Ideenworkshop. Verbesserung der Arbeitssituation in den Sekretariatsbereichen

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1 Ideenworkshop Verbesserung der Arbeitssituation in den Sekretariatsbereichen Moderation: Kathrin Kappes-Kühnemuth Ziel des Workshops: Ideen zur Verbesserung der Arbeitssituation in den Sekretariatsbereichen Ablauf Uhrzeit Inhalt 10:00 Begrüßung 11:00 Funktionierende Prozesse und Aufgabenverteilungen herausarbeiten 12:15 Mittagspause 13:15 Optimierungsbereiche definieren 14:30 Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen 15:00 Präsentation 15:45 Abschlussrunde 16:00 Ende der Veranstaltung Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 1 von 7

2 In welchen Bereichen läuft die Arbeitsorganisation (Aufgabenverteilung, Prozesse, Kontakt mit Verwaltung, etc.) gut? 1. Bildung von fachbereichsinternen Gruppen 2. Ergebnisse auf Flipchart festhalten (20 Min.) Flipchart von FB 01: Kommunikation zwischen den eigenen Kolleginnen und aus anderen Fachbereichen Hilfsbereitschaft (oft fehlt die Zeit) Zusammenarbeit Sekretärinnen Profs Aufteilung der Arbeitsbereiche Kontakt zur Verwaltung ok (Erreichbarkeit z. T. schwierig) und kollegial Umgang mit Studierenden Flipchart von FB 02 Teamgeist im Fachgebiet Umgang mit Studierenden Zusammenarbeit mit Verwaltung Verhältnis zu KollegInnen Zusammenarbeit mit KollegInnen Flipchart von FB 06: Regelmäßiger Informationsaustausch der ATM Zusammenarbeit der Sekretärinnen untereinander Hilfe bei SAP-Problemen durch SAP-Basis (Hr. Winter/Hr. Heinemann) Flipchart von FB 07: FPS Netzwerkgruppe alter FB Keine Einarbeitung aber Hilfsbereitschaft Arbeit im eigenen Bereich (Fachgebiet) Kommunikation im alten FB ok positiv Informationsweitergabe d. Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 2 von 7

3 Flipchart von FB 11 (Witzenhausen): Gutes kollegiales Klima o Sekretariatskolleginnen untereinander o Dekanatssekr. o Außenstelle o Überwiegend gute Zusammenarbeit mit Profs + WBs o Überwiegend gute Zusammenarbeit mit den Kollegen der Haushaltsabeteilung o Guter Kontakt zu den Studenten (überschaubarer Kreis) o Möglichkeit selbstständigen Arbeitens Witzenhausen als Dienstort o Technische Ausstattung o Außenstelle vor Ort Flipchart von FB 15 Arbeitsklima (Prof., Kollegen) Ausstattung (EDV,...) (Einzelbüro) Guter Austausch mit anderen Sekretariaten (FG, FB, Institute) Zusammenarbeit mit dem Prüfungsamt und mit der Dekanatssekretärin Gute punktuelle Zusammenarbeit mit der Verwaltung der UniK Flipchart von FB Kommunikation innerhalb des FG weniger innerhalb des FB Stimmung, Verhältnis innerhalb FG sehr gut Gegenseitige Hilfe Eigenverantwortliches Arbeiten; Freie Hand der Organisation vom Arbeitsplatz Zeit zur Einarbeit auch in SAP (spezifisch) Möglichkeit der Fortbildung (spezifisch) Kinderfreundliche Arbeitszeiten (flexibel) Sekretärinnentreff privat zum Erfahrungsaustausch und Kontaktpflegen (FB 16) Officemeeting FB-intern (FB 16) Interne FB-SAP-Treffs zum Erfahrungsaustausch (FB 18) Flipchart von FB 05, : Klare Struktur in der Aufgabenverteilung Auftretende Probleme werden besprochen Kommunikation zwischen Sekretärinnen Zusammenarbeit Prof/Sekretärinnen Freundlicher Umgangston/Arbeitsklima Sofern Verwaltung erreichbar ok Möglichkeit der Fortbildung Hilfsbereitschaft anderer MA Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 3 von 7

4 Welche Arbeitsbereiche/-verteilungen müssen optimiert werden? 1. Bildung von fachbereichsinternen Gruppen 2. Stichworte auf Moderationskarten formulieren (30 Min.) 1) Aufgabenerweiterung durch SAP (42 Bewertungspunkte) - Zentralisierung von SAP-Bestellung evtl. Haushalt im FB (Entlastung des Sekr.) - Benutzerfreundliches SAP-Bestellwesen - Kontoauszüge - EBP/MM - Effektivität von EBP?! - SAP-Zeitaufwand! - Buchhaltung in ungelernter Hand - SAP - Berichtswesen - Weniger Dezentralisierung - Verantwortlichkeit der Dekanate - Akzeptanz durch Professoren - Techn./Wiss. MA für SAP Vertretung/Unterstützung (FG) - SAP Anwenderfreundlich gestalten (nicht wir für SAP SAP für uns als Werkzeug - SAP gegenseitige Hilfe? 2) Kommunikation, Information, Transparenz (34 Bewertungspunkte) - Informationsaustausch fachgebietsspez. - Information - Vernetzung zwischen alt + neu FB - FB-interne Gruppe (SAP)/Forum - Transparenz der FB-Politik (FB 15) - Kommunikation zwischen Sekretärinnen des FB 18 - Kommunikation zwischen Dekanat + Sekr. - Zusammenarbeit mit Dekanat - Schulungstermine zu kurzfristig - Aufgabenänderung... Schulung/Info! - Einbindung in Fachgebiete - Terminplanung Profs - Fortbildung im Fachbereich in WIZ - Unwissenheit der Profs der Arbeitsabläufe - Neue Prüfungsordnung Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 4 von 7

5 3) Zeitmanagement (27 Bewertungspunkte) - Zeit - Drittelstellen - Mehr Aufgaben gleiche Zeit - Aufteilung in Achteln - Einkäufe/Wege für Prof in der Freizeit - Ungleicher Arbeitsanfall der Sekr. - Vertretung - Überstundenanfall (!) Bibliotheksmodell ist eine Möglichkeit - Zeit zur Teilnahme an FBK - Gleitzeit? - Realarbeitszeit 3) Image (27 Bewertungspunkte) - übergroßes Hierarchiedenken - Missbrach der Sekr. durch wissenschaftliche MA für private Arbeiten - Ansehen der Sekretärin - Tippse - Fehlender Respekt der Profs - Freundlichkeit/Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Sekr. - Wertung der Dringlichkeit 4) Entlohnung (26 Bewertungspunkte) - Große Unzufriedenheit mit der Eingruppierung - Keine Aufstiegsmöglichkeit - Missstand zwischen finanziellem Ausgleich der Arbeit (WG + UG tw. Bildschirmzuschlag) - Keine adäquate Tätigkeitsbezeichnung 5) Anforderungen (4 Bewertungspunkte) - Fremdsprachen werden kaum gebraucht - Arbeitsaufteilung zwischen Sekr. + WB 5) Verwaltung (4 Bewertungspunkte) - Erreichbarkeit der Zentralverwaltung - Erreichbarkeit der Verwaltung 6) Einarbeitung (3 Bewertungspunkte) - Einarbeitung bei Neuanstellung 7) Infrastruktur (1 Bewertungspunkt) - Postverteilung (z. B. Boten) uni-interne Post - Druckereien Hopla Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 5 von 7

6 Verbesserungsideen zum Thema xy 1. Was kann ich dazu beitragen? 2. Was können wir Sekretärinnen im FB dazu beitragen? 3. Was müsste an den Rahmenbedingungen verändert werden? Thema SAP: Regelmäßige Teilnahme an Schulungen Fragen und nicht erst herumprobieren Berührungsängste abbauen SAP-Börse, FB-intern Vertretungsregelung für MM + EBP Zentralisierung des Bestellwesens im FB Längere Testphase Gleiche technische Voraussetzungen innerhalb der Uni Informationsfluss von Verwalt. Abt. IV an Fachbereiche/Fachgebiete optimieren SAP muss nutzerfreundlicher werden! Lieferanten müssen sofort zurückmailen, wenn Lieferprobleme bei EBP-Bestellungen auftreten Thema KOMMUNIKATION: Mitdenken Fragen stellen Informationen weitergeben Aufgabenbereich transparent machen Selbst aktiv werden Mitarbeit in Gremien Treffen der Sekretärinnen des techn.-adm. Personals SB-Kommission Offenes Büro oder definierte Sprechzeiten? Absprache von Regeln zur Weiterleitung von Informationen und Mails Bessere Zusammenarbeit durch: o Absprachen und Einhaltung der Absprachen o Regelmäßige Treffen in der Dienstzeit (Sekr.) Bessere Terminkoordination Klare Aufgabenaufteilung o Zwischen Dekanat/Sekretariaten o Zwischen WBs/Sekr. Informationsfluss Verwaltung Erreichbarkeit der Verwaltung o Anrufbeantworter o Angabe der Dienstzeit Offenlegung der Entscheidungen durch das Dekanat Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 6 von 7

7 Thema ZEITMANAGEMENT Konsequent sein!!! Prioritäten setzen! Arbeitsaufwand (noch zu erledigende Arbeiten) transparent machen Festlegung zeitlicher Verfügbarkeit Herstellung von Klarheit in der Aufgabenstellung o Erstellung von internen Formularen (z. B. für Bestellungen) o Evtl. Sprechstunden o Zuständigkeiten klären Kommunikation unter allen Beteiligten: ALLE Profs. + Sekr. Regelmäßiger Erfahrungsaustausch der Sekretariate (mit Ergebnisprotokoll für die Vorgesetzten) Hochschulpolitische Aktivitäten Bestimmte Arbeiten delegieren (kopieren, Archiv aufräumen, Software katalogisieren, Versand von Mengensendungen) Verhältnis Profs : Sekr 2 : 1 (Rücknahme der Drittel/Sechstel-Situation) Keine weitere Dezentralisierung ohne Stellenaufstockung Konsequente Einhaltung des Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächs (Zielvereinbarung) Thema IMAGE: Aufgaben definieren Abgrenzen, Konsequenz im Handeln Souveräner und freundlicher Umgangston Sachlichkeit Loyalität, Verlässlichkeit, Vertrauenswürdigkeit Akzeptanz der Eigenheiten der Vorgesetzten Toleranz Optimale Kommunikation Äußeres Erscheinungsbild Gesprächsgruppe der Sekretärinnen (Austausch) Weiterbildung Gegenseitige Unterstützung Gemeinsame Arbeitsgespräche mit Prof., wissenschaftlichen Mitarbeitern, Sekret. Überdenken der Berufsbezeichnung Anpassen der Arbeitsplatzbeschreibung an die Realität Aufstiegsmöglichkeiten Personalentwicklung, Fortbildung Anpassung der Dotierung Workshop vom 17. Oktober 2006 Seite 7 von 7