NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013

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1 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 /// CM INFORMATIK AG ÜBERNIMMT GREENSHARE AG INVESTITION IN NEUE PRODUKT- GENERATION MEHR ALS NUR EIN UPDATE CM Informatik AG hat Ende 2012 die Aktienmehrheit an Greenshare AG, Marktführer im Bereich Baugesuchslösung und Friedhofsverwaltung sowie weiteren führenden Fachapplikationen, übernommen. Damit kommen fundiertes Fachwissen und wegweisende Technologie zusammen, welche integrierte, medienbruchfreie egovernment-lösungen ermöglichen. /// KANTON LUZERN CMI AXIOMA IM VORMARSCH In den Gemeinden des Kantons Luzern ist die GEVER-Applikation noch nicht so verbreitet. Das soll sich nun ändern. Gute Argumente für den Nutzen und die Vorteile von CMI AXIOMA liefern dabei die Erfahrungsberichte langjähriger, äusserst zufriedener Kunden im Kanton Luzern. Mehr auf Seite 09 /// ENTWICKLUNG NEU AUFGESTELLT UND AUSGEBAUT Die Entwicklungsabteilung von CM Informatik AG hat eine neue Organisation und mehr Personal. Für die strategische Produktentwicklung ist neu ein Trio zuständig. Seit 1. Dezember 2012 ist Urs van der Floe Leiter der Entwicklung. Ihm zur Seite stehen Matthias Hess, als Softwarearchitekt und Gregor Bosshard, der für das Produktmanagement zuständig ist. Mehr auf Seite 12 Doris Fux, Geschäftsführerin der Greenshare AG und Stefan Bosshard, Geschäftsführer der CM Informatik AG Lösungen wie Kompetenzen der beiden Unternehmen ergänzen sich optimal und generieren Nutzen für die Kunden beider Unternehmen. Stefan Bosshard, Geschäftsführer und Mitinhaber der CM Informatik AG und Doris Fux, Geschäftsführerin und Mitinhaberin der Greenshare AG, sind überzeugt, dass mit diesem Schritt ein starkes Fundament für die strategische Ausrichtung auf flächendeckende und fachintegrierte Geschäftsverwaltungslösungen gelegt wurde. Die gemeinsamen Kunden aktuell über 500 Städte und Gemeinden sowie 14 kantonale Verwaltungen profitieren künftig vermehrt von integrierten Lösungen. INTEGRATION ZUM NUTZEN DES KUNDEN Bei Geschäften der Exekutive und Legislative werden die bewährten Funktionen von CMI AXIOMA und CMI KONSUL für die allgemeine Geschäftsverwaltung mit integrierter Protokollverwaltung eingesetzt. In einer Ausbreitung der Lösung im Top-Down Prinzip werden in Zukunft in den Ämtern, Dienststellen und Abteilungen die fachintegrierten Lösungen der Greenshare AG auf der Basis des Lösungsframeworks der CM Informatik AG zum Einsatz kommen. Die bestehenden und neuen Kunden der Fachlösungen der Greenshare AG werden von der integrierten Geschäftsverwaltung mit Dokumentenmanagement und Workflow profitieren. Weiter wird durch die Dossierschnittstelle nach ech0039 «out of the box» die medienbruchfreie Zusammenarbeit mit anderen Bereichen unterstützt. Dank integrierter Protokollverwaltung der verschiedenen Gremien und Kommissionen wird zudem der transparente Entscheidungsprozess innerhalb der Geschäfte gefördert. Fortsetzung auf Seite 03 /// STADT BERN GEVER-GROSSPROJEKT AUF DER ZIELGERADEN Das Grossprojekt GEVERIS, die Einführung einer neuen Geschäftsverwaltungslösung für die gesamte Berner Stadtverwaltung befindet sich in der Abschlussphase. Das Projekt umfasst ca. 210 CMI AXIOMA- Installationen in der Stadtkanzlei, dem Ratssekretariat, den 5 Direktionen sowie dem Finanzinspektorat. Mehr auf Seite 04 /// CMI AXIOMA, CMI KONSUL PREVIEW HERBST- RELEASE 2013 Ein kurzer Einblick in einige ausgewählte Highlights des anstehenden CMI AXIOMA / CMI KONSUL Release. Der aktuelle Entwicklungsstand wird live an der CMI Fachtagung am 24. April im Radisson Blu Hotel am Flughafen Zürich präsentiert. Mehr auf Seite 11

2 02 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 /// INHALTSVERZEICHNIS SEITE 01 Investition in neue Produktgenerationen mehr als nur ein Update SEITE 04 Stadt Bern: GEVER-Grossprojekt auf der Zielgeraden SEITE 05 Elektronische Sitzungsvorbereitung immer beliebter Stadt Thun mit modernem Ansatz SEITE 07 KES-Grossprojekt im Kanton Bern erfolgreich eingeführt SEITE 08 RIS: Uri online, Obwalden und Nidwalden Mitte 2013 SEITE 09 CMI AXIOMA im Kanton Luzern im Vormarsch SEITE 10 Projektleiter sind bei CMI Allrounder SEITE 11 CMI AXIOMA, CMI KONSUL: Preview Herbstrelease 2013 SEITE 12 Entwicklung: Neu aufgestellt und ausgebaut /// IMPRESSUM REDAKTION / Hic et Nunc! Communication, Winterthur DESIGN / Pikka GmbH, Zürich FOTOGRAFIE / Werner Saxer, u.a. DRUCK / Gebo Druck AG, Zürich /// EDITORIAL Liebe Kunden, Partner und Interessenten Mit der Übernahme der Aktienmehrheit an der Greenshare AG vollzieht die CM Informatik AG einen wichtigen nächsten Schritt auf dem Weg zu Ihrer Vision der flächendeckenden Verwendung der GEVER Applikationen. Ein Schlüssel für die Ausbreitung innerhalb einer Organisation sind die fachintegrierten Lösungen. Mit dieser neuen Ausgangslage erhalten die Module der CM Informatik AG das entsprechende Fachwissen und die langjährige Erfahrung des Marktführers im Bereich Bau- und Friedhofsverwaltung sowie weiteren spezifischen Fachlösungen. Kombiniert mit der technologischen Plattform von uns erhalten die Kunden fachintegrierte Lösungen auf modernster Technologie. Im Bereich der Langzeitarchivierung (Staatsarchiv) sowie der Verbindung zu den abliefernden Stellen (Direktionen, Ämter und Dienststellen) investieren wir für Sie. Die einzigartige Ausgangslage, Lösungen für beide Bereiche zu bieten, unterstützt eine Organisation ideal. Ein erster wichtiger Schritt ist das Ablieferungsmodul für die Lösungen CMI AXIOMA und CMI KONSUL. Als nächstes werden wir in den Ingest Prozess für das Staatsarchiv (CMI STAR) investieren. Ergänzt wird diese technologische Lösung mit Fachwissen des Marktführers im Bereich Beratung von OAIS Projekten, dem Docuteam. Im Bereich Entwicklung haben wir investiert. Das Team wurde im letzten Jahr verdoppelt. Die Funktionen der Führung, Architektur und des Produktmanagements wurden auf drei Personen verteilt, welche gemeinsam über 25 Jahre Erfahrung mitbringen. Diese neue Organisation und Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen wird uns erlauben, in Zukunft noch bessere Lösungen für Sie zu realisieren. Ich freue mich auf den Frühling mit vielen Highlights. Wir werden Ihnen an der Fachtagung am 24. April 2013 ein Feuerwerk an Informationen und Lösungen, unter anderem zu obigen Themen, präsentieren. Das dürfen Sie nicht verpassen. Persönlich wünsche ich Ihnen viel Leidenschaft und Kompetenz im Bereich GEVER und Archivierung, damit daraus frische Lösungen entstehen die Begeistern. Auf unsere Leidenschaft und Kompetenz können Sie dabei zählen. Ihr Stefan Bosshard, Geschäftsführer /// INTERNA NEWSLETTER Eine Publikation der CM Informatik AG. Erscheint 2mal jährlich mit einer Auflage von Exemplaren. Verantwortlich für den Inhalt: Adrian Eicher, CM INFORMATIK Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach T: /// IN KÜRZE DOPPELAUFTRITT AN DER SUISSE PUBLIC Auch dieses Jahr ist CM Informatik AG wie gewohnt als Mitaussteller am Stand von Talus Informatik AG präsent. Aufgrund der Übernahme von Greenshare AG sind wir zudem mit einem zweiten, gemeinsamen Stand vertreten. Wir freuen uns auf Ihren Besuch an der Suisse Public 2013 ( Juni 2013, Bea Expo Bern). OFFICEATWORK MICROSOFT PARTNER OF THE YEAR Unser Partner officeatwork AG, führender Anbieter Bereich Brand-, Corporate Design-, Process-, Output-, Office Integration-, Content- und Template-Management für Microsoft Office, wurde im vergangenem Oktober von Microsoft als «Partner of the year» in der Kategorie «Business Productivity» ausgezeichnet. Wir gratulieren!

3 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ Fortsetzung von Seite 01 Ein weiterer Vorteil: Die gleiche technologische Basis (.NET und SQL-Server) macht die Pflege der verschiedenen Lösungen einfacher und kostengünstiger. ECHTES egovernment VOM GEMEIN- DEPORTAL BIS INS STAATSARCHIV CM Informatik AG und Greenshare AG verstehen ihre Softwarelösungen als Teil der Datendrehscheibe einer Verwaltung. Das heisst, die Lösungen von Greenshare AG werden weiterhin mit Schnittstellen zu allen bestehenden Kernapplikationen betrieben. Durch die Integration der fachspezifischen Softwarelösungen der Greenshare AG in das Lösungsframework der CM Informatik AG profitieren die Greenshare Kunden zusätzlich von den zahlreichen Partnerschaften der CM Informatik AG mit den führenden Anbietern unserer technologischen Basis statt. Damit erreichen wir, dass die neue Generation von BauPro nicht nur die Beste und Bewährteste, sondern auch technologisch «State of the Art» ist. Natürlich geht das nicht von heute auf morgen. Wir rechnen aber damit, dass Neukunden die neue Generation von BauPro ab Mitte 2013 zur Verfügung steht. Das Update bestehender BauPro-Kunden wird ab 2014 stattfinden. ANPASSUNGEN BEIM GREENSHARE PRODUKTPORTFOLIO Greenshare AG hat neben BauPro eine Vielzahl von weiteren, bewährten Fachlösungen im Produktportfolio. Im Bereich Friedhofsverwaltung ist TOMBA die führende Applikation im Schweizer Markt. Weitere Fachapplikationen für die Abfallbewirtschaftung, Feuerungs- und Brandschutzkontrolle, Facility Management, «Wir investieren im grossen Stil in die Produkte von Greenshare AG, denn wir sind vom fachintegrierten GEVER-Ansatz überzeugt. Die gemeinsamen Kunden profitieren von voll integrierten Lösungen und einem einfacheren Betrieb im Verbund.» Stefan Bosshard GREENSHARE AG MEHR ZEIT FÜR IHRE KERNAUFGABEN Seit 1985 konzentriert sich die Greenshare AG auf die Entwicklung fachspezifischer Softwarelösungen für die Öffentliche Verwaltung. Gut ausgebildete Mitarbeiter, ein aktiver Dialog mit ihren Kunden sowie einfache und unkomplizierte Installationen sind bewährte Kompetenzen. Die Lösungen werden als Standard-Applikationen mit Zusatzmodulen entwickelt, wodurch ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sichergestellt ist. Dass viele Städte und Gemeinden mehr als eine Lösung von Greenshare in Betrieb haben zeigt, dass die Kunden den hohen Praxisbezug der Applikationen und den überdurchschnittlichen, fachlich kompetenten Support schätzen. Greenshare AG beschäftigt 15 MitarbeiterInnen, davon 3 Lehrlinge; die Hälfte im Bereich Entwicklung und Support, die anderen in den Bereichen Support, Auslieferung/Schulung und Verkauf. im Bereich der Öffentlichen Verwaltung. Dank den bestehenden Vertriebs- und Umsetzungspartnerschaften der Talus Informatik AG in Bern sowie der VRSG in St. Gallen profitiert der Kunde von professioneller Betreuung, Rechenzentrumsleistungen und Integrationen in die Kernapplikationen der Einwohnerkontrolle und Buchhaltung. Im Bereich egovernment ermöglicht die Partnerschaft mit den führenden Portalanbietern i-web.ch und Talus Informatik AG die medienbruchfreie Zusammenarbeit bis zum Bürger. Abgerundet wird die Gesamtlösung mit der Kompetenz der CM Informatik AG im Bereich der Langzeitarchivierung. Bereits bei der Geschäftseröffnung wird berücksichtigt, dass die Dossiers inkl. Dokumente teilweise dauerhaft in einem Archiv aufbewahrt werden müssen. Serviceabrechnung, Protokoll-, Chilbi- und Marktverwaltung, Verlustscheinverwaltun, Hundekontrolle etc. stehen zur Verfügung. Zur Zukunft dieser Lösungen äussert sich Stefan Bosshard so: «In der konzeptionellen Arbeit sind wir bereits weit fortgeschritten. Es hat sich gezeigt, dass der Lösungsansatz der Greenshare Lösungen sehr nahe am Ansatz der fachintegrierten Lösungen der CM Informatik AG ist. Eine ideale Voraussetzung, damit die Lösungen nach und nach als fachintegrierte Module der GEVER-Lösungen auf und gestärkt werden. Die langjährigen Kunden werden wie gewohnt von ihren Ansprechpartnern bei der Greenshare AG in Wil SG betreut. Dank der Kombination von fundiertem Fachwissen, hohen Supportstandards und bewährten fachspezifischen Softwarelösungen bleibt Greenshare AG der führende Ansprechpartner im Bereich Baulösung, Friedhofsverwaltung sowie weiteren Fachlösungen. Doris Fux, Geschäftsführerin und Minderheitsaktionärin der Greenshare AG: «Das ist mir sehr wichtig. Unsere langjährigen «Auch nach der Übernahme durch CM Informatik AG sind wir in hohem Mass eigenständig. Der enge Kundenkontakt und der hohe Supportstandard bleiben erhalten.» Doris Fux KNOW-HOW- UND TECHNOLOGIE- TRANSFER Greenshare AG ist mit der BauPro-Lösung unbestrittener Marktführer im Bereich Baugesuchslösungen. Dieses enorme Knowhow steht nun CM Informatik AG zur Verfügung und soll direkt in die fachintegrierte Baulösung, einem Modul der GEVER-Lösung CMI AXIOMA einfliessen, welches auch eigenständig als Fachlösung eingesetzt werden kann. Dazu Stefan Bosshard: «Durch die Fachkompetenz von Greenshare können wir unser Produkt optimal an die Anforderungen am Markt anpassen. Diese Optimierung findet auf unsere technologische Plattform überführt werden können. Entscheidend dabei ist, dass der Kunde die Fachlösung nach einem Update weiterhin als eigenständige Fachapplikation einsetzen kann, er aber neu die Möglichkeit erhält, diese auch als Modul voll integriert im Client von CMI AXIOMA zu betreiben. Mit der neuen integrierten Variante erhält der Benutzer viele zusätzliche Möglichkeiten.» BEWÄHRTES ERHALTEN UND STÄRKEN Bei der Übernahme wurde vereinbart, dass die Kultur, die Werte und die Handlungsgrundsätze der Greenshare AG erhalten Mitarbeiter haben viel Herzblut in die Entwicklung der verschiedenen Lösungen gesteckt. Dabei ist eine enge Partnerschaft zu unseren Kunden entstanden. Und das macht neben der Fachkompetenz unsere Stärke aus. Das Verständnis für die Prozesse bei den Kunden und die Fähigkeit Kundenvorstellungen in Softwarecode zu übersetzen möchte ich unbedingt erhalten. Andererseits können wir, was die Vermarktung der Produkte anbelangt, von CM Informatik AG viel lernen. Ich stelle bereits jetzt fest, dass wir als Teil einer grösseren Organisation auch eine grössere Wahrnehmung erfahren.»

4 04 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 /// STADT BERN GEVER-GROSSPROJEKT AUF DER ZIELGERADEN Das Grossprojekt GEVERIS, die Einführung einer neuen Geschäftsverwaltungslösung für die gesamte Stadtverwaltung befindet sich in der Abschlussphase. Das Projekt umfasst rund 210 CMI AXIOMA-Installationen in der Stadtkanzlei, dem Ratssekretariat, den 5 Direktionen sowie dem Finanzinspektorat. Dazu gehört auch ein Ratsinformationssystem im Internet, ein Abfrageclient für den Gemeinderat und ein Publikationsbereich im Extranet für die ständigen Kommissionen. Jürg Wichtermann, Dr. iur., Rechtsanwalt, LL.M. ist seit 5 Jahren Stadtschreiber von Bern. Zuvor war er u.a. 6 Jahre als Projektleiter beim Kanton Bern tätig. «Ein Projekt wie dieses löst keine Begeisterungsstürme aus. Wir wussten, dass es mit einem grossen Anfangsaufwand verbunden sein wird. Ich bin mit der Lösung zufrieden, sie funktioniert und wir sehen das grosse Potential. Kurzum ein gutes Arbeitsinstrument.» Jürg Wichtermann, Stadtschreiber von Bern Seit rund 10 Jahren ist die Einführung einer medienbruchfreien, direktionsübergreifenden Geschäftsverwaltung in der Stadtverwaltung Bern ein Thema, galt es doch das alte, nicht mehr zeitgemässe System zu ersetzen. Vor drei Jahren wurde das Projekt der Stadtkanzlei übergeben, welche aufgrund einer Machbarkeitsstudie realisierte, dass dieses Grossprojekt eine WTO-Ausschreibung erforderte. Diese wurde in der Folge gemacht und 6 Anbieter haben Offerten eingereicht. Den Zuschlag erhielt CM Informatik AG mit dem Produkt CMI AXIOMA. Ausschlaggebend war dabei, dass CMI AXIOMA eine bewährte Standard-Lösung ist, welche auch bei der Wirtschaftlichkeit überzeugt. Jürg Wichtermann, Stadtschreiber und Projektverantwortlicher erläutert dazu: «Unsere Vision ist, dass dereinst alle Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung mit diesem Geschäftsverwaltungssystem ausgestattet sind, damit medienbruchfrei über die gesamte Verwaltung gearbeitet werden kann. Wichtig ist uns auch die nahtlose Anbindung an die elektronische Langzeitarchivierung, auch ein Kriterium, welches CMI AXIOMA erfüllt. In der Praxis sind wir pragmatisch vorgegangen und haben festgelegt, dass das neue GEVER- Programm erst einmal für alle Geschäfte, welche für Regierung und Parlament relevant sind, zum Einsatz kommt.» START IM NOVEMBER 2012 Seit November 2012 wird produktiv mit CMI AXIOMA gearbeitet und zwar auf 30 Arbeitsplätzen in der Stadtkanzlei und im Ratssekretariat. Dabei werden pro Monat rund 200 Geschäfte mit über 600 Dokumenten für die Sitzungsverwaltung des Stadtrats und des Gemeinderats bearbeitet. Bevor es allerdings so weit war, galt es an die 66'000 Dokumente aus drei verschiedenen Systemen nach CMI AXIOMA zu migrieren. Eine aufwändige Arbeit zwar, die sich aber bezahlt macht. «Wir haben nun Zugriff auf Regierungsgeschäfte zurück bis ins Jahr 1987», präzisiert Jürg Wichtermann, «eine grosse Erleichterung für unsere tägliche Arbeit.» INTERNET- UND INTRANET-LÖSUNGEN GEHEN ONLINE Im März 2013 sind auch das Ratsinformationssystem im Internet, der Abfrageclient für den Gemeinderat im Intranet und die Extranet-Lösung für die Kommissionen online. Die auf der Website der Stadt Bern öffentlich zugänglichen Informationen über die Geschäfte des Stadtrats werden automatisch aus CMI AXIOMA publiziert. Die Aufbereitung der Daten im Internet wurde wie schon beim RIS des Kantons Bern von der Firma UNIC AG realisiert. Der Abfrageclient im Intranet erlaubt den Mitgliedern des Gemeinderats und den Generalsekretariaten den Zugriff auf die Sitzungsunterlagen. Noch werden die Akten für die Sitzungen den Mitgliedern physisch zugestellt, aber nur noch bis zum kommenden Juni. Dann wird der Gemeinderat zur elektronischen Sitzungsvorbereitung wechseln. Der geschützte Bereich im Extranet erlaubt den Mitgliedern der verschiedenen ständigen Kommissionen auf ihre Arbeitsunterlagen, welche im CMI AXIOMA Mandanten des Stadtrats geführt werden, zuzugreifen. AUSWEITUNG AUF DIE DIREKTIONEN IM GANGE Der grosse Brocken des gesamten Projektes, jedenfalls was die Anzahl Installationen und Benutzer betrifft, ist derzeit im Gange. Im April und Mai werden zusammen mit CM Informatik AG rund 200 BenutzerInnen geschult. Denn am 6. Juni soll CMI AXIOMA auch in den 5 Direktionen und im Finanzinspektorat produktiv gehen. Und zwar gleichzeitig. Jürg Wichtermann sieht da kein Problem: «Die grundlegenden Erfahrungen mit der neuen Anwendung haben wir bereits in der ersten Phase gemacht. Wir erwarten daher keine grossen Überraschungen. Zudem haben wir unser Personal gut informiert.» GROSSE ZUFRIEDENHEIT Jürg Wichtermann, angesprochen auf seine Zufriedenheit mit der Umsetzung dieses Grossprojekts, meint: «Ein Projekt wie dieses löst keine Begeisterungsstürme aus.

5 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ /// GEMEINDE DÜBENDORF UND STADT THUN ELEKTRONISCHE SITZUNGS- VORBEREITUNG IMMER BELIEBTER Immer mehr Gemeinden und Städte machen sich die Vorteile der elektronischen Sitzungsvorbereitung zu Nutze. Dabei werden die anstehenden Geschäfte direkt aus CMI AXIOMA ins Extranet publiziert und mittels eines CMS-Systems aufbereitet. Dort können die Gemeinderesp. Stadträte ihre Sitzungsunterlagen abrufen. Der Nutzen ergibt sich vor allem durch den geringeren Aufwand der Kanzlei bei den Vorbereitungsarbeiten für die Sitzungen: Traktanden und die dazugehörenden Unterlagen lassen sich bequem per Mausklick publizieren. Damit erübrigt sich die Aktenauflage oder der Versand der Sitzungsunterlagen. Gut bewährt hat sich die elektronische Sitzungsvorbereitung bei der Gemeinde Dübendorf und auch beim Gemeinderat der Stadt Thun, welche eine ganz besondere Lösung gewählt hat. Hier wird nun mit CMI AXIOMA verwaltet: Im Erlacherhof sind die Stadtkanzlei und verschiedene Dienststellen der Präsidialdirektion untergebracht. Wir wussten, dass es mit einem grossen Anfangsaufwand verbunden sein wird. Uns war auch klar, das gut 80% des Aufwands organisatorischer Natur ist; die Einführung einer Geschäftsverwaltung über die ganze Organisation ist hauptsächlich ein Organisationsprojekt. Ich bin mit der Lösung zufrieden, sie funktioniert und wir sehen das grosse Potential. Unsere BenutzerInnen sehen das genauso. Nach der anfänglich etwas schwierigen Lernphase macht sich doch bei vielen Freude breit, denn sie erleben, wie sie das System bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Kurzum ein gutes Arbeitsinstrument.» GEMEINDE DÜBENDORF EXTRANET MIT SCHNITTSTELLE CMI AXIOMA / i-cms Seit Juni 2012 können die Mitglieder des Stadtrates von Dübendorf die Unterlagen für die Sitzungsvorbereitung im Extranet abrufen. Das Angebot ist von den Stadträten sehr gut angenommen worden; bei der letzten Stadtratssitzung war nur bei vier Geschäften eine physische Aktenauflage notwendig. Daniela Wüthrich, Assistentin des Stadtschreibers und rege Benutzerin dieses Publikationsprozesses zu ihren Erfahrungen: «Der Nutzen ist gross, denn die mit CMI AXIOMA erfassten Geschäfte lassen sich nun mit wenig Aufwand im Extranet publizieren. Per Knopfdruck erstellt CMI AXIOMA PDF-Dateien der traktandierten Geschäfte. Diese werden vom i-cms-system abgeholt und auf die Extranet-Plattform gestellt. Die Darstellung im Extranet ist sehr übersichtlich, optisch ansprechend und die Abwicklung insgesamt sehr einfach. Deshalb arbeiten wir daran, den gleichen Prozess auch für die Sitzungen des Gemeinderates einzuführen.» GEMEINDERAT THUN SITZUNGS- VORBEREITUNG MIT DEM ipad Seit Juni 2012 können die fünf Gemeinderäte von Thun ihre wöchentliche Sitzung online auf ihrem Tablet-Computer vorbereiten. Alle Traktanden mit den dazu gehörenden Unterlagen sind digital aufbereitet und lassen sich orts- und zeitunabhängig einsehen. Damit erübrigt sich das Aktenstudium im Gemeinderatszimmer im Rathaus. Die Lösung basiert auf der Geschäftsverwaltungssoftware CMI AXIOMA mit Publikator sowie einer CMS-basierten Internet-Applikation, welche von Talus Informatik AG entwickelt wurde. Bruno Huwyler Müller hat am 1. September 2011 das Amt des Stadtschreibers mit einem klaren Auftrag angetreten: Fortsetzung auf Seite 06 Das kann auch Lukas Zollinger, Projektleiter egovernment, welcher das GEVERIS- Projekt von Anfang an betreute, bestätigen: «CMI AXIOMA überzeugt, in diesem Produkt steckt nicht nur sehr viel Knowhow, es wird auch ständig weiterentwickelt. CM Informatik AG ist ein Partner auf Augenhöhe, der weiss, wie eine Verwaltung funktioniert, das hat mich positiv überrascht. Auch den für uns zuständigen CMI-Projektleiter kann ich nur loben, er hat einen enormen Einsatz geleistet, auch an Wochenenden und oft am Abend. Bei den Account Management Meetings war seitens des Lieferanten stets der Geschäftsführer mit dabei, dieser direkte Kontakt war gerade in den kritischen Projektphasen sehr hilfreich. Gut gefallen haben mir auch die Schulungen, welche wir gemeinsam mit CM Informatik AG durchführten; die allgemein gehaltene, praxisorientierte Einführung in CMI AXIOMA ist bei unseren Benutzern gut angekommen. Übers Ganze gesehen werde ich die Umsetzung dieses wirklich sehr komplexen Projekts in guter Erinnerung behalten.» Er hat die Sitzungsvorbereitung mittels Tablet eingeführt: Stadtschreiber Bruno Huwyler Müller. Er leitet seit dem 1. September 2011 die Stadtkanzlei Thun mit 18 Mitarbeitenden (inkl. Rechtsdienst, Stadtarchiv und Materialzentrale). Er sorgt dafür, dass die jährlich gut 700 Gemeinderatsgeschäfte effizient abgewickelt werden. Und er leitet das Projekt «GEVER/ Schriftgutverwaltung», welches die Verbesserung der verwaltungsinternen Abläufe von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung zum Ziel hat. Bruno Huwyler Müller hat zuvor 12 Jahre in der Staatskanzlei des Kantons Bern gearbeitet, zuletzt als Generalsekretär.

6 06 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 Fortsetzung von Seite 05 Der Modernisierung des Sitzungsmanagements sowie der verwaltungsinternen Prozessabläufe mit dem Ziel, Verfügbarkeit, Produktivität, Effizienz und Nachvollziehbarkeit zu verbessern. Gleichsam als erstes Zeichen hat er schon wenige Monate nach seinem Amtsantritt die Sitzungsvorbereitung der Gemeinderäte mit dem ipad realisiert. Geholfen hat ihm dabei seine langjährige Erfahrung mit Verwaltungsprozessen und unterstützenden Technologien. Schon vor seinem Amtsantritt in Thun hat er sich eine ähnliche Lösung bei der Gemeinde Wohlen bei Bern angesehen und auch Talus Informatik AG So präsentiert sich die Online-Sitzungsvorbereitungs-Lösung des Gemeinderats der Stadt Thun auf dem ipad: Aufgeräumt, übersichtlich und einfach zu bedienen. kontaktiert, welche diese Lösung realisiert hat. Am 1. Dezember 2011 hat Talus das Projekt im Gemeinderat präsentiert. Die «Sitzung ohne Papier» hat die Gemeinderäte überzeugt und so wurde zügig mit der Realisation begonnen. Anfangs Juni 2012 war es soweit, die ipads wurden den Gemeinderäten übergeben. Bruno Huwyler Müller: «Wir haben uns ganz bewusst für eine moderne, elegante und einfache Lösung entschieden um zu zeigen, dass wir es mit der Modernisierung der Verwaltungsprozesse ernst meinen. Diese Haltung wird vom Stadtpräsidenten und vom Gemeinderat ausdrücklich unterstützt. Der Entscheid für einen Tablet-PC wurde wegen der einfachen Bedienung gefällt, denn die neue Lösung sollte ohne Schulung eingeführt werden. Zum damaligen Zeitpunkt bot sich als einziges Produkt das ipad von Apple an.» Dass die neue Art der Sitzungsvorbereitung von den Mitgliedern des Gemeinderates sehr positiv aufgenommen wurde, hat im Wesentlichen zwei Gründe. Einmal die einfache Bedienung der Tablet- Lösung und zum andern der hybride Ansatz. Das Arbeiten mit dem Tablet ist denkbar einfach: Durch Berühren des Sit- zungssymbols öffnet sich die Applikation. Dann erfolgt das Login mittels persönlichem Passwort und schon wird die Liste mit den Sitzungen angezeigt; an oberster Position die aktuell anstehende Sitzung. Darauf tippen und es erscheint die Traktandenliste. Jedem Traktandum sind die entsprechenden Unterlagen als PDF-Files zugeordnet, welche sich ebenfalls durch Berühren öffnen lassen. Traktanden, bei welchen kein Diskussionsbedarf besteht, kann bereits vorab die Zustimmung erteilt werden. Zudem können bei jedem Traktandum persönliche Notizen angebracht und auch weitergehende Informationen eingefordert werden. Damit der Übergang von der traditionellen zur online-sitzungsvorbereitung möglichst sanft erfolgen kann, werden die Originalunterlagen für die Sitzungen nach wie vor im Gemeinderatszimmer aufgelegt. So kann jeder Gemeinderat nach seinem Gusto vorgehen, was sich in der Praxis auch gut bewährt hat. Während einige Gemeinderäte bereits ausschliesslich mit der neuen Lösung arbeiten, schätzen es andere, sich im Gemeinderatszimmer auf die Behandlung der anstehenden Geschäfte vorzubereiten. Gut zwei Monate nach der Einführung wurde bei den Gemeinderäten nachgefragt, wie zufrieden sie mit dem neuen Angebot sind. Bruno Huwyler Müller: «Die Zufriedenheit ist sehr hoch. Und dank des hybriden Ansatzes haben wir alle Gemeinderäte abgeholt. Gezeigt hat sich auch, dass der Informationsteil der Lösung, also Traktandenliste und Unterlagen, sehr geschätzt wird, die zusätzlichen Funktionen wie beispielsweise die Zustimmung zu einem Geschäft vor der Sitzung jedoch nicht verwendet werden.» Die Vorbereitung einer Gemeinderatssitzung bedeutet auch mit der elektronischen Variante keinen zusätzlichen Aufwand. Die Traktandenliste für die Gemeinderatssitzung muss ohnehin erstellt und auch die dazu gehörenden Unterlagen müssen zusammengestellt werden. Zur Publikation im Internet reicht das Kennzeichnen der gewünschten Positionen und mit einem Mausklick werden alle Informationen online bereit gestellt. Der einzige Mehraufwand bestand anfänglich darin, alle benötigten Unterlagen in digitaler Form einzufordern. Bisher verfügte die Stadtkanzlei nicht über alle Gemeinderatsakten in elektronischer Form. Heute kommen Gemeinderatsgeschäfte ohne digitale Unterlagen gar nicht erst auf die Traktandenliste. Mittlerweile hat sich das bestens eingespielt. Nur selten müssen Ausnahmen gemacht werden, beispielsweise bei grossformatigen Plänen oder bei umfangreichen und komplexen Dokumentationen. Bruno Huwyler Müller: «Der Umstand, dass alle Abteilungen und Ämter die Unterlagen für die Gemeinderatssitzungen digital abliefern müssen, hat diverse positive Effekte. Zum einen steigert das in der gesamten Verwaltung das Bewusstsein für ein effektives Dokumentenmanagement und GEVER-Prozesse. Und das wiederum unterstützt unsere derzeitige Schriftgutanalyse, welche letztlich zu effizienteren Abläufen und Prozessen führen soll. Auf der anderen Seite werden die Inhalte in unseren elektronischen Dossiers immer umfassender. Wir sind mittlerweile so gut dokumentiert, dass manchmal Abteilungen Informationen zu ihren eigenen Geschäften bei uns abrufen. Mit der Umsetzung dieses Projektes haben wir aber erst einen kleinen Teilerfolg erreicht. Es gibt noch viel zu tun. Gegenwärtig wird die flächendeckende Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung in der ganzen Stadtverwaltung geprüft. Ziel ist es, einmal alle Geschäftsprozesse vom Posteingang bis zur elektronischen Langzeitarchivierung vollständig elektronisch abzuwickeln.» POTENTE PARTNER CM Informatik AG setzt bei elektronischen Sitzungsvorbereitungslösungen auf die bewährte Zusammenarbeit mit Partnerfirmen. Zum einen auf Vertriebsund Umsetzungspartner Talus Informatik AG, welche bereits mehrere CMSbasierte Internet-Lösungen in diesem Bereich realisiert hat. Und auf Innovative Web AG, die führende Anbieterin für Internetauftritte und egovernment- Angebote von Städten und Gemeinden. Sie bietet mit ihrem intelligenten, modularen i-cms-system auch Lösungen für die elektronische Sitzungsvorbereitung an.

7 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ /// KINDES- UND ERWACHSENENSCHUTZBEHÖRDEN (KES) KES-GROSSPROJEKT IM KANTON BERN ERFOLGREICH EINGEFÜHRT Per 1. Januar 2013 haben die 11 kantonalen Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden (KESB) im Kanton Bern ihren Betrieb aufgenommen. Auf diesen Zeitpunkt mussten auch 160 Arbeitsplätze mit einer funktionstüchtigen Softwarelösung für die elektronische Fallführung ausgestattet werden. CM Informatik AG hat in Zusammenarbeit mit dem Umsetzungspartner Talus Informatik AG innerhalb eines halben Jahres dieses Grossprojekt realisiert und CMI KONSUL KES fristgerecht eingeführt. Oliver Zanetti, Leiter Services und Mitglied der Geschäftsleitung «Für mich war es eine ausgezeichnete Erfahrung wieder einmal ein Projekt selber zu leiten. Ich bin stolz, dass dieses Projekt unter den schwierigen Voraussetzungen planmässig und im vorgegebenen Kostenrahmen abgelaufen ist.» Oliver Zanetti lungen verifiziert und einer gesamtheitlichen Betrachtung unterzogen werden. Diese gilt es nun parallel zum laufenden Betrieb weiter zu optimieren.» Im Zuge des fortschreitenden Projektes zeigte sich mehrmals, dass die Erbringung zusätzlicher Leistungen für den Erfolg unabdingbar ist. Leistungen notabene, welche nicht geplant und mit dem Projekt abgestimmt innerhalb des gegebenen Zeitrahmens umgesetzt werden mussten. Beispielsweise die Migration von ca. 17'500 bestehenden Dossiers aus dem alten Fallführungssystem in CMI KONSUL KES. Oder eine Schnittstelle zur Personaldatenbank GERES mit halbautomatischem Datenimport. Und, nachdem sich das «Train-the-Trainer» Konzept für die Instruktion der Anwender als nicht realisierbar erwies, die Schulung von 160 BenutzernInnen in Deutsch und Französisch im Januar Trotz diesen Herausforderungen konnte das Projekt wie vorgesehen realisiert werden. Und auch die kurzfristig organisierte Schulung wurde termingerecht durchgeführt mit zusätzlicher Unterstützung durch die Partnerfirma VRSG und weiteren Mitarbeitenden der CM Informatik AG. Rückblickend meint Oliver Zanetti: «Für mich war es eine ausgezeichnete Erfahrung wieder einmal ein Projekt selber zu leiten. Ich bin stolz, dass dieses Projekt unter den schwierigen Voraussetzungen planmässig und im vorgegebenen Kostenrahmen abgelaufen ist. Hautnah konnte ich so spüren, was meine Mitarbeiter tagtäglich leisten. Das für dieses Projekt notwendige flexible Zusammenspiel zwischen dem Projektteam, situativ ergänzt durch Mitarbeitende der Talus Informatik AG, VRSG und CM Informatik AG hat sehr gut harmoniert.» Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern (JGK) hat Mitte April 2012 eine Software für die Fallführung KESB evaluiert. Im Juni fiel der Entscheid für die Lösung CMI KONSUL KES und im Juli konnte das Projekt bereits gestartet werden mit einer anspruchsvollen Projektorganisation: Der Auftraggeber verpflichtete einen externen Gesamtprojektleiter. Dieser koordinierte die Anforderungen der Kundenseite und der KESB-Präsidenten mit der als Generalunternehmerin auftretenden CM Informatik AG, welche ihrerseits Talus Informatik AG als Umsetzungspartner für Installation, Parametrierung und Schulung einsetzte. Für Oliver Zanetti, bei CM Informatik für dieses Projekt zuständig, war das Handling der Risiken bei absolut fixem Produktivtermin eine grosse Herausforderung: «Da war zum einen der Projektumfang, galt es doch 160 Benutzer von 11 verschiedenen Verwaltungskreisen mit CMI KONSUL KES vertraut zu machen. Erschwerend kam dazu, dass die KESB- Behörden zum damaligen Zeitpunkt im Aufbau waren und der Grossteil der MitarbeiterInnen erst per 1. Januar eingestellt wurden. Zudem hatten wir mit dieser neuen Applikation noch keine Praxiserfahrung. Das Projektteam bestand anfänglich aus dem Gesamtprojektleiter, einem Vertreter von Talus Informatik AG und mir. Daher mussten die Parametrierungen unter Annahmen vorgenommen werden. Gerade in dieser Phase erwies sich die Fachkompetenz des Gesamtprojektleiters als Match entscheidend. Erst im Verlaufe der Zeit konnten die vorgenommenen Einstel- VRSG: 11 KES-LÖSUNGEN TERMINGE- RECHT EINGEFÜHRT Die VRSG hat im Zeitraum von Oktober bis Dezember KES-Lösungen, welche gemeinsam mit CM Informatik AG entwickelt wurden, erfolgreich eingeführt. Dabei galt es auch, umfangreiche Datenübernahmen zu realisieren insgesamt knapp 20'000 Dossiers und 220'000 Dokumente wurden in die neue Applikation migriert. Auch der Schulungsaufwand war beträchtlich: Bis Mitte Februar durchliefen 124 KESB-Mitarbeitende die eintägige Standardschulung, 50 KESB-Mitarbeitende wurden in die Sitzungsverwaltung eingeführt und 21 KESB-BenutzerInnen zu Power Usern ausgebildet.

8 08 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 PARTNER DER CM INFORMATIK AG Abplanalp-Ramsauer AG (www.abplanalp.ch) Greenshare AG (www.greenshare.ch) /// KANTONALE RATSINFORMATIONSSYSTEME URI ONLINE, OBWALDEN UND NIDWALDEN MITTE 2013 Seit Mitte November 2012 ist das neue Ratsinformationssystem (RIS) des Kantons Uri online. Es basiert auf einer Schnittstelle zwischen CMI KONSUL und der Frontendlösung i-cms von i-web. Mitte dieses Jahres werden auch die neuen RIS-Lösungen der Halbkantone Obund Nidwalden auf deren Kantonsportalen online gehen. Die neue Website des Kantons Uri mit Publikationen per Knopfdruck dank der Schnittstelle zwischen dem GEVER-Programm CMI KONSUL und dem i-cms- System der Firma i-web. i-web Innovative Web AG (www.i-web.ch) Neue Software Technologie Gemeinden GmbH (NEST) (www.nest.ch) Mit dem neuen Webauftritt des Kantons Uri, welcher am 19. November 2012 online ging, wurde auch das Ratsinformationssystem neu aufgesetzt. Die Publikation der entsprechenden Informationen im Internet, bis dato mühsame manuelle Arbeit, geschieht nun praktisch vollautomatisch deren Funktion und Mandate und die getätigten politischen Geschäfte abgerufen werden, sondern auch die gesamte Landrätliche Geschäftsplanung mit den abgeschlossenen und kommenden Sessionen mit allen Geschäften und den dazugehörenden Unterlagen. Adrian Zurfluh, OBT AG (www.obt.ch) officeatwork (www.officeatwork.com) Talus Informatik AG (www.talus.ch) TCG Top Capture Group (www.topcapturegroup.com) VRSG Verwaltungsrechenzentrum AG (www.vrsg.ch) «Per Knopfdruck können wir den gewünschten Inhalt aus dem GEVER-Programm auf unserer Website publizieren.» Adrian Zurfluh, Stellvertreter des Staatsschreibers des Kantons Uri per Knopfdruck. Ermöglicht hat das eine neu entwickelte Schnittstelle zwischen dem GEVER-Programm CMI KONSUL, welches schon längere Zeit in der Kantonsverwaltung von Uri im Einsatz ist, und dem i-cms-system der Firma i-web, die auch den neuen Internetauftritt des Kantons Uri gestaltet hat. Die Entwicklung dieser Schnittstelle, aus Sicht von CM Informatik AG das Publikator-Modul, war recht aufwändig, galt es doch die Vorstellungen des Kunden mit den beiden Applikationen von CM Informatik AG und i-web umzusetzen. Der grosse Koordinationsaufwand hat sich jedoch gelohnt, denn nun steht eine Standardschnittstelle zur Verfügung, welche praktisch alle Anforderungen künftiger RIS-Lösungen mit CMI- und i-web-produkten abdeckt. Auf der Internetseite des Kantons Uri können unter der Rubrik Behörden/Landrat nicht nur sämtliche Landratsmitglieder, Informationsbeauftragter und Stellvertreter des Staatsschreibers des Kantons Uri: «Wir nutzen nun verschiedene Schnittstellen und ersparen uns so viele Arbeitsschritte. Für die Geschäfte des Landrats und einen Teil der Regierungsratsgeschäfte haben wir nun eine Verbindung zu CMI KONSUL. Per Knopfdruck können wir den gewünschten Inhalt aus diesem GEVER-Programm auf unserer Website publizieren.» Die überzeugende Lösung des Kantons Uri wird nun auch in den beiden Halbkantonen Ob- und Nidwalden 1:1 umgesetzt. Die beiden neuen Internetauftritte samt integrierten i-cms-systemen werden von i-web realisiert; die zu publizierenden Daten mittels der neu entwickelten Standardschnittstelle ebenfalls aus CMI KONSUL exportiert. Mit dem Projekt wurde anfangs Februar 2013 begonnen, online sollen die neuen Webportale samt RIS Mitte dieses Jahres gehen.

9 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ /// ERFAHRUNGSBERICHTE CMI AXIOMA IM KANTON LUZERN IM VORMARSCH Bereits über 300 Gemeinden in der Deutschschweiz haben das Geschäftsverwaltungsprogramm CMI AXIOMA im Einsatz. Und es werden laufend mehr. In den Gemeinden des Kantons Luzern ist die GEVER-Applikation noch nicht so verbreitet. Das soll sich nun ändern. CM Informatik AG und die Partner Talus Informatik AG und OBT werben dieses Jahr gezielt bei den Luzerner Gemeinden. Gute Argumente für den Nutzen und die Vorteile von CMI AXIOMA liefern dabei die Erfahrungsberichte langjähriger, äusserst zufriedener Kunden im Kanton Luzern. Urs Amrein ist seit 22 Jahren Gemeindeschreiber und Notar in der Luzerner Gemeinde Schötz. In seinen Zuständigkeitsbereich gehören Personalwesen, Sekretariat Gemeinderat, Kanzlei, Einwohnerkontrolle, Arbeitsamt, Teilungsamt, Bauwesen und Wahlen/ Abstimmungen. Er war es auch, der dem Gemeinderat die Anschaffung von CMI AXIOMA als Ersatz für die AIB-Protokollverwaltung vorgeschlagen hat. CMI AXIOMA BEWÄHRT SICH IN DER GEMEINDE SCHÖTZ SEIT DER PROBLEM- LOSEN EINFÜHRUNG VOR DREI JAHREN BESTENS 2009 hat die Gemeinde Schötz ihre Informatikinfrastruktur erneuert und dabei einen neuen Server angeschafft und die bestehenden Microsoft Office Programme auf die Version 2007 aktualisiert. Dabei musste man sich auch nach einem neuen Protokollverwaltungsprogamm umsehen, denn die bis dahin verwendete AIB-Applikation funktionierte in der neuen IT-Umgebung nicht mehr. Gesucht wurde dabei nach einer Lösung die mehr kann als nur Protokollieren. Talus Informatik AG, der IT-Partner der Gemeinde Schötz, empfahl seinem Kunden CMI AXIOMA. Die Präsentation überzeugte und alle die sich mit diesem Projekt befassten, entschieden sich einhellig für die Anschaffung dieses Programms. Dazu Urs Amrein: «Mit CMI AXIOMA können wir alle Geschäfte in einer zentralen Datenbank erfassen und die dazugehörenden Dokumente wie s, eingescannte Dateien etc. in den entsprechend Dossiers ablegen. Den Ablauf eines Geschäftes können wir so einfach erfassen und steuern und jeder berechtigte Benutzer kann alle Geschäfte samt den Dokumenten rasch finden und den Status des Geschäfts abfragen.» Die Installation von CMI AXIOMA erfolgte im Herbst 2009 auf vier Arbeitsplätzen. Zum gleichen Zeitpunkt fand die Schulung der vier Benutzer Gemeindeschreiber Urs Amrein, Gemeindeammann Guido Iten, Verwaltungsangestellte Claudia Bürli und Finanzsekretär Matthias Ettlin vor Ort statt. Claudia Bürli: «Der Anwenderkurs war wirklich gut und sehr praxisorientiert, denn wir wurden von einer ausgebildeten Gemeindeschreiberin geschult. Typisch Talus, die bieten optimale Unterstützung, auch später mit ihrer Support- Hotline.» Geschäfte wurden nacherfasst. Claudia Bürli erinnert sich an die Anfänge: «Natürlich war die Umstellung auf CMI AXIOMA anfänglich etwas gewöhnungsbedürftig. Auch der Zeitaufwand war am Anfang etwas grösser, aber das wurde sehr schnell durch die Vorteile aufgewogen.» Urs Amrein sieht denn auch klar den Nutzen der neuen Lösung: «CMI AXIOMA bietet eine wesentlich erleichterte Protokollführung und eine viel einfachere Terminverwaltung. Was mich wirklich fasziniert ist, dass wir alle Projekte und Geschäfte an einem Ort gespeichert haben und nach jedem Begriff suchen können.» Heute ist CMI AXIOMA auf mittlerweilen 8 Arbeitsplätzen immer noch mehrheitlich für die Verwaltung der Gemeinderatsgeschäfte im Einsatz. Urs Amrein: «Das Programm funktioniert sehr gut. Für uns stimmt es so.» Ein Ausbau der Lösung ist derzeit nicht vorgesehen, wohl aber der Zugriff der Gemeinderäte auf CMI AXIOMA. Denn Urs Amrein möchte dereinst die Aktenauflage abschaffen. DIE GEMEINDE REIDEN SETZT AUF CMI AXIOMA UND DENKT AN ABTEILUNGS- ÜBERGREIFENDEN EINSATZ Im Jahr 2010 evaluiert die Gemeindeverwaltung Reiden ein neues Protokollverwaltungsprogramm, denn die AIB-Lösung stösst an Grenzen und zudem droht das Archiv aus allen Nähten zu platzen. Oder wie Gemeindeschreiber-Substitut Daniel Loosli sagt: «Alle Schubladen waren voll, wir brauchten eine Lösung, mit welcher die Gemeinderatsgeschäfte mit allen dazugehörigen Akten digital erfasst und zentral gespeichert werden.» Die neue Lösung muss daher zwingend eine zentrale und digitale Ablage der Geschäftsdossiers samt den dazugehörenden Dokumenten umfassen. Reiden entscheidet sich nach einem sorgfältigen Evaluierungsprozess im Herbst 2010 für CMI AXIOMA. Anfangs 2011 wird das Programm auf 11 Arbeitsplätzen in der Kanzlei, der Bauverwaltung, Claudia Bürli arbeitet seit Juni 2006 als Verwaltungsangestellte in der Gemeindeverwaltung Schötz Ab 1. Januar 2010 wurde die Traktandierung und Protokollierung aller Gemein- in den Bereichen Kanzlei, Einwohnerkontrolle, Arbeitsamt, Bauamt und AHV-Zweigstelle. Zu ihren Aufgaben gehört auch die Mitarbeit bei Wahlen und deratsgeschäfte ausschliesslich mit CMI Abstimmungen. Zuständig ist sie zudem für die AXIOMA erledigt. Und zwar mit einem Traktandierung und Protokollierung der Gemeinderatssitzungen, welche sie seit drei Jahren mit CMI harten Schnitt ohne Migration der alten AXIOMA erledigt. AIB-Datenbestände. Lediglich laufende Fortsetzung auf Seite 10

10 10 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 Fortsetzung von Seite 09 Daniel Loosli arbeitet seit 13 Jahren in der Gemeindeverwaltung Reiden. Er ist Gemeindeschreiber- Substitut, leitet die Gemeindekanzlei und war Projektleiter bei der Einführung von CMI AXIOMA. Margrit Bucher ist seit 13 Jahren Gemeindeschreiberin in Reiden. Sie führt die Stabsstelle des Gemeinderates, berät den Gemeinderat in rechtlichen Fragen und protokolliert die Beschlüsse. Als Leiterin der Gemeindeverwaltung obliegt ihr das Personal- und Lehrlingswesen. Und sie ist Mitglied des Urnenbüros sowie der EDV-Kommission. der Finanzabteilung und im Bereich Soziale Beratung installiert. Im gleichen Zeitraum werden die BenutzerInnen geschult und am 1. März 2011 ist es so weit: CMI AXIOMA wird produktiv betrieben. Anfänglich wurden ausschliesslich die Geschäfte des Gemeinderates mittels CMI AXIOMA verwaltet bis heute an die 1000 Geschäfte. Inzwischen kommt das GEVER-Programm auch bei anderen Geschäften zum Einsatz, per dato sind das nochmals weit über 1'500 Dossiers mit insgesamt über 14'000 Dokumenten in verschiedenen Bereichen. Obschon GEVER zum damaligen Zeitpunkt nicht das vorrangige Thema war, überzeugte die Geschäftsverwaltungslösung CMI AXIOMA, ist sie doch exakt auf die Abläufe in Gemeindeverwaltungen ausgerichtet. Ende 2010 wurden die ersten Gespräche mit CM Informatik AG geführt und dann ging alles sehr schnell. Bereits im Februar des kommenden Jahres erfolgte die Installation der speziell für Reiden parametrierten Applikation und der verlangten Vorlagen auf 11 Arbeitsplätzen. Zur gleichen Zeit wurden die künftigen BenutzerInnen an zwei halbtätigen Schulungen vor Ort mit CMI AXIOMA vertraut gemacht. Daniel Loosli: «Meine Erfahrungen mit CM Informatik AG in der Projektund Einführungsphase kann ich zusammenfassend als sehr gut bezeichnen. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass die Einführung des neuen Programms von allen Beteiligten grundsätzlich positiv aufgenommen wurde.» Gemeindeschreiberin Margrit Bucher ergänzt: «Das Erfassen, Traktandieren, Protokollieren und schliesslich das Abfassen der Beschlüsse hat schon beim ersten Mal sehr gut funktioniert! Längst ist das Verwalten der Gemeinderatsgeschäfte inzwischen bestens eingespielte Routine. Ich schätze besonders die komfortable Suchfunktion, die oft hilft, wenn Gemeinderäte Auskünfte zu früheren Geschäften wünschen. Generell gilt, je mehr Akten in CMI AXIOMA abgelegt sind, desto effektiver kann damit gearbeitet werden. Auch die digitale, zentrale Ablage ist ein Segen. Mein Vertrauen in die Technik geht inzwischen so weit, dass ich viele Papierakten entsorge.» In den vergangenen zwei Jahren wurden neben den Gemeinderatsgeschäften auch andere Geschäfte vermehrt mit CMI AXIO- MA bearbeitet, so in den Bereichen Teilungswesen, Liegenschaftsverwaltung, Baubewilligungen und in der Bürgerrechtskommission. Daniel Loosli schätzt, dass aus allen Bereichen über 14'000 Dokumente in CMI AXIOMA abgelegt sind. Trotzdem ist er nicht ganz zufrieden: «Wir schöpfen die Möglichkeiten des Programms noch zu wenig aus. CMI AXIOMA kann viel mehr, wie Standardaktivitäten, egovernment mit abteilungsübergreifenden Prozessen, Schnittstellen zu anderen Fachlösungen etc. Da sehe ich noch viel Potenzial um die Effizienz unserer verwaltungsinternen Abläufe weiter zu steigern.» Auf einen künftigen Ausbau von CMI AXIO- MA angesprochen, meint Margrit Bucher: «Wir wollen die Prozesse und Abläufe in unserer Verwaltung durch ein externes Beratungsunternehmen analysieren lassen und später entsprechend anpassen. Da werden integrierte, medienbruchfreie egovernment-lösungen und damit CMI AXIOMA ein Thema sein. Das wird allerdings nicht heute und morgen stattfinden. Was ich hingegen schon bald realisieren möchte, ist ein Zugang für die beiden «externen» Gemeinderäte auf CMI AXIOMA.» PARTNER TALUS UND OBT Talus Informatik AG ist Vertriebs- und Umsetzungspartner für CMI AXIOMA (Beratung, Verkauf, Installation, Parametrierung, Schulung und Support). OBT AG ist Vertriebspartner für CMI AXIOMA (Beratung, Verkauf). PROJEKTLEITER SIND BEI CMI ALLROUNDER Projektleiter machen bei CM Informatik AG wesentlich mehr als klassische Projektleitung. Denn sie betreuen ein Projekt, also die Einführung von CMI AXIOMA oder CMI KONSUL von Anfang bis zum Ende, mit allem Drum und Dran. Wie das in der Praxis aussieht, hat uns Manuel Weingartner, der seit März 2009 in dieser Funktion bei CM Informatik AG arbeitet, erläutert. Den Projektauftrag erhält der Projektleiter nach dem Abschluss eines Vertrags von der Verkaufsabteilung. Dann gilt es ein Kick- Off Meeting mit dem Kunden vorzubereiten. Eine meist ziemlich aufwändige Sache, denn dieses Meeting ist in der Regel ein eigentlicher Workshop, in welchem mit dem kundenseitigen Projektteam der gesamte Ablauf der Produkteinführung detailliert festgelegt wird. Der nächste Schritt ist dann die Testinstallation. Anschliessend folgt die Parametrierung der Software meist vor Ort. Während der Testphase geht es darum, die Prozesse beim Kunden zu optimieren, da wird viel diskutiert. Manuel Weingartner: «Dies ist eine sehr wichtige Phase, denn es geht darum, die Leute des Projektteams mit ins Boot zu holen. Denn sie sind es, die für die interne Werbung und für die Akzeptanz unserer Lösung sorgen.» Nach der Abnahme des Systems erfolgt in der Regel die Schulung der BenutzerInnen. Oft gibt es aber auch noch Zwischenprojekte, wie eine Datenmigration oder das Erstellen von weiteren Vorlagen. Manuel Weingartner: «Ich schätze an meiner Arbeit, dass ich all die erwähnten Schritte in einem Projekt fast vollständig selber mache. Im Schnitt sind das rund 90%, beim Rest bin ich auf firmeninterne Hilfe angewiesen. Beispielsweise bei komplexen Parametrierungen, Scripts für Datenimporte oder zusätzlichen Modulen. Mich motiviert die Herausforderung, mehrere Projekte parallel zu führen und keines dabei zu vernachlässigen und am Schluss überall zufriedene Kunden zu haben. Ich mag die ständige Abwechslung und den Umstand, dass ich viel unterwegs bin.»

11 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 /// CMI AXIOMA, CMI KONSUL PREVIEW HERBSTRELEASE 2013 Im kommenden Herbst steht der CMI AXIOMA / CMI KONSUL Release 13 an. INTERNA gibt heute schon einen kurzen Einblick in ausgewählte Highlights. Abb. 1: In der neuen Dialogbox kann der Stempel-Vorschlag verändert werden. Danach werden die einzelnen Aktivitäten angelegt und versendet. AKTIVITÄTEN AN MEHRERE EMPFÄNGER Die Aktivitäten in unseren GEVER-Lösungen werden erweitert. Dabei können künftig Aktivitäten gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden. WIZARD FÜR STANDARDAKTIVITÄTEN (STEMPEL) In der physischen Welt kommt beim Posteingang der «Stempel» zum Einsatz. Damit wird markiert wer das Schreiben erhält und wer was bis wann damit machen muss. In der elektronischen Welt von GEVER kommen die Standardaktivitäten zum Einsatz. Auch hier kann definiert werden, wer was bis wann machen muss. Neu wurden die Standardaktivitäten mit einem Wizard ergänzt. Dieser erlaubt es dem Benutzer pro genutztem «Stempel» (Standardaktivität) die Empfänger, die Beilagen (Dokumente) oder auch die Aktion adhoc zu verändern, bevor die Aktivitäten verschickt werden. werden einem Seriendruck-Dokument als Empfänger hinzugefügt um daraus Serienbrief-Dokumente zu erzeugen. Es können neu pro Gremium mehrere Ausfertigungsdokumente (z.b. Protokollauszug, Briefbeschluss, formloser Beschluss usw.) als Vorlagen hinterlegt werden. Auf dem Traktandum wird der Ausfertigungstyp angegeben damit beim Sitzungsabschluss automatisch die richtigen Ausfertigungsdokumente generiert werden. Der neue Traktandenstatus gibt Auskunft ob ein Traktandum traktandiert, zurückgestellt, beschlossen oder ausgefertigt ist. Auch wird der Traktandenstatus künftig auf dem Traktandierungsregister im Geschäft angezeigt. Im Weiteren wird die Traktandenmaske um das Register «Abstimmung» erweitert. Dort kann festgehalten werden welches Behördenmitglied dem Traktandum z.b. zugestimmt, abgelehnt, enthalten oder gar in den Ausstand getreten ist. Ein Dokument wird mit Word-Seriendruckfelder ergänzt. Das könnte zum Beispiel ein Brief mit Empfänger und MEHR EINBLICKE AN DER Briefanrede sein. Dieses Dokument wird CMI FACHTAGUNG 2013 im CMI-System als Vorlage hinterlegt. Am 24. April 2013, anlässlich der FachtaWählt der Benutzer bei Erstellen des Do- gung im Radisson Blu Hotel am Flughafen kumentes diese Vorlage aus, können die in Zürich (siehe auch separate Einladung) entsprechenden Empfänger hinzugefügt wird CM Informatik AG die Türen zur Entwerden. Um das möglichst komfortabel wicklungsabteilung aufstossen und den zu machen haben wir für die Auswahl aktuellen Stand des CMI AXIOMA und der Empfänger einen Wizard implemen- CMI KONSUL Release 13 live präsentieren. tiert, über den z.b. Adressgruppen, Beteiligte, Behördenmandate oder sonstige Kontakte einfach hinzugefügt werden können. (Abb. 2) ERWEITERUNGEN IN DER SITZUNGSAUSFERTIGUNG Die integrierte Protokollverwaltung wird umfangreich erweitert. Ziel ist dabei die Der Wizard «Stempel» wurde in die beste- Ausfertigung einer Sitzung zu vereinfahenden Standardaktivitäten implementiert. chen und mehr Automatismen zur VerAuf diese Art und Weise ist es möglich, fügung zu stellen. Dadurch sollen die bereits existierende Standardaktivitäten Nachbearbeitungszeiten von Sitzungen durch das Setzen eines einzigen Häkchens verkürzt werden. auch als «Stempel» zu verwenden. Die Funktionalität der Standardaktivität bleibt dabei vollständig erhalten. (Abb. 1) SITZUNGSDATEN VON GREMIEN IM OUTLOOK KALENDER ABONNIEREN Der Benutzer kann im Outlook Termineinträge (ical) aus unseren CMI-Lösungen abonnieren. Als Anwendungsbeispiel könnte das abonnieren des Sitzungsplanes eines oder mehrerer Gremien sein. Somit werden dem persönlichen Outlook-Kalender des Benutzers pro aktiv immer die aktuellen Sitzungsdaten eingetragen. SERIENBRIEFFUNKTION Künftig können Kontakte in Adressgruppen zusammengefasst werden. Adressgruppen sind z.b. Pressestellen, Regierungsräte, Gremien, umliegende Gemeinden usw. Diese Adressgruppen 11 Abb. 3: Sicht auf die neue Traktandenmaske Abb. 2: Nach dem Erstellen eines Dokumentes stehen dem Benutzer über den geführten Wizard die gewünschten Empfänger zur Verfügung

12 12 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 9 MÄRZ 2013 /// ENTWICKLUNG NEU AUFGESTELLT UND AUSGEBAUT Die Ausweitung des Produktportfolios und immer komplexere Anforderungen an die Produkte von CM Informatik AG führen zu einem grösseren Entwicklungsaufwand. Dem begegnet die Entwicklungsabteilung mit einer neuen Organisation und mehr Personal. Neu wird die Produktentwicklung von einem Trio gesteuert. /// NEUE KUNDEN: CMI AXIOMA Gemeinde Guttet-Feschel Gemeinde Langnau am Albis Gemeinde Gränichen Gemeinde Flaach Gemeinde Richterswil Gemeinde Mettauertal MIGRATIONEN AXIOMA > CMI AXIOMA Gemeinde Churwalden Gemeinde Eggiwil Gemeinde Zuchwil Gemeinde Cham Gemeinde Andwil CMI STAR Freudenberg DE BAUVERWALTUNG Gemeinde Evilard / Magglingen Gemeinde Orpund Gemeinde Aesch BL KES Burgerliche KESB Bern Region Stadt St. Gallen KESB Region Gossau KESB Region Wil-Uzwil KESB Dieses Trio zeichnet sich für die strategische Entwicklung verantwortlich (v.l.n.r): Matthias Hess, Softwarearchitekt, Urs van der Floe, Leiter der Entwicklung und Gregor Bosshard, Produktmanagement /// AGENDA NEUER LEITER DER ENTWICKLUNG Seit 1. Dezember 2012 ist Urs van der Floe Leiter der Entwicklung bei CM Informatik AG. Er kann eine 20-jährige Erfahrung in der Softwareentwicklung vorweisen, hauptsächlich im Projektgeschäft für Öffentliche Verwaltungen, Dienstleistungsunternehmungen und in der Industrie. Ihm zur Seite stehen Matthias Hess, der langjährige Softwareentwickler, welcher die CMI-Produkte auf die.net/framework-plattform gebracht hat und Gregor Bosshard, der nach vielen Jahren als Programmierer und Datenbankspezialist nun für das Produktmanagement zuständig ist. Dieses Trio, welches sehr viel Know-how vereinigt, kümmert sich neben dem normalen Entwicklungsgeschäft vor allem um die strategische Softwareentwicklung. ENTWICKLUNGSKAPAZITÄT VERDOPPELT Nicht nur die Weiterentwicklung der bestehenden Produkte erfordert viel Aufwand, auch die durch die Übernahme von Greenshare AG neu dazu gekommenen Lösungen wie BauPro, welche auf die.net/framework-plattform migriert werden, erfordern entsprechende Entwicklerkapazitäten. Daher hat CM Informatik AG die Entwicklungsabteilung um 100% aufgestockt, neu sind nun 7 Mitarbeiter in diesem Bereich tätig. Und im Sommer kommt noch ein Lehrling dazu, welcher hier die Ausbildung zum Informatiker Richtung Applikationsentwicklung machen wird. KLARE ZIELE FÜR 2013 Für dieses Jahr hat sich das Führungstrio klare Ziele gesetzt. Zum einen sollen die bewährten Entwicklungsprozesse noch konsequenter umgesetzt werden, speziell im Bereich Release-Testing. Dann steht eine Überarbeitung des Client mit Schwerpunkt Usability an. Überarbeitet wird auch das Berechtigungssystem der Lösungen CMI AXIOMA/ CMI KONSUL. Und dann die Portierung der Greenshare-Lösungen auf die CMI-Plattform, allen voran die Baugesuchslösung BauPro. Auch ein Thema sind Schnittstellen für Mobile-Apps, sowohl für das Windows-, Apple- wie das Android-Umfeld. NEUE MS-VERSIONEN LAUFEN PROBLEMLOS Nicht ohne Stolz kann das Trio schon jetzt verkünden, dass die CMI-Produkte auch unter Windows 8 problemlos funktionieren. Urs van der Floe meint dazu: «Das zeigt einmal mehr, dass bei der Entwicklung dieser Lösungen sehr gute Arbeit geleistet wurde.» Auch Office 2013 wird mit dem neuen Release im Zusammenspiel mit den CMI- Produkten keine Probleme machen. CMI FACHTAGUNG 24. April 2013, Radisson Blu im Flughafen Zürich 21. SUISSE PUBLIC 18. bis 21. Juni 2013, Bea Expo Bern ARCHIVISTICA bis 28. September 2013, Congress Centrum Saar, Saarbrücken BRD /// NEBENBEI ERWÄHNT: WUSSTEN SIE SCHON, DASS... - die Fachtagungsvorbereitung seit Mitte letzten Jahres auf Hochtouren laufen. - unsere Marketing- und Verkaufsassistentin nach 3 Monaten endlich aus dem Outback wieder zurückgekehrt ist.

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