Schulungsunterlagen Newsletter CariNet 2.0. Newsletter

Transkript

1 Schulungsunterlagen Newsletter CariNet 2.0 Newsletter... 1 Neue Verteiler anlegen... 2 Verteilerliste... 3 Verteilerliste mit -Adressen füllen... 3 Arbeitsgruppen-Verteilerliste... 7 Editieren von Verteilerlisten... 8 Löschen von Verteilerlisten... 8 Neues Mailing anlegen... 9 Basis-Daten... 9 Inhalte einpflegen Test- anfordern: Versand starten: Kopieren von Mailings Löschen von Mailings Auswertung der Mailings Meine Caritas Abonnenten verwalten ihre Daten Newsletter auf Meine Caritas bewerben Newsletter Die Erstellung des Newsletters erfolgt durch das CariNet-Team. Sie können Ihre(n) Newsletter im Modul Applikationen verwalten und pro Newsletter jeweils Mailings an unterschiedliche Verteilergruppen versenden. 1

2 Rufen Sie dazu in der linken Menuleiste den Reiter Applikationen aus. Jetzt werden alle Newsletter angezeigt, auf die Sie berechtigt sind. Bitte wählen Sie durch Klick Ihren Newsletter aus. Neue Verteiler anlegen Sie haben die Möglichkeit pro Newsletter einen oder mehrere -Verteiler anzulegen. Um einen neuen Verteiler anzulegen, klicken Sie in der Aktionsleiste den Button Neuer Verteiler an. 2

3 Geben Sie den Titel des Verteilers (der Zielgruppe) ein, z.b. ÖA-Referenten, externe Interessenten, etc. ein Wählen Sie dann die Art des Verteilers aus: Verteilerliste Hierbei handelt es sich um eine Verteilerliste, die individuell mit -Adressen zusammengestellt wird. Über den Button Weiter kommen Sie in die nächste Maske. Text-Beschreibung: Hier können Sie die Art der Adressaten im Verteiler näher beschreiben. Zum Beispiel: Alle Caritasdirektoren der Ortsverbände, alle Einrichtungsleiter unserer Altenheime etc. Schließen Sie mit Speichern ab. Verteilerliste mit -Adressen füllen Im nächsten Schritt können Sie die Empfänger für diesen Verteiler entweder einzeln manuell anlegen oder eine komplette Liste über die Import-Funktion in den Verteiler laden. 3

4 Manuelle Anlage der Verteilerliste Über den Button Neu legen Sie einen neuen Empfänger für Ihren Newsletter an. Bildunterschrift: Anzeige des Bildschirms bei Anlage eines neuen Empfängers innerhalb einer Verteilerliste Neben den Pflichtfeldern Name, Vorname und -Adresse finden Sie folgende Felder: Feld hinzufügen: Für einen personalisierten Newsletter, können Sie zusätzliche Felder bei jedem Abonnenten hinzufügen. Diese Felder können Sie beim Versand eines Newsletters verwenden, z.b. Anrede, Titel, etc. Bitte beachten Sie: Dafür müssen in der gestalteten Vorlage diese Felder eingefügt sein. Dies erfolgt in Abstimmung mit dem CariNet-Team vor Einrichten des Newsletters. Aktiv: Durch das Setzen des Häkchens unter Aktiv wird die Zusendung der Newsletter aktiviert. Bei der individuellen Anlage eines Newsletter-Interessenten müssen Sie dies explizit setzen. Ist das Häkchen nicht aktiviert, erhält der Newsletter-Interessent keinen Newsletter. Bestätigt: Dieser Status muss aktiv gesetzt sein, damit das Mailing an den entsprechenden Empfänger versendet werden kann. 4

5 Fehlerhafte Zustellung: Hier zeigt das System für jeden Abonnenten individuell an, ob es Fehler bei der Zustellung des Mailings gab. Eine fehlerhafte Zustellung kann durch eine falsche -Adresse oder Probleme mit dem -Postfach des Empfängers entstehen. Bildunterschrift: Anzeige der Abonnenten innerhalb eines Verteilers mit der Möglichkeit der Selektion Verteilerlisten: Ein Empfänger kann auch Mitglied in mehreren Verteilerlisten sein. Ist dies gewünscht, können Sie den Empfänger hier weiteren Newsletter-Verteilern zuordnen. Schließen Sie mit Speichern ab. Bitte beachten Sie: Versenden Sie das Mailing an mehrere Verteilerlisten, wird jeder Abonnent nur ein Mailing erhalten, auch wenn er in mehreren Verteilerlisten enthalten ist. bereits eingepflegte -Adressen werden durch das System erkannt und nicht doppelt angelegt. Import einer Verteilerliste Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Verteilerlisten komplett ins System zu importieren. Diese Listen muss Ihnen im Dateiformat csv vorliegen (siehe Erstellen einer Dummy-Datei). Gehen Sie auf den Button Importieren, suchen Sie die entsprechende Datei und klicken Sie hochladen. 5

6 Erstellen einer Dummy-Datei Um eine Dummy-Datei zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie Excel, oder ein anderes Tabellenbearbeitungsprogramm, dass Ihnen eine Speichermöglichkeit als csv-datei ermöglicht. Wenn Sie die Tabelle formatieren, müssen Sie darauf achten, dass die Benennung der Spalten dem Muster Name, Vorname und -Adresse entsprechen. Beim Hochladen der Datei prüft die Newsletter-Applikation, ob die Spalten entsprechend vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Import der Datei abgebrochen. Wenn Sie die Tabelle entsprechend eingerichtet haben, pflegen Sie die Daten entsprechend ein und speichern Sie die Datei im Dateityp csv ab. Bildunterschrift: Auszug aus einer Excel-Liste Exportieren von Adressen aus dem Outlook in das Newslettertool 6

7 Sollten Sie die Verteilerliste bereits als Outlook-Verteiler eingerichtet haben, können Sie diese Daten verwenden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor: Öffnen Sie in Ihrem Outlook den Ordner Kontakte. Die hier eingepflegten - Adressen können Sie exportieren: Wählen Sie die Verteilerliste, die Sie exportieren möchten und öffnen Sie sie. Gehen Sie in der grauen Navigationsleiste von Outlook auf Speichern unter und speichern Sie die -Adressen Rich-Text-Format. Das wählen Sie unter dem Dateinamen aus dem Pulldown-Menü. Sie erhalten eine Liste mit den Namen und -Adressen Ihrer Verteilerliste. Markieren und kopieren Sie das Ergebnis und fügen Sie es in Excel ein. Speichern Sie nun diese Liste im Format csv ab. Sie können diese Liste entsprechend in den Newsletter importieren. Arbeitsgruppen-Verteilerliste Sind Sie bereits Administrator einer Arbeitsgruppe im CariNet, können Sie das Newsletter-Modul dazu benutzen, an Ihre Arbeitsgruppe im CariNet den Newsletter zu verschicken. Dieser Arbeitsgruppen-Verteiler bezieht seine Daten aus der ausgewählten Arbeitsgruppe, d.h., die dort hinterlegten -Adressen der User werden benutzt. Eine doppelte Pflege von Verteilerlisten entfällt damit. Über den Button Weiter kommen Sie in die nächste Maske. Text-Beschreibung: Hier können Sie die Art der Adressaten im Verteiler näher beschreiben. Zum Beispiel: Die Arbeitsgruppe aller Caritasdirektoren der Ortsverbände, die Arbeitsgruppe der Einrichtungsleiter unserer Altenheime etc. Wählen Sie unter Arbeitsgruppe die entsprechende AG aus. 7

8 Bildunterschrift: Anzeige aller Arbeitsgruppen, in denen der Newsletter-Redakteur Administrator ist Schließen Sie mit Speichern ab. Tipp: Erscheint die gewünschte Arbeitsgruppe nicht in der Übersicht, prüfen Sie bitte, ob Sie in der Arbeitsgruppe im CariNet Administratorenrechte haben. Editieren von Verteilerlisten Wählen Sie die gewünschte Verteilerliste aus. Sie können nun über den Suchschlitz entsprechend nach Abonnenten (Name oder -Adresse) suchen. Einen Überblick über alle Abonnenten im Verteiler erhalten Sie, wenn Sie auf Suchen klicken. Wählen Sie den zu editierenden Abonnent durch Anklicken des Namens oder der -Adresse aus. Sie können nun die Daten diesen Abonnenten editieren, ihn weiteren Verteilern zufügen oder ihn komplett löschen. Löschen von Verteilerlisten Wählen Sie den zu löschenden Verteiler an. Am oberen Bildrand finden Sie den Button Löschen. 8

9 Bildunterschrift: Übersicht aller angelegter Verteilter innerhalb eines Newsletters Neues Mailing anlegen Basis-Daten Mit dem Button Neues Mailing erstellen Sie in einem ersten Schritt die Basis-Daten Ihres Newsletters: 9

10 Titel: Vergeben Sie einen Mailing-Titel z.b. CariNet-Tagung in Hamburg. Der Titel dient nur Ihrer Übersicht innerhalb der Newsletter-Applikation und erscheint nicht im Mailing selbst. Text-Beschreibung: Hier können Sie einen Kurzinhalt des neuen Mailings einfügen. Diese Daten dienen Ihnen zum schnelleren Auffinden des Mailings in Ihrer internen Bearbeitungsliste. Diese Angaben erscheinen nicht im Mailing. Betreff: Diese Angabe erscheint im Betreff der im Posteingang der Adressaten. Unser Tipp: Da viele Empfänger jeden Tag sehr viele Mails erhalten, entscheiden die Empfänger sehr schnell, welche Mails gelesen werden und welche nicht interessant erscheinen. Ausschlaggebend sind dabei die Formulierungen des Betreffs. Es ist im Sinne Ihrer Abonennten, wenn Sie im Betreff bereits die wichtigsten Punkte des Mailings benennen. Achten Sie darauf, keine Worte zu verwenden, die als sogenannte Stop-Worte in Spam-Filter eingesetzt werden. Hierzu zählen insbesondere Gewinnspiel, billig, Sonderangebot, günstig etc.. Auch Sonderzeichen aller Art oder eine GROSSCHREIBUNG von ganzen Wörtern sollten Sie in der Betreff-Zeile vermeiden. Absendername: Tragen Sie hier ein, wer diesen Newsletter verschickt, also entweder Ihren Namen oder Ihren Verband bzw. Ihr Referat. Absender- Tragen Sie hier die -Adresse an, die dem Empfänger des Newsletters als Absender-Adresse angezeigt wird. Verteilerlisten: Wählen Sie den/die Verteilerliste(n) aus, an den dieser Newsletter gehen soll. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Bitte beachten Sie: Ist ein Benutzter in mehreren Verteilerlisten enthalten, erhält er das Mailing nur einmal. Kopfzeile: Begrüßen Sie hier Ihre Newsletter-Empfänger und stimmen Sie sie auf den Inhalt Ihres Mailings ein. Fußzeile: Hier stehen die Angaben zum Absender bzw. das Impressum. 10

11 Bitte beachten Sie: Da ein Newsletter ein Medium ist, dass den Teledienstemediengesetzt unterliegt, muss jeder Newsletter über ein Impressum verfügen. D.h. Sie müssen in jedem Mailing die Angaben zum Herausgeber nennen. Für die Impressumspflicht macht es keinen Unterschied, ob die Informationen auf einer Webseite bereit gehalten oder regelmäßig per verschickt werden. Erforderlich ist aber das Vorliegen eines Dienstes. Es sollten daher am Ende eines Newsletters die nach 5 TMG erforderlichen Pflichtangaben gemacht werden. Auf der Webseite finden Sie die Pflichtangaben des 5 TMG des Bundesministeriums der Justiz: 5.html Stand: Juli 2010 Bild: Wenn Sie Bilder in das Mailing integrieren wollen, muss dies vorab in der Layout-Vorlage vorgesehen werden. Das bedeutet, bei der Erstellung des Layouts des Newletters muss definiert sein, ob Bilder gewünscht sind. Bitte beachten Sie dabei auch: Viele Mailprogramme unterdrücken aus Sicherheitsgründen die sofortige Darstellung von Bildern in Mails. An Stellen, an denen Bilder vorliegen, ist im Mailing der Hinweis zu lesen, dass die Bilder aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt werden. Um das Bild anzuzeigen, muss der Abonnent das Bild mit der rechten Maustaste herunterladen. Schließen Sie mit Speichern ab. Inhalte einpflegen Über den Button neu öffnet sich eine Maske, in die Sie den ersten Beitrag Ihres Mailings eingeben. 11

12 Überschrift und automatisiertes Inhaltsverzeichnis des Mailings Die Überschrift ist automatisch mit einer sog. Sprungmarke versehen. D.h., im fertigen Mailing wird man durch Anklicken der Überschrift direkt zum Text weitergeführt. Erstellen Sie mehrere Beiträge, so werden die Überschriften zu einer Inhaltsangabe zusammengefasst und im oberen Teil des Mailings aufgeführt. Bildunterschrift: In der linken Spalte sind die einzelnen Beiträge innerhalb eines Mailings zu sehen. Rechts die Inhalte des Kopfteils 12

13 Im Text-Feld können Sie den dazugehörenden Text eingeben oder auf Word einfügen und ggf. editieren. Bitte beachten Sie: Benutzen Sie zum Einfügen eines kopierten Word-Textes nicht die Kontext-Taste (rechte Maustaste), sondern das Einfügen -Symbol im Rich-Edit-Feld! Dokumente verlinken Im Text-Feld können Sie auch auf Dokumente verlinken, die dem Benutzer als Download zur Verfügung stehen. Diese Dokumente sollten nicht größer als 2 MB sein. Markieren Sie dazu ein Wort in Ihrem Textfeld, hinter dem sich das Dokument öffnen soll (z.b. In unserem Jahresbericht finden Sie ). Gehen Sie auf Hyperlink- Manager und dort auf den Dokumenten-Manager Über den Button Hochladen kommen Sie in eine neue Maske. Dort können Sie eine Kopie eines Dokumentes von Ihrer Festplatte ins System ziehen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, gleich mehrere Dokumente, die Sie dem Newsletter an verschiedenen Stellen anhängen möchten, auf einmal hoch zu laden. Gehen Sie auf Wählen und suchen Sie das Dokument. Klicken Sie das Dokument an und gehen auf Öffnen. Schließen Sie den Vorgang mit Hochladen ab. 13

14 Bildunterschrift: Bildschirmansicht beim Hochladen eines Dokuments zum Verlinken der Dokumente Wählen Sie dann das Dokument aus der Liste der hochgeladenen Dokumente aus und gehen auf Einfügen (rechts unten) Wählen Sie nun in der Ansicht des Hyperlink-Manager unter Ziel die Auswahl Neues Fenster und speichern Sie den Vorgang mit Ok ab. Links setzen Nutzen Sie die Möglichkeit, einen Link auf eine Homepage zu setzen, auf der ergänzende Informationen zu Ihrem Text zu finden sind. Diesen Link können Sie auch hinter einen Link-Text legen, z.b. Hier finden Sie mehr Infos zu diesem Thema Der hier gesetzt Link kann später in der Auswertung (siehe Auswertung der Mailings) nach Zugriff ausgewertet werden. Mit Bild laden Sie ein Foto zum Beitrag hoch. Dieses Foto wird rechts neben dem Text angezeigt und sollte Pixel Breite nicht übersteigen. 14

15 Speichern Sie diesen Beitrag ab. Legen Sie beliebig viele solcher Beiträge für Ihr Mailing über diese Schritte an. Reihenfolge der Beiträge ändern Die einzelnen Beiträge ordnen sich in der Reihenfolge, in der Sie sie anlegen. Über die Pfeilsymbole können Sie diese Reihenfolge verändern. Über den Button Vorschau HTML oder Vorschau Text können Sie eine Vorschau Ihres Mailings anzeigen lassen. Test- anfordern: Bevor Sie das Mailing an die Abonnenten verschicken, können Sie sich dieses in einer Test-Mail zusenden lassen. Tragen Sie hierzu im Feld Test-Empfänger die gewünschten adressen ein. Mehrere adressen schreiben Sie bitte untereinander, benutzen Sie dafür die Returntaste; Versand starten: Senden Sie dieses Mailing an den/die ausgewählten Verteiler. Das Mailing wird nun im Status versandte Mailings in Ihrem Newsletter geführt. 15

16 Kopieren von Mailings Möchten Sie ein identisches oder fast identisches Mailing eines bereits bestehenden Mailings anlegen, können Sie das alte Mailing kopieren, entsprechend abändern und neu speichern. 16

17 Löschen von Mailings Wählen Sie das zu löschende Mailing unter aktuelle Mailings oder versandte Mailings durch Klicken des Titels aus. Am oberen Bildrand finden Sie rechts den Löschen-Button. Auswertung der Mailings Das neue Newslettertool bietet Ihnen die Möglichkeit einer Statistikerhebung, aus der Sie Daten zur Nutzung Ihres versandten Mailings erheben können. Unter den aktuellen Mailings finden Sie den Bereich Versandte Mailings. Klicken Sie auf das rote Dreieck rechts daneben. Sie finden dann einen Überblick über die bereits versandten Mailings. Klicken Sie den Titel des Mailings an. Ihnen werden im Reiter Mailing die Basisdaten dieses versandten Mailings inklusiv der ausgewählten Verteiler angezeigt. 17

18 Im Reiter Statistik finden Sie die Anzahl der Empfänger des Mailings, d.h. wie viele das Mailing erhalten haben (linke Säule) sowie die Anzahl derjenigen, die das Mailing auch geöffnet haben (rechte Säule). 18

19 Die Abonnenten haben die Möglichkeit, das Mailing direkt über das zu öffnen (roter Balken). Allerdings ist es auch möglich, sich das Mailing im Web anzeigen zu lassen (grüner Balken). Hierbei ist es in der Erhebung nicht möglich, mehrfache Aufrufe ein und desselben Abonnenten unberücksichtigt zu lassen und ihn nur als einen Treffer zu werten. Haben Sie in Ihrem Mailing auf eine bestimmte Webseite verlinkt, können Sie in der Statistik sehen, wie viele Abonnenten diesen Link gefolgt sind. 19

20 Meine Caritas Abonnenten verwalten ihre Daten Auf können sich Interessierte über alle mit dem neuen Tool erstellten Newsletter der Caritas und zum Abonnement freigegebenen Newsletter informieren, diese bestellen, abbestellen und verwalten. Versandte Newsletter sind jederzeit im Archiv für den Abonnenten recherchierbar. 20

21 Bildunterschrift: Bildschirmansicht des Webportals Newsletter auf Meine Caritas bewerben Wenn Sie Ihren Newsletter auf der Webseite Meine Caritas zum Abonnement freigeben wollen, können sie dies in der Übersichtseite der Verwaltung des Newsletters tun. Ein Klick genügt, und Sie können zusätzliche Abonnenten gewinnen: 21

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23 Bildunterschrift: Unter Meine Caritas haben Sie die Möglichkeit, Ihren Newsletter zusätzlich zu bewerben. Interessenten können sich hier registrieren und Ihren Newsletter abonnieren. 23