Newsletter VORWORT WHAT`S NEW? NEUE PROJEKTE CODIA INSIDE VERANSTALTUNGEN & EVENTS.

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1 Newsletter VORWORT WHAT`S NEW? NEUE PROJEKTE CODIA INSIDE VERANSTALTUNGEN & EVENTS Der Newsletter für die moderne Verwaltung Ausgabe 01/2015

2 02 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH VORWORT Liebe Leserinnen, lieber Leser, das Jahr ist schon voll im Gange, Zeit, dass wir für Sie wieder interessante Neuigkeiten und Anregungen rund um das Thema Dokumenten-Management sowie der codia zusammenzustellen. Wir wünschen Ihnen beim Lesen des Dokumenten Managers viel Vergnügen. Ihr Laurenz Stecking WHAT`S NEW? TECHNISCHE NEUERUNGEN 1. foxdox Unter dem Namen foxdox bietet die codia seit Beginn dieses Jahres ein neues cloudbasiertes Produkt an, welches neben der Speicherplattform auch ein revisionssicheres und vor allem sicheres Dokumenten-Sharing zwischen öffentlicher Verwaltung und Externen (Bürgern & Unternehmen) ermöglicht. Die Cloud-Lösung foxdox wird in einem zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland nach deutschem Datenschutz betrieben und bietet somit höchstmöglichen Schutz made in Germany. integriert das Fachverfahren ProBAUG, das dabei die führende Anwendung bleibt. Die Bauplattform bietet eine komfortable Lösung für den vielfältigen und kontinuierlichen Dokumentenaustausch zwischen Bauverwaltungen, Entwurfsverfassern und externen Fachstellen im Rahmen des Baugenehmigungsprozesses. Szenarien für weitere Verwaltungsbereiche folgen: Bürgertresor Zustellung von Gehaltsabrechnungen eakte für Schulen eakte für Oberbürgermeister Eine erste praxisorientierte Anbindung der Cloud-Lösung wurde aktuell für die Baugenehmigungsprozesse entwickelt. Die auf foxdox basierende Bauplattform Somit führt foxdox zu einer weiteren Steigerung der Prozesseffizienz bei einer gleichzeitigen Senkung der Kosten.

3 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager Toolbox Wie im vergangenen Jahr auf dem codia DMSforum in Paderborn vorgestellt, wurde nun die codia Toolbox in die Praxis umgesetzt. Die Toolbox ist eine Sammlung nützlicher d.3ecm-werkzeuge, die den codia-kunden frei zur Verfügung steht. Die Toolbox-Werkzeuge werden als unsupported Software behandelt, sodass keine Lizenz- und Software-Pflegegebühren anfallen. Die Auslieferung, Installation sowie Einweisung erfolgt entweder im Rahmen aktueller Projektarbeit ggf. als Change Request oder als kostenpflichtige Unterstützung über den codia-support. Derzeit beinhaltet die Toolbox folgende d.3ecm- Werkzeuge: codia AutoKey: d.3ecm-recherche anywhere" per Knopfdruck. In Anwendungsprogrammen markierte Begriffe werden über eine konfigurierbare Suchabfrage mittels Funktionstastenaufruf im d.3ecm-system recherchiert und die Ergebnisse im d.3 smart explorer oder d.3 folder browser angezeigt. codiaxml2pdf-konverter: Mit dem codia-xml2pdf-konverter könnten XML-Dateien und -Dokumente, wie z. B. codia Workflowprotokolle, in langzeitstabiles und allgemein lesbares PDF/A- Format gewandelt werden. Über die Einbindung in den d.ecs rendition service können alle Workflowprotokolle ebenfalls als PDF/A-Sekundärinformationen im d.3ecm-system erstellt werden. Die sukzessive Erweiterung der Toolbox ist geplant. Wir halten Sie auf dem Laufenden! 3. Picture Berater Prozesse dokumentieren und Optimierungspotenziale sichtbar machen, dies bieten die visuellen Bausteine der Picture- Methode. Für ein optimales und verständliches Prozessmanagement hat die codia bei der PICTURE GmbH Prozessberater zur noch besseren, ganzheitlichen Kundenbetreuung ausbilden lassen.

4 04 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH NEUE FACHVERFAHRENSINTEGRATIONEN & LÖSUNGEN 4. Beschaffungsworkflow Die Lösung des Beschaffungsworkflows richtet sich insbesondere an Kunden, die keine eigene Verwaltung des Bestellwesens vorhalten. Mittels des codia Beschaffungsworkflows können alle dazugehörigen Prozesse vereinfacht abgebildet, kontrolliert und vor allem mit Wordvorlage geringem Personalaufwand verfolgt werden. Kontierungsapplikation Antrag Genehmigungsverfahren Bestellung So ist durch diesen Workflow der gesamte Prozess vom Bestellwunsch des Sachbearbeiters über die Genehmigung, die Bestellauslösung bis hin zur Rechnungszuordnung anhand der Bestellnummer abgebildet. Rechungsprüfung mit Bestellverknüpfung Bestellung an Kreditor Rechungseingang 5. Sitzungsdienst Aufgrund zunehmender Anfragen nach einer Lösung für den Sitzungsdienst, hat die codia beschlossen, eine entsprechende Lösung zu implementieren. Das Konzept wird codia im Oktober auf dem codia DMSforum in Aschaffenburg präsentieren. Ein Prototyp wird spätestens am Jahresende verfügbar sein.

5 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager Adressverwaltung Die d.3ecm-lösung Adressverwaltung bietet eine integrierte Adress- und Kontaktverwaltung mit Serienbrieffunktion als Funktionserweiterung im d.3ecm- System. Mittels dieses neuen d.3ecm- Lösungsmoduls können im Rahmen der Adress- und Kontaktverwaltung nicht nur Personen, Gruppen oder Organisationen angelegt, sondern auch Verknüpfungen zwischen Adress- und Kontaktobjekten realisiert und mit weiteren Metainformationen angereichert werden. Die Adress- und Kontaktobjekte werden als d.3-aktenobjekte abgebildet. Dadurch können die im d.3ecm-system implementierten DMS-Mechanismen, wie z. B. Berechtigungssystem, Versionierung und Historisierung, sowie Objektverknüpfungen in der Verwaltung und Bearbeitung von Adressen und Kontakten verwendet werden. Durch das Zusammenspiel mit d.link for Microsoft Office lassen sich Office-Vorlagen mit Adress- und Kontaktobjekten der Adressverwaltung verknüpfen und somit automatisiert Adress- und Kontaktdaten in entsprechende Vorlagenfelder befüllen. Ebenso können für einen Microsoft Word-Serienbrief aus der markierten Trefferliste recherchierte Kontakte genutzt werden. Der als Vorlage abgelegte Serienbrief greift dabei auf die zuvor lokal zwischengespeicherten Adressdaten der gewählten Kontakte zu. Die erzeugten Office- Dokumente werden anschließend automatisch im d.3ecm-system mit den Kontaktobjekten verknüpft. Derzeit befindet sich das Modul in der Pilotphase. Die Freigabe erfolgt im 4. Quartal Neue Schnittstellenlösung Das System ARCHIKART ist ein ämterübergreifendes Liegenschaftsinformations- und Management-System und Ausgangspunkt für die Bearbeitung der liegenschaftsbezogenen Vorgänge sowohl auf Flur- als auch Grundebene. Den Flurstücken können in ARCHIKART über die jeweiligen Fachschalen mehrere Verfahrensarten unterschiedlichen Typs zugeordnet sein (Grundstück, Dienstbarkeit, Vertrag, Kauf, Verkauf, Projekt, etc.). Diese werden im d.3ecm durch eine Verfahrensakte repräsentiert, welche wieder- um eine oder mehrere Flurstücksakten als Teilakten beinhalten kann. Werden neue Vorgänge in ARCHIKART erzeugt, so wird über die Schnittstelle dieser Vorgang an das d.3ecm übergeben. Anschließend übergibt ARCHIKART evtl. vorhandene Dokumente ebenfalls zur Ablage an das d.3ecm-system. Neben der Recherchemöglichkeit auf Dokumentenebene bietet die Schnittstelle auch die Möglichkeit, eine gesamte Akte als Rechercheergebnis darzustellen.

6 06 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH 8. codia Scandienstleistungen Als weiterer Baustein für die Rundumversorgung der codia-kunden steht Ihnen das im Jahr 2013 gegründete Geschäftsfeld Scandienstleistungen zur Verfügung, das die Digitalisierung von Papierdokumenten, Akten und den Übergang physischen Archivmaterials in elektronische Archive für Sie übernimmt. Das von Heiko Logemann geleitete codia-scan-team verarbeitet aufzubewahrendes Aktenmaterial in kürzester Zeit. Nach der Aufbereitung durchlaufen alle Papierdokumente moderne Hochleistungsscanner und werden zu revisionssicheren Archivforma- ten (PDF/A- bzw. TIF-Dateien) digitalisiert, welche auf verschlüsselten Datenträgern übergeben oder auf Wunsch direkt in das Kunden-System eingespielt werden. Hierbei erfolgt die Verarbeitung analog der Resiscan-Richtlinie (TR 03138) mit entsprechender Stapelklasse und einer projektbezogenen Verfahrensdokumentation. Auch hier eignet sich ideal die neue Cloud- Lösung foxdox zur einfachen und sicheren Datenübermittlung der gescannten Dokumente von der codia zum Kunden.

7 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager 07 NEUE PROJEKTE 1 Hochschule Magdeburg-Stendal 3 Puderbach 2 Im Jahr 1991 gegründet, ist der Name der Hochschule längst ein Markenzeichen für eine fundierte akademische Ausbildung und für eine engagierte Studierendenschaft. An fünf Fachbereichen in Magdeburg sowie zwei Fachbereichen am Standort Stendal können Studieninteressierte aus etwa 50 Studiengängen wählen. Rund 130 Professorinnen und Professoren garantieren eine sehr gute Betreuungsquote. Um diese Betreuung in der Administration zu optimieren, hat sich die Hochschule zu Beginn dieses Jahres für die Zusammenarbeit mit codia und somit für das d.3ecm- System inkl. Workflow entschieden. Landkreis Vorpommern- Greifswald Der Landkreis Vorpommern-Greifswald ist Deutschlands drittgrößter Landkreis. Er liegt in Mecklenburg-Vorpommern und grenzt direkt an das Nachbarland Polen. Kreisstadt ist die Universitäts- und Hansestadt Greifswald. Zu Beginn dieses Jahres hat der Landkreis die T-Systems mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems beauftragt. Als Unterauftragnehmer der T-Systems liefert codia die Dokumenten- Management-Lösung d.3ecm, welche flächendeckend eingesetzt werden soll. 4 Die Verbandsgemeinde Puderbach befindet sich im schönen Westerwald im Landkreis Neuwied. Ihr gehören 16 eigenständige Ortsgemeinden an. Insgesamt leben knapp Einwohner in diesen Ortschaften. Im Sommer 2014 hat die Verbandsgemeinde sich für das Dokumenten-Management d.3ecm und die codia Software entschieden. Hier werden demnach seit Herbst 2014 bereits erfolgreich Eingangsrechnungen im Zusammenhang mit dem Fachverfahren AB-DATA archiviert und bearbeitet. Der nächste Schritt soll nun im Bereich Steuern & Abgaben stattfinden, um dann im Anschluss die Verbandsgemeinde weitestgehend auf eine eakte auf Basis eines Aktenplans umzustellen. Königswinter In Königswinter lohnt es sich zu leben! Geprägt vom rheinischen Wesen hat sie mit ihren vielen Gesichtern vom Rhein über die Hänge des Siebengebirges bis hin zum Oberpleiser Hügelland einiges zu bieten. Die Stadt Königswinter liegt im schönen Rhein-Sieg-Kreis mit knapp Einwohnern auf der östlichen Rheinseite. Zu Beginn dieses Jahres hat sich die Stadt für die Zusammenarbeit mit der codia Software GmbH und somit für die Einführung des d.3ecm-systems entschieden.

8 08 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH 5 Landratsamt Starnberg Der Landkreis Starnberg liegt im Südwesten des Regierungsbezirks Oberbayern und hat etwa Einwohner. In der unmittelbaren Nähe zur Landeshauptstadt München gehört er sicher zu einer der begehrtesten Wohnlagen in Deutschland mit hohem Freizeitwert und einer sehr guten Lebensqualität. Im Sommer 2013 begann man in der ITund Organisationsabteilung unter Einbindung verschiedener Fachabteilungen eine hausweite Lösung eakte umzusetzen. Nach einem intensiven Auswahlverfahren hat die codia Software GmbH die Ausschreibung mit dem Umfang von der Einbindung über 30 Fachverfahren ins DMS bis hin zur Endausbaustufe zu 370 User gewonnen. Das Projekt wurde am 21. Januar mit einer internen Hausmesse im Landratsamt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgestellt. Die codia war dabei mit mehreren Kollegen vor Ort, unter ihnen auch Geschäftsführer Laurenz Stecking und der für Starnberg zuständige Projektleiter Oli- Im Bildvordergrund von links nach rechts: Laurenz Stecking -Geschäftsführer codia Software GmbH-, Karl Roth -Landrat Starnberg- / Foto: Landratsamt Starnberg ver Pauls. In der Mittagspause wurde die Zusammenarbeit zwischen codia Software und dem Landkreis Starnberg dann auch schriftlich besiegelt: Geschäftsführer Laurenz Stecking und Starnbergs Landrat Karl Roth unterzeichneten die Verträge. Alle Beteiligten sind sich sicher, dass hier der Beginn einer sehr erfolgreichen und innovativen Zusammenarbeit gestaltet worden ist.

9 9 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH codia INSIDE Neue Gesichter bei der codia: Professional Service David Hirche David Hirche unterstützt seit dem den Professional Service im Team Hochschulen. Professional Service Sören Hannig Sören Hannig unterstützt den Professional Service seit dem im Team Entwicklung. Professional Service Petra Burrichter Petra Burrichter verstärkt seit dem den Professional Service im Team Bauwesen. Verwaltung Jutta Stamm Jutta Stamm ist seit dem teil des codia-verwaltungsteams und unterstützt die kaufm. Abteilung. Marketing Frauke Biener Frauke Biener erweitert seit dem das Vertriebsteam um den Bereich Marketing. Auszubildender Dennis Hüser Dennis Hüser erweitert seit dem als Auszubildender zum Fachinformatiker mit Fachrichtung Anwendungsentwicklung das Team der Software-Entwicklung. Professional Service Frank-Olaf Wilhelm Frank-Olaf Wilhelm unterstützt ab dem den Professional Service im Bereich Sitzungsdienst.

10 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager 10 VERANSTALTUNGEN & EVENTS 1. Rückblick CeBIT Digitale Zukunft schon heute erleben Unter diesem Thema stand die diesjährige CeBIT welche vom bis Fachbesuchern die Möglichkeit gab, bereits jetzt in die digitale Zukunft zu schauen. Bei einem Besucherzuwachs von 6 % zeigte sich die codia mit dem Verlauf der diesjährigen Messe sehr zufrieden. Es konnten bestehende Geschäftsbeziehungen gepflegt und interessante Interessentengespräche geführt werden. Auch die codia war wieder auf dem DATABUND-Gemeinschaftsstand vertreten und informierte Kunden sowie Interessenten über Neuigkeiten der Dokumenten- Management-Lösungen. codia Arbeitsplatz auf der CeBIT Rückblick Anwendertreffen Hochschulen Vom 24.bis fand an der BTU Cottbus-Senftenberg mit Unterstützung der codia das erste DMS-Anwendertreffen der deutschen Hochschulen statt. Hierbei bestand die Möglichkeit, bei Vorträgen und in entsprechenden Workshops DMS-Lösungen kennenzulernen. Der intensive Fachaustausch und Vernetzung der d.3ecm-anwendenden Hochschulen stand dabei im Vordergrund. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wünschen sich eine Verstetigung dieser Treffen. Claudia Eckert von der BTU Cottbus-Senftenberg bedankte sich bei codia für die Unterstützung. Teilnehmer des Anwendertreffens für Hochschulen der BTU Cottbus

11 11 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH 3. codia neuer Partner des Fraunhofer FOKUS egovernment-labors Die codia Software GmbH ist jetzt Partner des Fraunhofer FOKUS egovernment-labors. In einem Live-Szenario zeigt das Labor mit Sitz in Berlin das Zusammenwirken von Fachverfahren, eakte und foxdox-bürgertresor. Beispielhaft sind Integrationen der ECM-Lösung d.3ecm in die Fachverfahren ProBAUG, MESO und AutiSta. Insgesamt hat codia über 130 Integrationen in Fachverfahren zum d.3ecm- System realisiert. Das Fraunhofer FOKUS egovernment-labor ist mit seinen Schwer- Anlässlich des 15-jährigen Firmenjubiläums der Firma Form-Solutions, veranstaltet unser Partner im Bereich der Formularservertechnologie in diesem Jahr vom 21.bis ein Form-SolutionseGovernment-Forum in Köln. Neben intepunkten Interoperabilität, serviceorientierte Architekturen und Identity-Management ein Partner beim Aufbau des egovernments in Deutschland und Europa. Als technologie-, hersteller- und produktunabhängige Plattform bindet das Labor mehr als 60 Partner aus Wirtschaft und Verwaltung ein. Die Labore des Kompetenzzentrums für egovernment sind Werkstatt, Schaufenster und Kompetenzknoten zugleich. Dort werden Szenarien entwickelt, Testumgebungen errichtet und Workshops initiiert. 4. Form-Solutions-eGovernment Forum ressanten Vorträgen von Form-Solutions, egovernment-vertretern und Schulungsworkshops ist auch die codia als Partner mit dem Thema Formulare lösen Prozesse aus bei der Veranstaltung vertreten. 5. codia DMSforum in Aschaffenburg Der eine wartet, dass die Zeit sich wandelt, der andere packt sie kräftig an und handelt. (Dante Alighieri, italienischer Dichter und Politiker, * Mai 1265, ) Auch in diesem Jahr möchten wir Sie wieder zu unserem codia DMSforum 2015 einladen, welches in diesem Jahr vom 06. bis in der Stadthalle von Aschaffenburg stattfinden wird. Es erwarten Sie interessante Vorträge rund um das Thema eakte und Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung sowie themenspezifische Workshops. Neu in diesem Jahr ist die Kooperation mit unserem Partner PROSOZ Herten GmbH, mit welchem wir Workshops in den Bereichen Bau und Soziales veranstalten werden. Eine Teilnahme lohnt sich! Sollten Sie noch Informationen benötigen, wenden Sie sich gerne an uns oder schauen Sie auf unsere Homepage unter:

12 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager codia sportlich unterwegs! Auch in diesem Jahr ist codia wieder sportlich unterwegs! Sowohl beim 15. Meppener Triathlon am als auch beim 30. Citylauf am stellt codia auch sportlich seine Kompetenz unter Beweis. Der besondere Clou, die codia kämpft nicht nur selbst, sondern motiviert auch andere und unterstützt gleichzeitig einen sozialen Zweck. So übernimmt codia von jedem Kunden, der codia beim Citylauf läuferisch im Team unterstützt, die Startgebühr, stellt ihnen ein hochwertiges Funktionsshirt und spendet zusätzlich noch 25 pro Läufer an ident. africa e.v. Seien Sie dabei und melden Sie sich noch heute an unter oder senden Sie eine Mail an

13 13 Dokumenten Manager Newsletter der codia Software GmbH 7. Alle Termine auf einen Blick Veranstaltung Wann Wo Form-Solutions-eGovernment Forum Köln codia DMSforum Aschaffenburg d.3ecm Anwenderschulung und Meppen Aktenplanschulung für Anwender -Nutzung der eakte- Workflowschulung für Administratoren Workshop: Einführungsstrategien DMS in öffentlichen Verwaltungen und Meppen bis bis Meppen und Meppen d.3ecm Anwenderschulung In der d.3ecm Anwenderschulung lernen Sie mit den grundsätzlichen Funktionen der Standardclients d.3 smart explorer und d.3 Importclient zu arbeiten sowie ein grundsätzliches Verständnis für das Arbeiten mit einem DMS. Voraussetzungen: Für die Teilnahme sollten Windows-Kenntnisse vorhanden sein, Anwenderkenntnisse im Bereich Office und wären von Vorteil. Schulungsdauer: 1 Tag Aktenplanschulung für Anwender -Nutzung der eakte- Im Zentrum dieser Schulung steht das Szenario der allgemeinen Schriftgutverwaltung inkl. des zentralem Posteingangs und dessen Verteilung. Neben den Standard d.3ecm- Komponenten werden hier auch die d.velop egovernment solutions Aktenplan und Postverteilung geschult. Voraussetzungen: Es werden gute Kenntnisse in der Anwendung des d.3ecm-systems vorausgesetzt sowie ausreichende Kenntnisse in der Bedienung des d.3 explorers erwünscht. Schulungsdauer: 1 Tag

14 Newsletter der codia Software GmbH Dokumenten Manager 14 Workflowschulung für Administratoren In der der Workflowschulung für Administratoren werden Kenntnisse und Wissen vermittelt, um mit dem codia ad-hoc Workflowmodul eigenständige Laufwege modifizieren bzw. neue Laufwege aufsetzen zu können. Aufgrund der Aufsetzung dieses Modul auf das Standard d.3 Workflowmodul (d.ecs flow) erfolgt zudem eine Einweisung in den d.ecs flow designer. Voraussetzungen: Es werden Administratorenkenntnisse des d.3ecm-systems vorausgesetzt, gute Kenntnisse in der Script- bzw. HTML-Programmierung bzgl. SQL wären von Vorteil. Schulungsdauer: 2 Tage Workshop: Einführungsstrategien DMS in öffentlichen Verwaltungen Im Workshop Einführungsstrategien DMS in öffentlichen Verwaltungen werden grundsätzliche Themen der erfolgreichen Durchführung von DMS-Projekten behandelt. Sie lernen Strategien und Methoden zur Steigerung der Akzeptanz durch erfolgreiche Motivation und Einbindung der Mitarbeiter im eigenen Haus, Umgang mit Hindernissen sowie vermeidbare Probleme bei der Umsetzung von DMS-Projekten kennen. Voraussetzungen: Der Workshop richtet sich auch an zukünftige DMS-Projektleiter, die mit der Durchführung von DMS-Projekten betraut sind. Dauer: 1 Tag Melden Sie sich jetzt an und finden Sie neben weiteren Schulungen auch detaillierte Inhalte auf unserer Homepage

15 codia Software GmbH Nödiker Str Meppen Telefon: Telefax: