Outlook Grundkurs kompakt. Ortrun Grill 1. Ausgabe, Januar Trainermedienpaket K-OL2013-G_TMP

Transkript

1 Outlook 203 Ortrun Grill. Ausgabe, Januar 204 Grundkurs kompakt medienpaket K-OL203-G_TMP

2 3 3 s empfangen Voraussetzungen s erstellen und senden Ziele s und Anlagen öffnen s drucken s beantworten und weiterleiten s verwalten Sicherheitsrisiken im -Verkehr vermeiden Mit Junk- s umgehen 3

3 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3. s öffnen 5 min Anlagen öffnen 5 min Beispieldatei: Firmenentwicklung Beispieldatei: Umzugsplan Beispieldatei: Protokoll 3.3 s beantworten und weiterleiten 5 min Folie 6 Handout: s beantworten 3.4 s im Anzeigebereich verwalten 0 min s drucken 0 min Folie 7 Arbeitsblatt: s drucken Sicherheitsrisiken kennen 5 min Handout: -Sicherheit Handout: Blockierte Anlagen 3.7 Auf einen Blick -- Handout: Tastenkombinationen s 3.8 Übungen 20 min Arbeitsblatt: s empfangen Gesamtzeit 80 min Methodisch-didaktische Hinweise Empfangene Anlagen öffnen Um den Umgang mit Anlagen zu verdeutlichen, können Sie die Beispieldateien Firmenentwicklung, Umzugsplan und Protokoll als Anhang in eine einfügen und an sich selbst senden. Öffnen Sie die und zeigen Sie, wie Sie zwischen der Nachricht und der Vorschau der einzelnen Anlagen wechseln. Schärfen Sie bei den Kursteilnehmern das Bewusstsein dafür, dass Anlagen Sicherheitsrisiken enthalten können. Sie können beispielsweise Viren enthalten, die beim Öffnen aktiviert werden. Anlagen von unbekannten Absendern sollten deshalb entweder gelöscht oder gespeichert und mit einem Antivirenprogramm überprüft werden. Erwähnen Sie, dass Anlagen unter Umständen von Outlook aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden können. Blockierte Anlagen werden im Abschnitt 3.6 beschrieben. Anlagen löschen Erklären Sie, dass es als gute Arbeitspraxis gilt, nicht mehr benötigte Anlagen aus den s zu löschen, beispielsweise wenn Sie eine mit zu bearbeitenden Dateien erhalten. Nachdem die Dateien auf der Festplatte gespeichert wurden, können die Duplikate in der gelöscht werden. III

4 3 Damit entlasten Sie die Speicherkapazität auf dem -Server. Die bleibt jedoch als Protokoll erhalten. Es ist ratsam, einen Hinweis in den -Text einzufügen, dass Anlagen gelöscht wurden. Gegebenenfalls kann der Speicherort hier aufgenommen werden. Erst einen Überblick über eingegangene s erhalten dann antworten Nachdem Sie beschrieben haben, wie Sie eine beantworten, blenden Sie Folie 6 ein. Fordern Sie die Kursteilnehmer auf, sich vorzustellen, dass sie gerade aus einer Besprechung gekommen sind. Die auf der Folie sichtbaren s sind in der Zeit eingetroffen. Fragen Sie die Kursteilnehmer, auf welche sie zuerst reagieren würden. Erklären Sie anschließend, wie wichtig es ist, sich erst einen Überblick zu verschaffen und danach zu handeln. Weisen Sie auf die dringende Nachricht von Urs Schnebel hin und machen Sie deutlich, dass sich die Dringlichkeit mit der späteren Nachricht von Urs Schnebel erledigt hat. Es gibt nun keinen Handlungsbedarf mehr. Ergänzend hierzu können Sie das Handout s beantworten verteilen, auf dem einige Faustregeln zum Beantworten von s erläutert sind. s beantworten und weiterleiten Zeigen Sie, welche Angaben standardmäßig beim Beantworten einer automatisch eingefügt werden. Diese Angaben können bei Bedarf gelöscht werden. Erläutern Sie den Kursteilnehmern, die zuvor bereits mit einer älteren Version von Outlook gearbeitet haben, wie übersichtlich und schnell s jetzt über den Lesebereich beantwortet werden können. Erwähnen Sie die Möglichkeit, beim Beantworten und Weiterleiten das -Format zu ändern. Möchten Sie beispielsweise eine im HTML-Format an einen Empfänger senden, der s im Nur-Text-Format erhalten möchte, können Sie die im Formular Nachricht öffnen und die Änderung vor dem Senden über das Register TEXT FORMATIEREN in der Gruppe Format vornehmen. Druckformate, Seitenansicht und Druckoptionen Zeigen Sie mithilfe von Folie 7 die zwei Druckformate für s. Zeigen Sie zusätzlich zu den Informationen im Kapitel den Umgang mit der Vorschau und stellen Sie die verschiedenen Druckoptionen (über die gleichnamige Schaltfläche im Register DATEI, Drucken) vor. Zeigen Sie, dass die Druckoptionen sich unterscheiden, je nachdem, ob das Memo- bzw. Tabellenformat gewählt ist. Anhand des Arbeitsblatts s drucken können die Kursteilnehmer dieses Zusatzwissen sofort umsetzen. -Sicherheitsrisiken und blockierte Anlagen Erläutern Sie mithilfe des Handouts -Sicherheit, welche Gefahren im -Verkehr bestehen. In manchen Fällen ist es wünschenswert, das Blockieren von als gefährlich eingestuften Anlagen zu umgehen. Beispielsweise will ein Outlook-Benutzer eine ausführbare Datei von einem bekannten Absender erhalten. Auf dem Handout Blockierte Anlagen werden verschiedene Möglichkeiten hierfür erläutert.

5 3. s öffnen Fordern Sie einen Teilnehmer auf, Ihnen eine Nachricht zu schicken, und zeigen Sie die Benachrichtigung über neue s. Erklären Sie, dass Benachrichtigungen nur angezeigt werden, wenn Outlook (zumindest im Hintergrund) geöffnet ist. Eine neue lesen Neue anklicken Die aktuelle wird im Lesebereich angezeigt. Noch ungelesene s erkennen Sie an einer blauen Markierung und der blauen Schriftfarbe des Betreffs. Wechseln Sie anschließend zum Modul Personen und zeigen Sie, dass der Kontakt dort vorhanden ist. Adressen aus empfangenen s als Kontakt speichern -Adressen in eingegangenen s können Sie zu Ihrem Outlook-Kontakten hinzufügen, sodass Sie diese später zum Adressieren Ihrer s nutzen können. Klicken Sie im Anzeigebereich auf die . Im Lesebereich mit der rechten Maustaste auf das Absenderbild klicken 3 anklicken, um weitere Kontaktinformationen einzutragen 2 Zu Outlook-Kontakten hinzufügen wählen 4 Speichern anklicken 32

6 3.2 Anlagen öffnen Empfangene Anlagen öffnen Haben Sie eine mit einer Anlage erhalten, wird sie im Anzeigebereich durch das Symbol gekennzeichnet. So können Sie die Anlage öffnen: 2 Im Lesebereich auf die Anlage klicken, um eine Vorschau anzeigen zu lassen Beispieldateien: Firmenentwicklung.pptx, Umzugsplan.docx, Protokoll.docx Mit diesen Beispieldateien können Sie den Umgang mit Anlagen zeigen. Im Anzeigebereich auf die klicken, die eine Anlage enthält 3 Nachricht anklicken, um zurück zum Nachrichtentext zu wechseln Anlagen bearbeiten Sobald Sie auf eine Anlage klicken, werden die Anlagentools im Register ANLAGEN eingeblendet. Hier können Sie in der Gruppe Aktionen die Anlagedatei öffnen, speichern, drucken und löschen. Öffnen anklicken, um die Datei in ihrer Ursprungs-App zu öffnen, vorausgesetzt, diese App ist auf Ihrem System installiert Zum Löschen auf Anlage entfernen klicken und Sicherheitsrückfrage bestätigen Zum Drucken der Anlage Schnelldruck anklicken und Sicherheitsabfrage mit Öffnen bestätigen Zum Speichern der Anlage Speichern unter anklicken und gewünschten Speicherort auswählen 33

7 3.3 s beantworten und weiterleiten Folie 6 Betonen Sie mithilfe dieser Folie, wie wichtig es ist, sich zuerst einen Überblick über die eingegangenen s zu verschaffen und dann zu handeln. s beantworten Empfangene Nachrichten können Sie direkt im Lesebereich beantworten. Wenn Sie eine mit Anlagen beantworten, werden diese standardmäßig nicht in die Antwort- eingefügt. 2 Im Lesebereich auf Antworten (nur der Sender erhält die Antwort) bzw. auf Allen antworten (auch alle Kopieempfänger erhalten die Antwort) klicken im Anzeigebereich anklicken Machen Sie die Teilnehmer darauf aufmerksam, dass Anlagen bei der Beantwortung standardmäßig nicht mitgeschickt werden. Ein Adressbereich mit ausgefüllter Betreffzeile, die die Abkürzung AW (Antwort) bzw. RE (reply) enthält, wird eingeblendet: Der Empfänger ist bereits eingetragen 3 4 Antworttext eingeben (wird in blauer Schrift dargestellt) Senden anklicken, um die zu versenden Sendeinformationen und Text der ursprünglichen Nachricht Handout: s beantworten.pdf Erklären Sie mithilfe dieses Handouts einige Faustregeln beim Beantworten von s. Die beantwortete wird im Anzeigebereich mit Tipp Sie können s auch im Formular Nachricht beantworten. Hier stehen Ihnen beispielsweise mehr Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um Ihre im Formular Nachricht zu öffnen, klicken Sie im Lesebereich auf Abdocken. versehen. 34

8 s weiterleiten Eine eingegangene Nachricht können Sie an eine andere Person weiterleiten, beispielsweise weil Sie für die Bearbeitung der Nachricht nicht zuständig sind. Wenn Sie eine mit Anlagen weiterleiten, werden die Anlagen standardmäßig mitgeschickt. Zeigen Sie, dass Anlagen bei Weiterleitungen standardmäßig mitgeschickt werden. Klicken Sie die , die Sie weiterleiten möchten, im Anzeigebereich an. Im Lesebereich auf Weiterleiten klicken In der eingeblendeten Weiterleitung ist die Betreffzeile bereits ausgefüllt und enthält die Abkürzung WG (weitergeleitet) bzw. FW (forward). Abdocken anklicken, um die im Formular Nachricht zu öffnen 2 Empfänger im Feld An eingeben Anlagen werden automatisch mit weitergleitet 3 Kommentar eingeben (wird in blauer Schrift dargestellt) 4 Senden anklicken Sendeinformationen und Text der ursprünglichen Nachricht Die weitergeleitete wird im Anzeigebereich mit versehen. 35

9 Einstellungen für das Beantworten und Weiterleiten von s anpassen Sie können festlegen, wie der Text der Originalnachricht und Ihre Kommentare bei einer Antwort bzw. Weiterleitung gekennzeichnet werden sollen. Falls erwünscht können Sie veranlassen, dass der Text der ursprünglichen nicht beigefügt wird. Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen auf die Kategorie . Nehmen Sie im Bereich Antworten und Weiterleitungen Ihre Einstellungen vor: Bestimmen, wie der beigefügte Text in Antworten aussehen soll Kontrollfeld aktivieren, um die Kommentare im Text der Originalnachricht mit einer Kommentarbezeichnung zu versehen Festlegen, welches Zeichen in Nur- Text- s vor jeder Zeile des beigefügten Textes erscheinen soll Festlegen, wie der beigefügte Text in Weiterleitungen aussehen soll Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Tipp Standardmäßig benutzt Outlook die deutschen Kürzel für Antworten (AW) und weitergeleitete s (WG) sowie deutsche Bezeichnungen für die Kopfzeilen (Von, Gesendet, An, Betreff) in Antworten und Weiterleitungen. Falls erwünscht können Sie die englischen Kürzel (RE für reply bzw. FW für forward) und Kopfzeilenbezeichnungen (From, Sent, To, Subject) verwenden. Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. Klicken Sie auf die Kategorie Erweitert. Im Bereich Internationale Optionen dieses Kontrollfeld aktivieren 36