Der Konfliktthemen-Markt

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1 In Großgruppen alle Beteiligten aktiv in die Themenfindung einbinden Von Klaus-Olaf Zehle Dieses Tool beschreibt ein Konzept, mit dem bei Gruppen von 15 und mehr Personen alle dem Konflikt zugrunde liegenden Punkte, die seitens der Teilnehmer eingebracht werden, in eine überschaubare Themenliste überführt werden. Dabei stellt es die intensive Beteiligung aller Teilnehmer sicher. Kurzbeschreibung Der Zeitrahmen in der Mediation beträgt ca. drei Stunden. Dieses Vorgehen ist geeignet für eine Teammediation oder Großgruppenmediation ab ca. 15 bis 50 und mehr Teilnehmer. Rahmen Das Tool kommt in der Themenfindungsphase zum Einsatz und eignet sich besonders zur effizienten und schnellen Themenfindung in großen Gruppen. Im Rahmen dieses Beitrages sprechen wir dabei von einer großen Gruppen, sobald mehr als 15 Teilnehmer in das Verfahren involviert sind. Das Tool ist aber auch bei wesentlich größeren Gruppen anwendbar. nlässe/ nwendungsbereiche Verfahrenstypisch und erfolgsentscheidend für die Mediation ist, dass das ganze vorhandene Wissen über die Konfliktsituation in gemeinsamen Sitzungen in den Raum gebracht wird. Bei großen Gruppen stellt dies natürlich eine besondere Herausforderung dar. So beobachtet man bei zunehmender Gruppengröße, dass es wenige aktiv Beteiligte und viele mehr oder weniger inaktiv Beteiligte gibt. Sind aber viele Beteiligte in den Konflikt involviert entweder mit einer hohen Zahl unterschiedlicher Partikularinteressen oder mit Interessengruppen, die wiederum auf einer großen Basis fußen, ist es für das Gelingen der Medition umso entscheidender, möglichst alle Beteiligten aktiv in die Konfliktbearbeitung einzubeziehen. Zielsetzung/Nutzen managerseminare 29

2 Phase 2: Themen festlegen, Sichtweisen der Konfliktparteien Das hier beschriebene Vorgehen ist bisher erfolgreich in Settings von 15 bis 50 Personen angewendet worden. Sehr viel Wert wird dabei aus den genannten Gründen auf die Einbindung möglichst aller Beteiligten gelegt, wodurch nicht zuletzt die kzeptanz des gesamten Mediationsverfahrens deutlich steigt. Beschreibung Dieses Tool nutzt Elemente der klassischen Moderation mittels Kartenabfrage. uf der Basis der hier vorgeschlagenen Vorgehensweise wurden seitens des utors bereits Themensammlungen mit 30 bis 50 gleichzeitig anwesenden aktiven Teilnehmern gestaltet. Grob gegliedert erfolgt die Themenfindung in sechs Schritten: 1. Definition der Leitfrage(n) 2. Sammlung von Ideen und Vorschlägen zur Beantwortung der Fragestellung 3. ktivierung der Ideenfindung 4. ggregation der Ideen zu Rohthemen 5. Zusammenführung zusammengehörender Rohthemen zu Bearbeitungsthemen 6. Festlegung der Bearbeitungsreihenfolge 1. Schritt: Definition der Leitfrage(n) Erster und wesentlicher Erfolgsfaktor für eine umfassende und aussagekräftige Themensammlung ist die Fragestellung. Hier muss im Vorhinein viel Energie aufgewendet werden. Die Leitfrage lässt sich in der Regel aus dem Ziel der Mediation ableiten, das im Mediationsvertrag festgelegt wurde. Die Frage muss offen sein und einen sehr breiten Lösungsraum zulassen. Sie sollte nicht explizit auf die Nennung von Themen hin formuliert sein, sondern öffnend alle spekte adressieren, die Einfluss auf die Konfliktsituation haben. Gelegentlich kann auch eine Gruppe von Fragen gebildet werden. Wichtig ist zudem, dass die Frage handlungsorientiert gestellt wird. Beispiele für Leitfragen sind: Was müssen wir beachten, um eine konsensfähige usgestaltung des Projekts zu bekommen, die die Interessen aller Zielgruppen ausreichend berücksichtigt? Was müssen wir klären, um den Konflikt so weit beilegen zu können, um im nächsten Jahr gemeinsam effizient zusammenzuarbeiten? Was hindert uns derzeit daran? Was brauchen wir? Wie lösen wir die bestehenden Blockaden in der Teamarbeit zwischen Produktmanagement und Vertrieb auf und gestalten unsere Zusammenarbeit noch erfolgreicher? 30 Peter Knapp (Hrsg.): Konflikte lösen in Teams und großen Gruppen

3 2. Schritt: Sammlung von Ideen und Vorschlägen zur Beantwortung der Fragestellungen Setting: Die Teilnehmer sitzen in U-Form bei offener Bestuhlung. Im Rücken der Teilnehmer stehen in einem Halbkreis Moderationswände. Dem Mediatorenteam stehen zwei vorbereitete Flipcharts mit Leitfrage und rbeitsanweisung zur Verfügung. Nachdem die Leitfrage(n) vorgestellt wurde(n), werden ausreichend Moderationskarten und Stifte verteilt und in einem stillen Prozess Ideen und Vorschläge für die Lösung von allen Teilnehmenden notiert. Es empfiehlt sich, die Leitfrage auf Flipcharts oder Wandplakaten während des folgenden Prozesses permanent sichtbar im Raum aufzuhängen. Wenn sichtbar der Ideenstrom versiegt, werden die Teilnehmer gebeten, ihre Karten verteilt an die bereitstehenden Moderationswände zu heften und gleichzeitig aufzunehmen, welche Ideen die anderen Teilnehmer hatten. Neu entstehende Ideen können auf weiteren Karten notiert und zusätzlich an die Wände geheftet werden. uf diese Weise kommen je nach Gruppengröße in der Regel mehrere hundert Ideen zusammen. Dabei gibt es natürlich Redundanzen und naheliegend zusammengehörende Karten, die aber weder zusammengefasst, als Dubletten aussortiert noch in irgendeiner Form geclustert werden. 3. Schritt: ktivierung der Ideenfindung Setting: wie im vorherigen Schritt, ggf. können die Zeitungsartikel per Beamer an eine Leinwand projiziert werden. Die Teilnehmer werden erneut in den Stuhlkreis gebeten und es folgt ein Blick in die Zukunft durch das Vorlesen von zwei Zeitungsartikeln, die zwölf Monate nach dem aktuellen Termin erschienen sein werden und die jeweils einen unterschiedlichen usgang des Konfliktlösungsverfahrens darstellen. Hierdurch soll noch einmal die Brisanz des Themas und einer möglichen Nichtlösung verdeutlicht, aber auch die Lösungsmöglichkeit bewusst in den Raum gehoben werden. Die Teilnehmer werden anschließend gebeten, weitere Ideen zu notieren und auch noch einmal die bereits angehefteten Karten zur Inspiration zu nutzen. 4. Schritt: ggregation der Ideen zur Rohthemen Setting: lle Stühle werden aus dem Raum gebracht oder an die Seite gestellt, die Moderationswände mit den Ideenkarten bleiben an managerseminare 31

4 Phase 2: Themen festlegen, Sichtweisen der Konfliktparteien ihrer Stelle stehen und müssen direkt im Zugriff sein. Im Raum werden sechs Flipcharts kreisförmig aufgestellt. Die Flipcharts werden mit Klebestreifen vorbereitet. n der den Moderationswänden gegenüberliegenden Wand (ggf. auch über Eck) besteht die Möglichkeit, bis zu 30 Flipchartblätter nebeneinander aufzuhängen. Die Teilnehmer stellen sich in den Kreis, der aus den Flipcharts gebildet wurde. Der Raum in der jetzigen Konstellation wird den Teilnehmern als Marktplatz vorgestellt, auf dem es sechs im Moment noch leere Marktstände gibt. Nun werden die Teilnehmer gebeten, jeweils als Verkäufer aktiv zu werden und zwar gilt es Themen zu verkaufen, die im späteren Prozess als sogenannte Rohthemen genutzt werden. Inspiriert durch die Karten an den Moderationswänden sollen mögliche Bearbeitungsthemen auf je einem Flipchart notiert und mit einigen kurzen zusätzlichen Erläuterungen erklärt werden. Diese können, müssen aber nicht durch Karten von den Moderationswänden ergänzt werden, indem diese mit den vorbereiteten Klebestreifen auf das Flipchart geheftet werden. Ein Thema gilt als gekauft, wenn fünf weitere Teilnehmer dieses durch ihre Unterschrift auf dem Flipchart gegengezeichnet haben. Die Kaufwährung Unterschrift steht jedem Teilnehmer dabei in unbegrenzter Höhe zur Verfügung. Ein Verkäufer legt sich dabei nicht als verantwortlicher Bearbeiter eines Themas fest, er muss lediglich im folgenden Prozessschritt die Vorstellung des Themas übernehmen. uch die Unterschrift unter einem Thema ist kein Commitment, dass dieses Thema in der gleichen Sichtweise gesehen wird, wie der Verkäufer es darstellt. Vielmehr ist es lediglich als ussage dafür zu verstehen, dass es wichtig ist, dieses Thema in die Sammlung der Rohthemen aufzunehmen. Jeder Teilnehmer darf unbegrenzt oft als Verkäufer auftreten und sein Thema auch werbend anpreisen. Sollte ein anderer Teilnehmer das Thema allerdings nur kaufen, wenn ein zusätzlicher und ggf. auch gegenläufiger spekt auf das Flipchart aufgenommen wird, ist dieses zulässig und auch gewollt. Durch das parallele rbeiten an sechs Flipcharts ergibt sich eine hohe Dynamik im Raum. Verkaufte Themen werden vom Flipchart abgenommen und an die Wand geheftet. Das damit leere Flipchart steht als freier Marktstand wieder einem neuen Verkäufer und somit einem weiteren Thema zur Verfügung. Dieser Prozess wird solange fortgeführt, bis keine neuen Themen mehr einen Käufer finden. Es müssen nicht notwendigerweise alle Karten von den Moderationswänden entfernt 32 Peter Knapp (Hrsg.): Konflikte lösen in Teams und großen Gruppen

5 werden. uch in diesem Prozess sind Redundanzen und Überschneidungen zwischen den Themen zulässig. m Ende wird je nach Gruppengröße eine Menge von 15 bis 30 Rohthemen auf Flipcharts an der Wand hängen. Die Reihenfolge der Themen an der Wand wird allein gesteuert durch die Reihenfolge des ufhängens. Größter Vorteil dieser Konsolidierung ist die komplette Verlagerung der Themenfindung auf die Teilnehmer. Da nur eine begrenzte Zahl von Unterschriften notwendig ist, können auch Randthemen in die Sammlung der Rohthemen aufgenommen werden. Wichtig: Zu diesem Zeitpunkt findet keine Bewertung und Eingrenzung statt. 5. Schritt: Zusammenführung zusammengehörender Rohthemen zu Bearbeitungsthemen Setting: Gegenüber der Wand, auf der die Flipcharts mit den Themen hängen, werden in mehreren Reihen die Stühle in einer Kinobestuhlung aufgestellt, sodass idealerweise von jedem Platz aus alle Flipcharts lesbar sind. lle Themen werden nacheinander von dem jeweiligen Verkäufer kurz vorgestellt. Im nschluss wird allen Teilnehmern jeweils eine grüne und rote Stimmkarte ausgehändigt. Da in der Regel wesentlich mehr Rohthemen gesammelt wurden, als im nachfolgenden Mediationsprozess bearbeitet werden können, und einige Themen auch Überschneidungen oder Redundanzen aufweisen, gilt es nun, die Rohthemen zur abschließenden Themensammlung zu konsolidieren. Einer der Mediatoren bittet die Teilnehmer um Vorschläge für die Zusammenlegung von Rohthemen. Bei jedem Vorschlag werden dann beide Verkäufer gefragt, ob sie aus ihrer Sicht eine Zusammenlegung unterstützen. Im nschluss werden die Teilnehmer gebeten, mit den Stimmkarten ihr Votum für die Zusammenlegung abzugeben. Eindeutige Zustimmungen führen dann zur Zusammenlegung, indem die beiden Flipcharts mit den Rohthemen untereinander gehängt werden. Fällt die bstimmung knapp aus, werden die blehnenden um Kommentierung gebeten und die Verkäufer gefragt, ob sie diese Kommentare entkräften können. nschließend wird ein neues Votum erbeten. Dieses Vorgehen wird jetzt in mehreren Schleifen angewendet, sodass am Ende die Zahl der Themen reduziert werden kann. Dabei kann es managerseminare 33

6 Phase 2: Themen festlegen, Sichtweisen der Konfliktparteien vorkommen, dass mitunter drei bis vier Rohthemen zusammengehängt werden, aber auch einige Rohthemen einzeln stehen bleiben. 6. Schritt: Festlegung der Bearbeitungsreihenfolge Setting: wie unter Schritt 5 Sollte die nzahl der Themen am Ende immer noch zu groß sein, werden an die Teilnehmer Klebepunkte verteilt. Die nzahl der Klebepunkte sollte der Hälfte der verbliebenen Rohthemen entsprechen. Die Teilnehmer werden nun aufgefordert, die Punkte gemäß ihrer Präferenz zur Bearbeitung auf die verbliebenen Themen zu heften. So wird eine Priorisierung der Themen durchgeführt, aus der die Bearbeitungsreihenfolge abgeleitet werden kann. Erfahrungen/ Kommentare Erfahrungsgemäß wird sich bei der nachfolgenden Bearbeitung der Themen in den Phasen 3 5 herausstellen, dass alle Themen sehr eng miteinander vernetzt sind und diese nicht trennscharf diskutiert werden können. uf der anderen Seite wird sich in der Regel zeigen, dass auch die spekte der niedrig priorisierten Themen als Nebenaspekte der wichtigeren Themen wieder auftauchen. Somit steht erfahrungsgemäß nichts einer Begrenzung der Themen auf eine festgelegte nzahl entgegen, um zumindest bis auf weiteres auf die niedrig priorisierten Themen zu verzichten. Der utor hat gute Erfahrungen damit gemacht, die nachfolgende Bearbeitung dabei auf die vier wichtigsten Themen zu beschränken und diese dann in den folgenden Phasen jeweils nacheinander zu bearbeiten. Technische Hinweise Folgende logistischen Voraussetzungen müssen vorliegen: 1. Ein Raum, der für die doppelte nzahl der anwesenden Personen in einer Kreisbestuhlung ausreichend dimensioniert ist 2. Mindestens zwei Mediatoren zzgl. ggf. ssistenzkräfte Moderationswände (mit ausreichend Nadeln) 4. Moderationskarten in ausreichender nzahl (entweder einfarbig oder stark gemischt) 5. Pro Teilnehmer ein Filzschreiber 6. sechs Flipcharts (vorbereitet mit Klebestreifen) 7. eine Wand, auf der mind. 30 Flipchart-Blätter Platz haben 8. Pro Teilnehmer ein Set von grünen und roten Karten für das Votum 9. Rund drei Stunden Zeitrahmen für die Themensammlung 34 Peter Knapp (Hrsg.): Konflikte lösen in Teams und großen Gruppen

7 Dank an die Quellen/Weiterführende Literatur/Links: Truss, Joe: From Prototype to Protocol Design for Doing. In: Beer, Stafford: Beyond Dispute The Invention of Team Syntegrity. Wiley&Sons, Chichester Quellen/Literatur Im Folgenden wird für alle Themen die Phase 3 der Interessenfindung und Vertiefung des Konfliktgegenstandes durchgeführt. Im nschluss daran werden für alle Themen die Lösungsoptionen bestimmt. Erst nach Kenntnis der Lösungsoptionen für alle Themen werden die abschließenden Vereinbarungen getroffen. Weiteres Vorgehen Die rbeit in großen Gruppen kann dabei entweder in parallelen Sessions erfolgen oder in der Gesamtgruppe, wobei sich hierfür das Fishbowl-Konzept bzw. ein Konzept mit aktivem Innenkreis und einem nur zeitweise zur Kommentierung zugelassenen ußenkreis anbieten. managerseminare 35