NetMailWebAccess an der Uni Landau

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1 NetMailWebAccess an der Uni Landau 1 - Was ist NetMailWebAccess? NetMailWebAccess ist ein Standard- -System der Fa. Novell, das Sie von unterschiedlichen Orten und Computern auf Ihre Nachrichten zugreifen läßt. Mit NetMailWebAccess haben Sie Zugriff auf vom Arbeitsplatz im Büro, vom Computer zu Hause, vom Notebook (z.b. während der Dienstreise), ohne einzelne Nachrichten hin und her kopieren zu müssen. Zwei populäre -Protokolle sind IMAP und POP. IMAP (Internet Message Access Protokoll) speichert Ihre Mail auf einem zentralen Server und läßt Sie von mehreren Orten und Computern darauf zugreifen. Im Gegensatz dazu speichert POP (Post Office Protocol) Ihre Nachrichten nur solange auf dem Server, bis Sie gelesen werden; dabei werden die Nachrichten auf den Computer, den Sie gerade benutzen, heruntergeladen. POP ist schlecht kompatibel mit dem Zugriff von unterschiedlichen Computern, da es die Nachrichten auf die veschiedenen Arbeitsplätze verteilt. NetMailWebAccess ist ein Web-Portal (wie z.b. Hotmail oder GMX), das Zugriff auf Ihre Mail mit einem aktuellen www-browser von jedem Computer mit Internetzugang erlaubt. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, ein Mailprogramm zu konfigurieren, bietet WebAccess Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mail von jedem internetfähigen Rechner aus zu bearbeiten. Die Zugangsadresse lautet: https://mail.uni-landau.de NetMailWebAccess arbeitet am besten mit neueren Browserversionen - z.b. Netscape 7 oder höher - für optimale Ergebnisse. Jeder Studierende und Angehörige der Uni Landau erhält auf dem Mail-Server 30 MB Speicherplatz für seine Nachrichten. Welche Möglichkeiten bietet NetMailWebAccess: Webzugriff -- Sie können Ihre Nachrichten im Web mit jedem aktuellem Internet- Browser lesen und verschicken (Unterstützung auch für viele Fremdsprachen ) Organisation -- Sie sollten Ihre Nachrichten in separate Mailboxen (Ordner) einsortieren und speichern, die Sie selbst verwalten. Adressbuch -- Sie können ein persönliches Adressbuch erstellen. Kalender -- Sie können einen persönlichen Kalender führen. Kann ich beides, POP und WebAccess verwenden? Sie können weiterhin POP z.b. mit Netscape als Ihr bevorzugtes -Programm nutzen und zusätzlich mit WebAccess nach neuen Nachrichten schauen.

2 Wie kann ich auf alle meine Nachrichten von mehr als einem Computer zugreifen? WebAccess läßt alle Nachrichten auf dem zentralen Server liegen: zum Lesen, Antworten u.a.m. Im Gegensatz dazu werden bei Verwendung des POP-Protokolls in einem Mailprogramm diese Nachrichten nur auf dem aktuellen Computer lesbar-- Sie können auf diese nicht mehr von anderen Computern zugreifen. Wieviel Serverspeicherplatz (Quota) steht mir zur Verfügung? Jeder Nutzer hat 50 MB (Megabytes) Platz auf dem Mail-Server für und Kalendereinträge. Sie sollten ein Auge auf Ihren Quota- Anteil halten, der im WebAccess Mailbox-Fenster angezeigt wird: Durch Mailbox belegt: Wenn Sie 90% Ihres Anteils erreicht haben, erhalten Sie eine E- Mail-Alarm-Nachricht. Wenn Sie 100% erreichen, erhalten Sie einen Hinweis und Sie werden keinerlei eingehende -Nachrichten mehr erhalten, bis Sie Speicherplatz durch Löschen von Nachrichten freigeben. (Hinweis: gelöschte Elemente zählen immer noch zu Ihrem Anteil bis Sie auf " " klicken, um sie endgültig zu entfernen.) Alle eingehenden Nachrichten werden an den Sender zurückgewiesen, bis Sie Ihren Speicherplatzverbrauch verringert haben. Was geschieht, wenn ich meinen Speicherplatz überschreite? Wenn Sie eine Nachricht empfangen, die besagt, dass Sie 100% Quota erreicht haben (Quota exceeded), dann sollten Sie umgehend Nachrichten vom Mail-Server entfernen. Sobald wieder etwas Platz frei ist, werden Sie eingehende Nachrichten empfangen können. Dies kann jedoch 15 Minuten oder bis zu zwei Stunden dauern, bevor eingehende Mail wieder angenommen wird. Wie kann ich meinen Speicherplatz verwalten? Verschieben Sie -Anlagen auf Ihren lokalen Computer und löschen Sie diese vom Mail-Server Sehen Sie regelmäßig Ihre Nachrichten auf dem Server duch und löschen Sie jene, die Sie nicht mehr benötigen. Erarbeiten Sie sich eine Archivierungsstrategie, um es sich einfacher zu machen, Nachrichten zu finden, die gelöscht werden können. Legen Sie zum Beispiel einen Ordner "lesemappe" an, den Sie regelmäßig durchsehen, und speichern Sie Nachrichten zum Löschen in naher Zukunft darin. Haben Sie gespeicherte Nachrichten, die Sie nur selten nutzen, verschieben Sie diese auf Ihren lokalen Computer und löschen Sie sie vom Mail-Server. (z.b. mit dem POP- Protokoll und Netscape) Wenn Sie Ihre Mailbox so eingestellt haben, gesendete Nachrichten zu speichern, sehen Sie diese regelmäßig durch und löschen Sie nicht mehr benötigte; oder verschieben Sie diese für Langzeitspeicherung auf Ihren lokalen Computer oder ein Speichermedium und löschen Sie sie vom Mail-Server. Wenn Sie einen Trash-Ordner (Papierkorb für gelöschte Nachrichten) auf dem Mail- Server haben, stellen Sie sicher, diesen regelmäßig zu leeren.

3 Anlagen (Attachments) Gesendete oder empfangene -Nachrichten können Anlagen enthalten, einschließlich Text, Multimedia und Programme. Ob Ihr Mail-Client diese Anlagen beim Zugriff sofort anzeigt, durch eine Anwendung öffnet oder als Datei speichert, ist abhängig davon, wie der Browser konfiguriert ist. WebAccess kann nicht alle Anlagen sofort anzeigen, diese müssen erst auf den lokalen Computer gespeichert werden. Seien Sie vorsichtig -- Viren können durch Anlagen verteilt werden, öffnen Sie niemals Anlagen von denen Sie nicht wissen, was diese enthalten. Wie logge ich mich mit meinem Web-Browser ein? 1. Starten Sie Ihren Web-Browser (z.b. Netscape Navigator o.a). 2. In der Adresszeile geben Sie https://mail.uni-landau.de (https für verschlüsselte Datenübertragung!) ein. 3. Wenn das Loginfenster erscheint, geben Sie Ihre Nutzerkennung und Passwort ein und klicken OK 4. Um den Posteingang zu lesen, klicken Sie auf INBOX. 5. Um eine Nachricht zu senden, klicken Sie auf das Versenden-Icon links im Fenster. 6. Um die Sitzung zu beenden, klicken Sie auf Beenden mitte-oben im Fenster. Nachdem Sie erfolgreich angemeldet sind, erscheint die Web-Schnittstelle (Die Abbildung zeigt die WebAccess Oberfläche): Mail Ordner helfen Ihnen, Ihre Nachrichten zu organisieren. Die Ordnerliste läßt Ihnen die Wahl, einen gewünschten Ordner zu öffnen. Der Inhalt des gegenwärtig geöffneten Ordners wird im rechten Teil gezeigt. Am Anfang ist der einzige Ordner " INBOX", in dem die

4 eingegangenen Nachrichten gespeichert sind. Sie können weitere Ordner hinzufügen, löschen und Nachrichten darin verschieben, um sie zu sortieren. Um automatisch eine Kopie aller ausgehende Nachrichten zu speichern, müssen Sie einen Sent -Ordner erzeugen: 1. Loggen Sie sich ins WebAccess ein und klicken Sie auf "Ordner hinzufügen" 2. In das leere Namensfeld geben Sie einen Ordnernamen ein (z.b. Gesendete Objekte) 3. Durch das Klicken auf OK wird der Ordner angelegt. 4. Klicken Sie in Optionen am oberen Fensterrand. 5. Klicken Sie Mailbox-Verwaltung und wählen Sie den Ordner (Gesendete Objekte) 6. Nun rollen Sie nach unten, um Speichern zu drücken. 7. Klicken Sie Schließen und danach auf die Exit -Taste 8. Wenn Sie sich wieder einloggen, sollte von jeder gesendeten Nachricht eine Kopie in diesem Ordner gespeichert werden. (Tip: benutzten Speicherplatz beachten). Beachten Sie, daß dieses Fenster Ihnen auch erlaubt, automatische Weiterleitung, automatisches Antworten und eine Signatur für ausgehende Nachrichten zu konfigurieren.

5 2 - Optionen für persönliche Einstellungen Zeitüberschreitung Wenn Sie WebAccess unbenutzt offen lassen, werden Sie nach einer Zeitdauer automatisch abgemeldet. Dies geschieht aus Sicherheitsgründen für Ihre und stellt sicher, das der Mail-Server effizient arbeitet. Wenn Sie eine Aktion durchführen wollen, werden Sie wieder nach Ihrem Account und Kennwort gefragt. Die folgenden Optionen sollten in den "persönlichen Einstellungen" gespeichert werden: Standardzeichensatz: sollte auf ISO eingestellt werden Sprache: sollte auf Deutsch DEU eingestellt werden Zeitdauer einstellen: 1. Klick Options - Allgemeine Einstellungen 2. Absatz WebAccess-Einstellungen geben Sie die gewünschte Dauer in Minuten (< 40) ein, klicken Sie speichern. Erzeugen einer automatischen Signatur aller ausgehender Nachrichten 1. Klick Options - Mailbox-Verwaltung 2. Ja klicken bei Signatur zu ausgehenden Nachrichten hinzufügen 3. Geben Sie einen Text im Feld ein 4. Speichern klicken Hinweis: Beim Verfassen einer Nachricht sehen Sie Ihre Signatur nicht, jedoch der Empfänger wird sie erhalten. Regeln Legen Sie Regeln fest, wie eingehende Post vom Server behandelt werden soll, beispielsweise Weiterleitung an andere Adressaten oder Ablage in speziellen Postfächern. Dies kann Ihnen helfen, die Organisation Ihrer Ablagefächer zu automatisieren und auch unerwünschte

6 Nachrichten sofort zu löschen. So gehen Sie vor: 1. Klick Optionen - Regeln 2. Wählen Sie den Typ der Regel o Verschieben in - legt die Nachricht im gewünschten Ordner ab o CC an - leitet zusätzlich eine Kopie (CarbonCopy) an eine Adresse weiter o Löschen - Nachricht wird sofort gelöscht o Weiterleiten an - Nachricht wird nur an einen Adressaten gesendet 3. Wählen Sie im Abrollmenü die Art der Bedingung 4. Im Feld Enhält: geben Sie die Zeichenfolge ein nach der gesucht werden soll 5. Im letzten Feld die zusätzliche Angabe, um die betreffende Aktion durchzuführen 6. Speichern klicken, um die Regel zu aktivieren Nachrichten löschen Um Nachrichten zu löschen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Nachricht, dann klicken Sie auf. Dies markiert die Nachricht zum Löschen, Sie können immer noch auf die Nachricht zugreifen oder Sie wiederherstellen indem Sie auf klicken. um Nachrichten zu tilgen: Damit werden alle zum Löschen markierte Objekte entfernt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links von der Nachricht, dann klicken Sie auf oder einfach. Hinweis: Wenn Sie bei Optionen - Mailbox Verwaltung "Gelöschte Nachrichten sofort tilgen " aktiviert haben, wird eine Nachricht beim Löschen sofort vollständig gelöscht. 3 - Verfassen von Nachrichten Tragen Sie eine Empfängeradresse, den Betreff und den Mitteilungstext ein und Klicken Sie auf. Sie können das Adressbuch zum Suchen von Personen verwenden. Beifügen von Anlagen: Klicken Sie,dann können Sie mit "Durchsuchen/Browse" ein Datei wählen und mittels der Taste als Anlage (Attachment) anfügen. Die Adressenliste Das Adressbuch speichert Visitenkarten für jeden Nutzer. Sie können das Adressbuch zur Suche von Informationen über einen Nutzer verwenden( z.b. Telefonnummer und - Adresse). Standardmäßig liefert der Mail-Server jedem Nutzer das persönliche Adressbuch.

7 Um eine Gruppen-Verteilerliste zu erzeugen: 1. Öffnen Sie das Adressbuch 2. Wählen Sie 3. Im Feld Vorname oder Nachname geben Sie einen Namen der Gruppe in 4. In der Zeile -Adresse geben Sie eine mit Komma oder Leerzeichen getrennte Aufzählung aller Gruppenmitglieder ein (Sie können diese auch aus der Zwischenablage einfügen) 5. Mit OK wird der Eintrag gespeichert. 4 - Andere Möglichkeiten des Mailzugriffs Wenn Sie mit POP zugreifen wollen, haben Sie die freie Wahl zwischen veschiedenen E- Mail-Programmen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von Netscape 7.x. Wichtig zu wissen ist: Nutzername: Ihr persönliches Novell-Login mit Passwort Servername: mail.uni-landau.de 5 - Weitere Informationen und Hilfe erhalten Sie über den Hilfe-Button auf der Eröffnungsseite von NetmailWebAccess oder an der FH Zittau/Görlitz bzw. von der University of Kenntucky Technische Anfragen und Probleme senden Sie bitte an Wir danken Herrn U. Pilz vom Hochschulrechenzentrum der FH Zittau/Görlitz für die freundliche Erlaubnis, das "nimsbook" s.o. als Grundlage für diese Beschreibung verwenden zu dürfen. H. Jannasch, RZ Uni-Landau September 2003

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