Kapitel 1. Kennzeichnung und Strukturierung

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1 Kapitel 1 Kennzeichnung und Strukturierung DRL-MI-PMU 06/2013

2 1. Kennzeichnung und Strukturierung Inhaltsverzeichnis 1.1 Strukturierung aller Dokumentationsunterlagen Zeitliche Zuordnung Orts- und Gewerkebezug Funktionsbezogene Kategorie Papierdokumentation Strukturierung von Ordnern Format und Struktur der Ordner-Inhaltsverzeichnisse Beschriftung von Ordnerrücken Datenträgerdokumentation Bezeichnung von Dateien Bezeichnung, Inhalt und Form von Datenträgern Struktur der CD-ROM/DVD Formatvorgaben für Wartung, Inspektion und Instandsetzung Anlagen-Bestandsliste Leistungskataloge/Arbeitskarten Übergabe der Dokumente Austauschformate für digitale Dokumente Dokumentationsschein...12 Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 2 von 13

3 1.1 Strukturierung aller Dokumentationsunterlagen Zeitliche Zuordnung Die während der Planung und nach Fertigstellung einer Baumaßnahme anfallende Dokumentation muss den entsprechenden Leistungsphasen nach HOAI (siehe Tabelle ) zugeordnet sein. Hierzu sind die Dokumentationsunterlagen entsprechend dem Dokumentationsstand unter Verwendung folgender Schlüssel zu kennzeichnen. Dokumentationsstand V E G A M B Bezeichnung Vorplanung Entwurfsplanung Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Werk- und Montageplanung Bestandsdokumentation Tabelle : Schlüsseltabelle Dokumentationsstand Orts- und Gewerkebezug Bei der Kennzeichnung der Ordnerrücken und CD-ROM/ DVD-Cover sind der Ortsbezug (Nutzer/ Adresse/ Gebäude) und der Gewerkebezug über Klartext sowie nach AKS (Anlagenkennung) - Kategorie Dokumentationsunterlagen herzustellen Funktionsbezogene Kategorie Zusammengehörende Dokumentationen sind innerhalb von Ordnern (Papierform) als Register und als Verzeichnisse auf Datenträgern funktionell unterteilt. Die Kennzeichnung und Strukturierung erfolgt numerisch gemäß Kapitel Papierdokumentation Die im Ordner befindlichen Unterlagen müssen in kopierfähiger Form übergeben werden und den Einsatz eines Einzelblatt-Einzugsscanners ermöglichen. Die Unterlagen dürfen deshalb nicht geheftet oder gebunden sein. Notwendige Markierungen sollten nur mit einem schwarzen Stift vorgenommen werden. Die Ordner sind anlagen- bzw. themenbezogen aufzubauen, wobei grundsätzlich für jede Anlage/ jedes Thema ein Ordner zu erstellen ist. Wenn erforderlich, sind nach Rücksprache mit dem Auftraggeber Anlagen/ Themen in einem Ordner zusammenzufassen. Zur Fortschreibung der Papierdokumentation: Mit dem Ziel einer sicheren und zügigen Aggregation des aktuellen Stands muss der betreffende Ordner bei Austausch oder Integration von fortgeschriebenen Dokumentationsunterlagen einen Änderungsverweis, z.b. in Form einer ergänzenden Einlage zum Inhaltsverzeichnis, erhalten. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 3 von 13

4 1.2.1 Strukturierung von Ordnern Grundsätzlich sind die Dokumentationsunterlagen entsprechend der Positionen gemäß Kapitel in Register zu gliedern. Die thematische Trennung der Dokumentationsunterlagen innerhalb eines Registers erfolgt durch beschriftete Trennblätter Format und Struktur der Ordner-Inhaltsverzeichnisse Der Inhalt pro Ordner muss in einem Inhaltsverzeichnis dokumentiert sein. Beinhaltet die Dokumentation einer Anlage mehrere Ordner, so ist im 1. Ordner zusätzlich ein Gesamtinhaltsverzeichnis über alle Ordner beizufügen. Die Inhaltsverzeichnisstruktur ist entsprechend der Struktur des Papierordners aufzubauen. Das Inhaltsverzeichnis ist im MS-Excel-Format zu erstellen. Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. Je Inhaltsverzeichnis ist eine Datei anzulegen (siehe Tabellen und ). Der Dateiname des Inhaltsverzeichnisses wird wie im Kapitel beschrieben gebildet. Diese Datei ist auf der CD-ROM/ DVD immer im Verzeichnis 00 Inhaltsverzeichnis zu hinterlegen. Beispiel für ein Inhaltsverzeichnis des Ordners Bestandsdokumentation Ordner eins von drei: Leistungsphase: B_Bestandsdokumentation Firma: Mustermann Anlagenbezeichnung: Kälteanlage 1 Straße: Steinweg 12 AKS-Anlage: D10178PMU00B PLZ/Ort: Musterstadt Ordnerkennung: Ordner 01 / 03 Gewerk: Kälte Aktualität: 06 / 2013 Register Beschreibung des Inhaltes Dateiname 00. Inhaltsverzeichnis Gesamtinhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Ordner Verzeichnis Gewerke und ausführende Firmen 02. Gewährleistungsverzeichnis 03. Errichterbescheinigung 04. Anlagenbeschreibung Übersicht Gewerke und ausführende Firmen Gewährleistungsverzeichnis Errichterbescheinigung Anlagenbeschreibung D10178PMU00B xls D10178PMU00B xls D10178PMU00B xls D10178PMU00B doc D10178PMU00B doc D10178PMU00B pdf 05. Berechnungen Rohrnetzberechnung Kühllastberechnung D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf 06. Daten der Geräte und Anlagen Datenblatt x Datenblatt y Datenblatt z D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf 07. Ersatzteilliste Ersatzteilliste D10178PMU00B pdf 08. Herstellerverzeichnis Herstellerverzeichnis D10178PMU00B pdf Tabelle : Muster-Ordnerinhaltsverzeichnis am Beispiel D10178PMU00B xls Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 4 von 13

5 Beispiel für ein Inhaltsverzeichnis des Ordners Bestandsdokumentation Ordner zwei von drei: Leistungsphase: B_Bestandsdokumentation Firma: Mustermann Anlagenbezeichnung: Kälteanlage 1 Straße: Steinweg 12 AKS-Anlage: D10178PMU00B PLZ/Ort: Musterstadt Ordnerkennung: Ordner 02 / 03 Gewerk: Kälte Aktualität: 06 / 2013 Register Beschreibung des Inhaltes Dateiname 00. Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Ordner 2 einschl. Planverzeichnis 09. Übereinstimmungserklärungen Konformitätserklärung Zertifikat D10178PMU00B xls D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf 10. Bedienungs- und Betriebsanweisungen 11. Instandhaltungsanweisungen Bedienungshinweise Technische Betriebsführung Wartung Instandsetzung 12. Protokolle VOB-Abnahme Prüfprotokoll Bauaufsichtliche Zulassung Messprotokoll Einweisungsprotokoll 13. Revisionsunterlagen/ -pläne Bestandsplan Grundriss Ebene 00 (Kellergeschoss) Strangschema D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B pdf D10178PMU00B434_GR5040AF-.dwg D10178PMU00B434_SE5040_FA.dxf Tabelle : Muster-Ordnerinhaltsverzeichnis am Beispiel D10178PMU00B xls Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 5 von 13

6 1.2.2 Beschriftung von Ordnerrücken Die Beschriftung der Ordnerrücken hat nach folgender Struktur zu erfolgen: 1. Logo des BBR 2. Leistungsphase/ Gewerk Entsprechend der Tabelle ist auf dem Ordnerrücken der entsprechende Dokumentationsstand einzutragen. Das Gewerk und die Kostengruppe lt. DIN 276 sind hinzuzufügen. Beispiel: Bestandsdokumentation / Kälte / KGR Nutzer/ Adresse/ Gebäude In diesem Feld sind als Klartext Nutzer, Adresse und das Gebäude zu nennen, auf die sich die Dokumentation bezieht. Beispiel: Pergamonmuseum, Bodestraße 1-3, Berlin 4. Maßnahme, Anlagenbezeichnung und -kennung nach AKS, Firma Die Maßnahme bzw. der Bauabschnitt ist im Klartext anzugeben Beispiel: PST oder Bauabschnitt A Die Anlagenbezeichnung ist im Klartext sowie mit der zugehörigen Anlagenkennung nach AKS gem. Kapitel Kategorie Dokumentationsunterlagen bis zur 7. Ebene anzugeben. Beispiel: Kälteanlage 1 D10178PMU00B Die Firma ist im Klartext anzugeben. Beispiel: Frischluft GmbH 5. Ordnerkennung Die Ordnerkennung setzt sich aus der laufenden zweistelligen Nummer des Ordners sowie der Maximalzahl der Ordner dieser Anlage zusammen. Beispiel: Ordner 01 / 03 (erster Ordner von drei) 6. Stand des Ordners Stand der Dokumentationsunterlagen im Format MM / JJJJ. Beispiel: 06 / Leerfeld Dieses Leerfeld ist für Aussonderungsvermerke des AG oder Eintragungen des (späteren) Nutzers vorgesehen. 8. Aktenzeichen des AG In dieses Feld ist das Aktenzeichen des AG einzutragen. Ausführungsplanung: IV 2 - PMU Bestandsdokumentation: IV 2 - PMU Nachfolgend ist ein Beispiel für Ordnerrücken dargestellt. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 6 von 13

7 1 Logo des BBR Bestandsdokumentation Hochbau / KGR Dokumentationsstand Gewerk / KGR gem. DIN 276 SPK / SMB Pergamonmuseum Bodestraße Berlin PST Kälteanlage 1 D10178PMU00B Frischluft GmbH 3 Nutzer Gebäude Adresse 4 Maßnahme Anlagenbezeichnung AKS gem. Kap bis zur 7. Ebene Firma Ordner 01 / 03 5 Ordner Nr. x / n 06 / Datum der Übergabe 7 Leerfeld, z.b. für Aussonderungsvermerk IV 2 PMU Referat, Baubezeichnung, Bauprojekt-Nr., Aktenplan-Nr. Abbildung : Beispiel Ordnerrücken Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 7 von 13

8 1.3 Datenträgerdokumentation Bezeichnung von Dateien auf Datenträgern Für die Zuordnung der digitalisierten Dokumentationsdaten sind Dateibezeichnungen gemäß Kapitel 2 AKS - Allgemeines Kennzeichnungs- System" festzulegen. Hierbei werden prinzipiell zwei Dateibezeichnungsstrukturen unterschieden: Dokumentationsdateien (Kategorie "Dokumentationsunterlagen") und CAD-Dateinamen (Kategorie "Plancodierung). Dokumentationsdateien Die Dokumentationsdateien sind wie folgt zu kennzeichnen: Stellen Ebene Beispiel Stelle 1-20 Dokumentationskennung D10178PMU00B (gemäß Kapitel 2.3.2) Stelle 21 Bindestrich - Stelle zweistellige Nummer 00 (Inhaltsverzeichnis) (gemäß Kapitel 6.1.5) Stelle 24 Bindestrich - Stelle laufende Nummer der Datei 001 und mit der jeweiligen Dateiendung zu versehen. Beispiel für die Bezeichnung einer Datei: D10178PMU00B xls CAD-Dateinamen Pläne haben als Dateibezeichnung den Plancode (vgl. Kapitel 6.3.4) und die dazugehörige Dateiendung. Beispiel für die Bezeichnung einer Datei: D10178PMU00B434_GR5040AFA.dxf Bezeichnung, Inhalt und Form von Datenträgern Zur Übergabe der Dokumentation in digitaler Form werden ausschließlich CD-ROMs/ DVDs verwendet. Die übergebenen Dateien sind grundsätzlich unkomprimiert auf dem Datenträger abzulegen. Die Inhalte der Datenträger sind analog zu den übergebenen Ordnern aufzubauen. Soweit die Datenmengen es zulassen, ist für jeden Ordner eine CD-ROM/ DVD zu übergeben. Das Cover der CD-ROM/ DVD ist entsprechend der Abbildung zu beschriften. Neben dem Datenträger zum Ordner, ggf. in diesem abgeheftet, ist eine Kopie des Datenträgers für die IuD- Stelle bereitzustellen. Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. Wenn die Inhalte eines Papierordners nicht komplett auf einer CD-ROM/ DVD zusammengefasst werden können, sind weitere CD-ROMs/ DVDs anzulegen und deren Cover fortlaufend über die Datenträgerkennung zu nummerieren. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 8 von 13

9 Datenträgerkennung Die Datenträgerkennung setzt sich wie folgt zusammen: Dokumentationskennung nach AKS (gem. Kap bis zur 7. Ebene) Ordnerkennung der Papiervorlage (siehe Kapitel Punkt 5.) Laufende Nummer der CD-ROM/ DVD. Beispiel für Datenträgerkennung CD-ROM/ DVD Nr. 1 für den Papierordner Bestandsdokumentation eins von drei: D10178PMU00B O Erläuterung: D10178PMU00B AKS der im Ordner dokumentierten Anlage - - Bindestrich O Ordnerkennung (Ordner 1 von 3) - - Bindestrich 1 - laufende Nummer der CD ROM/ DVD je Ordner Bestandsdokumentation Kälte / KGR 434 SMB / SPK Pergamonmuseum Bodestraße 1-3, Berlin PST D10178PMU00B O Firma: Frischluft GmbH Stand: 06 / 2013 BBR D10117PMU00B O Kälte Inhaltsverzeichnis AKS Anlagenbezeichnung D10178PMU00B Kälteanlage 1 BBR Datenträgerkennung Gewerk Abbildung : Beispiel CD-Cover Formatvorlage Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 9 von 13

10 1.3.3 Struktur der CD-ROM/ DVD Die Struktur der CD-ROM/ DVD ist entsprechend der Positionen gemäß Kapitel als Inhaltsverzeichnis (siehe Abbildung ) aufzubauen. Die jeder funktionsbezogenen Kategorie zugehörigen Dateien sind im jeweiligen Ordner abzulegen. Dem Dateiordner, der der Ordnerkennung entspricht, ist eine Datei mit dem strukturierten Inhaltsverzeichnis des Papierordners hinzuzufügen. Sie ist gemäß dem Beispiel Abbildung: zu bezeichnen. Beispiel: D10178PMU00B O Ordnerkennung Dokumentationsdatei Pergamonmuseum, Bodestraße 1-3, Berlin Inhaltsverzeichnis Ordner 1 Ebene 00, Kälteanlage, Anlage Nr. 1 Bestandsdokumentation Ordner 1 von 3 Inhaltsverzeichnis-Dateien Ordnerkennung Dokumentationsdatei Funktionsbezogene Kategorien Abbildung : Musterverzeichnisbaum und Dateibezeichnung (Inhaltsverzeichnis) auf einer CD-ROM/ DVD Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 10 von 13

11 1.4 Formatvorgaben für Wartung, Inspektion und Instandsetzung Die Benutzerinformationen und die für den wirtschaftlichen Betrieb und zur Instandhaltung der Gebäudeausstattung erforderlichen Betriebs- und Wartungsanweisungen sind entsprechend dieser Dokumentationsrichtlinie zu strukturieren und zu katalogisieren Anlagen-Bestandsliste Die in einem/r Gebäude/ Liegenschaft vorhandenen Technischen Anlagen werden gemäß AMEV mit dem zugehörigen AKS wie in der Tabelle ersichtlich beschrieben. Die Bestandslisten werden durch die Ausführenden/ Anlagenerrichter erstellt. Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. AKS- Geschoss+ DokuStand (4.-5.Eb.) AKS- Gebäude (1.- 3.Eb.) Standort (Raum- Nummer) AKSfür die Anlage (6.- 7.Eb.) Art der Anlage (Text) Standort (Geschoss) Hersteller/ Typ Baujahr Allgemeine Beschreibung / Nutzung Technische Daten Prüfpflicht (ja/ nein) D10178PMU 00B 420_001 Wärmeversorgungsanlage 1 Ebene Mustermann/ Heizkessel 2012 Kompaktheizzentrale mit 11 und 19 kw Leistung im Heizbetrieb bzw. 13 und 23 kw im Warmwasserbetrieb ja D10178PMU 00B 420_002 Wärmeversorgungsanlage 2 Ebene Mustermann/ Heizkessel 2012 Kompaktheizzentrale mit 11 und 19 kw Leistung im Heizbetrieb bzw. 13 und 23 kw im Warmwasserbetrieb ja D10178PMU 00B 431_012 Lüftungsanlage 1 Ebene Mustermann/ Typ A 2012 ja D10178PMU 00B 431_013 Lüftungsanlage 2 Ebene Mustermann/ Typ B 2012 ja D10178PMU 00B 431_014 Lüftungsanlage 3 Ebene Mustermann/ Typ A 2012 ja Tabelle : Beispiel Anlagen-Bestandsliste Leistungskataloge/ Arbeitskarten Für alle gemäß VOB/ Teil C instandhaltungsrelevanten Anlagenteile (Baugruppen) sind Arbeitskarten auf Basis der Leistungskataloge mit Anlagenbezug entsprechend den AMEV-Richtlinien zu erstellen. Die Kennzeichnung erfolgt nach dem AKS bis zur 7. Ebene. Inhalte der Leistungskataloge sind Instandhaltungsanweisungen und Pflegeanleitungen mit Erläuterung und Spezifikation der erforderlichen Überwachung und der durchzuführenden Tätigkeiten zur Instandhaltung, in Art und Zeitfolge. Es ist zwischen folgenden Leistungen zu unterscheiden: Wartung Inspektion Sind anlagenspezifisch besondere Instandhaltungsleistungen erforderlich, die darüber hinausgehen, so sind diese ebenfalls entsprechend der Leistungskatalogform zu dokumentieren. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 11 von 13

12 Beispiel: Lüftungsanlage, Standort Deutschland, Berlin-Mitte, Bodestr. 1-3, Pergamonmuseum AKS: D10178PMU00B : Leistungskennziffer Inspektions- und Wartungsarbeiten 1- monatlich 3- monatlich Fristen 6- monatlich 1- Jährlich bei Bedarf 2- jährlich Bemerkungen Ventilatoren Hygienemaßnahmen nach VDI 6022 Blatt Ventilator auf Verschmutzung, Beschädigung u. Korrosion prüfen, Funktionserhaltendes Reinigen der 6 2 luftberührten Teile des Ventilators sowie des Wasserablaufes Funktionelle Maßnahmen x x Laufrad auf Unwucht prüfen x Schaufelverstelleinrichtung auf Funktion prüfen Lager auf Geräusch prüfen x Lager schmieren x Flexible Verbindungen auf Dichtigkeit prüfen Schwingungsdämpfer auf Funktion prüfen x Schutzeinrichtungen auf Funktion prüfen x Tabelle : Beispiel zu den Arbeitskarten nach Leistungskatalogen - KGR Lufttechnische Anlagen Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. x x 1.5 Übergabe der Dokumente Austauschformate für digitale Dokumente Alle digital erstellten Unterlagen sind in digitaler Form in vorgegebenen Austauschformaten gemäß Kapitel zu übergeben. CAD-Daten sind in einem der vorgegebenen Formate (ALLPLAN oder AutoCad) zu übergeben. Zusätzlich sind aus den Layouts Plotdateien im programmunabhängigen PDF-Format mit Plotfaktor 1:1 zu erzeugen und zu übergeben. Berechnungsdaten - insbesondere Datensätze technischer Berechnungen - sind in einem der vorgegebenen Formate und im jeweiligen programmspezifischen Format zu übergeben Dokumentationsschein Für die Übergabe und Prüfung der Dokumentationsunterlagen (Papierordner, Datenträger) ist das Beiblatt Dokumentationsschein (siehe Abbildung ) zu verwenden. Dieser Dokumentationsschein ist vom Ersteller der Dokumentation und vom Prüfer dieser Dokumentation auszufüllen. Die digitale Formatvorlage steht auf der Homepage des BBR unter Baubereich Baufachlicher Service Dokumentationsrichtlinien DRL-MI-PMU 06/2013 zur Verfügung. Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 12 von 13

13 Dokumentations-Übergabe (vom Auftragnehmer auszufüllen) Nutzer / Adresse / Gebäude: Dokumentationsstand: Gewerk: PMU / Bodestraße 1-3, Berlin Bestandsdokumentation Kälte Anlagenbezeichnung: Kälteanlage 1 Firma: Frischluft GmbH Straße: Sauberweg 10 PLZ / Ort: Lufthausen Tel. / Fax.: (0815) / (0815) Name: Müller Stempel / Unterschrift: Papierordner: Ordnerkennung: D10178PMU00B O01-03 Aktualität (Datum): 12 / 2012 Inhalt (Register): 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13 Datenträger: Datenträgerkennung: D10178PMU00B O Aktualität (Datum): 12 / 2012 Datenträgerinhalt: 00, 13 Dokumentations-Übergabe (vom Auftraggeber auszufüllen) Name: Datum / Unterschrift: Dokumentations-Prüfung (von der prüfenden Stelle auszufüllen) Die übergebenen Dokumentationsunterlagen (Papierordner und Datenträger) wurden gemäß Dokumentationsrichtlinie einschließlich projektspezifischer Abstimmungen in vollem Umfang erstellt: Inhaltliche Prüfung und Freigabe: Name / Datum: Unterschrift: Prüfung auf Vollständigkeit und Freigabe: Name / Datum: Unterschrift: Prüfung der Kennzeichnung & Strukturierung und Freigabe: Name / Datum: Unterschrift: Abbildung: : Dokumentationsschein für die Übergabe und Prüfung einer Dokumentation Kennzeichnung und Strukturierung Kapitel 1 - Seite 13 von 13