HERMES 5 als Methode in einem kantonalen Programm

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1 HERMES 5 als Methode in einem kantonalen Programm ProgrammDigitale Geschäftsverwaltung und Archivierung (DGA) Datum: Stefan Boller, Staatsarchiv des s Matthias Sauterel, APP Unternehmensberatung AG Agenda Kurzvorstellung Steuerungselemente auf Stufe Programm Steuerung der Umsetzungsprojekte durch Umsetzungsleitfaden inkl. Instrumente Erfahrungen mit HERMES 5 2 1

2 Kurzvorstellung Legende zentral dezentral Steuerung Programm-Management (PGM) Koordination Umsetzung Ämter RRB Start GRB Start Realisierung DGA-Systeme evaluiert Ende zentrale und bereitgestellt Umsetzung DGA Überprüfung Umsetzung Abschluss Umsetzung DGA in DIR/STA Organisatorische Vorgaben (OV) Umsetzungsleitfaden und Instrumente (UL) Zentrale Projekte Architekturvorgaben (AV) Basisinfrastruktur (BI) earchiv (EA) Erarbeitung Ordnungssysteme (OS) Umsetzung in den Ämtern der DIR/STA (UA) Dezentrale Projekte pro DIR/STA Pilot DIR 1 DIR 2 DIR 3 DIR 5 DIR 4 DIR 6 DIR 7 Projektierung DGA Realisierung DGA Einführung DGA 3 Steuerungselemente auf Stufe Programm Was gibt HERMES 5 vor? Das Programm sichert die projekt-übergreifende Steuerung und Führung der Projekte. Der Programmleiter führt das Programm und koordiniert die projektübergreifenden Aspekte und die Abhängigkeiten zwischen den Projekten. Der Projektleiter führt sein Projekt. Die Steuerung des Projekts kann über einen Projektausschuss und / oder übergeordnetdurch einen Programmausschuss unterstützt werden. Quelle: unter Hinweise zur Anwendung im Programm 4 2

3 Governance gemäss HERMES 5 HERMES Funktionsfähige Projektsteuerung Berücksichtungder Stakeholderinteressen Abstimmung Ziel mit Strategie Transparenz in Kommunikation Nachvollziehbarkeit Umgang mit Risiken Effizienter Mitteleinsatz Instrument DGA Programmorganisation, Vorhabensplanung Programmorganisation Programmorganisation GemeinsameAblage, Vorhabensplanung Newsletter, Intranet Meilensteinplanung, Beschaffungen Risikokatalog aufstufe Programm und Projekt Finanz- und Ergebnisreporting Programmorganisation Steuerung Auftraggeber Regierungsrat Auftraggebervertreter Zuständige Regierungsräte Programmausschuss Generalsekretärenkonferenz Führung PL OS Strategische Programmleitung Operative Programmleitung PL BI PL EA PL UL Fachausschuss DIR-Vertreter Ausführung Projektteam OS Projektteam BI Projektteam EA Projektteam UL 6 3

4 Vorhabensplanung mittels Projektcharts 7 Meilensteinplanung ID Ergebnisse / Lieferergebnisse Stand MS PGM 01 Freigabe Realisierungsphase DGA: RRB durch RR abgenommen Programmhandbuch durch SPGL abgenommen Detailplanung erstellt Beschaffungsplan Nr. Bedarf Projekt Wert (in CHF) Zeitraum erledigt: RRB 0852/2014 Verfahren / Form Verantw. 1. Unterstützung bei der Erstellung der Ordnungssysteme Erarbeitung Ordnungssysteme Offenes Verfahren StAB Finanzcontrolling Voranschlag Budget Offerte und Vertrag Kostenschätzung Ausgabenbewilligung Finanzreporting 8 4

5 Steuerung Programm-Management (PGM) Koordination Umsetzung Ämter RRB Start GRB Start Realisierung DGA-Systeme evaluiert Ende zentrale und bereitgestellt Umsetzung DGA Überprüfung Umsetzung Abschluss Umsetzung DGA in DIR/STA Organisatorische Vorgaben (OV) Umsetzungsleitfaden und Instrumente (UL) Zentrale Projekte Architekturvorgaben (AV) Basisinfrastruktur (BI) earchiv (EA) Erarbeitung Ordnungssysteme (OS) Umsetzung in den Ämtern der DIR/STA (UA) Dezentrale Projekte pro DIR/STA Pilot DIR 1 DIR 2 DIR 3 DIR 5 DIR 4 DIR 6 DIR 7 Projektierung DGA Realisierung DGA Einführung DGA 9 Steuerung der Umsetzungsprojekte 10 5

6 Zweck und Aufbau des Umsetzungsleitfadens IT-Standardanwendung Einheitlich strukturiert, aber an die Bedürfnisse der Initialisierung Konzept Realisierung Einführung Direktionen anpassbar IT-Standardanwendung Projektsteuerung Initialisierung Projektgrundlagen Projektgrundlagen Konzept Projektführung Realisierung Projektsteuerung Einführungsorganisation Projektführung Geschäftsorganisation Einführungsorganisation IT-System Geschäftsorganisation IT-Betrieb IT-System IT-Betrieb IT-Migration IT-Migration Testen TestenISDS ISDS Einführung 11 Klärung der Rollen / Verantwortlichkeiten Organisatorischer Teil Nutzung von BE-GEVER definieren Posteingang und Scanning Umsetzung OS / OrgV Umgang mit Fachanwendungen und bestehenden Daten dezentral Datenmigration aus Altsystemen Schnittstellen Technischer Teil zentral Basisinfrastruktur System BE-GEVER Projektmanagement Verantwortlichkeiten zentral dezentral 12 6

7 Vorlagen für HERMES-Ergebnisse Verlinkung auf HERMES-Ergebnisse auf SharePoint Kunden-und themenspezifische Aufbereitung der Vorlagen (Umfang, Inhalt, Form) Freiheitsgrade und kantonale Vorgaben in Vorlagen integrieren Farbe Bedeutung Muss überarbeitet werden Darf nicht verändert werden Kann angepasst werden Steuerung Programm-Management (PGM) Koordination Umsetzung Ämter RRB Start GRB Start Realisierung DGA-Systeme evaluiert Ende zentrale und bereitgestellt Umsetzung DGA Überprüfung Umsetzung Abschluss Umsetzung DGA in DIR/STA Organisatorische Vorgaben (OV) Umsetzungsleitfaden und Instrumente (UL) Zentrale Projekte Architekturvorgaben (AV) Basisinfrastruktur (BI) earchiv (EA) Erarbeitung Ordnungssysteme (OS) Umsetzung in den Ämtern der DIR/STA (UA) Dezentrale Projekte pro DIR/STA Pilot DIR 1 DIR 2 DIR 3 DIR 5 DIR 4 DIR 6 DIR 7 Projektierung DGA Realisierung DGA Einführung DGA 14 7

8 Fazit nach 3 Jahren Pragmatische Anwendung der Methode Rasche Strukturierung dank Standardszenario, inhaltlicher Fokus auf ausgewählte Vorlagen Mangelnde Hermes-Kenntnisse im Kantonsumfeld bedingen Übersetzungsarbeit Steuerungselemente führen zusammen mit offener Ablage zu hoher Transparenz 15 Kontakt Stefan Boller, MAS in Archival, Library and Information Science Wissenschaftlicher Mitarbeiter Staatsarchiv des Kantons Bern stefan.boller@sta.be.ch Matthias Sauterel lic. phil Senior Consultant APP Unternehmensberatung AG matthias.sauterel@app.ch 16 8