PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016

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1 Fallstudie: Kyocera IDC Multi-Client-Projekt PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter gelingt

2 KYOCERA Fallstudie: Rhein-Kreis Neuss Informationen zum Kunden Der Rhein-Kreis Neuss ist ein erfolgreicher Wirtschaftsstandort mit vielen Gesichtern, an dem international gedacht, gearbeitet und gelebt wird. Mit seinen acht Städten und Gemeinden ist der Rhein-Kreis gefordert sehr effizient und dienstleistungsorientiert zu arbeiten. Aus diesem Grund muss auch die IT der Kreisverwaltung immer am Puls der Zeit sein. Anforderungen des Kunden Die Verwaltung des Rhein-Kreises Neuss verfügte bisher über einen heterogenen Gerätepark von 600 Einzelplatzdruckern sowie 60 MFP-Systemen. Die Mitarbeiter mussten nicht nur mehrere Geräte beherrschen und bedienen können, sondern es bestand auch ein hoher Bedarf an Pflege und Wartung sowie Lagerfläche. Auch der CO2-Ausstoß war entsprechend hoch. Der gesamte Gerätepark sollte durch moderne, leistungsstarke Hardware konsolidiert und erheblich verschlankt werden. Darüber hinaus sollten die Systeme userbezogenes Scannen in ein bestehendes DMS-System mit zukünftiger SAP-Anbindung unterstützen. Die Informationen sollten in Zukunft digital erfasst und weiterverarbeitet werden. Der Rhein-Kreis Neuss hat für die Ausarbeitung einer europaweiten und produktneutralen Ausschreibung die Daten aus einer Hardwareanalyse einfließen lassen. KYOCERA hat sich gemeinsam mit dem Fachhandelspartner ITZ an der Ausschreibung beteiligt und den Zuschlag erhalten, da die Projektpartner nicht nur die aktuellen Hardwarekomponenten sondern auf Basis der MDS Prozessanalyse einen überzeugenden Optimierungsvorschlag erarbeitet haben. So konnten sich die IT-Verantwortlichen beim Rhein-Kreis Neuss einen genauen Überblick über die bestehenden Kosten verschaffen. Alle Schritte in den eingebundenen Fachabteilungen sollten genau analysiert werden, um ein mögliches Einspar- bzw. Optimierungspotenzial detailliert zu eruieren. Um die bestehenden Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation zwischen IT- und Geschäftsbereichen unumgänglich. Die einzelnen Fachabteilungen verfügen zum einen über ein großes Know-how bei der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen und zum anderen ist die Akzeptanz der Mitarbeiter für die erfolgreiche Umsetzung unverzichtbar.

3 Darstellung der Lösung Die Mitarbeiter wurden mithilfe eines Fragebogens sowie Interviews eng in den Prozess eingebunden. Die Optimierung sah nach der Prozessanalyse wie folgt aus: Auf über 30 Standorten verteilen sich 40 zentrale Multifunktionssysteme. In scanintensiven Büroumgebungen setzt der Rhein-Kreis Neuss darüber hinaus ca. 50 Büromultifunktionssysteme ein sowie ca. 190 Arbeitsplatzdrucker. Die neuen Systeme wurden an allen zentralen Standorten als Poolgeräte aufgestellt. Die digitale Ablage mittels Scanner und die Möglichkeit des Mehrfachzugriffs auf ein gespeichertes Dokument haben den Bedarf an Mehrfachdrucken oder -kopien reduziert und den CO2 -Ausstoß gesenkt. Das Auffinden der Dokumente wurde somit erleichtert. Die Mitarbeiter können nun an den neuen MFP-Systemen die Unterlagen scannen, so dass sie jederzeit weiterverarbeitet und in das vorhandene DMS-System übernommen und ausgewertet werden können. Dokumente werden in Zukunft auf den Bildschirm geholt statt aus einer Akte. Darüber hinaus wurde die Print-&- Follow-Lösung KYOcontrol installiert, damit nun alle Informationen individuell abgerufen und vor dem unbefugten Zugriff geschützt werden. Zudem bietet KYOCERA eine verbesserte Kostenkontrolle. Mithilfe des KYOfleetmanagers werden die Systeme zentral verwaltet. Software-Updates, Wartungen sowie Tonerbeschaffung und -management können so problemlos durchgeführt werden. Projekt Highlights Deutliche Reduktion der Gerätezahl und Modelle Userbezogenes Scannen in ein vorhandenes DMS-System Digitale Weiterverarbeitung der Daten, schnellere Ablage und Recherche Es wird weniger Bürofläche durch Akten blockiert. Sicheres und userbezogenes Drucken sowie optimierte Kostenkontrolle durch KYOcontrol. Durch das neue Output-Konzept konnten 25 Prozent der Kosten gesenkt werden. Dies entspricht einer Ersparnis von 70,000 Euro jährlich. Der KYOfleetmanager stellt Wartung, Software-Updates sowie Tonerbeschaffung und -management sicher.

4 INTERVIEW MIT RALPH ROTMANN, KYOCERA Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print und Document Management 2016 sprach IDC mit Ralph Rotmann, Abteilungsleiter Produktmarketing MDS bei Kyocera. IDC: Die zunehmende Digitalisierung eröffnet Firmen und Organisationen ganz neue Perspektiven. Welche Rolle spielen Print und Document Management bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation? Ralph Rotmann: Der Einfluss der Digitalisierung auf die Büro- und Wissensarbeit ist ein wesentlicher Treiber von Print und Dokumentenmanagement: So werden wir zukünftig noch flexibler, mobiler aber auch nachhaltiger Arbeiten als heute. Dies wirkt sich natürlich auch auf die Gestaltung von dokumentenbasierten Workflows aus: Verfügbarkeit, Sicherheit sowie Effizienz sind hier drei Attribute, die Dokumentenprozesse erfüllen müssen. Diese Anforderungen lassen sich über Print und Dokumentenmanagement erfüllen. Da die meisten dokumentenbasierten Prozesse immer auch geschäftskritisch sind, ist es für die Effizienz eines Unternehmens wichtig, diese immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle sowie dem richtigen Format zur Verfügung zu haben. IDC: Welchen typischen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen gegenüber? Rotmann: Oftmals werden im Unternehmen die nicht-technischen Hürden unterschätzt. So mag es dem einen oder anderen Mitarbeiter schwer fallen, wenn sich seine gewohnten Abläufe plötzlich ändern. Dies kann zu Widerständen gegen ein Optimierungsprojekt führen, die nicht zu unterschätzen sind. Daher ist es wichtig, die Fachbereiche früh in die Planungsbzw. Konzeptionsphase mit einzubeziehen beziehungsweise die Veränderungsprozesse mit Kommunikationsmaterialien und entsprechender Beratung zu begleiten. Auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann helfen, interne Widerstände abzubauen, da sie neutraler auftreten können beziehungsweise auch als Moderator zwischen RALPH ROTMANN IT oder Fachbereich auftreten können, um die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse schneller voranzubringen. Überdies empfiehlt es sich, ein Business Project Management (BPM)-Projekt mittels Change-Management zu begleiten. Das beste Konzept greift nicht, wenn es nicht von Management und Mitarbeitern getragen wird. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse optimieren und somit die digitale Transformation vorantreiben wollen? Rotmann: Wer Prozesse optimieren möchte, muss diese zunächst einmal kennen. Wir haben hierzu einen vierstufigen Ansatz, um die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie Kosten der vorhandenen Dokumenteninfrastruktur ganzheitlich zu analysieren. Auf Basis dieser Daten wird dann gemeinsam mit dem Kunden ein Konzept entwickelt, in dessen Rahmen auch das tatsächliche Optimierungs- und Einsparpotenzial aufgezeigt werden kann. Diese sind teilweise enorm: im Falle des Rhein-Kreis Neuss konnte durch eine Prozessoptimierung eine jährlichen Ersparnis von Euro realisiert werden.

5 Copyright-Hinweis Die externe Veröffentlichung von IDC Informationen und Daten dies umfasst alle IDC Daten und Aussagen, die für Werbezwecke, Presseerklärungen oder anderweitige Publikationen verwendet werden setzt eine schriftliche Genehmigung des zuständigen IDC Vice President oder des jeweiligen Country-Managers bzw. Geschäftsführers voraus. Ein Entwurf des zu veröffentlichenden Textes muss der Anfrage beigelegt werden. IDC behält sich das Recht vor, eine externe Veröffentlichung der Daten abzulehnen. Für weitere Informationen bezüglich dieser Veröffentlichung kontaktieren Sie bitte: Katja Schmalen, Marketing Director, oder Urheberrecht: IDC, 2016 Die Vervielfältigung dieses Dokuments ist ohne schriftliche Erlaubnis strengstens untersagt.

6 IDC Central Europe GmbH Hanauer Landstr. 182 D Frankfurt Germany T: F: E:

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