Jahresbericht 2012 Informatik März v

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1 Jahresbericht 2012 Informatik März 2013 v1.2.2

2 Vorwort Ohne IT keine Prozesse es gibt kaum einen Prozess an der Universität St. Gallen (HSG), der sich nicht auf Dienstleistungen der zentralen IT abstützt. Dies lässt sich gut an zwei Grössen ablesen: Die Bandbreite der aktuell erbrachten IT Dienstleistungen reflektiert das beachtliche Anforderungsspektrum an das Ressort Informatik. Im HSG Intranet für Mitarbeitende ist seit Anfang 2012 ein entsprechender Servicekatalog einsehbar: Dieser reicht von Informations- und prozessunterstützenden Systemen für z.b. die lehrnahe Verwaltung über den persönlichen IT Arbeitsplatz bis hin zu Basisleistungen wie Netzanbindung, , zentrale Server und zentral gemanagtem Speicherplatz. Auch die Anzahl der Projekte, in denen das Ressort Informatik mindestens signifikant beigetragen hat in 2012 immerhin gut 20, illustriert die breite Prozessunterstützung durch die IT. Fast jede Anpassung eines Prozesses zieht auch Änderungen in den zugrundeliegenden IT Dienstleistungen nach sich: Die IT setzt ungefähr 30% ihrer Ressourcen in die Weiterentwicklung ihrer Leistungen ein, vornehmlich in die Systeme der lehrnahen Verwaltung. An Innovationsvolumen und -schwerpunkt soll auch in 2013 festgehalten werden, bei etwas stärkerer Berücksichtigung weiterer Themen wie der Verbesserung des Intranets. Wirklich erfolgreiche Dienstleistungen entstehen heutzutage Hand-in-Hand von bestens ausgebildeten Fachspezialisten bei umsichtiger Einbindung späterer Nutzer. Das Ressort IT hat sich daher in 2012 nicht nur mit der technischen Weiterbildung, sondern auch mit der Herausbildung eines gemeinsamen Dienstleistungsverständnisses befasst, bei der auf die hilfreiche Unterstützung des Instituts für Klein- und Mittelunternehmen der HSG zurückgegriffen werden konnte. An dieser Stelle meinen herzlichen Dank an die Mitarbeitenden des Ressorts, die sich jeden Tag aufs Neue mit viel Engagement der Herausforderung stellen, Kundenwünsche und Machbares bestmöglich zu vereinen. Inhaltsverzeichnis Vorwort... 2 Services... 3 Infrastrukturen Projekte Strategie & Organisation hat auch strategisch Fortschritte gebracht: In der Initiative Erfolgreiche Informationsversorgung an der HSG wurden in Zusammenarbeit mit der Bibliothek und unter Einbezug von Vertretern der Akademia, der Studentenschaft, der Universitätsverwaltung und von Extern Weichen gestellt und erste Handlungsfelder analysiert. Handlungsbedarf zeigt sich u.a. in den Bereichen digitale Inhalte, Informationssuche, Qualitätssicherung, Datenmanagement und Compliance. Eine interessante Lektüre wünscht Ihnen Christoph Baumgarten CIO & Leiter Ressort Informatik 2 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

3 Services Der IT Servicekatalog Um die Dienstleistungen des Ressorts Informatik der HSG transparenter zu machen, wurde der IT Servicekatalog erstellt und im Intranet für HSG Mitarbeitende verfügbar gemacht. Unter Services -> Informatik sind dort sämtliche Leistungen der IT beschrieben, ebenfalls finden sich unter den einzelnen Leistungen die dazu-gehörigen FAQs für die wichtigsten Anwendungen. Die hilfsbereite Mannschaft des IT Service Desks Gegliedert sind die Leistungen der IT in acht thematisch unterteilte sog. Leistungsgruppen: HSG Zugang: Der HSG Zugang umfasst alle Leistungen, die mit einem Konto (also dem Benutzernamen) standardmässig verknüpft sind. Diese beinhalten unter anderem den Internetzugang, den Zugang von Extern mittels VPN, PWLan, Zugriff auf Netzlaufwerke wie Q:\, Mailkonten etc. IT Arbeitsplatz: Unter diesem Namen sind alle IT-Leistungen gruppiert, die mit dem persönlichen Arbeitsplatz verbunden sind. Neben der Computer-Hardware umfassen diese auch das Telefon, Druckmöglichkeiten und die Mobiltelefon-bezogene Dienste. Kollaborationssysteme: Speziell auf die Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit zugeschnittene Systeme wie der Blog, virtuelle Projekträume und Videokonferenzen fallen hierunter. Informationssysteme: Diese Gruppe umfasst die Internet- und Intranetsysteme, das Aleph der Bibliothek und die Gebäude-informationssysteme finden sich hier ebenso wie die Mobile UniApp oder Ikarus als Korrespondenzverwaltungssystem. Unterstützung Studium: Neben Un.IT als Hauptsystem der administrativen Lehre umfasst diese Gruppe auch weitere Systeme, die die Lehradministration unterstützen. Unterstützung Verwaltung: Die IT unterstützt die Verwaltungsprozesse u.a. mit prozessunterstützenden Systemen (z.b. SAP) sowie mit zahlreichen kleineren Tools zur Vereinfachung der Verwaltungsarbeit wie Protokolldatenbanken, Zeiterfassung etc. IT Beratung: Die personellen Leistungen wie Beratung, Auftrags-arbeiten oder die Koordination von weiteren IT-Dienstleistern und IT Lieferanten fallen unter diesen Bereich. Weitere IT Dienstleistungen: Hier finden sich als wichtige Punkte die Rechenzentrumsservices, der Multimediasupport oder die Vermietung von IT Material, aber auch Systeme für die Weiterbildung oder die IT-Unterstützung der Forschung. Sven Hausammann Teamleiter Nadja Pujatti Gerd Resch Gaspare Impellizzeri Marcus Oberholzer Die im Service Katalog beschriebenen Leistungen sind Standardleistungen der Informatik, welche über den IT Service Desk oder die IT Administratoren der jeweiligen Organisationseinheiten zu beziehen sind. Dario Pizzingrilli Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

4 Die IT Service Manager Ab Mai 2013 Ulrike Demelius via Servicedesk oder Tel für Studierende, Verwaltung und Rektorat Heinz Hofstetter via Servicedesk oder Tel für die Studienadministration: Ressort Studium, Studiensekretariat, SADM, Startwoche, Mentoring und Coaching Alois Schelling via Servicedesk oder Tel für die Institute, Lehrstühle und Centers Simon Weber via Servicedesk oder Tel für Durchführung der Lehre: Schools, Programmadministration Der IT Service Desk in Zahlen Anfragen gesamt (- 4%) 62% der Anfragen wurden direkt durch den Service Desk gelöst 89% der Anfragen konnten innerhalb von 5 Arbeitstagen gelöst werden Für nicht-standardleistungen stehen die Service Manager zur Verfügung, die Sie bei der Lösungsfindung und Lösungserstellung für Nicht-Standard- Probleme unterstützen. In 2013 wird der Inhalt des Service Katalogs sukzessive weiter ausgebaut und um Bestellmöglichkeiten erweitert. Darüber hinaus soll ein Standard SLA publiziert werden, in 2012 wurden hierzu diverse vorbereitende Arbeiten getätigt. Der IT Service Desk in 2012 Die Aufgaben des Service Desk ändern sich entsprechend den Anforderungen aus der Verwaltung und den Instituten. Die grundlegenden Aufgaben sind: Betreiben des Single Point of Contact für das Ressort Informatik Telefonische Hotline zur Benutzerunterstützung Weiterführender Support für Standard Softwareprodukte wie Office, Notes, Internet Explorer, Windows und andere Erarbeitung von Vorgaben zur Erstellung der Softwarepakete für die Verteilung über die automatische Softwareverteilung Betreuung eines Virenschutz auf Desktops und Notebooks Betreuung der Drucker & Multifunktionsgeräte Betreuung der IT-Administratoren Support für die PC-Tutoren Erstellung von IT-Konten für Mitarbeitende und Studierende Die Anzahl der am Service Desk registrierten Anfragen ist gegenüber 2011 leicht gesunken. Im Jahr 2012 wurden Anfragen erfasst (2011: ). Die Anfragespitzen konzentrieren sich auf die Wochen kurz vor bzw. nach dem Semesterbeginn. Um das Wissen bei den Mitarbeitenden im Service Desk aufzubauen und auf einem guten Stand zu behalten, gab es 2012 insgesamt 10 interne Weiterbildungen zu technischen Themen. Zusätzlich waren das gesamte Service Desk Team zwei Tage auf einer externen Schulung zum Thema Kundenorientierung im Service Desk. Die beiden Tage waren sehr intensiv und haben neue Einsichten und Erkenntnisse gebracht, der Spass blieb gleichwohl nicht auf der Strecke, wie die Bilder zeigen. 4 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

5 Intranet für Mitarbeitende und StudentWeb In 2012 wurden in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Ressorts der Verwaltung und externer Partner wie der Trivadis AG und der Noser Engineering AG die Intranets für Studierende (das sog. StudentWeb) und Mitarbeitende signifikant ausgebaut, HSG-intern einsehbar unter Studierende wie Mitarbeitende finden hier unterschiedlichste Informationen und zu Studium und HSG Blog Die Informatik hat in Zusammenarbeit mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) einen Blog unter der Domäne blog.unisg.ch und im HSG- Layout realisiert. Das System basiert auf dem weit verbreiteten System Wordpress und bietet umfassende Funktionen für die Pflege eines Weblogs mit Texten, Bildern und Kommentaren. Auf Anfrage kann damit ab sofort eine entsprechende Seite generiert werden. Interessenten können sich gerne an den zuständigen Service Manager oder den IT Service Desk wenden. Der Webauftritt in Zahlen Bis Ende 2012 wurden neben dem Kernauftritt die Internetauftritte von 48 Instituten, Lehrstühle, Center, Schools sowie die Intranets für die Studierenden und Mitarbeiter auf dem Web Content Management System (CMS) verwaltet. Kernauftritt ca Seiten Institute & Center ca Seiten Intranet Mitarbeiter ca Seiten Intranet für Studierende ca Seiten Insgesamt ca Seiten Neue Features in der Mobile UniApp Die 2011 live gesetzte Mobile UniApp wurde in 2012 mit Hilfe von SWITCH- Projektförderungsgeldern und in Zusammenarbeit mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik weiter ausgebaut. Neu eingeführt wurde neben dem Online-Zugriff auf den persönlichen, aktuellen Stundenplan insbesondere auch der mobile Auftritt der HSG-Universitätsbibliothek: ab sofort können mobil Recherchen durchgeführt und Quellen reserviert werden. Auch der Einblick in das Bibliothekskonto ist jetzt mobil möglich. Damit stehen die meistgewünschten Funktionen zum Studium mobil zur Verfügung unter Die erweiterte Mobile UniApp Studierende mit neuer Mail und Kalender Lösung Am 18. Oktober war es soweit: Die Studierenden der Universität St. Gallen erhielten eine modernisierte Mail- und Kalenderplattform, die sich durch mehr Speicherplatz (25 GB statt wie bisher 230 MB), einfachere Integrationsmöglichkeiten mit mobilen Endgeräten eine verbesserte Kalenderintegration auszeichnet. Die neue Plattform basiert auf Office365 und weiteren Produkten der Firma Microsoft. Dank des Einsatzes aller Beteiligten aus dem Ressort IT und der Verwaltung sowie der studentischen PC Tutoren ging der Wechsel von der bisherigen Plattform ohne grosse Probleme über die Bühne. Die überraschend wenigen Supportanfragen in den Wochen nach der Umstellung und das überwiegend positive Feedback zeigten, dass die neue Plattform von den Studierenden positiv aufgenommen worden ist. Mit dem Tablet, Smartphone oder PC aufzurufen unter Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

6 Mit der Einführung von Office365 wurde die Basis gelegt für eine zukunftssichere Kommunikationsplattform, die in den nächsten Jahren regelmässig neue Features anbieten wird. Für 2013 ist bereits das nächste Update angekündigt, dann werden die aktuellsten Versionen von Microsoft auch für die Studierenden angeboten werden können. Die gewählte Lösung reduziert den internen Speicherbedarfs auf ein Minimum und damit Kosteneinsparungen im mittleren 5-stelligen Frankenbereich nach Abschaltung der alten Lösung Wuala Benutzerverwaltung im Active Directory Angestellte HSG und Institute (2012) (2011) Externe 856 (2012) 869 (2011) Nachdiplomstudierende (2012) (2011) Studierende (2012) Manager-/Administratorenkonten 175 (2012) 159 (2011) Berechtigungsgruppen (2012) (2011) Anzahl Anträge in der Kontenverwaltung - erstellen, mutieren, löschen (2012) (2011) Wachsender Beliebtheit erfreut sich der Dienst Wuala, welcher seit 2012 standardmässig auf den HSG Geräten installiert ist. Mit diesem lassen sich lokal abgespeicherte Daten verschlüsselt sichern und auch mit anderen Geräten austauschen. Im Vergleich mit Dropbox ist dieser Dienst deutlich sicherer und besser in die HSG Geräte integriert. Die Einsatzszenarien und FAQs zu Wuala finden sich im Intranet unter Services -> Informatik -> IT-Arbeitsplatz -> FAQ zum IT Arbeitsplatz. Ablösung Lotus Notes Wie u.a. bereits im Jahresbericht 2011 angekündigt, soll die Lotus Notes Plattform in mehreren Schritten und mit dem Zeithorizont 2016 abgelöst werden, sofern die Freigabe der mit der Ablösung verbundenen Budgets bzw. Projekte durch die zu involvierenden HSG Gremien jeweils abschliessend erfolgt. Die Wartung der folgenden HSG-weit verwendeten Notes Templates stellt das Ressort Informatik bis zur jeweiligen Ablösung in Zusammenarbeit mit der Clavis IT AG (http://www.clavisit.com/) sicher: Ikarus (2014/15) Telefonbuch (2013/14) Protokoll-Datenbanken (2013/14) Projekt-Datenbanken (2013/14) Diskussions-Datenbanken (2014) Zeiterfassung (2015) Teaminfo (2014/15) Dafür stellt das Ressort Informatik folgende Mittel zur Verfügung: 25 kchf/jahr Anpassungen 10 kchf/jahr Fehlerbehebung und andere Wartungsarbeiten Interne Ressourcen für die direkte Nutzerunterstützung und das Service Management Unterstützung für diese Notes Templates kann über den IT Service Desk angefordert werden. 6 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

7 Instituten, Centers und Lehrstühlen mit eigenen Notes Templates steht Clavis unterstützend gern zur Verfügung, hier bitte direkt mit Clavis Kontakt aufnehmen. Institute, Centers und Lehrstühle können eigene Notes Templates über das Jahr 2016 hinaus hosten lassen. Beratung betr. Schnittstellen leistet das IT Service Management. Fragen, z.b. zu allfällig verfügbaren Alternativen für instituts- und centereigene Notes Templates, beantwortet ebenfalls gern das IT Service Management. Eine wichtige Rolle im Ablöseszenario spielt der Teamspace4HSG, der in 2013 auf Basis des Produkts Sharepoint zur Verfügung gestellt wird. Teamspace4HSG In 2013 wird der Teamspace4HSG auf Basis Sharepoint bereitgestellt, Vorbereitungen hierzu laufen seit Was ist Sharepoint? Sharepoint ist ein browser-basiertes, modernes Informationsverwaltungswerkzeug zum Speichern, Ordnen, Versionieren, Finden, Sortieren und Exportieren. Es ist besonders geeignet für die Unterstützung der täglichen Zusammenarbeit. Institute und Centers können einen eigenen Teamspace einrichten (einer sog. Site Collection). Im Teamspace können einfache Anwendungen und Workflows konfiguriert werden. Pro Lehrstuhl 50 GB gratis Weitere 50 GB 125 CHF/Jahr Regelung vorläufig Das Ressort Informatik bietet Schulungen an, in denen entsprechendes Konfigurations-Knowhow erworben werden kann. Pro Lehrstuhl 1 Person / 3 Jahre gratis CHF 500 für jede weitere Person Interessierte melden sich bitte beim IT Service Desk. Beratung, welche Anwendungsszenarien sich über den Teamspace4HSG umsetzen lassen, leistet das IT Service Managment. Eduroam Zum Herbstsemesterbeginn wurde der neue WLAN-Service Eduroam aufgeschaltet. Eduroam bietet dank Verschlüsselung eine hohe Sicherheit, ist einfach in der Anwendung und global gültig. Das bedeutet, die HSG Angehörigen können sich mit mobilen Endgeräten wie Laptops, Smartphones etc. weltweit mit ihrer persönlichen -Adresse und dem HSG-Passwort am Netzwerk anmelden. Diese Anmeldung ist nur einmalig pro Gerät notwendig, das mühsame Wieder-Einloggen-Müssen hat damit ein Ende. Die Anzahl mobiler Endgeräte im Netzwerk der HSG ist weiter angestiegen. Damit wurde gleichzeitig ein einfacher und sicherer Internetzugang gefordert. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

8 Mit der Einführung von Eduroam konnten dieses Bedürfnis wirksam adressiert werden. Eduroam wird weltweit in 58 Ländern, Schweiz weit in 37 Institutionen angeboten. Bis Ende 2012 haben 25% der Benutzerinnen und Benutzer auf dem HSG Campus vom PublicNet auf das sichere und komfortablere Eduroam umgestellt. Unterstützung Studium Un.IT Kennzahlen Anzahl per Studenten (inkl. WB) (85%) Dozenten (inkl. Externe) (6%) Mitarbeitende 955 (2%) Mentor/Coach (2%) Alumni 273 (0%) Übrige (4%) Die Hauptapplikation zur Unterstützung der lehrnahen Verwaltung ist das von der IT entwickelte System Un.IT, welches hauptsächlich von den Mitarbeitenden des Ressorts Studium verwendet wird. Mit dieser Software wird ein grosser Teil des Prozesses der Lehre abgewickelt. Als Basis für die Planung und die Durchführung der Lehre dienen die im System vorgehaltenen Studienpläne. Per Herbstsemester 2012 wurden mit dem System für 92 verschiedene Programme insgesamt Fächer verwaltet. Zu diesen Fächern wurden Veranstaltungen geplant. Der Anmeldeprozess bot im Jahr 2012 erstmals die Möglichkeit, die erforderlichen Dokumente wahlweise elektronisch einzureichen; dies vereinfacht die Zulassung zum Studium enorm. Diese Möglichkeit erfreute sich grosser Zustimmung bei den Studierenden und ein Ausbau ist hier geplant in Form der Einführung eines elektronischen Studierenden-Dossiers. Das im Jahr 2012 neu eingeführte Modul der Semestereinschreibung hat den Prozess der Semestereinschreibung massiv vereinfacht; so werden erstmals gültige Studienprogramm-Übergänge aus dem Stammdatensystem ACAMETA abgefragt, was Fehleingaben praktisch komplett verhindert. Zudem konnte die Benutzerführung massiv verbessert werden. Ein weiteres Plus sind die umfangreichen Plausibilitätsprüfungen und die Massenverarbeitungen, die die Arbeit im Sekretariat sehr erleichtern. Mit der zentralen Applikation "Bidding" werden jährlich fast eine Viertel Million Gebote von den Studierenden abgegeben, die im Anschluss zugeteilt wurden. Die Daten dieser zugeteilten Kurse werden dann per Export-Verfahren an die Lernplattform "StudyNet" exportiert, damit die Studierenden exakt auf die zugeteilten Kurse zugreifen können. Schlussendlich werden jährlich rund 70'000 Noten im System erfasst und den Studierenden verfügt; daraus entstehen über 1'500 HSG-Abschlüsse der Bachelor-, Master- und Doktoranden-Stufe. 8 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

9 Neue Semestereinschreibung Ein sehr grosser Erfolg konnte im Sommer 2012 gefeiert werden mit der Inbetriebnahme des neuen Moduls der Semestereinschreibung in Un.IT. Dieses neue Modul berücksichtigt alle im ACAMETA abgelegten Stammdaten im Bereich der Übergänge der Studienprogramme. So können im Studierenden-Sekretariat keine ungültigen Eingaben mehr gemacht werden und die Kontrolle von reglementarischen Vorgaben im Bereich der Stufenübertritte konnte merklich verbessert werden. Es konnten auch diverse Verbesserungen im Bereich der Massenfunktionen realisiert werden, was zu einer sehr grossen Arbeitserleichterung im Studierenden- Sekretariat führte. Technisch gesehen wurde dieses neue Modul in der neuen Servicearchitektur realisiert, was ein erster Schritt in eine zukunftsfähige Version des Un.IT ist. Auf Grund der Tatsache, dass die Semestereinschreibung ein zentrales Modul des Un.IT ist, mussten in der zweiten Hälfte 2012 dann die davon abhängigen Module (Semesterfakturierung, Bidding, Prüfungsanmeldung, etc.) an das neue Modul der Semestereinschreibung angekoppelt werden. Zeitleiste Im Berichtsjahr wurde mit der Firma ELCA Informatik AG ein erstes von insgesamt 4 geplanten, in die bestehende Architektur zu integrierenden Werken erfolgreich realisiert. Es handelt sich um die sogenannte "Zeitleiste". Diese Zeitleiste wird in allen Seiten des StudentWeb im Kopfbereich angezeigt. Für die Studierenden ist damit jederzeit ersichtlich, wenn ein neuer Termin "in die Nähe rückt" und vor allem, wann das Zeitfenster wieder schliesst (z.b. bei der Prüfungsanmeldung). Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

10 Infrastrukturen Ausbau der Servicearchitektur Kennzahlen Netzwerk 268 Switches mit total Ports verteilt auf 44 Standorte 44 Standorte mit WLAN-Erschliessung total 350 WLAN Access-Points DNS-Einträge 12 VPNs im MPLS-Netz 20 Firewall-Übergänge 2 VPN-Zugänge für max concurrent User Durchschnittliche Datentransferraten 32 Mbit/s ins Internet 44 Mbit/s vom Internet gleichzeitige Client WLAN Verbindungen Im Rahmen von diversen Projekten wurden mehrere Anwendungen und Komponenten auf SOA-Architektur(Service Oriented Architecture) umgestellt. Die Daten der Semestereinschreibungen und der Vorlesungsmerkblätter werden nun über SOA-Dienste angesprochen und verwaltet und von Un.IT und dem ServicePortal aus genutzt. Auch die Daten der Zeitleiste im Student- Web werden nun über einen SOA-Dienst bezogen. Neu können die Studierenden ihre Vorlesungstermine über einen ins ServicePortal eingebauten SOA- Dienst in ihren Kalender auf ihrem PC oder Smartphone importieren. Die SOA-Architektur wird in Zukunft weiter ausgebaut, um hohe Flexibilität und Wiederverwendung der Dienste zu erreichen. WLAN Die campusweite WLAN-Infrastruktur wurde auch im Jahr 2012 weiter ausgebaut. So ist die Anzahl Accesspoints um 70 auf gesamthaft 350 Sender angestiegen. Darin enthalten sind Neuerschliessungen und Abdeckungserweiterungen in bestehenden Liegenschaften. WLAN wird an 46 Standorten auf dem HSG Campus angeboten. Der Spitzenwert gleichzeitig angemeldeter Clients lag bei 3148 und wurde Mitte Oktober 2012 erreicht. Teleform Kennzahlen IP Telefonie Total 1625 IP Telefone 82 IP Telefone 6901 In den zwei durchgeführten Teleform Projekten wurde das bestehende Auswertungstool für die Prüfungsumgebung sowie Umfragetool für Forschung und Lehre bezüglich Soft- und Hardware auf einen neuen und aktuellen Stand gebracht. 182 IP Telefone IP Telefone belegte Telefonnummern 240 analoge Ports (Faxe, Türöffner etc.) 91 CTI Ports 38 Softphones Ablösung Ticketing Tool Das bisherige Notes-basierte Ticketing Tool wird durch das Produkt ky2help abgelöst. Damit einher geht auch die Erneuerung der heutigen IT Service Shop Lösung für die IT Administratoren. Das neue Produkt wird die Bearbeitung von Anfragen an die IT auf effizientere Weise unterstützen, als dies die bisherige Lösung vermochte. 10 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

11 Projekte HSG goes SharePoint SharePoint ist die führende Business Plattform für die Zusammenarbeit in Unternehmen und im Web. Sie unterstützt sowohl Mitarbeiter, die an strukturierten Prozessen teilnehmen als auch Mitarbeiter, die Wissen in Communities erstellen, verarbeiten oder suchen wollen. Die Strategie der HSG IT ist die Konsolidierung der bestehenden Technologien (auf Microsoft.NET) und auch die Konsolidierung der Anwendungen. Insbesondere sollenverschiedene bestehende Lotus Notes Applikationen durch Anwendungen auf Sharepoint abgelöst werden. Kennzahlen Projekte Das Ressort Informatik hat in Projekte durchgeführt oder unterstützt 14 Projekte konnten in 2012 abgeschlossen werden Die Stärke von SharePoint ist gerade ihre Ausrichtung als zentrale Plattform für die unterschiedlichen Anwendungen, z.b. Kollaboration, Enterprise Search, Enterprise Content Management und Business Intelligence. Der Nutzen durch den Einsatz von SharePoint sind: Vielfältige Unterstützung der Zusammenarbeit Schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Anforderungen der Fachabteilungen/Institute durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten in Sharepoint (die auch von Mitarbeitenden der Fachabteilungen erlernt werden können) Kostensenkung durch einheitliche IT Infrastruktur Um Wissen und Erfahrung mit SharePoint aufzubauen und eine Basis für zukünftige SharePoint Projekte zu schaffen, wurde das Projekt "Pilotierung MS SharePoint" von Ende Juni bis Anfang Dezember 2012 durchgeführt. Inhalte des Projekts waren: Wissensaufbau zur Inbetriebnahme und Administration einer SharePoint Farm Praktisches Aufsetzen einer ersten SharePoint Farm für Pilotzwecke und Integration in die bestehende IT-Landschaft Praktische Umsetzung der Pilotanwendungen Wiki, Projektraum / Collaboration Space und formulargestützter Workflow Testphase und Bewertung der Pilotanwendungen durch Pilotkunden/-user Mit diesem Projekt wurde der Grundstein für die Einführung von SharePoint an der HSG gelegt. Es ist ein zentraler, vorbereitender Schritt in der Ablösung der bestehenden Notes Applikationen und Voraussetzung für das Projekt Teamspace4HSG in 2013, in welchem eine HSG-weit verwendbare Sharepoint Plattform ausgerollt werden soll. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

12 Auswahl-Verfahren Outgoing-Studierende Im Bereich der Student-Mobility (SMO) musste das Auswahlverfahren für die Selektion der Outgoing-Studierenden auf die Bachelor- und Master-Stufe aufgeteilt werden. Dies wurde notwendig, da die Mitarbeiterinnen für die Auswahl der Master-Studierenden mehr Zeit benötigen, weil ein verfeinertes Auswahlverfahren zur Anwendung gelangte. Das Ressort Informatik konnte die vorhandene Software entsprechend anpassen. HSG Talents Online Mit diesem Projekt wird die Ablösung der bisherigen Online-Plattformen des CSC und der Alumni angestrebt. Basierend auf der Standard-SW Microsoft Dynamics CRM wird hier eine umfassende Lösung geschaffen, die durch das Ressort IT gehostet und mit einem zentralen Login in die bestehende IT- Landschaft eingebunden wurde. Anfang Februar ist der erste Teil der Applikation mit Funktionen aus dem Bereich des CSC live gegangen und stösst auf grosses Interesse bei den Studierenden; im Lauf des Q soll auch der zweite Funktionsblock aus dem Bereich der HSG Alumni live gesetzt werden. Management Cockpit Mit dem Projekt Management Cockpit wird die Funktionalität der bisherigen Controlling Datenbank, welche u.a. wesentliche Studiums-Kennzahlen der HSG bereitstellt, in das SAP BW überführt, das bis anhin nur die Finanz- und HR-Kennzahlen umfasste. Das Ressort IT hat an diesem Projekt insbesondere im Bereich der Datenlieferung, aber auch an den technischen Strukturen für das Bereitstellen der Daten einen grossen Beitrag geliefert, so dass die Daten für die EQUIS-Akkreditierung fristgerecht Anfang 2013 bereitgestellt werden konnten. Master-Reform Die Mitarbeiter des Ressort Informatik wirkten bei der Master-Reform (MLE, MSC, MIA) sowie der Reform der Zusatzausbildung Wirtschaftspädagogik mit. Es mussten die Leistungen der Studierenden, die von der Reform betroffen waren, in die neuen Studienpläne übernommen werden. 12 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

13 Merkblatt-Applikation Im Berichtsjahr wurde mit der ELCA Informatik AG neben der Zeitleiste (siehe Kapitel Services ) die Realisierung eines weiteren Werks angegangen, der Merkblatt-Applikation. An der Universität St. Gallen besteht schon seit einigen Jahren eine solche Applikation, welche grunderneuert werde musste. Die neue Merkblatt-Applikation basiert auf einer service-orientierten Architektur und wird nach deren Rollout im FacultyWeb als Teil des Intranets für Dozierende verfügbar sein. Zum Zusammenarbeitsmodell mit der Firma ELCA: Das Ressort Informatik stellt Services mit der benötigten Geschäftslogik bereit, die ELCA konzentriert sich auf die Benutzeroberfläche. Dieses Vorgehen ermöglicht es, in einer späteren Phase z.b. die Benutzeroberfläche um zusätzliche Bestandteile zu erweitern (z.b. eine App für mobile Devices) ohne dass man die Geschäftslogik anpassen muss. Zudem verbleibt das Prozess-Know How an der HSG. Ein wichtiger Bestandteil das Projekts ist auch die Datenübernahme der alten Merkblätter. Diese sollen so aufbereitet werden, dass diese in einer archivfähigen, elektronischen Version vorliegen. SPASS-Ablösung Im Jahr 2012 konnten alle noch verbleibenden Daten aus dem alten Notenverwaltungs-System "SPASS" in das Un.IT übernommen werden. Es wurden über 170'000 PDF Dokumente elektronsich aufbereitet und in die Studierenden-Dossier des Un.IT abgelegt. Bei diesen Dokumenten handelt es sich um die Notenverfügungen der Lizentiatsstufe und der ersten Jahre der Assessment-Stufe sowie um die Verfügungen im Bereich der Bachelor- und Master- Arbeiten zu Beginn der Bologna-Reform. Anschliessend konnte die alte Applikation, die während fast 20 Jahren (!) in Betrieb war, ausser Betrieb gestellt werden. Einführung eines DMS an der HSG Diverse Prozesse an der Universität St. Gallen brauchen eine prozessgesteuerte Verwaltung von Dokumenten, die anschliessend gemäss den üblichen Richtlinien archiviert werden müssen. Zur Unterstützung dieser Prozesse soll in 2013 ein Dokumenten Management System (DMS) eingeführt werden, welches aktuell im Rahmen einer WTO- Ausschreibung spezifiziert und evaluiert wird. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

14 Einführung UC Das Projekt Einführung UC wurde Ende 2012 als Folgeprojekt des Ende März 2012 abgeschlossenen Projekts VoIP-HSG (Einführung einer HSGweiten VoIP Telefonielösung) gestartet. Aufbauend auf der neuen VoIP- Infrastruktur sollen v.a. im Bereich Benutzerinterface / Usability einige neuen Komponenten eingeführt werden. Im Fokus steht zurzeit die Software Cisco Jabber. Der Jabber vereint u.a. die Funktion als reines Softphone, die Steuerung des eigenen Tischtelefons, Präsenz-Anzeige sowie Instant Messaging und Desktop Sharing bis hin zu Webex Konferenzen. Zudem ist der Jabber sowohl unter Windows als auch Mac-OS sowie auf diversen Smartphones lauffähig. Dies hat den Vorteil, dass sich die Endbenutzerinnen immer in derselben Software-Umgebung befinden, d.h. sowohl auf dem festen Standard- Arbeitsplatz an der HSG als auch unterwegs auf den mobilen Geräten! Falls der Jabber den notwendigen Anforderungen genügt, ist damit gleichzeitig das Nachfolgeprodukt für die Ablösung von IBM Sametime gefunden. Als weiterer Punkt im UC-Projekt wird die Einführung von WLAN- Funktelefonen als Ersatz für die analogen DECT-Telefone verfolgt. Damit könnte man dank der vollen Integration in die IP-Telefonie auch alle damit verbundenen Funktionen auf dem Telefon zur Verfügung stellen. Aus betrieblicher Sicht würde sich zudem der Aufwand wegen der einheitlichen Technologie reduzieren. Voraussetzung für eine einwandfreie Gesprächsqualität und möglichst breite Verfügbarkeit ist allerdings eine optimale, möglichst flächendeckende Versorgung mit WLAN. 14 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

15 Strategie & Organisation Erfolgreiche Informationsversorgung an der HSG Für die Universität St. Gallen ist eine leistungsfähige, ihren vielfältigen Bedürfnissen entsprechende, mit ganzheitlichem Blick vorangetriebene Informationsversorgung (IVS) essenziell. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind aufgrund der enormen Innovationsrate in den Bereichen IT und neue Medien nahezu unbegrenzt, dem gegenüber stehen begrenzte Umsetzungskapazitäten. Aus diesem Grunde haben die Ressorts Bibliothek und Informatik in 2012 in 4 Workshops zur erfolgreichen Informationsversorgung an der HSG Handlungsoptionen erarbeitet, die demnächst der Universitätsleitung vorgelegt werden sollen. An den Workshops waren Vertreter der Akademia, der Studentenschaft, anderer Verwaltungsressorts und von extern beteiligt. Handlungsbedarf zeigt sich u.a. in den Bereichen digitale Inhalte, Informationssuche, Qualitätssicherung, Datenmanagement und Compliance. Mehr Informationen dazu sind unter zu finden. SWITCHJournal_April13_Web.pdf IT Strategieentwicklung Das ausstehende efpit Projekt Strategieentwicklung II zur Entwicklung einer Applikations- und Sourcingstrategie ist neu für Q geplant. Stand strategische Planung Abgeleitet aus der bisherigen IT Strategieentwicklung im Folgenden der aktuelle Stand der strategischen IT Planung: Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

16 Bemerkungen: BYOT = «Bring Your Own Technology» - selbst entscheiden über den Hersteller seiner Endgeräte entscheiden können Cloud Communication/Office365 = Das Microsoft Angebot zu , Kalendar, Office, Chat etc. in der Cloud (über Internet erreichbares Serviceanbieter-Rechenzentrum) CRM = Customer Relationship Management System DMS = Dokumenten Management System EVA 2 = elektronische Verwaltung akademische Arbeiten, Nachfolgesystem für EDIS/EDOK Housing = eine Rechenzentrumsdienstleitung «den eigenen Server ins HSG Rechenzentrum stellen können» IT Client = IT Arbeitsplatz Management Cockpit = Aufbereitung von Kennzahlen für das Universitätsmanagement NT = neue Technologie Risk Mitigation Projects: verschiedene Projekte zur Verringerung von Betriebsrisiken Scorecard = Anpassung des Moduls zur Berechnung des Studien-Erfolgs; Notenauszug Single Sign On = Zugriff auf alle Anwendungen bei nur einmaligem Anmelden / Einloggen Speicher Quota = eine personen- oder Organisationseinheit-bezogene Limitation des Speicherplatzes Storage = Digitale Speicherkapazitäten StudentWeb = das neue Intranet für Studierende SyMS = Study Management System Teamspace4HSG = die neue Sharepoint-basierte Plattform für Zusammenarbeit und Ablage Teleform = Aktualisierung des Teleform Werkzeugs zur Prüfungsauswertung und Durchfürhung von Umfragen Teleform = Formlar- und Umfragetool für Lehre und Forschung VOIP = Voice over IP Telefonie Wuala = File Share im Internet praktischer Zugriff auf eigene Dateien von unterwegs und mit unterschiedlichsten Endgeräten Zeitleiste = alle für den Studierenden relevanten Termine auf einen Blick Aufgabenverteilung im Ressort Das folgende Bild illustriert die aktuelle Organisation des Ressorts Informatik und beschreibt die Aufgaben der einzelnen Organisationseinheiten. 16 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

17 Kanban Die Aufgaben des Service Centers IT Application Management, dem Ansprechpartner für Software der Universität St.Gallen, teilen sich in etwa je zur Hälfte in die Abwicklung von grossen Softwareentwicklungsprojekten (A-, B- Projekte) sowie die Umsetzung von Changes, CSC Tickets und kleinen Projekten (C-Projekte) auf. Um Letztere effizient zu bearbeiten, wurde im 2012 die Vorgehensmethode Kanban eingeführt. Mit Kanban wird das Ziel verfolgt, die Anzahl paralleler Arbeiten zu reduzieren, Transparenz über Fortschritt und auftretende Probleme zu schaffen und eine gleichmässige, nachhaltige Umsetzungsgeschwindigkeit der Arbeiten zu fördern. Die Einführung wurde mit einem Seminar für alle Stakeholder sowie einem Workshop für die Teammitglieder im Juni vorbereitet. Operativ nahm das Team die Arbeit Anfang Juli mit acht Mitarbeitern auf. Im Laufe des Jahres kamen zwei weitere Mitarbeitende dazu. Zentrales Element der Vorgehensmethode ist das Kanban Board, das den Bearbeitungsprozess visualisiert. Sämtliche Arbeiten werden mittels Karten (User Stories, Bugs, Tickets) an dem Board dargestellt und systematisch durch die einzelnen Arbeitsschritte gezogen. Die anstehenden Arbeiten, der Status einer Arbeit und die blockierenden Probleme sind somit jederzeit am Board einsehbar. Kommt der Arbeitsfluss ins Stocken können die Teammitglieder jederzeit die Rote Leine ziehen um ad hoc Hilfe anzufordern. Durch die Definition geeigneter Aktivitäten wie Analyse, Peer Review und zwei Teststufen ist der Fokus auf Qualität garantiert. Die erfassten KPI erlauben es Arbeitslast sowie Engpässe in einzelnen Aktivitäten zu erkennen und Durchlaufzeiten pro Arbeitseinheit zu messen. Aktuelle Zahlen stehen IT-intern jederzeit zur Verfügung. Die zweiwöchentliche Durchführung von Kaizen -Meetings institutionalisiert den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dabei wurde u.a. die Einführung von Serviceklassen beschlossen. Mit dieser Massnahme soll eine klare Priorisierung der Arbeiten erreicht werden, sodass zukünftig noch stärker Wichtiges vor Dringendem erledigt sowie noch termingerechter ausliefert wird. Damit soll letztlich die Kundenorientierung verstärkt und die Wahrnehmung des IT Application Managements auf Kundenseite gestärkt werden Im Jahr 2013 wird das Kanban-Team weiter vergrössert. Das Kanban Board KPI Kanban Prozess Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

18 Dienstleistungskompetenz In Zusammenarbeit mit dem Schweizerischen Institut für Klein- und Mittelunternehmen der HSG ist in mehreren Schritten und ressortweit die Dienstleistungskompetenz des Ressorts verbessert worden, Ziel war die Herausbildung eines gemeinsamen Dienstleistungsverständnisses. IT Risiken Die systematische Analyse von IT-bezogenen Risiken und möglichen Mitigationen wurde verstärkt und in das HSG Risiko Management eingebettet. Der Initiierung und Umsetzung von Mitigationsmassnahmen werden ab 2013 mehr Ressourcen als bis anhin zugeteilt. Mutationen Im Service-Center IT Application Management konnten 2012 mit Dian Cehic und Markus Knöfler zwei erfahrene Applikationsentwickler gewonnen werden. Damit sind alle offenen Stellen besetzt und heute 13 Softwareentwickler in diesem Bereich tätig. Überschattet wurde das Jahr 2012 durch den tragischen Tod unseres Mitarbeiters Ruedi Berger. 18 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

19 Die Mitarbeitenden des Ressorts Informatik Stand Ende 2012, inkl. Lehrlinge Gabriela Huber Sekretariat Ressort Informatik Tel. 071 / Baumgarten Christoph, Dr. Büechi Andreas Blanke Kai Buttazoni Christian Cehic Dian Demelius Ulrike Demir Semih Durmus Oktay Domjan Hans, Dr. Eberle Daniel Fitz Franz Fürer Paul Germann Clemens Handl Roman Haug Michael Hausammann Sven Heeb Daniel Heggli Stefan Hofstetter Heinz Huber Gabriela Impellizzeri Gaspare Kapferer Jürg Knöpfel Pascal Kocher Marcel Köppel Thomas Leu Felix Mayer Andreas Nagalingam Krisna Oberholzer Marcus Ochsner Livio Paszehr Raimar Pizzingrilli Dario Pokora Jean-Pierre Preis Harry Pujatti Nadja Resch Gerd Rothenbacher Patrik Rutishauser Gottfried Schäfer Axel Schelling Alois Schibli Armin Schleiffer Christian Schmidli Richard Schwarz André Städler Kurt, Dr. Stalder Manfred Thiemann Lucas Tischhauser Philipp Tobler Peter Tregilgas Tom Van den Berg Felix Wolf Thomas Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

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