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1 discover a new multi Touchpoint concept world café session WORLD CAFÉ GUIDELINES Was ist ein World Café? Was ist das Ziel? Wie läuft es ab? Aufgaben des Moderators

2 Was ist ein World Café? Der Grundgedanke unseres World Cafés ist es, Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen, Fragen aufzuwerfen, die für die Teilnehmenden wirklich von Belang sind und Know-how so zu vernetzen, dass der Dialog eine nachhaltige Wirkung erzielt gemeinsam und zum gegenseitigen Nutzen. Um den Diskurs zu vertiefen, wechseln die Teilnehmenden alle 30 Minuten den World Café-Thementisch und erfahren die Vielfalt unter-schiedlichster Sichtweisen und Erfahrungen. Entsprechend eines eigens entwickelten Algorithmus ist die Abfolge der Tische für jeden Teilnehmenden unterschiedlich, sodass sich eine zufällige und wechselnde Konstellation der Gruppen ergibt. Am Ende der letzten World Café Runde, innerhalb der i.conect Harvesting Session, bringen die Teilnehmer alle Ideen und Erkenntnisse zusammen und visualisieren diese mit Hilfe der bereitgestellten Materialien. Diese werden im Anschluss an den Event von einem externen World Café Experten nochmals aufbereitet und als finale Dokumentation für einen nachhaltigen Mehrwert in der Digital Library zur Verfügung gestellt. Was ist das Ziel? > erarbeitung von konkreten Strategien, Realisierungsfahrplänen, Machbarkeitsstudien > nutzung des geballten Wissens der Gruppe um neue Ideen und Innovationen zu entwickeln, um mögliche Business- & Use Cases zu diskutieren > erörterung von möglichen, bereits bekannten Fehlern und Problemen um diese schon in der Ideenentwicklung zu vermeiden > Benchmarking auf Augenhöhe mit Entscheidern, in einem Kleingruppenformat, um Best in Class Lösungsansätze zu erörtern, zu erarbeiten und Umsetzungsmöglichkeiten zu diskutieren Wie läuft es ab? > Basierend auf dem Mehrwert, der durch die Vernetzung kollektiven Wissens generiert wird, steigen die Teilnehmer am zweiten Tag ein in gezielte und konstruktive Diskussionen zu fokussierten Themen. > An runden Tischen mit bis zu 12 Teilnehmern leiten jeweils ein oder zwei Moderatoren eine Themendiskussion mit dem Ziel, gemeinsame Erfahrungen, Herausforderungen und individuelle Lösungsansätze zu teilen, zu hinterfragen und sichtbar zu machen. Auf diese Weise können neue Perspektiven, Denkweisen und Handlungsoptionen für jeden einzelnen nachhaltig aufgezeigt werden. > die Gastgeber (Moderator / en) eines jeden Tisches heißen Ihre Gäste willkommen und leiten kurz in die Hauptthemen, Thesen oder Fragen ein. > Mittels Flipcharts, Gesprächskarten und anderen Dokumentationsmaterialien können Mindmaps angelegt, Überlegungen festgehalten oder Diskussionen auch visuell miteinander verknüpft werden. > Alle 30 Minuten wechseln die Teilnehmer entsprechend der zufälligen Zuteilung (jeder Teilnehmer kann seine individuelle Abfolge auf seinem Namensschild ablesen) die Tische. Auf diese Weise werden verschiedene Perspektiven in wechselnden Konstellationen zu einem Thema zusammen getragen und aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet. > die Gastgeber geben zu Beginn jeder neuen Runde einen kurzen Überblick über die zuvor stattgefundene Diskussion, bestenfalls können auf diese Weise ein ergänzender Austausch und die Perspektive erweiternde Anregungen eingebracht werden. > Am Ende der letzten World Café Runde beginnt die i.conect Harvesting Session: Der Moderator fasst gemeinsam mit den Teilnehmern, die dann an diesem Tisch sitzen, alle gesammelten Ideen, Lösungen und Ansätze aus allen Runden seines Tisches zusammen. Wenn dies noch nicht geschehen ist, besteht hier die Chance, Ergebnisse aufzuschreiben, an die Pinnwände zu heften und die Hauptelemente der Diskussionen zu visualisieren. Auf diese Weise wird die Vernetzung kollektiven Wissens auch sichtbar und damit nachhaltig verfügbar gemacht. > Alle Resultate und Bilder der Dokumentation werden nach dem Event von einem externen World Café Experten zusammengefasst und in der Digital Library zur Verfügung gestellt.

3 Aufgaben des Moderators Vor dem Event > in einem Abstract-Formular, das Sie von i.conect zur Verfügung gestellt bekommen, fassen Sie die geplanten Inhalte, Fragen, Thesen und zu diskutierenden Ansätze Ihres World Café Tisches zusammen. > Dies stellt einen entscheidenden Teil der Eventdokumentation vor und nach dem Event dar. > um den reibungslosen und lebhaften Ablauf Ihres World Café Tisches zu fördern, möchten Sie vielleicht einen Kollegen als Co-Moderator mitbringen (Sie können aber auch spontan Ihre Gäste der jeweiligen Runde kurzfristig einbeziehen und bitten, Sie zu unterstützen). Während des Events > In der zweiten Kaffeepause des ersten Eventtages finden sich alle Moderatoren am Hospitality Desk ein, um sich nochmals kurz mit dem Projektleiter von i.conect abzustimmen. > Vor Beginn des World Cafés gibt jeder Moderator eine kurze Einführung im Plenum zu den Hauptthemen oder Kernthesen seines World Cafés > Nach der darauf folgenden Kaffeepause finden sich alle Teilnehmer am ihnen zugeordneten World Café-Tisch ein (Die individuelle Zuteilung, bzw. Abfolge ist auf jedem Namensschild angegeben). > Sie heißen Ihre Gäste als Gastgeber (Moderator) willkommen. Eventuell wählen Sie sich nun noch einen Co-Moderator der Sie in den kommenden 30 Minuten moderativ oder zeichnerisch bei der Dokumentation unterstützt. > Nach 30 Minuten gibt es einen Wechsel, Ihre Gäste gehen an einen anderen Tisch und zu Ihnen kommt eine neue, aus zufällig zusammengeführten Teilnehmern bestehende Gruppe. > Die neuen Gäste werden von Ihnen in die bis hierhin stattgefundenen Diskussionen, Ideen, Thesen von Ihnen kurz eingeführt und Sie erhalten neue Perspektiven, neue Anregungen und bestenfalls ganz andere Ansätze als zuvor die Diskussionen beginnen sich zu ergänzen. > Am Ende der letzten World Café Runde steht die i.conect Harvesting Session: Gemeinsam mit Ihren Gästen dieser Runde fassen Sie alle Ideen, Ansätze und Lösungen aller Runden an Ihrem Tisch zusammen. Sie erhalten hiermit die Gelegenheit (falls noch nicht geschehen), die geführten Diskussionen und deren Ergebnisse zu visualisieren und nachhaltig zu dokumentieren. > Die so entstandenen Mindmaps und Bilder werden zusammen mit der von Ihnen ausgefüllten Summary-Vorlage von einem World Café Experten aufbereitet und nach dem Event in der Digital Library als finale Dokumentation veröffentlicht.

4 Aufgaben des Moderators Die Hauptaufgabe > ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Teilhabe und den Austausch aller Teilnehmer untereinander zu fördern, wobei es nicht um eine spezifische Form geht, sondern um den Spirit des Erfahrungsaustauschs und der Diskussion. > Gastgeber eines World Cafés zu sein bedeutet Vorbereitung, Kompetenz und Aufmerksamkeit. > Sie als Gastgeber sind es, der den Unterschied macht und ein interessantes Gespräch oder gedankliche Innovationen fördern kann! Stellen Sie die Fragen, zu denen Sie sich Antworten und Informationen wünschen und regen Sie an mittels kontroverser Thesen so erzielen Sie maximales Engagement bei den Teilnehmern. > Nehmen Sie die Teilnehmer immer wieder mit in bereits geführte Diskussionen Sie sind der Gastgeber Ihres Tisches und verantwortlich dafür, dass eine Vernetzung von Ideen über die Runden hinweg möglich wird. Überlegen Sie sich Fragen, die wirklich relevant sind > kontroverse Fragen können bahnbrechende Ergebnisse hervorbringen, Aufmerksamkeit fördern und Aktion auslösen. > das Aufgreifen investigativer Überlegungen zu starken Fragen sind der beste Weg um sinnvolle Lösungen zu finden. Ermutigen Sie die Teilnehmer zur aktiven Teilhabe > es ist nicht leicht, sofort in eine interaktive Diskussion einzusteigen ein kurzer Impuls als kickoff am Anfang kann hier helfen. Nehmen Sie die Teilnehmer mit in Ihre Gedankenwelt, in Ihr Projekt oder zuvor geführte Diskussionen. > Nicht jeder Teilnehmer fühlt sich wohl mit einer energischen Beteiligung im Gespräch; sie brauchen vielleicht Ermutigung oder direkte Ansprache um eigene tolle Ideen einzubringen. > Beachten und Achten Sie jede Meinung, hören Sie gut. > erinnern Sie die Teilnehmer immer wieder daran, spontane Ideen und Lösungsansätze aber auch Fragen oder Anmerkungen sofort zu notieren um diese mit zum nächsten World Café-Tisch zu nehmen oder gleich direkt in Ihrer Mindmap auf dem Flipchart festzuhalten. Verbinden Sie unterschiedliche Perspektiven miteinander > Beziehen Sie gewonnene Erkenntnisse oder eingebrachte neue Perspektiven jeder vorausgegangenen Runde (Ihre eigenen sowohl als auch die der Teilnehmer) in jede neue Runde mit ein auf diese Weise ermöglichen Sie die Verbindung zwischen individuellen Sichtweisen zu vernetztem Wissen. Visualisieren Sie die Diskussion > ermutigen Sie die Teilnehmer Ihre Ideen, Lösungen und Bilder zu zeichnen, zu malen, zu kritzeln oder aufzuschreiben und diese offen zu präsentieren. > Am wichtigsten ist die i.conect Harvesting Session am Ende der letzten World Café Runde: Zusammen mit Ihren Gästen, die in dieser letzten Runde an Ihrem Tisch sitzen, können Sie nochmals alle aufgekommenen Ideen und Lösungsansätze zusammenfassen und vor allem nachhaltig sichtbar machen. Indem Sie hier (wenn noch nicht geschehen) alle Key- Facts aufschreiben, aufmalen oder anpinnen, wird die Dokumentation Ihrer kollektiven Arbeit ermöglicht und Ihnen im Nachgang des Events zur Verfügung gestellt. Fragetechniken Seien Sie sich darüber bewusst, dass... > gut durchdachte Fragen Diskussionen anregen können und neue Erkenntnisse bringen können. > gute Fragen keine sofortige Lö- sung implizieren sollten, sondern eigenes Nachdenken stimulieren. > es sich um ein offenes Format handelt: Nichts muss, alles kann: Seien Sie offen, neugierig, interessiert, gespannt und aktiv Ihre Gäste spiegeln häufig Ihre Haltung was Sie reingeben, bekommen Sie auch wieder heraus! > es helfen kann, mögliche Fragen und Thesen im Vorfeld des World Cafés mit Kollegen oder Teilnehmern auf ihre energetischen Potenziale zu testen Eine kraftvolle Frage: > ist einfach und klar > ist dennoch provokativ > erzeugt Kreativität > eröffnet neue Perspektiven > bewegt sich außerhalb althergebrachter Muster

5 discover a new multi Touchpoint concept world café session we.conect Global Leaders GmbH Gertraudenstraße Berlin, Deutschland / Germany Phone: +49 (0) Fax: +49 (0)

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