Postfachfreigaben mit Outlook 2013 und Exchange Mailbox

Transkript

1 Postfachfreigaben mit Outlook 2013 und Exchange Mailbox Freigabe von Standard Postfachelementen Folgende Elemente sind Bestandteil Ihrer Exchange Mailbox und können auch nicht umbenannt oder gelöscht werden. Die rot markierten sind Standard Postfachelemente und der einfachste Weg anderen Exchange Benutzern eine Freigabe bzw. den Zugriff auf ihrer Exchange Mailbox einzuräumen. Zu den Standard Postfachelementen gehörten Posteingang, Aufgaben, Journal, Kalender, Kontakte und Notizen. Grundsätzlich ist es möglich jedes Element ihrer Exchange Mailbox für andere Benutzer freizugeben. Dazu aber später mehr im Teil Freigabe von

2 individuellen Postfachelementen. Beispiel: Freigabe von Standard Postfachelement [Kalender] Wenn Sie ihren Standardkalender an andere Benutzer freigeben möchten gehen Sie bitte wie folgt vor. Wechseln Sie zuerst durch klicken auf den Kalenderbutton (unten links in der Navigationsleiste) in die Kalenderansicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Standardkalender [Kalender] und wählen Eigenschaften aus. Nun öffnet sich folgendes Fenster. Wechseln Sie in den Karteireiter Berechtigungen.

3 Durch klicken auf den Button Hinzufügen können Sie jetzt den Benutzer aus dem globalen Adressbuch auswählen, der Zugriff auf ihren Standardkalender [Kalender] erhalten soll.

4 Wenn Sie den Benutzer gefunden haben, klicken Sie Hinzufügen und dann auf OK Jetzt können Sie dem Benutzer entsprechende Berechtigungen erteilen. Entweder Sie verwenden eine der existierenden Berechtigungsrollen oder konfigurieren die gewünschten Berechtigungen manuell.

5 Zum Abschließen der Kalenderfreigabe klicken Sie auf den Button OK. Um einen freigegebenen Standardkalender [Kalender] zu öffnen, klicken Sie im Outlook 2013 Client auf: Datei Öffnen und exportieren und auf Ordner eines anderen Benutzers. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie den Benutzer aus, der Ihnen eine Freigabe auf seinen Standardkalender [Kalender] eingeräumt hat und geben beim Ordnertyp: Kalender an und bestätigen mit OK.

6 Wenn die Freigabe des Standardkalender [Kalender] richtig durchgeführt wurde, sehen Sie nun in der Kalenderansicht ihres Outlook 2013 Clients den entsprechenden Kalender des Benutzers. Diese Vorgehensweise können Sie nur auf Standard Postfachelemente (Posteingang, Aufgaben, Journal, Kalender, Kontakte und Notizen) anwenden. Freigabe von individuellen Postfachelementen. Sie haben die Möglichkeit bestimmte Bereiche oder einzelne Exchange Mailbox für andere Exchange Benutzer freizugeben. zu aller erst: Halten Sie die Struktur ihrer Freigaben und verbundenen Berechtigungen so übersichtlich wie möglich um Überblick zu verlieren! Elemente ihrer Als wichtigen Tipp den damit nicht den Im folgendem Beispiel erläutere ich das Vorgehen für die Freigabe von individuellen Postfachelementen anhand eines Postfachelementes vom Typ: und bereitgestellte Elemente mit dem Namen Example-Shared-MailboxFolder. Beispiel: Freigabe eines individuellen Postfachelementes [Typ: und bereitgestellte Elemente]. to be continued

7 Troubleshooting: Wenn Sie den gewünschten Benutzer nicht in dem globalen Adressbuch finden, kann es folgende Ursachen haben: Der Benutzer hat keine Exchange Mailbox Lösung: Benutzer muss eine Exchange Mailbox beantragen. In ihrem Exchange Outlook Profil ist der Exchange-Cache -Modus aktiviert. Lösung: Exchange-Cache-Modus deaktivieren, Outlook neu starten, gewünschten Benutzer auswählen, Exchange-Cache-Modus aktivieren. Gelöschte Elemente wiederherstellen Gelöschte Elemente wiederherstellen in Microsoft Outlook 2013 Sie haben den Papierkorb (Gelöschte Objekte) ihrer Exchange Mailbox geleert und merken, dass sich dort doch noch wichtige Elemente wie z.b. s, Notizen, Aufgaben, Kalendereinträge oder Kontakte befanden, dann haben Sie die Möglichkeit diese 30 Tage ab Papierkorbleerung rückwirkend wiederherzustellen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorbsymbol (Gelöschte Objekte) und wählen im Kontextmenü den Punkt Gelöschte Element wiederherstellen. Alternativ können Sie auch durch klicken mit der linken Maustaste auf das Papierkorbsymbol (Gelöschte Objekte) und dann den Menüpunkt Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen wählen.

8 Nun öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie ihre gerade gelöschten Postfachelemente sehen können. Markieren Sie die Elemente die Sie wiederherstellen möchten und klicken dann auf Ausgewählte Elemente wiederherstellen ( Symbol mit dem Briefumschlag und gebogenen Pfeil s.u.)

9 Die von Ihnen wiederhergestellten Elemente werden im Papierkorb (Gelöschte Objekte) ihrer Exchange Mailbox sichtbar und können von da aus Weiterverarbeitet werden. Wenn die Frist von 30 Tagen ab Papierkorbleerung überschritten wurde, kann die Wiederherstellung nur noch von einem Exchange Serveradministrator durchgeführt werden! Hierzu schreiben Sie uns bitte eine an IT-Support am FB Erziehungswissenschaft und Psychologie In enger Zusammenarbeit mit der ZEDAT habe ich unsere bestehende ITSupportstruktur inklusiver aller Workflows und Service-Prozessen in Anlehnung nach ITIL V3 neu konzeptioniert und mit dem zentralen IT-Service-Management (ITSM) der Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung verknüpft. Mit diesem Schritt soll gewährleistet werden, dass Ihre IT-Anfragen und Probleme möglichst schnell und kompetent bearbeitet werden. Dazu gehören neben einer guten Erreichbarkeit unserer Ansprechpartner auch eine qualitativ hochwertige Beratung und eine schnelle kompetente Reaktionen auf Störungen sowie die Vermeidung von Störungen. Den Vorschlägen des Best Practice Guide von ITIL V3 folgend, vertrete ich die

10 Rolle des Incident Managers am Fachbereich Erziehungswissenschaft und Psychologie. Ich trage die Verantwortung, dass alle Ihre Anfragen schnellstmöglich beantwortet werden und arbeite an der Verbesserung der Services. Neuerungen: IT Service Management (ITSM) mit HelpLine 6.0 Welches uns eine Hardwareinventarisierung, Dokumentation und wenn notwendig die schnelle Weitergabe von Serviceanfragen oder Störungen an die entsprechenden Units der Zentraleinrichtung für Datenverarbeitung ermöglicht. Auch ein automatisches Routing der Tickets zwischen den Supportgruppen soll ebenfalls für eine schnellere Fallbearbeitung sorgen. Zentrale IT Support HotLine am Fachbereich Telefon: Telefax: Serviceportal Im Serviceportal können Sie künftig eigene Supportanfragen erstellen, sich über deren Bearbeitungsstatus informieren und Ergänzungen vornehmen. Auch hier werden Eingabemasken existieren, so dass Sie direkt erkennen können, welche Informationen wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen. Ihr Postfach ist fast voll Möglichkeiten der Archivierung - Exchange Online Archiv -.PST Datei Wenn Sie eine vom postmaster@campus.fu-berlin.de mit dem Betreff Ihr Postfach ist fast voll erhalten, hat Ihre Exchang box eine bestimmte Größe erreicht. Postfachgröße ermitteln Die Größe Ihrer Mailbox bzw. den belegten Speicher können Sie u.a. der vom postmaster@campus.fu-berlin.de entnehmen.

11 sowohl im client Outlook unter dem Menüpunkt Datei einsehen als auch im Outlook Web App überprüfen. Dazu loggen Sie sich im Outlook Web App mit ihrem Benutzernamen und Kennwort ein und bewegen den Mauszeiger auf Ihren Namen oberhalb vom Posteingang. Eine detaillierte Auflistung der Platzbelegung Ihres Postfaches können Sie sich im client Outlook anzeigen lassen. Dazu klicken Sie rechts auf die oberste Ebene Ihres Postfaches und wählen Datendateieigenschaften. Unter dem Punkt Ordnergröße erhalten Sie die detaillierte Platzbelegung.

12 Möglichkeiten der Archivierung Exchange Online Archiv Bei Bedarf stellen wir Ihnen gerne ein Exchange Online Archiv zur Verfügung. Dazu genügt eine an Das Online Archiv hat eine Kapazität von momentan 25GB und wird bei Aktivierung nach ca. 15 Minuten automatisch bei Ihnen im Outlook client bzw. Outlook Web App sichtbar. Zusätzliche Konfigurationen ihrerseits sind daher nicht notwendig! Exchange Onlinearchive im Outlook 2013

13 Exchange Onlinearchiv im Outlook Web App (OWA)

14 Nun haben Sie die Möglichkeit per Drag & Drop einzelne s, Ordner oder ganze Ordnerstrukturen in das Online Archiv zu übertragen. Sie können die Archivierung auch mit Hilfe einer automatischen Archivierungsrichtlinien steuern. Dazu klicken Sie im client Outlook mit der rechten Maustasten auf das Element dem Sie eine Archivierungsrichtlinien zuordnen möchten und wählen im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften aus. Im Karteireiter Richtlinie finden Sie die entsprechenden Konfigurationsmöglichkeiten.

15 Archivierungsrichtlinien können Sie auch über das Outlook Web App (OWA) konfigurieren und verwalten. Dazu klicken Sie im Outlook Web App (OWA) mit der rechten Maustasten auf das Element dem Sie eine Archivierungsrichtlinie zuordnen möchten und wählen im Kontextmenü den Punkt Archivrichtlinie.

16 Archivierung in eine persönliche Ordner Datei (PST) Ihre Outlookelemente wie s, Kontakte, Kalenderdaten, Notizen und Aufgaben können Sie auch in eine PST Datei Archivieren. Achten Sie bei der Archivierung bitte darauf, dass Sie die entsprechende Archiv Datei nicht lokal speichern, sondern auf ihr persönliches Netzlaufwerk H:\ Um eine Archivierung in eine PST Datei vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: Im client Outlook 2013 wählen Sie Menüpunkt Datei Öffnen und exportieren und anschließend den punkt Importieren/Exportieren.

17 Jetzt öffnet sich der Import/Export Assistent. Wählen Sie den Punkt In Datei exportieren und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Schritt wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken auf Weiter.

18 nun müssen Sie eine Auswahl treffen welche Teile ihrer Mailbox archiviert werden sollen. Markieren Sie die entsprechenden Elemente und klicken dann auf Weiter. Im nächsten Dialog wählen Sie einen Speicherort und einen Namen für Ihre Archivdatei. Speichern Sie nach Möglichkeit auf ein Netzlaufwerk und keinen lokalen Speicherplatz! Beim klicken auf Fertig stellen werden Ihre ausgewählten Postfachelemente archiviert.

19 Der Nachteil dieser Methode ist: Sie können nicht ohne weiteres von außerhalb der FU auf Ihr Archiv zugreifen. Backup - gelöschte Dateien wiederherstellen. Alle Daten auf den Netzlaufwerken H:\ (persönliches Laufwerk) und X:\ (Gruppenlaufwerk) werden automatisch gesichert. Sie haben die Möglichkeit gelöschte Dateien eigenständig aus dem Backup wiederherzustellen. Um sich einen älteren Stand eines Ordners anzusehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner, wählen Eigenschaften und wechseln in den Tab Vorgängerversionen Hier werden Ihnen Sicherungen angezeigt, die Sie wiederherstellen können. Am einfachsten ist es die entsprechende Ordnerversion zu markieren und dann auf öffnen.

20 Sie können nun per Drag & Drop jede Datei oder auch Verzeichnis aus dem Vorgängerversionen-Fenster in einen neuen Ordner ziehen. Falls das gewünschte Backupdatum nicht in den Vorgängerversionen gelistet wird, schreiben Sie uns bitte eine mit Pfadangabe des Ordner bzw. Dateinamen. Ein Mitarbeiter des Backupservices wird sich dann mit Ihnen bezüglich der Wiederherstellung Ihrer Daten in Verbindung setzten. Fax 2 Mail Jede/r Mitarbeiter/in der Freien Universität Berlin wird automatisch eine eigene Telefon und Faxnummer zugewiesen. Sie können u.a Ihre persönliche Telefonnummer / Faxnummer, Weiterleitungen, Anklopfen, die Schnellwahltastenbelegung und die Telefon PIN im ZEDAT Portal unter dem Punkt / Telefon einsehen bzw. Konfigurieren.

21 Beim Faxversand FU Intern, genügt die Faxnummer ohne die 838- Beispiel an Faxnummer in FU Intern: Beim Faxversand innerhalb von Berlin, müssen Sie eine 0 vorwählen. Beispiel an Faxnummer in Berlin: @fax.fu-berlin.de Beim Faxversand innerhalb Deutschland außerhalb Berlin, müssen Sie eine 0 + Ortsvorwahl vorwählen. Beispiel an Faxnummer in Hamburg:

22 Beim Faxversand in andere Länder, müssen Sie eine 0 + Ländervorwahl evtl. Ortsvorwahl vorwählen. Beispiel an Faxnummer in New York City (USA) Sie können Faxe über Ihren client und auch über Webmail (Unix oder Exchange) verschicken. Unter anderem werden folgende Dateitypen.doc,.docx,.pdf und.jpg als Anhang unterstützt. Nachdem Ihr Fax verarbeitet wurde, erhalten Sie einen Sendebericht vom voiceserver@fax.fu-berlin.de. In diesem Bericht stehen alle Übermittlungsinformationen und Statusmeldungen. Folgende Statusmeldungen können auftreten. Kein Fehler Ihr Fax konnte erfolgreich zugestellt werden. Allgemeiner Fehler/Unbekannter Benutzer Sie sind noch nicht für den Versand von Faxen berechtigt. ISDN error/gegenstelle (Endgerät) ist nicht betriebsbereit Die Rufnummer, an die Sie das Fax versendet haben, ist nicht gültig. CAPI-B3-Fehler/Verbindung nicht erfolgreich (Gegenstelle ist kein G3-

23 Faxgerät) Die Gegenstelle ist kein Faxgerät. IT-Sicherheit Als Informationssicherheit bezeichnet man Eigenschaften von informationsverarbeitenden und -lagernden (technischen oder nichttechnischen) Systemen, die die Schutzziele Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität sicherstellen. Informationssicherheit dient dem Schutz vor Gefahren bzw. Bedrohungen der Vermeidung von wirtschaftlichen Schäden und der Minimierung von Risiken. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu diesem Thema. IT-Organisation Datenschutz AG IT-Sicherheit IT Regelwerke und Richtlinien VoIP Telefonie und Cisco Jabber Jede/r Mitarbeiter/in der Freien Universität Berlin wird automatisch eine eigene Telefon und Faxnummer zugewiesen. Eine ausführliche Anleitung zum Telefonsystem der FU (FON) finden Sie hier. Unter anderem haben Sie die Möglichkeit Ihr VoIP Telefon mit Hilfe ihres PC zu steuern. Cisco Jabber bietet Ihnen die Möglichkeit, das Telefonbuch der FU-Berlin nach Personen zu durchsuchen, Kontakte zu speichern und zu gruppieren, Anrufe entgegen zu nehmen und zu tätigen.

24 Wenn Sie es wünschen, installieren wir Ihnen die Software gerne auf ihrem PC oder Notebook. Dazu benötigen wir nur die Inventarnummer oder den Rechnernamen. Diese Informationen finden Sie entweder auf dem Gerät oder bekommen diese Informationen über das Desktopsymbol Wer bin ich bzw. durch Drücken der Tastenkombination Strg + Alt + A. Software und Lizenzen Software Wenn Sie Software benötigen, die momentan noch nicht auf Ihren Gerät installiert ist, wenden Sie sich bitte an unsere zentrale Hotline unter der Rufnummer: oder schreiben uns eine an: support@ewi-psy.fuberlin.de Damit wir Ihre Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten können, benötigen wir die Inventarnummer oder den Rechnernamen. Diese Informationen finden Sie entweder auf dem Gerät, bekommen diese Informationen über das Desktopsymbol Wer bin ich oder durch Drücken der Tastenkombination Strg + Alt + A. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der Freien Universität schreibt im Interesse der Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit und der Wahrung der einschlägigen Rechtsvorschriften, im Besonderen jene des Datenschutzes, eine strikte Rollen- und Berechtigungstrennung vor und untersagt deshalb die Vergabe von Administrationsrechten an Benutzer. Lizenzen Wenn Sie Lizenzen für bestimmte Softwareprodukte benötigen, wie z.b. IBM SPSS, MaxQDA, Mplus etc. können Sie diese über das Onlinebestellsystem der FU beziehen. Für die Beschaffung von Software, die Sie nicht im Standardportfolio finden, ist Ihnen der ZEDAT Benutzerservice gerne behilflich. Da es an der Freien Universität Berlin kein zentrales Lizenzmanagement von Softwareprodukten gibt und es in absehbarer Zeit auch nicht geben wird, obliegt diese Aufgabe in der Eigenverantwortung des jeweiligen

25 Arbeitsbereiches! File Service am FB Erziehungswissenschaft und Psychologie Jeder Arbeitsbereich am FB Erziehungswissenschaft und Psychologie der eine Betreuung seiner IT / EDV durch die ZEDAT in Anspruch nimmt, erhält ein Gruppenlaufwerk für den Datenaustausch. Die Mitarbeiter/innen erhalten zu diversen anderen IT-Dienstleistungen auch einen persönlichen Ablageplatz für Ihre Daten. Das Gruppenlaufwerk (X:\LS-ARBEITSBEREICH), das persönliche Laufwerk (H:\) und weitere wichtige Ressourcen, wie z.b. Drucker oder Scanner werden Ihnen bei der Anmeldung an einem betreuten Arbeitsplatz der ZEDAT automatisch verbunden. Selbstverständlich können Sie auch von Außerhalb der FU (per VPN Verbindung) auf Ihre Daten zugreifen. Eine Anleitung für das Einrichten einer VPN Verbindung finden Sie hier. Ein HowTo für das Einrichten einer Netzlaufwerkverbindung unter Windows finden Sie hier.