Die aktuelle Firma wird in der oberen Zeile des Menübildschirmes angezeigt

Transkript

1 Firmen/Filialen/Hersteller/Mandanten Grundsätzlich können in FORMEL 1 mehrere Firmen, mehrere Filialen und mehrere Hersteller verwaltet werden. Auch sind alle denkbaren Kombinationen daraus möglich. Die Einrichtung dieser Optionen kann sowohl vom Start an, als auch zu späteren Zeitpunkten erfolgen (z.b. spätere Hinzunahme einer Filiale). Dies ist jeweils in Abstimmung mit CARDIS durch einen Systembetreuer vorzunehmen. Firmen Mehrere Firmen greifen alle auf den gleichen Programmstand zu (Programme nur 1 x vorhanden). Die Daten werden jedoch völlig getrennt voneinander verwaltet (getrennten Kundenstämme, Teilestämme, Stundenverrechnungssätze etc. - physikalisch getrennte Dateien auf der Festplatte (Ausnahme FIBU)). Die Menüstruktur ist generell identisch, jedoch können jedem Benutzer pro Firma andere Zugangsberechtigungen zugewiesen werden, so dass bestimmte Menüpunkte für ihn in einzelnen Firmen freigeschaltet / gesperrt sein können. Auch kann eine Firma einem Benutzer komplett gesperrt werden. Die aktuelle Firma wird in der oberen Zeile des Menübildschirmes angezeigt Ein Wechsel der Firma ist über die <F3>-Taste möglich. Nach einen Firmenwechsel (mittels <F3> ) befindet man sich immer im ersten Eingangsmenü, da die bedienerabhängigen Menüsperren firmenabhängig erfasst werden können und der Bediener u.u. den Firmenwechsel aus einem Menü gestartet hat, für das er in der neuen Firma ggf. keine Berechtigung hat. Firmen / Filialen / Hersteller Seite 1 von 16

2 Die zuletzt ausgewählte Firma wird bei Verlassen von FORMEL 1 und erneutem Zugang am gleichen Bildschirm automatisch vorbelegt (Bildschirmabhängig). Firmen / Filialen / Hersteller Seite 2 von 16

3 Bestandsverschiebungen Sollen Teile oder Fahrzeuge von einer Firma in die andere wechseln, fakturiert die abgebende Firma diese Positionen an die empfangende Firma - dort werden sie wie bei einem normalen Kauf zugebucht. Filialen Mehrere Filialen greifen alle auf den gleichen Programmstand zu (Programme nur 1 x vorhanden). Die Daten werden in gemeinsamen Dateien verwaltet (keine physikalische Trennung) - jeder Datensatz ist mit einem Filialkennzeichen versehen (sofern erforderlich) (gemeinsamer Kundenstamm mit Filialzuordnung pro Kunde, gemeinsamer Teilestamm mit getrennter Bestandführung über separate Dispostämme, getrennte Stundenverrechnungssätze etc.). Die Menüstruktur ist generell identisch. Sofern eine Unterscheidung nach Filialen erforderlich ist, erfolgt nach Aufruf der entsprechenden Menüpunkte direkt eine Filialauswahl. Eine Mitarbeitersperre für einzelne Filialen ist programmtechnisch nicht möglich. Die zuletzt ausgewählte Filiale wird bei Erscheinen der nächsten Filialabfrage automatisch vorbelegt (Bildschirmabhängig). Bestandsverschiebungen Sollen Teile oder Fahrzeuge von einer Filiale in die andere wechseln, ist dies mit speziellen Programmen (bei Teilen) oder durch Änderung des Filialkennzeichens (bei Fahrzeugen) möglich. Firmen / Filialen / Hersteller Seite 3 von 16

4 Hersteller Mehrere Hersteller greifen alle auf den gleichen Programmstand zu - wobei aller Herstellerabhängigen Programme nur vorhanden sind, wenn der entsprechende Hersteller korrekt installiert wurde. Die herstellerspezifischen Daten werden in separaten Dateien verwaltet (physikalische Trennung - getrennte Teilestämme, Garantiecodierungsdateien etc.). Die Menüstruktur ist generell identisch. Sofern eine Unterscheidung nach Hersteller erforderlich ist, erfolgt nach Aufruf der entsprechenden Menüpunkte direkt eine Herstellerauswahl. Der zuletzt ausgewählte Hersteller wird bei Erscheinen der nächsten Herstellerabfrage automatisch vorbelegt (Bildschirmabhängig). Herstellerwechsel Um einen Herstellerwechsel vorzunehmen ohne dabei das Programm verlassen zu müssen, kann in allen wichtigen Programmpunkten durch Eingabe des Buchstabens "H" (Großschreibung) das Herstellerauswahlfenster aufgerufen werden. Damit ist es z.b. auch möglich, in einem 3.1-Auftrag Teile eines anderen Herstellers zu erfassen (hier wird zunächst automatisch auf den Hersteller des Auftragsfahrzeuges zugegriffen). Firmen / Filialen / Hersteller Seite 4 von 16

5 Im folgenden sind alle herstellerabhängigen Menüpunkte aufgeführt. 1.1 Teilestamm Fahrzeugstämme Bei Anwahl der einzelnen Fahrzeugstamm-Masken erfolgt keine Herstellerabfrage. Die Fahrzeuge können hier an Hand des Feldes Fabrikat erkannt werden. Dadurch erfolgt z.b. eine Fahrzeugsuche (z.b. nach Fgst-Nr.) generell über alle Fabrikate. Listendruck In den Listendrucken erfolgt keine Fabrikats-Trennung, so dass jederzeit der Gesamtbestand gelistet werden kann. 1.7 Arbeitswerte Werks-Rabattgruppen Verkaufsgruppen Erl.Grp.Vorführwagen Inspektionsklassen Erl.Grp.Gebrauchtfahrzeug Modelltabelle Erlösgruppen Spaltenbezeichnungen Sind fabrikats-unabhängig Erlösgruppenbezeichnungen Kontenzuordnung Diverse Gruppen Großkundenrabatte Kalkulation Paketverwaltung 1.17 Farb- u. Polstercodes 1.18 Zubehör 1.19 VK-Codes 4.3 Teile in Aufträgen 5.2 Bestellwesen Alle Unterprogramme von bis Lagerbewegungen 5. 7 Renner - Penner Liste 5. Run - Liste drucken Alle Inventur- und Listenprogramme 7. 1 Teilestatistik Firmen / Filialen / Hersteller Seite 5 von 16

6 7. 2 Teilegruppenstatistik 7.5 Kundengr.-/Teilegruppen Statistik 7.8 Arbeitswertestatistik 7.15 Summenblatt Teilewesen 7.18 AW-Mech./Serviceberater-Statistik 8.6 Rückrufaktionen 9.4 Abweichung Teile-EK / durchschn.ek 9.5 Preisänderungen einspielen 9.6 Arbeitswerte einspielen 9.7 Modelle/Zubehör einspielen Teile ohne Bestand mit bestimmten Alter Bestand / verfügbar in Dispo-Stamm Umziehen von Teilenummern Ändern von Teilenummern Verwalten der Auftragsarten Verrechnungssätze AW Diverse Nummern verwalten Parameter Vergütung Garantie Parameter Vergütung Intern Parameter Lieferant pro Erl.Gruppe Parameter Hersteller Händlernummern: Diverse Parameter Herstellerabhängiges Menü 14. Kasse Firmen / Filialen / Hersteller Seite 6 von 16

7 Trennung BM / MB / BZ Der Hersteller BMW trennt seine Produkte in 3 Unterhersteller auf: BM - BMW-Autos MB - MINI-Autos BZ - BMW- 2-Räder Das Zweirad "C1" (das auch von Autohändlern vertrieben wird) kann demnach in folgenden Kombinationen verwaltet werden: BM (BMW-Auto) BZ (BMW-Zweirad) MB (BMW-MINI) C1 unter x x BM x x x BZ x x BZ x BZ Herstellerauswahl (Ergänzung zur obigen Beschreibung) Während in der Regel nach Auswahl des gewünschten Fabrikates direkt in die dazugehörigen Dateien verzweigt wird, kann bei einigen Programmen bei der Herstellerauswahl eine Mehrfachmarkierung erfolgen die gewählten Hersteller werden dann zusammengefasst (z.b. bei Druckprogrammen). Firmen / Filialen / Hersteller Seite 7 von 16

8 1.1 Teilestamm Hersteller-Preisliste Grundsätzlich besteht in allen Hersteller-Preislisten Zugriff auf jeweils alle Teile (keine Trennung) der jeweilige Sub-Hersteller wird in der Übersicht (Suche mit '+' oder '-') angezeigt (s. Abbildung). Aktiver Hersteller (Auswahl bei Aufruf des Teilestammes) Hersteller gemäß Produktklasse Wird ein Teil bei einem abweichenden Hersteller angelegt, wird automatisch ein Referenz-Verweis erzeugt. Referenzverweis Jedem Teil kann zwangsläufig nur ein Dispostamm zugewiesen sein. Teile, die für 2 oder gar alle Sub-Hersteller verwendbar sind, können dennoch zusätzlich bei diesen Herstellern angelegt werden es wird dann automatisch ein Referenzverweis auf den Lagerführenden Hersteller erzeugt (s. Abb. 2) Dieser Referenzhersteller legt fest, wo der Dispostamm angelegt ist auch bei Aufruf des Dispostammes von einem abweichenden Hersteller, wird automatisch der des lagerführenden Herstellers angezeigt. Sollen auch Nicht-Herstellerteile (= "Hausteile") mehrfach mit dieser Logik angelegt werden, ist der Referenz-Hersteller entsprechend manuell anzupassen. Firmen / Filialen / Hersteller Seite 8 von 16

9 Abb2: Angelegte Teil unter Fabrikat "MB", Lagerführung unter "BM" Fahrzeugstämme Hier erfolgt das Einlesen der Daten NICHT für Sub-Marken gleichzeitig, da von BMW verschiedene Dateien geliefert werden. 1.7 Arbeitswerte Bei allen Original-Arbeitswerten erfolgt die Unterscheidung zwischen BM und BZ an Hand der Produktart. Die Texte sind generell für beide Fabrikate vorhanden die dazugehörigen Zeiten sind getrennt. 9.5 Preisänderungen einspielen * 9.6 Arbeitswerte einspielen * 9.7 Modelle/Zubehör einspielen * * Grundsätzlich gilt, dass alle Import-Schnittstellen nur einmal gestartet werden müssen. Es werden automatisch die Daten für alle BMW Marken, also BM, BZ und MB eingelesen (soweit VHV-Dateien vorhanden) Diverse Nummern verwalten Die Gewährleistungs-Nummer wird grundsätzlich vom ersten Hersteller (BM) gezogen und ist deshalb für die weiteren Hersteller nicht getrennt zu hinterlegen Parameter Hersteller Händlernummern: Die Händlernummern PKW / MOT / LKW sind speziell bei diesen Herstellern umbenannt in " Händler Nr." (= BM), "Händler Nr. C12" und "Zus.Händler Nr." Firmen / Filialen / Hersteller Seite 9 von 16

10 Filialen mit unterschiedlichen Mandanten Eine besondere Konstellation ist die Kombination "Filialen mit Firmenzuordnung". Dies ist nur bei aktiver F1-Finance-Buchhaltung möglich! Die Programm- und Datenstruktur ist zunächst identisch wie oben unter Filialen. Jede Filiale ist dann jedoch einer Firma (Mandant) zuzuordnen. Für Filialen mit gleichem Mandanten gelten alle Beschreibungen wie unter Filialen. Die Einrichtung dieser Möglichkeit erfolgt durch CARDIS. Mandanten- / Filialwechsel Der in FORMEL 1 übliche Filialwechsel wird per Programm immer dann unterbunden, wenn die abgebende und empfangende Filiale unterschiedlichen Mandanten zugeordnet sind. In diesen Fällen muss die abgebende Filiale eine Verkaufsrechnung erzeugen, die empfangende Filiale muss die Positionen wie einen Neukauf verarbeiten (wie im Abschnitt Firmen - s. oben) Firmen / Filialen / Hersteller Seite 10 von 16

11 Beispiel >5.2.13< Filialumbuchung: In den Beispielen sind die Filialen 1 und 3 unterschiedlichen Mandanten zugeordnet: Beispiele 3.1-Auftragsbearbeitung Nachträgliche Änderung der Filiale im Auftragskopf: Feld "für Filiale" im Auftragskopf (interne Aufträge): Firmen / Filialen / Hersteller Seite 11 von 16

12 Änderung der Lagernummer auf ET-Positionsebene: Abläufe Fahrzeugwechsel Stammdaten Das Ändern der Filiale in den Stammdaten ist immer dann blockiert, wenn abgebende und empfangende Filiale abweichenden Mandanten zugeordnet sind. Mit Mastercode kann die Änderung dennoch eigenverantwortlich erfolgen (nur in den Stammdaten). 3.1-Fahrzeugverkauf Ist ein zu verkaufendes Fahrzeug einer anderen Filiale (des gleichen Mandanten) zugeordnet, wird die bisherige 3-Sekunden-Meldung in einem Fenster angezeigt und muss mit <CR> bestätigt werden Der Verkauf eines Fahrzeuges, das einer Filiale mit abweichendem Mandant zugeordnet ist, wird generell blockiert. Firmen / Filialen / Hersteller Seite 12 von 16

13 Gebrauchtfahrzeuge (unterschiedliche Mandanten) (siehe auch "Checkliste" unten) Abgebende Filiale Gebrauchtfahrzeuge sind per externer Rechnung an die empfangende Filiale zu fakturieren - eventuell durchgeführte interne Arbeiten (EK-erhöhend + Aufwand) fließen als Summe in den Verkaufspreis ein. Per Tagesabschluss "wandern" diese dann in den Kundenfahrzeugstamm - der EK/VK- Datensatz wird als "verkauft" abgeschlossen. Empfangende Filiale Übernahme des Fahrzeuges durch >2.14< Übernahme Kunden-Kfz in GW-Bestand oder >3.1< GW-Inzahlungnahme - dadurch wandert das Fahrzeug in den GW-Stamm zurück (erst nach Tagesabschluss nach Verkauf der abgebenden Fil. möglich). Dabei wird eine neue Buchnummer vergeben und ein neuer EK/VK-Datensatz eröffnet (Interne Nummer bleibt unverändert). Bei der 3.1-Inzahlungnahme werden die erforderlichen Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erzeugt. EK der empfangenden Filiale ist der VK der abgebenden Filiale - inkl. aller dort eventuell durchgeführten internen Arbeiten (EK-erhöhend + Aufwand). Die Anzahl Besitzer wurde durch diese Aktion um "1" erhöht und ist manuell zurückzusetzen! Vorführfahrzeuge (unterschiedliche Mandanten) (siehe auch "Checkliste" unten) Der Ablauf bei Vorführfahrzeugen ist zunächst identisch mit dem der Gebrauchtfahrzeuge. Da das Fahrzeug am Ende der beschriebenen Vorgänge im GW-Stamm der neuen Filiale steht, kann es mit dem Menüpunkt Übernahme GFZ in Vorführbestand in den VFW-Stamm verschoben werden (wurde die Inzahlungnahme über >3.1< durchgeführt, muss erst ein Tagesabschluss durchgeführt werden). Auch hier ist die Anzahl Besitzer um 1 zu reduzieren. Das Fahrzeug hat dann eine GW-Buchnummer Neufahrzeuge (unterschiedliche Mandanten) Abgebende Filiale Die abgebende Filiale lässt die Fahrzeugrechnung vom Hersteller gutschreiben das Fahrzeug an die neue Filiale fakturieren. Wurden bereits interne Rechnungen erstellt, ist dieser Wert in einer separaten Rechnung an die empfangende Filiale zu berechnen. Empfangende Filiale Im 1.4-Neufahrzeugstamm ist die Filialnummer zu ändern (nur mit Mastercode möglich, es erscheint ein Warnhinweis, der dann zu bestätigen ist). In der neuen Filiale sind im EK/VK-Datensatz die Felder Rechnungsnummer / Rechnungsdatum Hersteller gemäß der neuen Hersteller-Rechnung zu korrigieren, die Preisfelder sind ggf. anzupassen. Das Fahrzeug behält die Buchnummer der Erstanlage. Eventuelle Rechnungen für durchgeführte Arbeiten / Anbauten der abgebenden Filiale sind dem EK-Preis zuzurechnen. Buchhaltung In diesem Fall sind die Buchungen manuell vorzunehmen! Firmen / Filialen / Hersteller Seite 13 von 16

14 Checkliste Gebrauchtfahrzeug (unterschiedliche Mandanten) Abgebende Filiale 3.1 Faktura an empfangende Filiale Evtl. durchgeführte Arbeiten dem VK zuordnen, VK festlegen Kunde ist die empfangende Filiale (jeder Filiale sollte eine KD-Nr. in > < Filialparameter zugeordnet werden) - Ist die KD-Nr. im Stamm mit MWST-KZ=0 gesetzt, muss der Auftrag abweichend mit MWST gerechnet werden. - Filialkennzeichen ist die abgebende Filiale. - Als Verkäufer ist ggf. ein Dummy einzusetzen TAB Tagesabschluss Fahrzeug wechselt in den Kundenfahrzeugstamm. Kunde (neuer Besitzer) ist die neue Filiale. 1.5 Der EK/VK-Datensatz wird durch den Verkauf "geschlossen". Das Filialkennzeichen bleibt unverändert (das der abgebenden Filiale). Empfangende Filiale Es gibt 2 Möglichkeiten, das Fahrzeug als GW in die Ziel-Filiale zu übergeben:: 1. Variante: Inzahlungnahme über >3.1<. Die Eingangsrechnung (der abgebenden Filiale) darf dann nicht gebucht werden. 2. Variante: Übernahme des Kundenfahrzeuges mit >2.14< in den GFZ- Stamm. Dann ist die Eingangsrechnung in der Fibu manuell zu buchen. 1. Variante: 1.3 Bevor das Kunden-FZ in den GFZ-Stamm mit Auftrag (3.1) übernommen wird, sollte das Feld Kunde auf die KD-Nr. der abgebenden Filiale geändert werden. Damit erscheint im Ankaufbeleg die abgebende Filiale im Adressfeld 3.1 Auftragseröffnung mit Auftragsart "Inzahlungnahme GFZ" mit KD-Nr. der abgebenden Filiale. - Im Auftragskopf muss die empfangende Filiale gesetzt werden. - Fahrzeug auswählen. Als Preis ist der aus der Verkaufsrechnung der abgebenden Filiale zu übernehmen Rechnungsdruck / Kennzeichen "E(rledigt)" verschiebt das Fahrzeug in den TAB GFZ-Stamm (1.5) Tagesabschluss verarbeitet den Ankauf und stellt die Verbuchung bereit sowie die History 1.5 Fahrzeug steht mit der Filial-KD-Nr. im GFZ-Stamm (1.5) Fahrzeug läuft unter der neuen Buchnummer mit Status 1 (entsprechend Verknüpfung Status) Fahrzeug kann weiter verarbeitet werden (Verkauf oder Wechsel zum VFZ) 2. Variante: (favorisiert) 2.14 Da für das Fahrzeug eine Einkaufsrechnung (der abgebenden Filiale) vorliegt, erfolgt der Ankauf über >2.14<. Dabei ist die Filialnummer der empfangenden Filiale anzugeben - da diese einem abweichenden Mandanten zugeordnet ist, erfolgt eine Sicherheitsabfrage (die mit "J" zu beantworten ist). - EK-Preis ist der Rechnungsbetrag der abgebenden Filiale. - Rechnungsnummer und -Datum (im den neuen EK/VK-Daten) ebenfalls - Einkäufer ist ggf. ein "Dummy" 1.5 Die Daten wurden aus der Abfrage in >2.14< übernommen Kontrolle! Neuer Kunde ist die Filiale gemäß > < Fahrzeug läuft unter der neuen Buchnummer mit Status 1 (entsprechend Verknüpfung Status) Prüfen + ggf. Ändern: Anzahl Besitzer Fahrzeug kann weiter verarbeitet werden (Verkauf oder VFZ) FIBU Buchen der Eingangsrechnung Fahrzeug kann weiter verarbeitet werden (Verkauf oder Wechsel zum VFZ) Firmen / Filialen / Hersteller Seite 14 von 16

15 Checkliste Vorführfahrzeug (unterschiedliche Mandanten) Abgebende Filiale Fahrzeugverkauf wie oben unter GW beschrieben Empfangende Filiale Inzahlungnahme als GW wie oben unter GW beschrieben (mit Variante 1 oder 2) 2.15 Übernahme des GFZ in den Vorführfahrzeugbestand Die Filiale bleibt dadurch unverändert Anzahl Besitzer prüfen und ggf. ändern. Fahrzeug kann weiter verarbeitet werden (Verkauf) Sperren bei bestimmten Auftragsarten Für Fahrzeuge, deren Filialen dem gleichen Mandanten zugeordnet sind, können alle Auftragsarten verwendet werden. Für Fahrzeuge abweichender Mandanten-Filialen können in abweichenden Mandanten- Filialen Keine internen Aufträge Keine Fahrzeug-Verkaufsaufträge eröffnet werden. Sollen an solchen Fahrzeugen Werkstattarbeiten durchgeführt werden, ist dies über externe Auftragsarten möglich (z.b. Externe Reparatur Neufahrzeuge). Für die "besitzende Filiale" sind diese externen Rechnungen wie Fremdleistungen zu behandeln (interne Rechnung, ggf. EK-erhöhend erstellen). Beispiel: = Externe Rechnung Filiale = Interne Rechnung Filiale (EK-erhöhend erstellt) Garantiearbeiten sind auch für Fahrzeuge abweichender Mandanten möglich. Die Garantie-Aufträge werden zunächst als MwSt.-frei angelegt - dieses Kennzeichen kann im Auftragskopf geändert werden (je nach Vergütung des Herstellers). Firmen / Filialen / Hersteller Seite 15 von 16

16 Beispiele: Fahrzeug-Verkauf: Ergebnis: Auftragseröffnung nicht möglich 9 Fahrzeugerfass N / G oder V 14 Folgeprogramm leer 15 FZ verarbeiten 1 oder 3 33 KZ Intern 0 Interne Rechnung: Ergebnis: Auftragseröffnung nicht möglich 9 Fahrzeugerfass N / G oder V 14 Folgeprogramm leer 15 FZ verarbeiten 0 33 KZ Intern 1 Garantie-Rechnung: Ergebnis: Auftragseröffnung möglich 9 Fahrzeugerfass N / G oder V 14 Folgeprogramm 5, 6 oder 7 15 FZ verarbeiten 0 33 KZ Intern 1 oder 0 Externe-Rep.-Rechnung: Ergebnis: Auftragseröffnung möglich 9 Fahrzeugerfass N / G oder V 14 Folgeprogramm leer 15 FZ verarbeiten 0 33 KZ Intern 0 Firmen / Filialen / Hersteller Seite 16 von 16