Ausschreibungsunterlage zur Herstellung eines Online-Exportführers 1. Auftraggeber

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1 Ausschreibungsunterlage zur Herstellung eines Online-Exportführers 1. Auftraggeber Bundesverband der obst-, gemüse- und kartoffelverarbeitenden Industrie (BOGK) e.v. Von-der-Heydt-Straße Bonn Verantwortlich: Dipl.-Volksw. Christoph Freitag Geschäftsführer Telefon: Telefax: Kurzvorstellung des BOGK Der Bundesverband der obst-, gemüse- und kartoffelverarbeitenden Industrie e. V. (BOGK) ist das Sprachrohr der überwiegend mittelständisch strukturierten Unternehmen des sechstgrößten Wirtschaftszweiges innerhalb der deutschen Ernährungsindustrie. Ziel des BOGK ist es, die politischen und wirtschaftlichen Interessen seiner Mitglieder zu bündeln und mit einer Stimme zu vertreten. Er unterhält neben seiner Geschäftsstelle in Bonn ein Europa-Büro in Brüssel, das ebenfalls in die Exportförderung eingebunden ist. Der Bundesverband organisiert seine Arbeit für die Mitglieder in vier Produktgruppen: 1. Produktgruppe der Obstverarbeiter 2. Produktgruppe der Gemüseverarbeiter 3. Produktgruppe der Kartoffelverarbeiter 4. Produktgruppe der Hersteller von feinsaurem Gemüse 3. Projektbeschreibung a) Was soll produziert werden? Erstellt werden soll ein Online-Exportführer als Register exportierender Unternehmen ( Gelbe Seiten ) für den BOGK und seine Mitgliedsunternehmen (Mitglieder). Im Kern soll der Exportführer aus je einer Informationsseite pro Unternehmen bestehen mit Kontaktdaten sowie einer kurzen Darstellung des Unternehmens und seiner Produkte in Texten, Bildern und ggf. Filmen. Die Kontaktdaten sollen per Link direkt nutzbar sein (Links auf interaktive Karte mit Navigation z. B. Google Maps, , Homepage). Diese Informationsseiten sollen im Rahmen von geeigneten Listen sowie über eine Auswahl-

2 und Suchfunktion erreichbar sein. Ergänzend soll der Exportführer ein Kontaktformular enthalten, über das Importeure schnell und direkt ihre Anfragen, Angebote usw. an den BOGK zur Weiterleitung an die relevanten Hersteller schicken können. Der Online- Exportführer soll aus der bereits bestehenden Homepage des BOGKs per Klick erreichbar sein und in seiner Gestaltung zu ihr passen. b) Was soll erreicht werden? Verbesserung der Informationen über das Angebot von verarbeitetem Obst, Gemüse und feinsaurem Gemüse und von verarbeiteten Kartoffeln aus Deutschland. Überblick über die Produkte und Leistungen der Mitglieder. Überblick über die Standorte der Unternehmen der Mitglieder sowie ihre Vertriebswege, auch im Ausland. Kontaktvermittlung zu potentiellen Kunden. c) Wer soll im Ausland angesprochen werden? Handelspartner, Fachhändler und Importeure deutscher Produkte. Zwischenhändler und Großhandelspartner. Ausländische Branchenverbände im Bereich Obst, Gemüse, feinsaures Gemüse und Kartoffeln sowie Importverbände und vereinigungen. 4. Creative Guidelines: Welche Vorgaben müssen berücksichtigt werden? Es ist das aktuelle Design des BOGK analog zur Homepage zu übernehmen, siehe unter: Insbesondere sind die dort verwendeten Schriftarten sowie das sich aus den Logo-Farben des BOGK ergebende Farbschema zu verwenden. Der Exportführer soll optisch in die bestehende Homepage des BOGKs eingegliedert werden und von dort mit einem Klick erreichbar sein. Die Website soll durchgängig nach den Prinzipien des Responsive Design und Mobile First erstellt werden. Die Darstellung soll zunächst in zwei Sprachen erfolgen: Deutsch und Englisch. Eine Erweiterung um weitere Sprachen soll ggf. zu einem späteren Zeitpunkt möglich sein. Das System (Backend) soll von Anfang an auf eine einfache und schnelle Erweiterbarkeit um weitere Sprachversionen angelegt sein. Die Inhalte des Exportführers (Kontaktdaten, Texte, Fotos, ggf. Filme usw.) sollen vom BOGK mittels des Verwaltungssystems (Backend) jederzeit selbständig eingepflegt werden können. Dies schließt auch das Anlegen und Löschen von Seiten mit ein. Der Exportführer soll technisch als eigenständige Website in einer eigenen Subdomain.bogk.org (noch zu spezifizieren) gehostet werden. Weitere Domains mit automatischer Umleitung hierhin sollten jederzeit möglich sein.

3 5. Anforderungen an den Dienstleister Als potenzielle Bieter kommen in Frage: Webdesigner, Webdesign-Agenturen, Werbeagenturen u. dgl. Der Dienstleister weist seine Eignung in geeigneter Form nach (Referenzen etc.). Alle Bieter haben in geeigneter Form nachzuweisen, dass ihr Unternehmen in einem soliden wirtschaftlichen Zustand ist und über dieses kein Insolvenzverfahren anhängig ist. Alle Bieter haben für den Fall des Zuschlags einen Hauptansprechpartner und einen Vertreter zu benennen. 6. Rechteverwertung Der Dienstleister handelt im Auftrag und Namen des BOGK und tritt im Falle der Zuschlagserteilung alle aus dem Projekt entstehenden Rechte an den BOGK ab. Alle Daten sowie der Quellcode der Website müssen nach Projektabschluss an den BOGK übergeben werden, ebenso alle Rechte am Quellcode der Website, den Bildern, Filmen, Texten und allen Inhalten, sofern diese Rechte nicht bei den Mitgliedern des BOGK liegen. Für die Erstellung des Angebots wird kein Honorar gezahlt. 7. Leistungen und Pflichten des BOGK Der BOGK übernimmt folgende Leistungen und Pflichten: Der BOGK ist Zuwendungsnehmer des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) und der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) und erfüllt alle sich daraus ergebenden Pflichten, wie Beantragung der Förderung, Einholung der Freigabe des BMEL vor Freischaltung der Website, Projektdokumentation, Abrechnung usw. Der BOGK sorgt für die Bereitstellung der erforderlichen Kontaktdaten, Rohtexte und Bilder bzw. Filme sowie ggf. weiterer Fakten und Statistiken zur Erstellung der Mitgliederprofile sowie der unternehmensbezogenen Seiten des Online-Exportführers und der entsprechenden Listen. Er gibt dem Dienstleister alle notwendigen Informationen zur Erstellung der Website und ihrer Inhalte (Seiten, Listen, Kontaktformular usw.). Der BOGK übernimmt die redaktionelle Endkontrolle des Online-Exporführers im Hinblick auf die Prüfung der sachlichen Richtigkeit bzw. die korrekte Übertragung der eingespeisten Daten aus den übermittelten Rohdaten. Der BOGK benennt einen Hauptansprechpartner und eine Stellvertreterin für das Projekt. 8. Leistungen und Pflichten des Dienstleisters Der Dienstleister arbeitet im Auftrag des BOGK und übernimmt folgende Aufgaben:

4 a) im Rahmen des Angebots auf diese Ausschreibung Konzeptentwicklung auf der Grundlage dieser Ausschreibung. Der Dienstleister trifft Aussagen über die Grundfunktionalität und Zukunftsfähigkeit der vorgeschlagenen Lösung. Kostenvoranschlag unter Angabe der benötigten Stunden und Stundensätze für die einzelnen Leistungen. Erstellung eines Terminplans. b) im Rahmen der Projektdurchführung Feinabstimmung des Konzepts mit dem BOGK vor Projektbeginn. Prüfung der Unterlagen des BOGK, Qualitätssicherung der erhaltenen Daten. Einpflegung der erhaltenen Kontaktdaten, Ausformulierung aller Texte des BOGK auf der Grundlage des erhaltenen Rohmaterials, Einbindung der erhaltenen Bilder bzw. Kurzfilme. Suche und Einbindung von Bildern und Grafiken zur Gestaltung des Online- Exportführers, ggf. Lizenzierung im Namen und Auftrag des BOGK. Ggf. Erstellung von Grafiken, Statistiken, Karten usw. Programmierung, Test und Abstimmung des Online-Exportführers mit dem BOGK. Standardmäßige (einfache) Suchmaschinenoptimierung (SEO). Einbindung eines Tools zur Messung der Website-Nutzung (z. B. Google Analytics o. dgl.). Dokumentation und Schulung der BOGK-Mitarbeiter über die Nutzung des Backends und des Nutzungsanalyse-Tools. Dokumentation und Erläuterung der Methode gegenüber dem BOGK, wie später weitere Sprachversionen hinzugefügt werden können. Integration des BMEL-Förderlogos laut Styleguide des BMEL. Bei der Gestaltung der Firmenseiten bzw. Firmeneinträgen muss zu jeder Seite bzw. zu jedem Eintrag die entsprechende Freigabe der Firma schriftlich eingeholt werden. Der BOGK kann die Freigabe anstelle seiner Mitglieder erteilen. Der Dienstleister muss den gesamten Freigabeworkflow dokumentieren, archivieren und nach Abschluss des Projekts an den BOGK übergeben. 9. Vorgaben für die Gestaltung des Exportführers Erstellung eines Online-Exportführers, grob angelehnt an den Süßwaren Export Guide (SEG) unter mit Anpassungen auf die Anforderungen des BOGK wie folgt:

5 Der Exportführer erfüllt zwei Aufgaben: 1. Auflistung ( Gelbe Seiten ) der Unternehmen, ihrer Produkte und ihrer Auslandsbüros mit detaillierter Suchfunktion und Verlinkung auf je eine Anzeigenseite pro Unternehmen. 2. Bereitstellung eines Kontaktformulars für Importeure, das an den BOGK zur Weiterleitung an die infrage kommenden Unternehmen gesandt wird. Notwendige Bestandteile: Portal/Eingangsseite. Menü/Suchmöglichkeit zu Unternehmen Produktgruppen/Untergruppen Vertriebsbüros im Ausland Übersichten der Unternehmen und Tätigkeitsbereiche nach den Rubriken des Menüs, diese verlinkt direkt auf die Anzeigenseiten. Anzeigenseiten der Mitgliedsunternehmen des BOGKs mit: Firma, Firmenlogo Produktkategorien Kontaktdaten (Hauptsitz, Ansprechpartner) mit Links (interaktive Karte, Mail, Mitglieder-Webseiten) Auslandsbüros (Sitz, Ansprechpartner) mit Links (wie oben) Je einem Foto oder Kurzfilm zur Darstellung des Unternehmens, von Produkten, Marken, Markenlogos u. dgl. Die Seiten sind so zu gestalten, dass auf Wunsch der Kunden geeignete Fotos bzw. Kurzfilme integriert werden können, die Seite aber auch ohne die Einbindung visueller Medien wertig aussieht. Kurztext zur Firma mit vorab festgelegter maximal möglicher Textlänge. Kontaktformular am Fuß jeder Seite des Online-Exportführers, das per Mail an den BOGK gesandt wird. Impressum und Datenschutzhinweise. Backend mit der Möglichkeit, Anzeigenseiten hinzuzufügen, zu löschen und Inhalte zu ändern. Dokumentation zur Nutzung des Backends und der Möglichkeit, später andere Sprachversionen hinzuzufügen.

6 10. Bewertungskriterien für die Auswahl des Dienstleisters Der Bewertung des wirtschaftlichsten Angebots liegt die der Anlage beigefügte Bewertungsmatrix zugrunde. 11. Angebotsbestandteile Konzeptvorschlag Kostenvoranschlag für die einzelnen Leistungen Terminplan Referenzen Darstellung der grundsätzlichen Eignung 12. Rechtsgebiet Als Gerichtsstand gilt Bonn. Datum Unterschrift Anlage Bewertungsmatrix

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