer die gleichen Aufgabenpakete Testphase Einführung Abschluss Nachbetrachtung Transport ELO-Projekt auf Ihr TEST-System Einrichten von Usern, LDAP-Anbindung Auf Testsystem schulen lassen Testen mit ELO-Partner Puffer für Nacharbeiten Go Live planen Schulung - der KeyUser - der Enduser - der (Fach)-Admins Transport - auf PROD Puffer für Nacharbeiten Abnahme Übergabe an Betrieb Go Live Dokumentation vervollständigen Projekt-Support Vertrag abschließen Das Ergebnis Präsentieren Internes Marketing Nachbetrachtung - mit Projektteam und dem ELO-Partner Teamevent MS: Abnahme auf TEST Abnahme auf PROD ELO-Projekt ist produktiv Projektteam bereit für nächstes ELO-Projekt 12

13 Die Projektteam-Schulung Lassen Sie Ihr Projektteam von Ihrem ELO-Partner schulen Ziel: Sie kennen die Basisfunktionen Sie verstehen die ECM- und ELO- Terminologie Gleiche Ausgangsbasis Noch vor den Workshops zur Anforderungsaufnahme Setzen Sie auch ein ELO-Schulungssystem auf 13

14 Die Workshop-Themen Beschreibung Ihrer Szenarien, Prozesse anhand von Use Cases Wie sieht das Mengengerüst aus? ID # Bezeichnung Hintergrund Rückmeldung 1 Anzahl Dokumente Speicherplatz 2 Größe der Dokumente (Durchschnitt) Speicherplatz/Ladezeit 3 Anbindung (Netzwerk) - Zentrale Ladezeit 4 Anbindung (Netzwerk) - Niederlassungen (Durschnitt) Ladezeit 5 Spezielle Dokumentenformate Prüfung Darstellung 6 Netzwerkscanner (Ja/Nein) Darstellung Prozess und Übergabe der Dokumente 7 Scanner (Lokal) Darstellung Prozess und Übergabe der Dokumente 8 Anzahl s (Durchscnitt) Speicherplatz/Ladezeit 9 Anzahl s inkl. Anhang (Durchscnitt) Speicherplatz/Ladezeit 10 Migration: Anzahl Dokumente Konzept 11 Migration: Größe der Dokumente Konzept 12 Migration: Dokumente - Format und Standort Konzept 13 Migration: Meta-Daten - Format (Datenbank, XML) Konzept 14

15 Die Workshop-Themen Wie kommen die Dokumente ins ELO? Wie sehen die zukünftigen Ablagestrukturen aus? Wie soll die Verschlagwortung der Dokumente aussehen? Wie sieht das zukünftige Berechtigungsmodell aus? Wer darf was sehen (Ordner, Dokumente)? AD/LDAP, SSO, Externer Zugriff Welche Clients sollen zum Einsatz kommen? Mehrsprachigkeit (Englisch, Deutsch und was noch?) Welche Schnittstellen zu anderen Systemen müssen umgesetzt werden Welche Geschäftsprozesse (Workflows) sollen abgebildet werden? 15

16 Die Workshop-Themen Sizing, Performance, Verfügbarkeit Wie sieht die Anbindung der Niederlassungen aus (Netzwerk, Bandbreite)? Welchen Datenoutput / Export in andere Systeme gibt es? Wer erhält welche Auswertungen? Datensicherung, Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfristen Sicherheitsvorgaben, Compliance, Betriebsrat SLA-Vorgaben, die eingehalten werden müssen Arbeit mit Notizen, Annotationen, Feeds, Arbeit mit OCR, Volltext, Klassifikation, Renditions TIPP: Lösung graphisch darstellen lassen (z.b. am Whiteboard, Flipchart,..) 16

17 Das Pflichtenheft Wenn ich dem Partner meine Anforderungen verkündet habe, kann er doch gleich umsetzen!? Wissen Sie, ob wir Sie verstanden haben, und was Sie bekommen? Lassen Sie ein Pflichtenheft erstellen mit einer Beschreibung der ELO-Lösung auf Basis der ermittelten Anforderungen oder des Lastenheftes Lassen Sie Bezug nehmen auf alle ermittelten Anforderungen Planen Sie ausreichen Zeit für den Review ein Unterschätzen Sie den Aufwand für die Abstimmung nicht Konkretisierung heißt das Zauberwort Die Umsetzung geht los, wenn das Pflichtenheft von Ihnen freigegeben wurde 17

18 Das Änderungsmanagement Es ist nichts so sicher wie die Veränderung! regeln Sie mit der Abnahme des Pflichtenheftes, wie mit Abweichungen im Projektverlauf umgegangen wird regeln Sie dies schriftlich nicht regeln bedeutet... Diskussionen Stress Ärger kostet Zeit & Geld Ergebnis Umgang mit Änderungen schriftlich dokumentiert 18

19 Die Umsetzung ECM-Projekte sind Organisationsprojekte! Kommunikation! Nicht nur Technikprojekte! 19

20 Die Umsetzung Lassen die die Experten ran Ihren ELO Partner Starten Sie mit einem ELO-Client Lassen Sie die Workflows nicht zu komplex werden Mut zur Einfachheit! Bringen Sie keine größeren Änderungen mehr ein (CRs) Erweitern Sie stattdessen Schritt für Schritt (Phase 1, 2, 3, ) Kümmern Sie sich in dieser Zeit um die Planung der organisatorischer Änderungen der Testphase der Key-/ Enduser- Schulungen 20

21 Das Testen Sie brauchen ein ELO - Testsystem! Sie brauchen Testpläne Anhand der Use Cases aus dem Pflichtenheft Testen Sie zusammen mit Ihrem ELO-Partner Planen Sie genug Zeit ein für Nacharbeiten: Implementierungen Testen Nacharbeiten Testen 21

22 Das Ende... sieht dann hoffentlich genau so aus! Qualität Kosten Termine... und Ihre Stakeholder sind zufrieden 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

24 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.

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