KDZ Wiesbaden. Warum Portal? WebSphere Portal. Portletentwicklung. Beihilfe Relaunch. Externer Workflow

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2 Integrationsmöglichkeiten neu entdecken Das Portal als Chance im öffentlichen Dienst (am Beispiel Beihilfe) Ralf-Michael Ortner Kommunales Dienstleistungszentrum Wiesbaden Kai Jemella Marius Neumann Business & IT Services, PAVONE AG

3 Agenda Vorstellung 2 Min Warum ein Portal? 3 Min Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp 17 Min Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung 5 Min 8 Min Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung 5 Min Diskussion 5 Min

4 Agenda Vorstellung Warum ein Portal? Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung Diskussion

5 stellt sich vor 2008 by Google Earth

6 stellt sich vor Personaldienstleister für kommunale und kirchliche Arbeitgeber Projekt: Interkommunale Zusammenarbeit

7 KDZ Unternehmensziele Unser Unternehmensziel ist es, als Kompetenzzentrum, unser Partner-Netzwerk zu erweitern, zu pflegen und zu entwickeln. Dazu zählen alle Mitglieder, Versicherten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Geschäftspartner und alle, die mit unserem Hause in Kontakt stehen und in Kontakt treten. KDZ steht für wechselseitiges Vertrauen und für Qualität. Unsere Aufgaben erfüllen wir freundlich, zeitnah und verlässlich.

8 KDZ Unternehmensziele Im Dialog mit unseren Partnern optimieren wir unsere Produkte und Kommunikationsplattformen. Durch hohe Wissenstransparenz sind wir Mittler und erste Adresse zum Austausch von Informationen innerhalb unseres Netzwerkes. So sind wir Garant für Stabilität, Kontinuität und Sicherung für unsere Partner. Mittels Führen durch Vorbild sichern wir die Wettbewerbsfähigkeit unserer Organisation und den Mehrwert für alle Parteien

9 stellt sich vor Kommunen Partnerkassen Versicherte Lieferanten

10 Anwendungslandschaft Domino basiert Beihilfeabrechnung Rechnungsbearbeitung und verbuchung Zahlbarmachung (FiBu Gateway) Umlageberechnung Lohn- und Gehaltsabrechnung Rentenantragsbearbeitung Sanierungsgeldberechnung Aktivitätenmanagement Archivrecherche migrierter Hostdaten Technikkonzept mit diversen Integrations-Schnittstellen (3270-Host/DMS-/Scananbindung ) PAVONE Process Engine PAVONE Enterprise Office PAVONE Group Calendar

11 Anwendungslandschaft Nicht Domino basiert Novell edirectory Oracle 10g Citrix Gateway Dokumentenmanagement (Ceyoniq nscale) ZEUS Arbeitszeitenerfassung Sametime Awareness / Web Conferencing

12 Agenda Vorstellung Warum ein Portal? Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung Diskussion

13 Aktuelle Situation Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen mit einer Vielzahl von Beteiligten Telefonate, s, Chats Reisen / Meetings mit Protokollen Rechnungen Andere papierbasierte Informationen Verteilte Webanwendungen ( intern und extern / Arbeitskreisforen etc. ) Unterschiedliche Onlinemeeting Systeme Medienbrüche keine durchgängige Vorgangsakte keine durchgängiges Benutzermanagement keine zentrale Sicht fehlende Transparenz

14 Aktuelle Situation Bestehende Anwendungen und Prozesse sind Inseln Unzureichende externe Prozessintegration Kein externer Applikationszugriff Keine Transparenz im Prozessablauf Medienbrüche im Prozessablauf Häufiges manuelles Eingreifen / Nachbearbeiten Fehlende applikationsübergreifende Sichten auf Daten und Prozesse Anwendungen untereinander isoliert Prozesse laufen nur intern ab

15 Ziele Portaleinführung: Allgemein Externe Integration von Prozessen und Anwendungen Außerhalb des Intranets Außerhalb der Organisation Bestehende Dominoinfrastruktur gut integrierbar Sametime / Quickr Übergreifende Applikationen Vorhandenes Benutzerverzeichnis Single Sign On Einheitlicher Anwendungsaufbau Skalierbare und sichere Plattform Konsistentes Usermanagement

16 Ziele Portaleinführung: Collaboration Sametime Integration Web Conferencing (Audio/Video) Application Sharing eeducation / Schulung Virtual Meetings Awareness / Chat (intern/extern) Quickr Integration Austauschforum für Arbeitskreise / Diskussionsplattform / Blogs Besprechungsplanung Terminverwaltung Dokumentenrepository Newsticker

17 Ziele Portaleinführung: einige Beispiele Interne Aufgaben-Aggregation (u. a. aus Workflows) Aus Rechungsbearbeitung, Beihilfe, Lohn+Gehalt, Gubis etc. Zugriff für Externe auf IST-Daten Auswertungen Kommunen: Gubis Umlagen, Beihilfe Bearbeitungsstände und Reportings Lieferanten: Bearbeitungsstand von Rechnungen Formularserver Integration diverser webbasierter Anwendungen Z. B. einformer für Aktivdatenpflege Arbeitskreisforen etc. Web Content Management für eher statische Inhalte Newsticker

18 Agenda Vorstellung Warum ein Portal? Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung Diskussion

19 IBM und Accelerators Quelle: IBM

20 IBM und Accelerators Quelle: IBM

21 IBM Content Accelerator Quelle: IBM

22 IBM Collaboration Accelerator Quelle: IBM

23 Angebundene Systeme im KDZ VPN Internet DMZ Intranet

24 Vorgehensweise Phase I (aktuell in Arbeit) Express Domino LDAP Eigene Oracle Instanz Interner Test mit ausgewählten Applikationen und Mitarbeitern Alle Server virtualisiert Phase II (Beginn 2009) 6.1.x mit Collaboration Accelerator Domino LDAP Integration in bestehende Oracle Architektur + Externer Test mit ausgewählten Partnern Alle Server nativ installiert

25 Vorgehensweise Phase III (Ende 2009) 6.1.x mit Collaboration Accelerator Benutzerverzeichnis Novell LDAP für Massenbenutzer ohne SSO Domino LDAP für Poweruser mit SSO Volle Funktionalität intern + extern Zugang weiterhin nur über VPN Zertifkat

26 Alternativen Anpassbarkeit Eigenentwicklung (z.b. Eclipse/RAD ) Web Portlet / Web Clipping Websphere Portlet Factory Out-Of-The-Box Lotus View Builder / Document Viewer Entwicklungsaufwand

27 Übersicht Gruppenhierarchie wpsinternalle wpsuser wpsinternbeihilfe wpsinterngubis wpsinternlug wpsinternleitung wpsinternmigration wpsinternadmin wpsinternrebusy wpsexternversicherte wpsexternalle wpsexternlieferanten wpsexternpartner wpsexternmitglieder

28 Auswahl geplanter Portalanwendungen Extern Intern Beihilfe wpsexternversicherte wpsinternbeihilfe Gubis wpsexternmitglieder wpsinterngubis Lohn & Gehalt wpsexternmitglieder wpsinternlug Rebusy wpsexternlieferanten wpsinternrebusy Arbeitskreise wpsuser PAVONE Enterprise Office PAVONE TimeTracking Migrationsarchiv wpsexternmitglieder wpsinternall wpsinternalle wpsinternmigration

29 Auswahl geplanter Portalwerkzeuge Extern Intern Online Collaboration wpsuser Dokumenten Management Web Content Management Self Service wpsinternalle wpsinternadmin wpsinternalle

30 Prototyp

31 Agenda Vorstellung Warum ein Portal? Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung Diskussion

32 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung Interner Prozess zur Bearbeitung, Prüfung, Buchung und Bescheiderstellung Entwicklung seit 2000 auf Basis der PAVONE Process Engine Notes Client mit MS Office Integration Über langen Zeitraum sehr gewachsen Durch neue Landesrechte Durch Einpflegen von vielen Rechtsänderungen Durch unterschiedliche Anforderungen unterschiedlicher Benutzer der Anwendung Trotzdem: weiterhin EINE einheitliche Anwendung

33 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung Kommune Erstattung Bescheid & Antrag Gebühr Anspruch Antrag Bescheid Anspruch Antrag Beihilfe Zahlung Zahlung Bescheid Antragsteller

34 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung Erfassung Beihilfe-Antrag Bearbeitung Regelbasierte Zuweisung Regelbasierte Zuweisung Prüfung / Freigabe Bescheid-Erstellung FiBu-Schnittstelle

35 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung Landesrechtliche Instanzen der Beihilfe Anwendung HBeihVO BVO Rh-Pf Beihilfevorschriften BhV (Bund) Zentrales ZVK Beihilfe Anwendungsdesign PAVONE Orgaverzeichnis Benutzer Rollen Skills etc. PAVONE Prozessverzeichn. Beihilfeprozess Prüfprozess PAVONE Process Engine Vorlagenmanagement Excel-Berechnungsblätter landesrechtlich spezifisch Pflege erfolgt nur hier Word-Bescheidvorlagen landesrechtlich spezifisch Module für Bescheidwesen Pflege erfolgt nur hier Mitgliederverzeichnis (PAVONE Enterprise Office) Mitgl. Stammdaten Zahlungsdaten Landesrecht Korrespondenz etc. IBM Lotus Notes / Domino

36 Motivation für Relaunch Externe Erweiterung des Prozesses Auslagerung einzelner Prozessschritte Transparenz für alle Prozessbeteiligten Verkürzung der Durchlaufzeiten Portalbasierte Managementfunktionen Fallzahlen, Belegstrukturen, Abrechnungen, Durchlaufzeiten, Externe Auswertungen Awareness Integration: Chat mit Sachbearbeiter stark erweitertes Service Angebot hohes Potential externer Auslagerungen besserer Fokus der Mitarbeiter auf eigentliche Tätigkeiten

37 Motivation für Relaunch Erweiterung von Notes Client auf Web Client Wechel MS Office IBM Symphony / Open Office KDZ bietet mandantenfähige Anwendungen an als Applikationsanbieter (komplexe Rechtspflege, GOÄ/GOZ etc.) und / oder Rechenzentrum (technischer Hoster) Externes Hosting denkbar ASP: Anbieter der Dienstleistung Beihilfeabrechnung müssen nicht mehr eine eigene Infrastruktur pflegen. SaaS: Auch für einzelne Funktionsmodule denkbar (z. B. nur die eigentliche Bearbeitung erfolgt durch Dienstleister, der sonstige Prozess durch KDZ als RZ).

38 Agenda Vorstellung Warum ein Portal? Live Demo: KDZ Portal erster Prototyp Live Demo: kurzer Einblick in das Portletdesign mit der WebSphere Portlet Factory Relaunch des Prozesses zur Beihilfeabrechnung Live Demo: externe Prozessinitiierung und Stammdatenänderung Diskussion

39 Geplanter Bearbeitungsprozess Stufenweise Umstellung des aktuellen Bearbeitungsprozesses Erster Schritt Erweiterung durch externe Antragsinitiierung Durch Beihilfeberechtigten Durch Dritte Diverse Auswertungsübersichten Für Beihilfeberechtigten Für Kommunen Für Workflow Aggregation Umsetzung von Bearbeitungsportlets durch WebSphere Portlet Factory

40 Geplanter Bearbeitungsprozess

41 Prozesserweiterung im Portal

42 Vielen Dank für f r Ihre Aufmerksamkeit! Die Vortragsfolien erhalten Sie in Kürze auf unserer Eventseite:

43 Prototyp Screenshots

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48 Prototyp

49 Prototyp

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71 Prototyp Backup Folien

72 IBM Collaboration Accelerator Komponente IBM Lotus Sametime Standard 8.0 IBM Lotus Quickr 8.1 Berechtigungen Installation und Benutzung von Sametime nur browser-basiert: Presence Awareness Instant Messaging Web Conferencing Installation und Benutzung von Lotus Quickr nur browser-basiert Begrenzungen Ausgeschlossen sind alle Sametime Dienste bis auf: Lotus Sametime Connect Client Lotus Sametime Mobile Client Lotus Sametime Gateway Instant Messaging Toolkits of API functions Ausgeschlossen ist der Zugriff auf Quickr über Connectoren Externe RSS- und Atom-Feed Reader können Lotus Quickr Feeds konsumieren Lotus Quickr API darf nur für das Customizing von Portlets auf dem verwendet werden IBM Lotus Connections 2.0 Installation und Benutzung von Lotus Connections auf einem dedizierten Prozessor nur browser-basiert Ausgeschlossen ist der Zugriff auf Lotus Connections über Connectoren Externe RSS- und Atom-Feed Reader können Lotus Connections Feeds konsumieren Quelle: IBM

73 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung

74 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung

75 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung

76 Aktueller Stand Beihilfeabrechnung

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