ANLEITUNG. Outlook Web App. Luzern, 15. Februar 2016 VEA. Autor: Alessia Verta Status: In Bearbeitung

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1 Fehler! Unb ekannt er N ame für Do kument-eig en sch aft. Dienststelle Informatik Ruopigenplatz 1 Postfach Luzern Telefon Telefax Luzern, 15. Februar 2016 VEA ANLEITUNG Autor: Alessia Verta Status: In Bearbeitung Outlook Web App Seite 1 von 28

2 Änderungsverzeichnis Version Datum Status Autor Kommentar In Bearbeitung Alessia Verta Entwurf In Bearbeitung Alessia Verta Korrektur Februar 2016 Seite 2 von 28

3 Zweck des Dokuments Dieses Dokument enthält eine Anleitung für den Zugriff auf das Mail-Postfach mit Outlook Web App und eine Anleitung der wichtigsten Funktionen. Einführung Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie das Webmail aufrufen können. Wenn Sie von zu Hause (extern) auf das Webmail zugreifen möchten, dann geben Sie folgende Adresse im Internet Explorer ein: https://webmail.sso.lu.ch. Wenn Sie vom Kantonsnetz aus auf das Webmail zugreife, geben Sie folgende Adresse ein: https://webmail.sso.lu.ch/owa. 15. Februar 2016 Seite 3 von 28

4 Inhalt 1 Outlook Web App Anmelden Abmelden 6 2 Benutzeroberfläche vom Mail Hilfreiche Tipps 7 3 Arbeiten mit Nachrichten Nachrichten verwalten Unterhaltungsansicht Erstellen einer Nachricht Öffnen einer Nachricht Schliessen einer Nachricht Löschen einer Nachricht Unterhaltung ignorieren Hinzufügen einer Signatur Junk- als sicher markieren Anlage einfügen Automatische Antwort Kennwort ändern 14 4 Verwenden des Kalenders Termine und Besprechungen Erstellen eines Termins Terminplanungs-Assistent Absagen einer Besprechung Terminserie Erstellen einer Serie Kalenderfreigabe Freigabe eines Kalenders 20 5 Kontakte und Gruppen Arbeiten mit Kontakten Erstellen eines Kontakts Ändern eines Kontakts Löschen eines Kontakts 23 6 Aufgaben Arbeiten mit Aufgaben Erstellen einer Aufgabe Ändern einer Aufgabe Aufgabe als "Erledigt" markieren 27 7 Optionsübersicht Konto organisieren Einstellungen Telefon Blockieren oder Zulassen Februar 2016 Seite 4 von 28

5 1 Outlook Web App Mit Outlook Web App können Sie über einen Webbrowser auf Ihr Postfach zugreifen. Sie können s empfangen und senden, Kontakte organisieren, Aufgaben erstellen und Ihren Kalender verwalten. Für den Zugriff auf Outlook Web App wird ein Gerät (Bsp. Computer oder Tablet) mit einem Internetzugang benötigt. Es werden verschiedene Webbrowser (Bsp. Mozilla, Firefox, Safari, Chrome) unterstützt. Detailangaben über die Betriebssysteme, Browserkompatibilität und den Funktionsumfang sind auf https://support.office.com/en-us/article/supported-browsers-for-outlook-web-app- 7bb72d5f-0b1d-47f6-bd6f-2623ab3aeed8 ersichtlich. 1.1 Anmelden Es zwei Möglichkeiten sich in das Outlook Web App anzumelden. Von extern (Bsp. von zu Hause) unter: https://webmail.sso.lu.ch Im Kantonsnetz unter: https://webmail.sso.lu.ch/owa (Anmeldung erfolgt automatisch) Wenn Sie sich auf einem fremden oder öffentlichen Computer anmelden, so ist die entsprechende Auswahl bezüglich Sicherheit zu treffen. (Öffentlicher oder gemeinsam genutzter Computer) Die Anmeldung ist wie folgt: Domäne\Benutzername: (Ihre -Adresse) Kennwort: ********** (Ihr persönliches Kennwort) 15. Februar 2016 Seite 5 von 28

6 1.2 Abmelden Um sich abzumelden, klickt man auf das Symbol mit der Figur und danach auf "Abmelden". Das Abmelden verhindert, dass ein anderer Benutzer den Outlook Web App verwendet, um auf Ihr Postfach zuzugreifen. Wenn Sie auf dem Computer andere Websites besuchen möchten, klicken Sie auf Abmelden und schliessen Sie nach jeder Sitzung alle Browserfenster. 15. Februar 2016 Seite 6 von 28

7 2 Benutzeroberfläche vom Mail Die Benutzeroberfläche vom Outlook Web App (Exchange 2016) wurde neu gestaltet und entspricht weitgehend der Oberfläche von Office 365 oder Outlook.com Navigation unter Outlook Web App 2. Taskleiste mit verschiedenen Funktionen 3. Lesebereich (kann über Anzeigen individuell eingestellt werden) 4. Direktschaltflächen für Antworten, Allen Antworten, Weiterleiten 5. Optionen Menu und Hilfe 2.1 Hilfreiche Tipps Mit rechter Taste der Maus auf das eingetroffene Mail klicken, damit Kontextmenu für die weitere Bearbeitung eingeblendet wird. 15. Februar 2016 Seite 7 von 28

8 3 Arbeiten mit Nachrichten Zusätzlich zum Lesen und Senden können Sie Ihre -Nachrichten z.b. durch das Hinzufügen von Anlagen, das Anfordern von Lese- oder Zustellungsbestätigungen und das Hinzufügen einer Kategorie anpassen. Sie können Ordner verwenden, um Nachrichten zu organisieren auf die gleiche Weise, wie Sie ein Ablagesystem zum Organisieren von Unterlagen verwenden. 3.1 Nachrichten verwalten Unterhaltungsansicht Standartmässig verwendet Outlook Web App die Unterhaltungsansicht in allen - Ordnern, wenn die Lesbarkeit aktiviert ist. In der Unterhaltungsansicht wird jede Nachricht, die zu einer Unterhaltung gehört, in einer einzelnen Ansicht angezeigt. In der Unterhaltungsansicht werden alle zu einer Unterhaltung gehörenden Nachrichten angezeigt, ganz gleich, in welchem Ordner die Nachrichten gespeichert sind. Wenn Sie z.b. im Posteingang auf eine Nachricht geantwortet haben, wird in der Unterhaltungsansicht sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch die Antwort angezeigt Erstellen einer Nachricht Oben auf der Taskleiste ist ein Button mit "Neu" zu sehen. Oder Sie können die Tastenkombination STRG + N drücken und es erscheint ein neues Fenster. Wenn Sie draufklicken, öffnet sich folgendes Fenster: a) Geben Sie in die Zeilen AN und CC die Empfänger ein b) Geben Sie einen Betreff ein c) Geben Sie im Nachrichtentext Ihre Nachricht ein d) Klicken Sie danach auf "Senden" oder drücken Sie die Tastenkombination ALT + S um die Nachricht zu senden 15. Februar 2016 Seite 8 von 28

9 3.1.3 Öffnen einer Nachricht - Suchen Sie die Nachricht, die Sie lesen möchten - Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen Schliessen einer Nachricht Zum Schliessen einer geöffneten Nachricht klicken Sie oben rechts im Nachrichtenformular auf die Schaltfläche "Schliessen" Löschen einer Nachricht Man klickt auf die Nachricht, die eingetroffen ist und drückt anschliessend auf das Löschen Symbol, welches mit dem Zeiger kennzeichnet ist Unterhaltung ignorieren Um eine Unterhaltung zu ignorieren, machen Sie einen Rechtsklick mit der Maus und klicken auf "Ignorieren". B Beachten Sie nach anklicken die Warnung! Es werden Daten gelöscht! 15. Februar 2016 Seite 9 von 28

10 3.1.7 Hinzufügen einer Signatur Ablauf für das Hinzufügen einer Signatur: Das Rädchen oben rechts anklicken, danach auf "Optionen". Danach auf -Signatur und ein Fenster erscheint. Dort können Sie die Signatur hinzufügen. 15. Februar 2016 Seite 10 von 28

11 3.1.8 Junk- als sicher markieren Wenn Sie dort auf "Junk- -Markierung aufheben" klicken, verschiebt sich diese Nachricht in Ihren Posteingang Anlage einfügen Um eine Anlage einzufügen, klicken Sie auf das Symbol "Anfügen". 15. Februar 2016 Seite 11 von 28

12 Automatische Antwort Um eine automatische Antwort zu aktivieren, folgende Schritte beachten: Auf das Rad klicken und "Optionen" auswählen. Danach "Weitere" klicken. Es erscheint diese Meldung. "Zur früheren Version wechseln" anklicken Das Outlook Web App wurde in die frühere Version zurückgesetzt, da die automatische Antwort im neuen Outlook Web App Fehler enthält und deshalb noch nicht funktioniert. 15. Februar 2016 Seite 12 von 28

13 " organisieren" anklicken: "Automatische Antworten" auswählen vom Menu: Nachdem Sie die notwendigen Angaben eingetragen haben, klicken Sie schlussendlich auf "Speichern". 15. Februar 2016 Seite 13 von 28

14 Kennwort ändern Um das Kennwort zu ändern, folgende Schritte beachten. Auf das Rad klicken und "Optionen" auswählen. Danach "Weitere" klicken. Es erscheint diese Meldung. "Zur früheren Version wechseln" anklicken Das Outlook Web App wurde in die frühere Version zurückgesetzt, da die automatische Antwort im neuen Outlook Web App Fehler enthält und deshalb noch nicht funktioniert. Es öffnet sich ein Fenster und Sie befinden sich direkt bei "Mein Konto" 15. Februar 2016 Seite 14 von 28

15 Rechts von Ihnen sehen sie folgende Schrift "Verknüpfungen mit anderen möglichen Aktionen" "Kennwort ändern" anklicken Nun das aktuelle Passwort eingeben und danach zweimal das gewünschte Passwort eingeben. Zuletzt "Speichern" klicken. 15. Februar 2016 Seite 15 von 28

16 4 Verwenden des Kalenders Sie können Ihrem Kalender einen Termin hinzufügen, den Sie auf verschiedene Weise anpassen können. Zusätzlich zum Erstellen von Terminen können Sie auch Besprechungen einrichten. Jede Person, die Sie einladen, erhält eine mit den Details der Besprechung. 4.1 Termine und Besprechungen Bei einem Termin handelt es sich um einen Zeitblock, zum Beispiel eine Verabredung zum Mittagessen oder für die Arbeit an einem bestimmten Projekt. Wenn Sie einen gemeinsamen Termin mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen festlegen möchten, der dann auch in den Kalendern der anderen Benutzer angezeigt wird, können Sie eine Anfrage einer Besprechung senden. Bei einer Besprechung handelt es sich um einen Termin, den Sie mit anderen Personen gemeinsam haben. 15. Februar 2016 Seite 16 von 28

17 4.1.1 Erstellen eines Termins Klicken Sie auf das Menu-Symbol und wählen Sie "Kalender" aus. Danach erscheint ein Fenster mit dem Kalender. Oben auf der Taskleiste ist ein Button mit dem Namen "Neu". Klicken Sie drauf. Es erscheint ein neues Fenster mit Optionen. 1. Betreff eingeben 2. Raum hinzufügen 3. Dauer des Termins/Besprechung 4. Erinnerung 5. Betreff/Inhalt 6. Teilnehmer einladen 7. Speichern 15. Februar 2016 Seite 17 von 28

18 4.1.2 Terminplanungs-Assistent Ist eine Unterstützung zur Planung von Terminen. In dieser Auswahl können Sie auswählen, wann dieser Termin/Besprechung stattfindet und wie lange sie dauert. Man kann zusätzlich Teilnehmer einladen für eine Besprechung Absagen einer Besprechung Wählen Sie im Kalender die von Ihnen geplante Besprechung aus. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf "Löschen" Klicken Sie auf "Speichern" 15. Februar 2016 Seite 18 von 28

19 4.2 Terminserie Termine, Besprechungen und Aufgaben können einmalige Ereignisse sein oder sich wiederholen. Beispielsweise kann eine wöchentlich stattfindende Besprechung konfiguriert werden. Eine Aufgabe, die monatlich durchgeführt werden muss, kann so konfiguriert werden, dass sie immer am ersten Montag eines Monats ausgeführt wird Erstellen einer Serie Klicken Sie in einen Kalendertag und es öffnet sich ein neues Fenster. Dann können Sie entscheiden, wann dieser Termin wiederholt werden muss. Zum Beispiel: Jeden Arbeitstag (Montag - Freitag, kann man aber separat einstellen) Nicht vergessen zu Kalender 4.3 Kalenderfreigabe Sie können den Zugriff auf Ihren Kalender für eine beliebige Person im Adressbuch freigeben. 15. Februar 2016 Seite 19 von 28

20 4.3.1 Freigabe eines Kalenders Klicken Sie auf Kalender und es öffnet sich ein Fenster. Freigeben für: Beliebigen Teilnehmer eingeben Betreff: Bleibt unverändert Auf Senden klicken 15. Februar 2016 Seite 20 von 28

21 5 Kontakte und Gruppen Der Ordner des Kontakts ist wie ein Adressbuch mit einem Eintrag für jede Person oder jede Gruppe, zu der Sie Informationen speichern möchten. Sie können einen Kontakt erstellen, um Informationen zu einer Person oder einem Unternehmen zu speichern, mit der oder dem Sie kommunizieren möchten. Mithilfe von Gruppen können Sie einen einzelnen Eintrag erstellen, der mehrere Kontakte umfasst. Wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe senden, wird sie an jeden Kontakt in der Gruppe übermittelt. 5.1 Arbeiten mit Kontakten Kontakte sind Einträge, die Sie zum Speichern von Kontaktinformationen zu Personen oder Gruppen erstellen. In einem Kontakt können Sie einen Namen und eine Telefonnummer oder alle Informationen speichern, die Ihnen über eine Einzelperson oder ein Unternehmen zur Verfügung stehen. Ausserdem können Sie im Ordner Kontakte Gruppen erstellen. Mithilfe von Gruppen können -Nachrichten über einen einzigen Eintrag an mehrere Empfänger gesendet werden Erstellen eines Kontakts Klicken Sie beim Startmenu auf den Button "Personen" Danach öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf "Neu" und es öffnet sich ein neues Fenster. 15. Februar 2016 Seite 21 von 28

22 Dann kommt ein weiteres Fenster zum Vorschein. Hier kann man die Angaben, die man möchte, eingeben und schlussendlich auf "Speichern" klicken. 15. Februar 2016 Seite 22 von 28

23 5.1.2 Ändern eines Kontakts Um einen Kontakt zu ändern, klicken Sie "Bearbeiten". Es öffnet sich ein Fenster, damit Sie die Daten bearbeiten können. Nicht vergessen zu speichern. Bearbeitung der Daten Dursuchung der Personen Löschen eines Kontakts Um einen Kontakt zu löschen, ist der gleiche Vorgang notwendig. Hier können Sie einen Kontakt löschen. 15. Februar 2016 Seite 23 von 28

24 6 Aufgaben Aufgaben lassen Sie alles nachverfolgen, was Sie auswählen. So können Sie beispielsweise eine Aufgabe zum Erstellen eines Berichts anlegen und der Aufgabe anschliessend eine Erinnerung, ein Startdatum, ein Fälligkeitsdatum und Notizen hinzufügen. 6.1 Arbeiten mit Aufgaben Erstellen einer Aufgabe Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie im Menu auf "Aufgaben". Danach klicken Sie auf "Neu" 15. Februar 2016 Seite 24 von 28

25 Es öffnet sich ein separates Fenster: Hier können Sie die nötigen Angaben eintragen und schlussendlich auf "Speichern" klicken. 15. Februar 2016 Seite 25 von 28

26 Wenn Sie auf "Mehr Details anzeigen" klickt, erscheinen mehrere Felder, die Sie ausfüllen können Ändern einer Aufgabe Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die folgende Aufgabe und drücken dann auf "Bearbeiten": 15. Februar 2016 Seite 26 von 28

27 6.1.3 Aufgabe als "Erledigt" markieren Für diesen Vorgang machen Sie Folgendes: Klicken Sie auf die beliebige Aufgabe, die Sie als markiert setzen möchten und klicken Sie auf das Symbol mit dem Häkchen. 15. Februar 2016 Seite 27 von 28

28 7 Optionsübersicht Sie können Outlook Web App anpassen, indem Sie das Aussehen oder das Verhalten von Funktionen ändern, z.b von Spracheinstellungen sowie Nachrichten- und Kalenderoptionen. 7.1 Konto Mein Konto: Verwalten Sie Ihre persönlichen Informationen mithilfe von Kontoinformationen organisieren Posteingangs- und Aufräumregeln: Sie können Nachrichten mithilfe von Posteingangsregeln automatisch sortieren, wenn sie ankommen. Automatische Antworten Verwenden Sie automatische Antworten, um anderen Personen mitzuteilen, wenn Sie abwesend sind und keine s beantworten können. 7.3 Einstellungen Verwenden Sie die Registerkarte , um Optionen wie z.b eine Signatur, Benachrichtigungen für neue Nachrichten sowie Lesebereichsoptionen festzulegen. Kalender Verwenden Sie die Registerkarte Kalender, um die Arbeitswoche, Arbeitsstunden, Erinnerungen und die anderen Kalenderoptionen festzulegen. Allgemein Auf der Registerkarte "Allgemein" können Sie die Darstellung von Outlook Web App verwalten. Zudem können Sie angeben, welche Adressliste zuerst verwendet werden soll, um die Namen in den von Ihnen gesendeten Nachrichten aufzulösen. Registerkarte "S/MIME" Verwenden Sie S/MIME, um den Schutz für Nachrichten zu erhöhen. 7.4 Telefon Registerkarte "Mobiltelefone" Verwenden sie die Registerkarte "Mobiltelefone", um Details zu den Mobiltelefonen anzuzeigen, die mit Ihrem Konto verbunden sind. 7.5 Blockieren oder Zulassen Junk- -Einstellungen Verwenden Sie die Registerkarte Blockieren oder zulassen, um Listen sicherer Absender, sicherer Empfänger und blockierter Absender zu verwalten. Achtung: Nicht alle Funktionen sind momentan vollumfänglich funktionstüchtig!! 15. Februar 2016 Seite 28 von 28

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