ONTIV-Q.Doc. Funktionen und Vorteile. Stand 04/2015. Richtige Dokumentenlenkung im Informationszeitalter

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1 Funktionen und Vorteile Stand 04/2015 Richtige Dokumentenlenkung im Informationszeitalter

2 Funktionsüberblick Funktion Business Professional Enterprise Webbasiert, ohne Installation aufrufbar Unterstützung aller QM-Systeme Formatvorlagen integrierbar Dokumentenvorlagen integrierbar Persönlicher Aufgabenbereich Personalisierte Gruppenansichten Startseite mit meinen Gruppen Schnellzugriff auf Dokumententypen und Gruppen Intelligente Verlinkungen - Einzeldokument Intelligente Verlinkungen - Dokumentenliste Automatische Archivierung Darstellung von Änderungen im Dokument Dokumentenlenkung erfolgt gruppen-, stations- und abteilungsbezogen Integrierte Such- / Filterfunktion mit Volltetsuche Lesebestätigungen durch die Anwender Gruppen-Navigator Kategorien-Navigator Integrierter Freigabeworkflow Erinnerungsfunktion für Prüfer Automatisches Benachrichtigungssystem Integriertes Nachrichtensystem Multiformat Integration in MS Office (Word und Ecel) Arbeiten mit Master-Vorlagen Einstellen geschützter Word- und Ecel- Dokumente Integrierte Formularfunktion Automatische PDF-Generierung Lenkungsinformationen auf PDF- Dokumenten Spezialansichten für Dokumentenersteller Einstellbare Leserechte

3 Funktionsüberblick Funktion Business Professional Enterprise Automatische Authentifizierung (SSO) Anbindung an den Verzeichnisdienst (LDAP) Integrierte Wiedervorlage (Gültigkeitsprüfung) Gültigkeitsreports Praktische Dokumentenverknüpfungen Aufrufstatistiken auf Dokumentenebene Vorgefertigte Anwenderprofile Stellvertretermanagement Hervorhebung von Shape-Verlinkungen (z.b. in Visio) Multikategorien Erstellerrechte einstellbar Druckrechte einstellbar LDAP Dynamic Multisystemfähigkeit Dokumententypen-Verknüpfungsmatri

4 Business Funktionen Business bildet die Basis für mehr Produktivität und Mitarbeitermotivation in Ihrem Hause. Überzeugen Sie sich selbst! Webbasiert, ohne Installation aufrufbar Die Software ist überall ohne Installation aufrufbar, man benötigt lediglich seine Zugangsdaten für die Anmeldung. Die Arbeit im Firmennetzwerk wird Ihren Anwendern auch über eine Einwahl (z.b. VPN) ermöglicht. Sie und Ihre Anwender können online arbeiten. Kunden, Lieferanten und Partner können bei Bedarf in die Arbeit mit eingebunden werden. Unterstützung aller QM-Systeme Sie können jede nur denkbare Struktur im System abbilden (z.b. ISO-Norm, TS 16949, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw.). Formatvorlagen integrierbar Durch Formatvorlagen - beispielsweise für verschiedene Bereiche oder Dokumententypen (Verfahrensanweisungen, Checklisten usw.) - erhalten Ihre Dokumentenbearbeiter Vorgaben für das Dokumentenlayout. So gelangt Ihre Firma in jedem Bereich zu einem einheitlichen Erscheinungsbild. Dokumentenvorlagen integrierbar Ihre Dokumentenvorlagen können in integriert werden. Formulare, Vertragsvorlagen oder Anschreiben werden dem Anwender personenbezogen zur Verfügung gestellt. So erhält er einen stetigen Direktzugriff auf relevante Vorlagen. Persönlicher Aufgabenbereich Sie sehen auf einen Blick, was Sie aktuell zu tun haben und ersparen sich Suchvorgänge im Vorlauf. Personalisierte Gruppenansichten Die Ansichten ermöglichen einen schnellen Zugriff für alle Anwender auf die Dokumente ihrer Gruppen (z.b. an Stations-PCs, an Info-Points, in der Produktion ). Startseite mit meinen Gruppen Ihre -Startseite integriert sämtliche Dokumente Ihrer Gruppen. Sie rufen arbeitsplatzbezogene Dokumente und Vorlagen mit wenigen Klicks direkt auf. Schnellzugriff auf Dokumententypen und -gruppen Aus jeder Ansicht heraus genießen Sie einen Schnellzugriff auf für Sie relevante Dokumente. Auch werden Dokumente nach Typen gefiltert und kategorisiert.

5 Intelligente Verlinkungen - Einzeldokument Jedes Dokument ist aus anderen Bereichen oder Applikationen per Link aufrufbar. Der Anwender erhält egal von welchem Ort aus er auf eine Datei zugreift - immer den zuletzt gültigen und freigegebenen Versionsstand eines Dokumentes. Intelligente Verlinkungen - Dokumentenliste Jede Dokumentenliste kann aus anderen Bereichen oder Applikationen per Link aufgerufen werden. Dabei erhält der Anwender immer die zuletzt gültigen und freigegebenen Versionsstände der Dokumente. Werden neue Dokumente der Liste hinzugefügt oder ihr entnommen, so aktualisiert sich die Liste selbstständig. Automatische Archivierung Jedes gelenkte Dokument wird automatisch bei freigegebenen Änderungen archiviert. Bei Bedarf können Sie auf archivierte Dokumente auch erneut zugreifen. Darstellung von Änderungen im Dokument Der Anwender oder Prüfer sieht auf einen Blick die Veränderung am Dokumenteninhalt; hierfür wird der Änderungsmodus in MS-Word verwendet. Dokumentenlenkung erfolgt gruppen-, stations- und abteilungsbezogen Dokumente werden einer oder mehreren Gruppe(n) zugeordnet - dadurch erhält der Anwender vorrangig nur die Dokumente, die seine(n) Arbeitsbereich(e) betreffen (Bsp.: Produkt X, Station X, Einkauf, usw.). Integrierte Such- / Filterfunktionen mit Volltetsuche Die Direktsuche nach Informationen und Dokumenten umfasst auch die Dokumenteninhalte, damit ist die Vergabe von Schlagworten (Tags) nicht notwendig. Lesebestätigungen durch die Anwender Sie sehen, wer von Ihren Anwendern ein Dokument angesehen und als gelesen bestätigt hat. So stellen Sie sicher, dass die Dokumentation gelesen wird. Gruppen-Navigator Anwender können z.b. über die Organisationsstruktur auf Dokumente zugreifen und müssen sich daher nicht in spezifischen Strukturen (z.b. im Kernprozess-Bereich) usw. auskennen. Kategorien-Navigator Hier finden die Strukturen Platz, die das abzubildende System fordert; beispielsweise ISO 9001:2008 oder TS Man wird durch diesen Navigator den Bereichsanforderungen (z.b. QM) und auch den Anforderungen der Anwender gerecht.

6 Integrierter Freigabeworkflow Sie erhalten eine elektronische Unterschrift für Dokumentenfreigaben, die dadurch beschleunigt ablaufen. Erinnerungsfunktion für Prüfer Freundliche Erinnerungen sorgen dafür, dass Ihre Dokumente den Prüfprozess schnell durchlaufen und Anwender an ausstehende Prüfungen erinnert werden. Automatisches Benachrichtigungssystem Die manuelle Verteilung von Informationen ist nicht mehr notwendig, da Sie über Änderungen an Dokumenten oder über neue Aufgaben per informiert werden. Integriertes Nachrichtensystem Anregungen oder Diskussionen zu Dokumenten können über das System geführt werden und werden dem Ersteller auch für eine Überarbeitung angezeigt. Das sorgt für eine stetige Verbesserung der Inhalte. Multiformat Jedes Dateiformat kann über die Dokumentenlenkung gesteuert werden; hierdurch ist man nicht nur auf ein paar wenige Dateitypen beschränkt. Integration in Microsoft Office (Word und Ecel) Eine einfache Überführung und Pflege von Dokumenten, die in MS-Word oder MS- Ecel erstellt wurden, erfolgt direkt aus der bekannten Umgebung heraus. Dadurch lassen sich auch schnell und einfach vorhandene Dokumente in die Dokumentenlenkung übertragen. Arbeiten mit Master-Vorlagen Durch die Master-Vorlagen (in MS-Word) lassen sich neue Layouts und Formatierungen auf bereits vorhandene Dokumente übertragen. Einstellen geschützter Word- und Ecel-Dokumente Geschützte Dokumente (z.b. Formulare oder Kalkulationsblätter) werden mit der Passwortfunktion und Volltetsuche problemlos gelenkt und in das System überführt. Integrierte Formularfunktion Dateien, die ausgefüllt werden müssen, können durch diese Funktion bei ONTIV- Q.Doc als Vorlage aufgerufen und von dem Anwender direkt ausgefüllt werden. Automatische PDF-Generierung Bildformate, Word-, Ecel-, PowerPoint-, und Vision-Dateien werden zusätzlich automatisch in das PDF-Format überführt dies erfolgt bequem und ohne Mehraufwand im Hintergrund.

7 Lenkungsinformationen auf PDF-Dokumenten Auch vorhandenen PDF-Dokumenten können nachträglich Lenkungsinformationen hinzugefügt werden. Dadurch sind Dokumente je nach Konfiguration und Bedarf - mit oder ohne diese Lenkungsinformationen ausdruckbar. Spezialansichten für Dokumentenersteller Ersteller und Verwalter von Dokumenten sehen auf einen Blick, wo und in welchem Zustand (z.b. (un)gültig, (nicht) freigegeben ) sich ein Dokument befindet. Einstellbare Leserechte Dokumente und Inhalte lassen sich durch die Leserechte vor einem unerwünschten Zugriff schützen. Im Vertragsmanagement ist dies beispielsweise obligatorisch. Automatische Authentifizierung (SSO) Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Anwender verschiedene Passwörter merken müssen: Sie sind gleich mit ihrer Anmeldung am PC in angemeldet. Anbindung an den Verzeichnisdienst (LDAP) Durch den LDAP-Zugriff können bereits vorhandene Anwender einfach, bequem und schnell in das neue System () importiert werden. Professional Genießen Sie mit Professional eine stetige Weiterentwicklung auf Knopfdruck, sowie eine maimale Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Dieses Paket beinhaltet die Version Business und sämtliche Features. Hinzu kommen die Funktionen, die Sie der nachfolgenden Liste entnehmen können. Integrierte Wiedervorlage (Gültigkeitsprüfung) Dokumente, deren (zuvor festgelegter) Gültigkeitszeitraum abläuft, werden rechtzeitig zur erneuten Prüfung vorgelegt. Lassen Sie sich hierdurch z.b. an auslaufende Verträge erinnern. So wird sichergestellt, dass nur aktuelle Informationen ihren Weg zu den Anwendern finden. Gültigkeitsreports Gültigkeitsreports lassen auf einen Blick erkennen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht. Praktische Dokumentenverknüpfungen Setzen Sie Dokumente in Beziehung und erhalten Sie hierdurch einen schnellen Zugriff auf in Beziehung stehende Dokumente und Dateien.

8 Aufrufstatistiken auf Dokumentenebene Hierüber kann die Aufrufhäufigkeit eingesehen werden. Man findet durch die Statistiken auch "Dateileichen", die Anwender nicht mehr verwenden. Vorgefertigte Anwenderprofile Die Verwaltung einer größeren Anzahl von Anwendern wird durch die Möglichkeit, verschiedene Profile (mit beispielsweise verschiedenen Lese- und/oder Prüfrechten) anzulegen, enorm vereinfacht. Stellvertretermanagement Damit Prüfungen von Dateien und Dokumenten nicht an durch urlaubs- und krankheitsbedingten Gegebenheiten verzögert werden oder unterbleiben, können auch Stellvertreter die Dokumentenprüfung übernehmen. Hervorhebung von Shape-Verlinkungen (z.b. in Visio) In einer Visio-Übersicht werden durch die Hervorhebung von Shape-Verlinkungen alle vorhandenen Verlinkungen zwischen Dokumenten auf einen Blick sichtbar. Multikategorien Ein Dokument kann gleich mehreren Kategorien (z.b. IMS, QM, Umwelt, Arbeitssicherheit ) hinterlegt werden. Dabei pflegt man aber trotzdem nur einen Inhalt und spart sich Dopplungen. Enterprise Mehr Berechtigungen, mehr Standorte, mehr Dynamik - die bestmögliche ONTIV- Q.Doc-Version integriert Professional und bietet Ihnen die maimale Anzahl von Features. Erstellerrechte einstellbar An zentraler Stelle wird festgelegt, wer was wo einstellen darf (Kategorie / Bereich, Gruppe(n), Dokumententyp(en)). Druckrechte einstellbar Durch die einstellbaren Druckrechte lässt sich steuern, welche Anwendergruppe welche Dokumente drucken darf. Sensible Inhalte lassen sich hierüber sehr gut vor einem Ausdruck bzw. auch vor einer Vervielfältigung schützen. LDAP Dynamic Durch LDAP Dynamic erhält man einen permanenten Abgleich zwischen dem Active Directory und der Verwaltung von. Die Administration und Pflege des Systems reduziert sich hierdurch auf ein Minimum.

9 Multisystemfähigkeit Es können mehrere Systeme, deren Standorte getrennt sind, auf einem gemeinsamen Server betrieben werden. Das ist von Vorteil für Firmen mit Niederlassungen. Dokumententypen-Verknüpfungsmatri Informieren Sie automatisch Ihre Anwender, wenn sich Dateien oder Dokumente zu einem bestimmten Dokumententyp aktualisiert haben. Das gilt für Ersteller, Prüfer und Gruppenmitglieder - es ist individuell einstellbar. Erläuterung zu Multisystemen und Mehrstandortlösungen Mehrstandortlösungen können mit jeder Version von betrieben werden. Dabei kann ein Zentralserver mit einer Installation zum Einsatz kommen, aber auch mehrere Standorte mit mehreren Servern sind möglich (jedoch immer nur mit einem ONITV-Q.Doc-System). Sollen auf einem Server mehrere Systeme parallel betrieben werden, so spricht man von einer Multisystemumgebung die nur mit der -Enterprise-Version möglich ist. Dabei sind die Systeme nicht miteinander verbunden und können jeweils als Einzelsystem betrachtet werden.

10 Firmenprofil ONTIV- Managementsystems ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf die Entwicklung von praisnahen Softwarelösungen in den Bereichen Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert hat. Hierbei steht die Kommunikation und Informationsverteilung im Fokus. Auch die Zeitreduzierung und die Einsparung wertvoller Ressourcen genießen eine hohe Priorität. Die Produkte aus dem Hause ONTIV zielen auf einen produktiveren und dennoch leichteren Arbeitsalltag ab. Ein großes Spektrum an Beratungsleistungen rundet das Profil ab. Unsere Spezialisten haben jahrelange Erfahrungen in den oben genannten Schwerpunkten. Mit verschiedenen Serviceangeboten wie Schulungen, Workshops und Webinaren stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt Für Rückfragen, Anregungen oder Anfragen zu stehen Ihnen unsere Eperten Rede und Antwort. Kontaktieren Sie uns wir freuen uns auf Sie! Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten (montags bis freitags zwischen 09:00 Uhr und 12:30 Uhr / 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr). ONTIV GbR Ansprechpartner: Thorsten Weber Sandstraße Siegen Tel.: Fa: Mail: Web:

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