EDV-Hausleitner GmbH Funktionalitätsbeschreibung Dokumentation WAWI-MS Outlook Von Ewald Palmetshofer Entwicklung

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1 Funktionalitätsbeschreibung Dokumentation WAWI-MS Outlook Von Ewald Palmetshofer Entwicklung EDV Hausleitner GmbH Bürgerstraß 66, 4020 Linz Telefon: / , Fax: / Internet: hausleitner@edv-hausleitner.at Dokumentation WAWI-Outlook.docx Version copyright by EDV-Hausleitner GmbH 2011

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Versionshistorie Disclaimer Beschreibung Voraussetzung Outlook WAWI Freigabe Modul Outlook-Synchronisierung Rechtevergabe bei Benutzer Bedienung Ablauf Terminsynchronisierung Kontaktsynchronisierung... 7 Seite 2 von 10

3 1 Allgemein 1.1 Versionshistorie Version Datum Bearbeiter Beschreibung EP Erstfassung 1.2 Disclaimer Die in den Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Die Benutzer dieser Unterlagen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urgeberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung seitens EDV-Hausleitner GmbH kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt werden oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen werden. Es ist möglich, dass die EDV-Hausleitner GmbH Rechte an Patenten, bzw. angemeldeten Patenten, an Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den fachlichen Inhalt des Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum. Andere in diesem Dokument aufgeführte Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer. Änderungen und Fehler vorbehalten. Jegliche Haftung aufgrund der Verwendung des Programms wie in diesem Dokument beschrieben, wird seitens EDV-Hausleitner GmbH ausgeschlossen EDV-Hausleitner GmbH Seite 3 von 10

4 2 Beschreibung Diese Schnittstelle schafft die Verbindung zwischen der Datenbank der WAWI und dem auf einem Rechner lokal installierten Microsoft Outlook. Es werden grundsätzlich die Daten der Terminverwaltung und der Kontakte synchronisiert. Durch diese Synchronisation wird die Basis für einen Datenabgleich zu mobilen Geräten (Handhelds, PDA s, Telefonen,...) geschaffen, da normalerweise alle diese Geräte standardmäßig eine Schnittstelle (Synchronisationssoftware) zu Microsoft Outlook haben. Die Synchronisation wird aus der WAWI heraus gestartet und es ist nicht notwendig, dass das Programm MS Outlook zu diesem Zeitpunkt aufgerufen ist. Für die Verwendung am Terminalserver bitte das Handbuch Active Sync am Terminalserver in Projekt 219 beachten. 3 Voraussetzung 3.1 Outlook Mindestens Outlook-Version 9 auf lokalen Rechner installiert. 3.2 WAWI WAWI ab Version in lokalen Netzwerk installiert (Verwendung auf Terminalserver in Absprache mit Betreuuer). Für die Synchronisation von Terminen ist das Modul KOMMUNIKATION notwendig. In der KOMMUNIKATION muss in den Voreinstellungen eine Standardterminart angelegt werden Freigabe Modul Outlook-Synchronisierung Das Modul Outlook-Synchronisierung muss im Modul-Manager freigeschalten werden Rechtevergabe bei Benutzer Für jeden Benutzer, der die Synchronisation-Möglichkeiten mit Outlook nutzen möchte, muss die Rechtezuteilung in der Benutzerverwaltung erfolgen. 4 Bedienung Aufruf über das Menü Allg. Stammdaten. Seite 4 von 10

5 Im Dialog werden folgende Informationen angezeigt: - Letzte Synchronisierung: Zu welchem Zeitpunkt hat der angemeldete Benutzer seine Daten synchronisiert. - Tage zurück gibt für die Terminsynchronisierung an, wieviele Tage zurück die Kalenderdaten synchronisiert werden. Nur verfügbar, wenn das Modul KOMMUNIKATION freigeschalten ist - Alte Protokolle löschen: Wird diese Checkbox auf TRUE gesetzt, so werden alle Synchronisationsprotokolle kleiner der letzten Synchronisierung gelöscht. - Anzeige über Änderungen - Schaltfläche Letztes Protokoll öffnet ein TableWindow mit den Details zur Synchronisation - Start: Löst die Synchronisation aus. - 5 Ablauf 5.1 Terminsynchronisierung Nur verfügbar, wenn das Modul KOMMUNIKATION freigeschaltet ist. Synchronisiert werden jene Termine, die ein End-Datum >= dem Tagesdatum abzgl. der angegebenen Tage Zurück aufweisen. Die eingetragenen Termine werden sowohl aus der Kommunikation ins Outlook als auch vom Outlook in die Kommunikation übertragen. Serientermine aus Outlook werden nicht in die KOMMUNIKATION übertragen, da die Verwaltung der Serientermine nicht mit den Regeln der KOMMUNIKATION vereinbar sind. Sollten Serientermine benötigt werden, dann diese in der Kommunikation anlegen und mit dem Outlook abgleichen. Achtung es werden aus den Serienterminen so genannte Einzeltermine! Geburtstage werden nicht in die Kommunikation übernommen! Seite 5 von 10

6 Ein Termin in der Kommunikation, bei dem man als Teilnehmer zugeteilt wurde, wird nicht synchronisiert. Folgende Informationen werden abgeglichen: MS Outlook Kommunikation Erläuterungen Betreff Betreff Der Betreff wird übernommen, zu lange Werte werden abgeschnitten! Ort Ort Siehe Tabelle Beginnt um Von Anfangsdatum und Anfangszeit Endet um Bis Enddatum und Endzeit Ganztägig Ganztägig Ob es sich um einen ganztägigen Termin handelt Erinnerung Erinnerung Erinnerungsfunktion Anzeigen als Status Siehe Tabelle Notiz Notiz Notizfeld Kategorie Terminart Sollte im MS Outlook keine Kategorie eingetragen werden, so wird der Wert aus den Voreinstellungen herangezogen! Ebenfalls bei Kategorien die es in der Kommunikation nicht gibt, wird der Standard herangezogen! Privat Privat Privat J/N Tabelle: Daten vom MS Outlook in die Kommunikation MS Outlook Ort MS Outlook Anzeigen als Kommunikation Ort Kommunikation Status Kein Eintrag Gebucht Intern Fix Eintrag Gebucht Extern Fix Kein Eintrag oder Frei Abwesend Fix Eintrag Kein Eintrag oder Abwesend Abwesend Fix Eintrag Kein Eintrag Mit Vorbehalt Intern Geplant Eintrag Mit Vorbehalt Extern Geplant Daten von der Kommunikation ins MS Outlook Kommunikation Ort Kommunikation Anzeigen als MS Outlook Ort MS Outlook Status Abwesend Fix Abwesend Intern Fix Gebucht Extern Fix Extern Gebucht Intern Geplant Mit Vorbehalt Extern Geplant Extern Mit Vorbehalt Seite 6 von 10

7 5.2 Kontaktsynchronisierung Im Gegensatz zum Synchronisation der Kontaktdaten in der KOMMUNIKATION können nun nicht nur die Ansprechpartner, sondern auch Hauptkunden bzw. lieferanten synchronisiert werden. Eine Neuanlage von Kontaktdaten funktioniert aber nur von der WAWI zu Outlook. Neu in Outlook angelegte Kontakte werden nicht berücksichtigt. Da niemand mehrere Hundert oder gar Tausende Kontaktdaten auf seinem Telefon gespeichert haben möchte, müssen Kunden / Lieferanten / Ansprechpartner für die Synchronisierung ausgewählt werden. Dabei kann unterschieden werden, ob der Ansprechpartner, alle Ansprechpartner und/oder der Hauptkontakt synchronisiert werden soll. Die Synchronisation der Ansprechpartner kann auch im Detail-Formular erfolgen. Folgende Felder werden abgeglichen: Adressfelder: Abteilung Adresse geschäftlich ERLACH STR. 2, 6971 Hard Zusammengesetzte Adresse Adresse geschäftlich: Land Adresse geschäftlich: Ort Hard Ort aus Kunde/Lieferant Adresse geschäftlich: PLZ 6971 PLZ aus Kunde/Lieferant Adresse geschäftlich: Postfach Adresse geschäftlich: Region Adresse geschäftlich: Straße ERLACH STR. 2 Strasse aus Kunde/Lieferant Adresse privat Adresse privat: Land Adresse privat: Ort Adresse privat: PLZ Adresse privat: Postfach Adresse privat: Region Adresse privat: Straße Bundesland Büro Seite 7 von 10

8 Land/Region Ort Hard Ort aus Kunde/Lieferant PLZ 6971 PLZ aus Kunde/Lieferant Postanschrift ERLACH STR. 2, 6971 Hard Zusammengesetze Anschrift Postfach Straße ERLACH STR. 2 Strasse aus Kunde/Lieferant Termin-/Besprechungsort Weitere Adresse Weitere Adresse: Land Weitere Adresse: Ort Weitere Adresse: PLZ Weitere Adresse: Postfach Weitere Adresse: Region Weitere Adresse: Straße felder: E Mail Mail1@test.at Mail 1 aus Ansprechpartner E Mail 2 Mail2@test.at Mail 1 aus Kunde/Lieferant E Mail 3 Mail3@test.at Mail 2 aus Ansprechpartner Fax und weitere Nummernfelder: Fax geschäftl. +43 (1234) 5678 Fax 1 aus Ansprechpartner Fax privat +43 (1234) 5678 Fax 2 aus Ansprechpartner FTP-Site ISDN Netzwerkname des Computers Telex Weiteres Fax Verschiedene Felder: Abteilung Benutzerfeld 1 Benutzerfeld 2 Benutzerfeld 3 Benutzerfeld 4 Erhalten im Auftrag von Erinnerung Erinnerungsthema Erinnerungszeit FTP-Site Kontakte Konto Kundennr Kundennummer Name Assistent Netzwerkname des Seite 8 von 10

9 Computers Organisationsnr. Privat Regierungsnr. Telefon Assistent Namensfelder: Anrede Herr Anrede aus Ansprechpartner Empfohlen von Initialen F.T. Macht Outlook selber Kinder Nachname Test Name aus Ansprechpartner Name Herr Franz Test Titel Macht Outlook selber Name Assistent Namenszusatz Titel Titel aus Ansprechpartner Partner Position Speichern unter Test, Franz Macht Outlook selber Spitzname Vorgesetzte(r) Vorname Franz Vorname aus Ansprechpartner Weitere Vornamen Kategorien PRIVAT Kategorie aus Kune/Lieferant Persönliche Felder: Empfohlen von Geburtstag 21. Dezember 2006 Datum aus Anprechpartner Geschlecht Keine Angabe Macht Outlook selber Hobbies Jahrestag Keine Angabe Macht Outlook selber Kinder Partner Sprache Webseite Telefonnummernfelder: Autotelefon Funkruf Haupttelefon Mobiltelefon +43 (1234) 5678 Telefon 3 aus Ansprechpartner Pager Tel. für Rückmeldung Telefon Assistent Telefon geschäftlich +43 (1234) 5678 Telefon 1 aus Ansprechpartner Seite 9 von 10

10 Telefon geschäftlich (1234) 5678 Telefon 1 aus Kunde/Lieferant Telefon privat +43 (1234) 5678 Telefon 2 aus Ansprechpartner Telefon privat 2 Telefonzentrale Firma Texttelefon Weiteres Telefon Seite 10 von 10