Kontakte nach Excel exportieren und korrigieren Outlook

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1 Digitale Adressbücher enthalten eine Ansammlung von mehr oder weniger konsistenten Kontaktdaten. Mal fehlt die Anrede oder der Firmenname, oft gibt es mehrere Schreibweisen, zum Beispiel für Telefonnummern usw. Wenn du dein Adressbuch nach Excel exportierst, siehst du schnell, wo die Datensätze Lücken oder gar Fehler aufweisen. Korrigieren lässt sich das bequemer in Excel: Hier ist es leichter, Felder zu kopieren, außerdem gibt es eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion. Kontaktdaten (Adressbuch) exportieren 1. Öffne das Modul»Kontakte«. 2. Rufe das Menü <Datei> <Öffnen> <Importieren> auf. 3. Wähle <In Datei exportieren> aus und klicke auf»weiter«. 4. Als Dateityp wähle»microsoft Excel «aus und klicke auf»weiter«. 17. Dezember 2013 Seite 1 6

2 5. Wähle»Kontakte«aus und klicke auf»weiter«. 6. Gib an, wo und unter welchem Namen die Excel-Datei gespeichert werden soll, und klicke auf»weiter«7. Klicke auf <Felder zuordnen>. Überprüfe, ob die Felder aus Outlook den Feldern in der Excel- Tabelle korrekt zugeordnet werden. In der Regel passen die Zuordnungen. Falls diese nicht stimmen sollten, ziehe einfach eines der Felder aus dem linken Fenster in das dazugehörige Feld im rechten Fenster. Wenn du fertig bist, schließe den Dialog mit <OK>. 17. Dezember 2013 Seite 2 6

3 8. Klicke auf <Fertig stellen>, damit die Excel-Datei erzeugt wird. Daten mit Excel bearbeiten Öffne die Datei mit den Kontaktdaten in Excel. In der Tabelle sind typische Inkonsistenzen, Zuordnungsfehler und unterschiedliche Schreibweisen schnell zu erkennen. Oft fehlen die Anreden, manchmal sind Namensbestandteile falsch zugeordnet: Hier kannst du einfach durch Kopieren und Einfügen die Spalte»Anrede«mit den korrekten Anreden ausfüllen und falsche Zuordnungen per Drag & Drop korrigieren. Mit dem Befehl»Suchen und Ersetzen«korrigiere unterschiedliche Schreibweisen der Telefon- und Faxnummern. Markiere dazu vor dem Befehlsaufruf die entsprechenden Spalten, um die Suche darauf zu begrenzen. Auf diese Weise kannst du auch vor den Telefonnummern die Länderkennziffern (+ 39 für Italien, +49 für Deutschland usw.) einfügen und bei ausländischen Telefonnummern die erste Null aus der Vorwahl entfernen. Damit Telefonnummern und Postleitzahlen nicht durch versehentliche Zellformatierung (etwa durch Zuweisen eines Datumsformats) verändert werden können, wurden diese Felder beim Export aus Outlook mit einem voranstehenden Apostroph versehen. Excel interpretiert diese Nummern also als Text und nicht als Zahlenwerte. Bei der Suche in Excel darfst du den vorangestellten Apostroph nicht mit eingeben, da Excel die Suchbegriffe sonst nicht findet. bereinigte Datei 17. Dezember 2013 Seite 3 6

4 Wichtig: Damit deine Kontakte, die in Excel ergänzt und ausgebessert worden sind, korrekt in Outlook importiert werden musst du in der Excel-Datei den Bereich, in welchem die Daten eingetragen sind, benennen; d.h. du musst dem Bereich einen Namen zuweisen. In unserem Beispiel wird dem Bereich der Namen»Import«zugewiesen. Du musst vor dem Speichern der Excel-Datei einen Namen wie folgt zuordnen: 1. Markiere den gesamten Bereich mit den Daten 2. Schreibe anschließend in das»namenfeld«(weiße Feld über der Spalte A) den Namen, den du für den Bereich verwenden möchtest. 3. Nachdem du den Namen eingetippt hast, bestätige den Eintrag mit der Eingabentaste. Sobald du mit der Bearbeitung fertig bis, speichere die Excel-Datei im Format»Excel Arbeitsmappe«und schließe sie. Kontakte wieder importieren Die geänderte Excel-Datei exportierst du auf diese Weise zurück nach Excel: 1. Rufe das Menü <Datei> <Öffnen> <Importieren> auf. 2. Wähle»Aus anderen Programmen oder Dateien importieren«aus und klicke auf»weiter«. 17. Dezember 2013 Seite 4 6

5 3. Als Dateityp wähle»microsoft Excel «aus und klicke auf»weiter«. 4. Wähle die Excel-Datei aus. Unter»Optionen«wähle»Duplikate durch importierte Elemente«ersetzen aus. Dann klicke auf»weiter«. 5. Als Zielordner wähle»kontakte«aus und klicke dann auf»weiter«. 17. Dezember 2013 Seite 5 6

6 6. Klicke im nächsten Dialogfenster auf die Auswahl»"import" importieren in den Ordner: Kontakte«7. Klicke auf»fertig stellen«, damit die Daten importiert werden. 17. Dezember 2013 Seite 6 6

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