Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA)

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1 Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) Synoptische Darstellung 1. Dezember 2014

2 Vorbemerkung Die synoptische Darstellung stellt die Artikel des Entwurfs für ein neues Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) der bisherigen Regelung gegenüber, die auf kantonaler Ebene aus den folgenden vier Erlassen besteht: 1. Verordnung für das Staatsarchiv Graubünden vom 5. September 1988 (BR , im folgenden zitiert als VO StAGR) 2. Verordnung über die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive vom 5.September 1988 (BR , zitiert als VO Archive) 3. Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung, Regierungsbeschluss Nr vom 22. Oktober 2007 (zitiert als RB Akten, vgl. Reglemente) 4. Weisungen über die minimalen Aufbewahrungsfristen der Akten der Gemeinden, Kreise und Bezirke, Regierungsbeschluss Nr vom 16. August 1982 (zitiert als RB Aufbewahrungsfrist, vgl. Reglemente) Zur bisherigen Regelung gehört für die Stadt Chur auch das auf Gemeindeebene erlassene Archivreglement: Reglement der Stadt Chur für das Stadtarchiv, die Aktenablage und die Archivierung (Archivreglement), beschlossen vom Stadtrat am 22. Dezember 2003 ( Inhaltsverzeichnis I. Allgemeine Bestimmungen... S. 3 II. Aktenführung... S. 7 III. Archivierung... S. 9 IV. Zugänglichkeit des Archivguts... S. 10 V. Organisation... S. 14 VI. Straf- und Schlussbestimmungen... S. 18 Synoptische Darstellung GAA 2/

3 I. Allgemeine Bestimmungen Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Dieses Gesetz regelt die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen: a) der Organe und Behörden des Kantons, der Regionen, der Gemeinden sowie der selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten, Stiftungen und Körperschaften (Behörden); b) der natürlichen und juristischen Personen, soweit ihnen öffentliche Aufgaben übertragen wurden. 2 Ausgenommen vom Geltungsbereich dieses Gesetzes sind die Graubündner Kantonalbank und die Landeskirchen. Abs. 1: Der Geltungsbereich des Gesetzes wird präziser als bisher gefasst. Die Verwaltungen, Organe, Dienststellen und Kommissionen sämtlicher Behörden unter Einschluss der selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften, Stiftungen und Anstalten sind dem Gesetz unterstellt. Eingeschlossen sind sowohl die Behörden der Exekutive wie auch der Judikative und der Legislative (Ebene Kanton: Grosser Rat; Ebene Gemeinden: Gemeindeparlament oder -versammlung). Nach Abschluss der Gebietsreform gehören voraussichtlich neu die Regionalgerichte, die Nachfolger der bisherigen Bezirksgerichte, als "untere kantonale Gerichte" zur kantonalen Gerichtsorganisation. Viele Aufgaben werden im Verbund gelöst (interkommunale Zusammenarbeit) und Institutionen werden gemeinsam betrieben. Auch diese Institutionen mit verschiedenen Trägerschaften sind dem Gesetz unterstellt und es ist dafür zu sorgen, dass die archivwürdigen Unterlagen in ein reguläres Archiv gelangen. Neu und explizit werden dem Gesetz, wie in den meisten anderen Kantonen, auch natürliche und juristische Personen unterstellt, denen öffentliche Aufgaben übertragen werden. Es ist unbefriedigend, wenn nach der allfälligen Auslagerung einer öffentlichen Aufgabe nicht mehr die gleichen Standards für die Aktenführung und die dauernde Nachvollziehbarkeit des entsprechenden öffentlichen Handelns gelten. Welche Institutionen genau betroffen sind, ist im Einzelfall zu bestimmen. Kriterien sind die Umschreibung der "öffentlichen Aufgabe" in einer Rechtsgrundlage sowie die praktisch vollständige Finanzierung durch Kanton, Region oder Gemeinde. Abs. 2: Die Graubündner Kantonalbank wird dem Gesetz nicht unterstellt, da sie in erster Linie privatrechtlich tätig ist und in Konkurrenz zu privaten Banken steht. Ebenso werden die Landeskirchen vom Geltungsbereich ausgenommen: Sie verfügen seit langem über eine eigene Archivorganisation. Ebenfalls nicht dem Gesetz unterstellt sind privatrechtliche Organisationen, die mehrheitlich dem Kanton gehören (Repower AG, Rhätische Bahn). Die Aktenführung dieser Organisationen richtet sich nach den Bestimmungen des Privatrechts. Keine direkte Entsprechung. VO StAGR: es werden verschiedentlich Behörden zusammen mit bestimmten Aufgaben genannt, am ausführlichsten in Art. 7: Sämtliche kantonalen Behörden, Amtsstellen, Anstalten und Kommissionen sind verpflichtet, alle wesentlichen Akten aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. VO Archive: auch hier werden an verschiedenen Stellen Behörden genannt, die der VO unterstehen, am wichtigsten Art. 1, Abs. 1: Die Behörden und Amtsstellen der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind verpflichtet, das Schriftgut aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. Sie haben zu diesem Zweck Archive zu führen. sowie Art. 15: Regionale Organisationen und Verbände des öffentlichen Rechts sind für ihre Archive selbst verantwortlich. Bei ihrer Auflösung sind die wesentlichen Unterlagen ihrer Verwaltung in einem öffentlichen Archiv des Kantons zu hinterlegen. RB Akten: die Weisung ist zurzeit nur für die kantonale Verwaltung im engen Sinn gültig. Art. 1: 1) Diese Weisung regelt die Aktenführung der kantonalen Departemente, der Standeskanzlei und der ihnen unterstellten Dienststellen. 2) Die Regierung kann nach Massgabe ihrer Aufsichtspflicht weitere Stellen oder Personen, welche mit der Erfüllung von Kantonsaufgaben betraut werden, der Aktenführung unterstellen. 3) Diese Weisung gilt sowohl für die papierbezogene als auch für die elektronische Aktenführung. Synoptische Darstellung GAA 3/

4 Art. 2 Zweck Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere: a) der Rechtssicherheit; b) der Nachvollziehbarkeit des Handelns der Behörden; c) der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltungsführung; d) der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen; e) der Unterstützung der historischen Forschung. Der Titel "Gesetz über die Aktenführung und Archivierung" könnte den Eindruck erwecken, dass die Aktenführung primär Archivzwecken dient. Dies ist selbstverständlich nicht der Fall. Eine gute Aktenführung ist aber eine notwendige Voraussetzung für die Bildung einer hinreichenden Überlieferung durch die Archive. Litera a bis c nennen die primären Zwecke der Aktenführung. Litera d und e beziehen sich auf die Archivierung. Wie unter Art. 3 ausgeführt, ist die Archivierung von Verwaltungsunterlagen mit einer Zweckänderung verbunden: Aus Verwaltungsschriftgut wird Kulturgut. Dieses Kulturgut dient als auswertungsoffene Quellenbasis der Beantwortung historisch ausgerichteter Fragestellungen. Die archivierten Unterlagen dokumentieren zudem aber auch weiterhin in mindestens exemplarischer Form das Handeln des Staates und wirken damit rechtssichernd (vgl. auch die Erläuterungen, Kapitel 1.1). In der VO StAGR keine direkte Entsprechung, aber als Aufgabe des Staatsarchivs wird definiert, Art. 1: Das Staatsarchiv dient der Sicherstellung, Aufbewahrung und Erschliessung des Schriftgutes zur Geschichte Graubündens sowie aller für die Wahrung der Rechte und Interessen des Kantons wesentlichen Verwaltungsakten. Ähnliche Formulierungen finden sich in der VO Archive. Im RB Akten wird der Zweck der Aktenführung in Art 2 definiert: 1) Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und gewährleistet ein nachvollziehbares und rationelles Verwaltungshandeln. 2) Sie ermöglicht der kantonalen Verwaltung: - die effiziente Nutzung und Verwaltung ihrer Informationen sowie die Übersicht und Koordination der laufenden Geschäfte; - die Verbesserung der Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger; - die Rechenschaftsablage gegenüber dem Grossen Rat; - die Gewährung der Akteneinsicht an Betroffene; - die Gewährleistung der Rechtssicherheit; - die Sicherstellung einer aussagekräftigen Überlieferung des kollektiven Wissens im Kanton. 3) Die Aktenführung bildet die Grundlage 1 für die Langzeitarchivierung von archivwürdigen Unterlagen des Kantons Graubünden. Art. 3 Begriffe In diesem Gesetz bedeuten: a) Unterlagen sind geschäftsrelevante Informatiolit. a: Unterlagen: Der Begriff bezeichnet die geschäftsrelevanten Dokumente oder Informationen, die beim staatlichen Handeln entste- Keine direkte Entsprechung. Im RB Akten wird aber durchgehend eine sehr ähnliche Terminologie verwen- Synoptische Darstellung GAA 4/

5 nen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben anfallen, unabhängig vom Informationsträger, sowie Verzeichnisse und Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung notwendig sind. Elektronische Unterlagen sind den Unterlagen auf Papier gleichgestellt. b) Archive sind öffentliche Einrichtungen, die von Behörden produzierte Unterlagen übernehmen, dauernd aufbewahren und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen. c) Archivgut besteht aus Unterlagen, die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat. d) Archivwürdig sind Unterlagen die sich eignen, das staatliche Handeln langfristig zu dokumentieren und die Aufarbeitung von Themen der Wissenschaft und Forschung ermöglichen. hen und benötigt werden, um einzelne Geschäfte und Entscheide nachvollziehbar zu halten. Dabei handelt es sich einerseits um Eingänge (z.b. Anträge, Gesuche), andererseits um von den Behörden selbst erstellte Dokumente oder aktiv erhobene Informationen. Geschäftsrelevant ist längst nicht jedes Dokument und jede , wohl aber sind es diejenigen Dokumente, welche Entscheide belegen und begründen. Geschäftsrelevant sind auch Dokumente, welche den Einsatz der staatlichen Mittel dokumentieren (Arbeitsprodukte, Projektergebnisse, Unterlagen zur internen Organisation). Häufig werden die geschäftsrelevanten Informationen zu Dossiers pro Geschäft zusammengefasst ("Dossierprinzip"). Der Begriff "Unterlagen" umfasst Informationen unabhängig von ihrer physischen Form (also papiergebundene Information, audiovisuelle Medien und digitale Daten gleichermassen) und unabhängig von ihrem datenschutzrechtlichen Status (also sowohl Sachakten wie auch Personendaten und besonders schützenswerte Personendaten). Ein älterer Begriff für Unterlagen ist "Amtsakten", mit diesem Begriff ist auch mitgemeint, dass ihre Verwaltung und Aufbewahrung nicht einfach dem Ermessen der einzelnen Sachbearbeiter-/innen überlassen werden kann. Mit "Verzeichnissen" sind Listen, Übersichten und Zusammenstellungen (früher auch Karteien) zu bestimmten Akten gemeint, unter "Hilfsmittel" fallen Handbücher, Arbeitsanleitungen, Merkblätter und Erläuterungen aller Art. lit. b: Archiv: Umgangssprachlich kann jede Ablage von selten benötigten Dokumenten (typischerweise im Keller oder Dachstock) als Archiv bezeichnet werden, ebenso jede Sammlung von mehr oder weniger dauerhaft gespeicherten Daten. In diesem Gesetz wird der Begriff nur für eigentliche Endarchive im Sinne der Archivwissenschaft verwendet. Die Spannweite des Begriffs ist trotzdem gross: Sie reicht vom kleinen Gemeindearchiv im Keller des Gemeindegebäudes, für das ein Gemeindeschreiber zuständig ist, bis zum Staatsarchiv als spezialisierter Institution mit Lesesaal und Personal. Die Ablagen der Behörden, in denen sie abgeschlossene Geschäfte während einer bestimmten Frist aufbewahren, sind ebenfalls keine Archive im Sinne dieses Gesetzes, auch wenn sie häufig von den Behörden selbst als solche bezeichnet werden. det, und auch der RB Akten gilt explizit ebenso für papierbasierte wie elektronische Unterlagen, Art. 1 Abs. 3: Diese Weisung gilt sowohl für die papierbezogene wie auch die elektronische Aktenführung. Synoptische Darstellung GAA 5/

6 lit. c: Archivgut: Das Archivgut umfasst die definitiv archivierten ("endarchivierten") Unterlagen in den Archiven. In aller Regel reicht es über Jahrhunderte zurück, die ältesten Dokumente stammen aus dem hohen Mittelalter. Auch in den Archiven der Gemeinden finden sich jahrhundertealte Urkunden, die dort dauernd archiviert sind. lit. d: Archivwürdigkeit: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die unter Umständen Jahrzehnte betragen könnten die allermeisten Unterlagen aus der administrativ-rechtlichen Sicht vernichtet werden. Eine kleine Teilmenge der produzierten Unterlagen wird im Kontext der Archivierung dennoch dauernd aufbewahrt. Man schätzt, dass die definitiv archivierten Unterlagen ca. 2-5% der gesamten produzierten Menge ausmachen. Im Prozess der Archivierung erfahren die von den Behörden produzierten Unterlagen eine Zweckänderung. Sie werden zu Kulturgut und dienen der Erforschung vergangener Zustände als auswertungsoffene Quellenbasis. Zudem ermöglichen sie es, in groben Zügen und mindestens exemplarisch das staatliche Handeln nachzuvollziehen (Erlass von Normen, Gesetzesvollzug, Einsatz von Personal und Finanzen). Die Beurteilung der Archivwürdigkeit richtet sich nach den Grundsätzen der Archivwissenschaft (vgl. auch Art. 6 und 7). Mit "exemplarisch" ist Folgendes gemeint: Es kann nicht jedes einzelne Geschäft (z.b. Steuerveranlagungen) für die Ewigkeit archiviert werden. Wenn man aber zeigen will, wie Gesetze vollzogen werden, müssen auch einzelne konkrete Fälle archiviert werden. Besonders bei gleichartigen Geschäften ("seriellen Akten", "Fallakten"), werden fast immer Auswahlverfahren angewendet. Häufig wird die Auswahl von "bedeutenden und besonderen Fällen" kombiniert mit einer Auswahl nach einem Zufallsprinzip. Synoptische Darstellung GAA 6/

7 II. Aktenführung Art. 4 Grundsatz Die Behörden sind verpflichtet, für eine geordnete Aktenführung nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu sorgen. Art. 5 Anforderungen 1 Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein und sind systematisch zu verwalten. 2 Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung. Für die systematische Aktenführung sind innerhalb ihres Geschäftsbereichs die Behörden zuständig. Die Ausführungsbestimmungen zum Gesetz werden die Benennung der aktenführenden Stellen fordern, die dann unmittelbar für den Vollzug dieses Gesetzes verantwortlich sind (vgl. auch Erläuterungen, 3.2 Personelle Auswirkungen). Auf Gesetzesstufe werden die Anforderungen an die Aktenführung in Art. 5 festgehalten, s. unten die Ausführungen zu Art. 5. Abs. 1: Die systematische Verwaltung von Unterlagen erfolgt üblicherweise mit Hilfe von Dossiers und Ordnungssystemen. Ein Dossier umfasst die zu einem Geschäft gehörenden Unterlagen, das Ordnungssystem fasst die Dossiers in Aktengruppen zusammen. Pro Aktengruppe können dann verschiedene wesentliche Informationen festgehalten werden: Aufbewahrungsort, digital und/oder auf Papier zu führen, Zuständigkeiten und vor allem auch Aufbewahrungsfristen. Behörden sollen Akten solange aufbewahren, wie sie diese zur Aufgabenerfüllung benötigen, aber nicht länger. Es ist sinnvoll und erwünscht, wenn in Spezialgesetzen zu bestimmten Aufgabenbereichen Aufbewahrungsfristen definiert werden (z.b. im Gesetz über das Gesundheitswesen vom 2. Dezember 1984 für die Krankengeschichten, Art. 38, BR ). Ein Ordnungssystem kann, muss aber nicht, umfangreich sein. In einer einfach strukturierten Abteilung treten vielleicht nur einige wenige unterschiedlich zu behandelnde Aktengruppen auf. Abs. 2: Der Absatz gilt für papierbasierte wie auch digitale Hilfsmittel, ist aber vor allem für letztere von Bedeutung: Viele geschäftsrelevante und teilweise auch archivwürdige Unterlagen bzw. Informationen werden heute in Fachapplikationen und Dokumentenverwaltungssystemen gehalten. Wenn die langfristige Archivierung auch für digitale Daten funktionieren soll, müssen diese Systeme mit Keine direkte Entsprechung, aber der RB Akten enthält organisatorische Bestimmungen in Art. 3: 1) Die Leitung der Dienststelle ist verantwortlich für die Aktenführung in der eigenen Organisation und die Definition der notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen. 2) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet. 3) Die Aktenführung ist von der Leitung der Dienststelle periodisch zu überprüfen. (vgl. auch die Ausführungen zu Art. 5 und 6) RB Akten, Art. 4, Abs. 2: 2) Die Unterlagen müssen vollständig und verlässlich sein. Vgl. auch die organisatorischen Bestimmungen im RB Akten in Art. 3: 1) Die Leitung der Dienststelle ist verantwortlich für die Aktenführung in der eigenen Organisation und die Definition der notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen. 2) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet. 3) Die Aktenführung ist von der Leitung der Dienststelle periodisch zu überprüfen. Zur Frage der digitalen Unterlagen enthält der RB Akten ebenfalls Bestimmungen: Art. 1, Abs. 3: Diese Weisung gilt sowohl für die papierbezogene wie auch die elektronische Aktenführung. Art. 5, Abs. 2: Synoptische Darstellung GAA 7/

8 Art. 6 Aufbewahren und Anbieten von Unterlagen 1 Die Behörden legen für ihre Unterlagen Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen fest. 2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Behörden die relevanten Unterlagen dem Archiv an. 3 Die Behörden bewahren Unterlagen bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit auf und vernichten danach die nicht ans Archiv abzuliefernden Unterlagen. Archivschnittstellen ausgerüstet sein, was heute noch nicht durchgängig der Fall ist. Abs. 1: Es soll nicht dem Zufall überlassen sein, ob man zu einem länger zurückliegenden Geschäft noch Akten findet oder nicht, und bei gleichartigen Unterlagen in verschiedenen Stellen sollen überall die gleichen Regeln gelten. Abs. 2: Die Unterlagen gemäss der Definition in Art. 3, also die geschäftsrelevanten Informationen, die vom Amt systematisch verwaltet werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv anzubieten. Abs. 3: Bei einem Aktenangebot an das zuständige Archiv soll der Entscheid über die Archivwürdigkeit möglichst rasch gefällt werden. Bei Verzögerungen kann die anbietende Behörde die nicht mehr benötigten Akten aber nicht einfach ohne Rücksprache mit dem Archiv entsorgen (Aufbewahrungspflicht). Vom Archiv nicht übernommene Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten. Die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten IT-Systemen ist zu gewährleisten. Keine direkte Entsprechung, aber: VO StAGR, Art 7 statuiert eine Aufbewahrungspflicht: Sämtliche kantonalen Behörden, Amtsstellen, Anstalten und Kommissionen sind verpflichtet, alle wesentlichen Akten aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. Art. 12 enthält ebenfalls rudimentäre Bestimmungen zur Aktenführung: 1) Ohne die Einwilligung des Staatsarchivs dürfen keine wesentlichen Akten vernichtet werden. Über die Archivwürdigkeit entscheidet die aktenproduzierende Stelle gemeinsam mit dem Staatsarchiv. 2) Ausgeschiedene Akten dürfen nicht der öffentlichen Abfuhr übergeben werden. Sie müssen vernichtet oder, sofern nicht Geheimhaltungsinteressen des Kantons betroffen sind, den vom Hochbauamt eingerichteten Papiersammelstellen übergeben werden. Die VO Archive bestimmt in Art. 1: 1) Die Behörden und Amtsstellen der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind verpflichtet, das Schriftgut aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. Sie haben zu diesem Zweck Archive zu führen. 2) Diese dienen der Sicherstellung und Aufbewahrung historischen Schriftgutes sowie aller wesentlichen Verwaltungsakten. Ihre Ordnung erfolgt nach einem vom Staatsarchiv genehmigten Archivplan. Art. 12, Abs. 2 hält fest, dass ausgeschiedene Akten zu vernichten sind: 2) Ausgeschiedene Akten sind zu vernichten, deren Veräusserung oder Weitergabe ist nicht Synoptische Darstellung GAA 8/

9 statthaft. Der RB Akten enthält in Art. 4 Bestimmungen zur Aufbewahrung und hält in Abs. 3 explizit die Anbietepflicht fest: 1) Geschäftsrelevante Unterlagen sind solange aufzubewahren, wie es die gesetzlichen Fristen und die Geschäftstätigkeit erfordern. 2) Die Unterlagen müssen vollständig und verlässlich sein. 3) Nach Ablauf der Fristen sind die geschäftsrelevanten Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten. III. Archivierung Art. 7 Übernahme von Unterlagen 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die archivwürdigen Unterlagen zur Archivierung. 2 Die Beurteilung der Archivwürdigkeit nimmt das Archiv in Zusammenarbeit mit den Behörden vor. Den abschliessenden Entscheid trifft die für das Archiv verantwortliche Person. Abs. 1: Im Prozess der Archivierung werden die archivwürdigen Unterlagen identifiziert (Bewertung), auf der Basis der systematischen Aktenführung in den Behörden. Dabei sind sämtliche Unterlagen einzubeziehen, unabhängig von ihrer physischen Form (digital, analog) und unabhängig davon, ob es sich um Personendaten handelt oder nicht. Abs. 2: Die Identifizierung der archivwürdigen Unterlagen ist eine gemeinsame Aufgabe der Behörden und der Archive. Die Behörden kennen die von ihnen produzierten Unterlagen am besten und verfügen über Sachverstand bezüglich des Inhalts. Der abschliessende Entscheid liegt aber beim Archiv, weil das Archiv den Überblick über die gesamte Aktenproduktion hat und über das archivische Fachwissen verfügt. Andernfalls könnte der Fall eintreten, dass die Leitung des einen Amtes den grössten Teil der vorhandenen Unterlagen archivieren lässt, während ein anderes Amt seine Unterlagen praktisch vollständig für nicht archivwürdig erklärt. Die so entstehende Überlieferung würde das Ziel einer möglichst gleichmässigen Dokumentation des Verwaltungshandelns verfehlen. Für die Archive auf der Ebene der Regionen und Gemeinden wird die Regierung Vorgaben für Aufbewahrung und Bewertung erlas- Die VO StAGR statuiert in Art. 10: 1) Erhaltungswürdiges Schriftgut der kantonalen Verwaltung ist dem Staatsarchiv periodisch, in der Regel frühestens nach 10 Jahren, zur Archivierung anzubieten. 2) Verwaltungsakten sind durch die abliefernde Stelle nach geltendem Archivplan zu ordnen, sofern mit dem Staatsarchiv kein anderes Ablagesystem vereinbart wurde. Das Staatsarchiv führt eine Eingangskontrolle. vgl. auch oben, die zu Art. 6 des neuen Gesetzes aufgelisteten Bestimmungen. Synoptische Darstellung GAA 9/

10 sen, ähnlich wie schon im aktuell gültigen (aber überholten) RB Aufbewahrungsfristen aus dem Jahr Im Übrigen wird sich bei vielen Archiven die Frage der abschliessenden Zuständigkeit für die Bewertung nicht stellen, wenn nämlich der Archivverantwortliche zugleich für die Aktenführung verantwortlich ist (z.b. in kleineren Gemeinden der Gemeindeschreiber). Art. 8 Sicherung des Archivguts Archivierte Unterlagen dürfen nicht vernichtet, nicht veräussert und inhaltlich nicht verändert werden. Dritte können sie durch Ersitzung nicht erwerben. IV. Zugänglichkeit des Archivguts Archivgut kann nicht ersessen werden. Immer wieder kommt es vor, dass in privatem Besitz Archivalien auftauchen, die früher in einem öffentlichen Archiv lagerten. In einem solchen Fall gehören die Archivalien weiterhin dem öffentlichen Archiv. Keine direkte Entsprechung. Die VO Archive definiert die Aufgaben des Archivars, Art. 7, Abs. 1: Der Archivar ist für den unverminderten Bestand des ihm anvertrauten Archivs verantwortlich. Art. 9 Grundsatz 1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung voraussetzungslos und unentgeltlich zugänglich. 2 Für Leistungen, die über das Vorlegen der Unterlagen hinausgehen, können Gebühren erhoben werden. Abs. 1: Neu ist das Archivgut nach Ablauf der Schutzfristen voraussetzungslos frei zugänglich. Bisher galt für die Gemeinde-, Kreis und Bezirksarchive eine Einschränkung "für Wissenschaft und Forschung". Es ist auch bei freiem Zugang nicht damit zu rechnen, dass ein Ansturm auf die Archive einsetzen wird. Die öffentliche Zugänglichkeit des Archivs ist das eine, die praktische Umsetzung das andere. Nach gängiger Praxis in sozusagen allen Archiven werden Archivalien grundsätzlich nicht ausgeliehen, sondern müssen vor Ort konsultiert werden. Ebenso werden Benutzer grundsätzlich aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nicht in den Archivmagazinen alleine gelassen, sondern benötigen einen Konsultationsraum oder wenigstens eine Konsultationsecke. Die Details regelt die Benutzungsordnung, welche von der zuständigen Exekutive zu erlassen ist. Abs. 2: Zur Benutzungs- gehört auch eine Gebührenordnung, welche die Gebühren für Reproduktionen etc. regelt. Unentgeltlich ist nur die archivische Basisdienstleistung: Bereitstellung der Unterlagen zur Einsicht. VO StAGR, Art. 17, öffentliche Zugänglichkeit: Das Staatsarchiv ist jedermann zugänglich. Die Archivbestände können im Rahmen der Benützungsordnung in den Leseräumen des Staatsarchivs eingesehen werden. Die Benützungsordnung wird durch das EKUD erlassen. Und Art. 19: Die Benutzung des Staatsarchivs ist unentgeltlich. Zeitaufwendige Nachforschungen und Dienstleistungen werden nach Aufwand verrechnet, wobei die von der Regierung bestimmten Ansätze zur Anwendung gelangen. Die Gebühren für die Herstellung von Fotokopien und Wappenfotos sowie für die Benutzung der Mikrofilm-Lesegeräte werden von der Archivverwaltung festgesetzt. Die Benutzungsordnung liegt in einer aktuellen Version vom 1. Mai 2001 vor, die Gebührenordnung datiert in der aktuellen Version vom 1. Mai 2014 ( Reglemente) Synoptische Darstellung GAA 10/

11 Die VO Archive definiert eine eingeschränkte Zugänglichkeit, Art. 16: Die Archive der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind der Wissenschaft und Forschung unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen unentgeltlich zugänglich zu machen. Und Art. 17: 1) Die Benutzer müssen sich ausweisen und ihre Arbeitsziele bekanntgeben. 2) Die Einsichtnahme in Archivalien darf nur in überwachten Räumlichkeiten erfolgen. Art. 10 Schutzfristen 1 Die Schutzfrist beträgt ordentlicherweise 30 Jahre und bei Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen 80 Jahre nach Abschluss eines Geschäfts 2 Diese Fristen können von der Regierung in begründeten Fällen verkürzt oder verlängert werden. Die Regelung der Schutzfristen für Unterlagen betrifft nicht nur interne Abläufe in der Behörde, sondern auch die betroffenen Personen sowie die interessierte Wissenschaft und die Öffentlichkeit. Sie wird deshalb ins Gesetz aufgenommen. Sie nimmt die Prinzipien der Datenschutzgesetzgebung auf und schützt vor allem die Daten lebender Personen besser als bisher. Sobald das zur Zeit in Erarbeitung befindliche Öffentlichkeitsgesetz in Kraft tritt, werden dessen Bestimmungen für die Einsicht in Unterlagen unter Schutzfrist ebenfalls wegleitend sein (s. auch oben, Ausführungen zu Art. 9 und Erläuterungen, Kapitel 1.3, Zugang zum Archivgut). Schutzfristen werden üblicherweise nicht dokumentweise, sondern pro Geschäft bzw. pro Dossier vergeben. In manchen Fällen betreffen sie Dokumentenserien (z.b. Protokolle). Abs. 1: Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre. Während dieser Frist ist die Einsicht wie bei den Unterlagen der Amtsstellen erst nach Vornahme einer Güterabwägung zwischen den berechtigten Interessen der Öffentlichkeit bzw. der Wissenschaft und Forschung einerseits, den Interessen einzelner natürlicher oder juristischer Personen andererseits, möglich. Die Frist von 30 Jahren ist in der Schweiz üblich. Es ist sinnvoll, die Fristen aufeinander abzustimmen, da es immer wieder vorkommt, dass zu bestimmten Geschäften sowohl auf Bundesebene wie auch in den Archiven verschiedener Kantone oder Gemeinden Akten vorhanden sind. Für Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten (gemäss der Datenschutzgesetzgebung gelten als besonders schützenswert: Informationen über Gesundheit/Krankheit, Straffäl- VO StAGR, Art. 20: 1) Die Archivalien sind grundsätzlich während einer Dauer von 35 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich. 2) Personal-, Gerichts- und Steuerakten sowie Regierungsprotokolle unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren. Dazu Spezialbestimmungen für bestimmte Aktenarten, Art. 22, Abs. 1: 1) Die Einsichtgewährung in Zivilstandsakten und deren Verwaltung und Nachführung richtet sich nach der eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung über das Zivilstandswesen. Art. 23: 1) Die Akten abgeschlossener Straffälle, welche die Staatsanwaltschaft dem Staatsarchiv abgeliefert hat, unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren. Art. 24: Notariatsakten und -bücher sind der öffentlichen Einsicht grundsätzlich entzogen. Für eine allfällige Einsichtnahme ist die Einwilligung der Berechtigten oder die Bewilligung der Notariats- Synoptische Darstellung GAA 11/

12 ligkeit, soziale Unterstützung sowie politische und religiöse Überzeugungen) gilt neu eine Schutzfrist von 80 Jahren nach Dossierschluss statt von 50 Jahren. Die Frist von 80 Jahren orientiert sich an der Lebensdauer von Menschen; die meisten Akten betreffen Personen, die älter als 20 Jahre sind, und man kann davon ausgehen, dass sie nach Ablauf der Schutzfristen bereits verstorben sind. Die Ansetzung einer höheren generellen Schutzfrist für Personendaten ist auch deshalb nicht erforderlich, weil gemäss Abs. 2 die Regierung für bestimmte Kategorien solche festlegen kann, soweit dies notwendig ist. Abs. 2: Für bestimmte Kategorien von Unterlagen (z.b. Krankengeschichten oder Unterlagen, die normalerweise junge Menschen betreffen, wie solche der Jugendanwaltschaften) kann die Regierung verlängerte Schutzfristen anordnen. Für Kategorien von Unterlagen, die offensichtlich bereits vor Ablauf der Schutzfrist von 30 oder 80 Jahren jegliche datenschutzrechtliche Relevanz verlieren, kann diese Frist auch verkürzt werden (z.b. bestimmte Kategorien von Amtsdruckschriften wie Expertenberichte). Für manche Unterlagen gelten wie bisher (auch) übergeordnete Bestimmungen des Bundesrechts, z.b. für die Unterlagen der Zivilstandsämter. kommission erforderlich. Die Bestimmungen in der VO Archive sind identisch, aber mit anderen Spezialbestimmungen für nur hier auftretende Aktenarten, Art. 20: 1) Die Archivalien sind grundsätzlich während der Dauer von 35 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich. 2) Personal-, Gerichts- und Steuerakten sowie die Protokolle des Gemeindevorstandes unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren. 3) Vormundschaftsakten dürfen frühestens 50 Jahre nach dem Tod des Bevormundeten eingesehen werden. Art. 11 Zugang zu amtlichen Dokumenten 1 Der Zugang zu archivierten amtlichen Dokumenten richtet sich nach dem Gesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung. 2 Einsicht in das übrige Archivgut wird nach Massgabe von Art. 12 gewährt. Zur Zeit wird im Kanton Graubünden ein Öffentlichkeitsgesetz erarbeitet. Artikel 11 nimmt bereits darauf Bezug und statuiert, dass das Archivgut unter Schutzfrist nach den gleichen Prinzipien zugänglich ist wie die Unterlagen, die sich im Rahmen der Aufbewahrungsfristen noch bei den aktenproduzierenden Stellen befinden (vgl. auch oben, Ausführungen zu Art. 10 und die Erläuterungen im Kapitel 1.3, Zugang zum Archivgut). Synoptische Darstellung GAA 12/

13 Art. 12 Einsicht in Archivgut unter Schutzfrist 1 Personen haben Anspruch auf Einsicht in sie betreffende Unterlagen. Sofern eine betroffene Person Angaben im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen. 2 Das Archiv kann Dritten aus Unterlagen Auskünfte erteilen oder Einsicht in die Unterlagen gewähren, sofern keine übergeordneten privaten oder öffentlichen Interessen entgegenstehen. Unterlagen unter Schutzfrist sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zugänglich. Trotzdem können sie genutzt werden. Bei der Bearbeitung von Einsichtsgesuchen sind die Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung und des allenfalls in Kraft tretenden Öffentlichkeitsgesetzes wegleitend (vgl. oben, die Ausführungen zu Art. 9). Abs. 1: Betroffene Personen haben das Recht, über sie gesammelte Daten der Verwaltung einzusehen. Dies gilt auch für archivierte Daten. Verändert werden die archivierten Informationen jedoch nicht mehr, auch wenn sie falsch sind. Vorbehalten sind allenfalls entsprechende richterliche Urteile. Abs. 2: Bei berechtigten Anliegen, zu denen vor allem die historisch ausgerichtete Forschung zählt, kann mit Auflagen (z.b. Anonymisierung der genannten Personen) Einsicht auch in Daten unter Schutzfrist gewährt werden. Dies ist mit einer Güterabwägung verbunden, in der die Relevanz der Forschungsfragen gegen öffentliche und private Interessen an einem Schutz der Daten abzuwägen sind. Die Einsichtsgesuche werden neu vom Archiv behandelt, da dieses über die grösste Erfahrung auf diesem Gebiet verfügt. Auch aus praktischen Gründen ist dies sinnvoll: Häufig existiert nämlich zum Zeitpunkt eines Einsichtsgesuchs diejenige Behörde, "welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat", wie es in der bisherigen VO Archive heisst, nicht mehr. Wo spezifisches Fachwissen nötig ist, nimmt das Archiv Rücksprache mit der sachkundigen Behörde. VO StAGR, Art. 21: 1) Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Forschung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher und privater Interessen gewährleistet ist. 2) Unter den selben Voraussetzungen ist vor Ablauf der Sperrfrist gleichfalls Akteneinsicht zu gewähren und können Protokollauszüge erstellt werden, wenn ein namhaftes Interesse geltend gemacht wird. 3) Zuständig für Ausnahmebewilligungen ist jene Behörde oder Amtsstelle, welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat. Bei Verweigerung der Einsichtnahme entscheidet die Aufsichtsbehörde. Die Bestimmung in der VO Archive ist identisch, Art. 21. Synoptische Darstellung GAA 13/

14 V. Organisation Art. 13 Öffentliche Archive Im Kanton bestehen ein kantonales Archiv (Staatsarchiv), Regionalarchive und Gemeindearchive. Der Artikel nennt die im Kanton bestehenden Archive der öffentlichen Hand. Die kantonale Archivlandschaft spiegelt die dezentrale Struktur Graubündens. Die meisten Archive sind keine eigentlichen Institutionen mit festem Personal, sondern werden von der Behörde, der sie angeschlossen sind, verwaltet. Nicht zu den öffentlichen Archiven gehören die so genannten Kulturarchive, Dokumentationsarchive und ähnliche Institutionen, auch wenn sie ebenfalls öffentlich zugänglich sind. Zum Typus der Gemeindearchive gehören auch die öffentlichrechtlich verfassten Bürgergemeinden, deshalb gelten die Aktenführungs- und Archivierungspflichten auch für sie. Die Kirchgemeinden hingegen sind Teil der Landeskirchen und gemäss Art. 1 nicht diesem Gesetz unterstellt. In Vorwegnahme der Gebietsreform sind Bezirks- und Kreisarchive nicht mehr erwähnt, neu sind dafür die Archive der Regionen im Gesetz verankert. Die Archive der Regionen werden die Kreisarchive übernehmen (vgl. dazu Erläuterungen, Kapitel 3.1, Abschnitt Strukturreformen). Die Unterlagen der Bezirksarchive (im wesentlichen Gerichtsarchive seit 1848) hingegen werden vorerst von den neuen Regionalgerichten übernommen. Da die Regionalgerichte aber neu voraussichtlich als "untere kantonale Gerichte" Teil der kantonalen Gerichtsorganisation werden, gehören sie nach Abschluss der Gebietsreform ins Zuständigkeitsgebiet des Staatsarchivs. Keine direkte Entsprechung. Die VO StAGR ist eine VO für das Staatsarchiv mit einzelnen Vorschriften für die kantonale Verwaltung und die kantonalen Behörden. Die VO Archive bezieht sich primär auf die Archive der Gemeinden, Kreise und Bezirke, nennt aber in Art. 15 weitere Organisationen: Regionale Organisationen und Verbände des öffentlichen Rechts sind für ihre Archive selbst verantwortlich. Bei ihrer Auflösung sind die wesentlichen Unterlagen ihrer Verwaltung in einem öffentlichen Archiv des Kantons zu hinterlegen. Synoptische Darstellung GAA 14/

15 Art. 14 Aufgaben der Archive Die Archive sind verantwortlich für die Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen der Behörden ihres Zuständigkeitsbereichs. Sie beraten die Behörden bei der Aktenführung. Art. 15 Archivgut privater Herkunft 1 Die Archive können das amtliche Archivgut mit Unterlagen privater Herkunft ergänzen, soweit sie für die Ge- "Übernahme" beinhaltet auch die Auswahl der archivwürdigen Akten nach einer entsprechenden Bewertung. "Erschliessung" meint das Ordnen und Verzeichnen der zur definitiven Archivierung übernommenen Unterlagen. Die Produkte der Erschliessung stehen via Archivinformationssystem ("Findsystem") oder als Archivinventare den interessierten Benutzern und Benutzerinnen zur Verfügung. "Bewahrung" bezieht sich auf die zu treffenden konservatorischen Massnahmen im Archiv (Beständeerhaltung), vom Raumklima bis zur richtigen Verpackung oder der Konvertierung in archivtaugliche Formate. "Vermittlung" bezieht sich auf die Unterstützung von Benutzern und Benutzerinnen sowie der historisch ausgerichteten Forschung (im Minimum: Gewährleisten der Möglichkeit einer Archivbenutzung, in den grossen Archiven: Betrieb eines Lesesaals, Beantworten von Anfragen etc.). Details regeln die zu erlassenden Ausführungsbestimmungen. Abs. 1: Ein beträchtlicher Teil der Bestände des Staatsarchivs ist privater Herkunft (mind. 1/5). Diese Bestände stellen angesichts der über Jahrhunderte im Freistaat der Drei Bünde schwach ausgeprägten VO StAGR, für das Staatsarchiv, Art. 1 und passim: Das Staatsarchiv dient der Sicherstellung, Aufbewahrung und Erschliessung des Schriftgutes zur Geschichte Graubündens sowie aller für die Wahrung der Rechte und Interessen des Kantons wesentlichen Verwaltungsakten. VO Archive, für die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive, Art. 1 und passim: 1) Die Behörden und Amtsstellen der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind verpflichtet, das Schriftgut aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. Sie haben zu diesem Zweck Archive zu führen. 2) Diese dienen der Sicherstellung und Aufbewahrung historischen Schriftgutes sowie aller wesentlichen Verwaltungsakten. Ihre Ordnung erfolgt nach einem vom Staatsarchiv genehmigten Archivplan. Der RB Akten sieht für das Staatsarchiv eine wichtige Rolle in der Aktenführung vor, Art. 6, Abs. 1 und 2 (vgl. dazu Erläuterungen, Kapitel 3.1, Abschnitt Leitplanken Aktenführung): 1) Das Staatsarchiv koordiniert die Umsetzung dieser Weisung. Es definiert Mustervorlagen und Anleitungen für organisatorische Rahmenbedingungen und berät die Verwaltungseinheiten bei der Organisation der Aktenführung. 2) Es definiert zudem die Voraussetzungen der Langzeitarchivierung und ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn solche zur Gewährleistung der Langzeitarchivierung zweckmässig sind. VO StAGR, Art. 13: Das Staatsarchiv kann Archivalien von Privaten, Institutionen und Vereinen erwerben oder als Depositum entgegennehmen. In den entspre- Synoptische Darstellung GAA 15/

16 schichte ihres Zuständigkeitsbereichs von Bedeutung sind. 2 Die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten sinngemäss auch für Archivgut privater Herkunft, soweit keine abweichende vertragliche Regelung besteht. staatlichen Strukturen eine grosse Bereicherung dar. Auch die Archive der Gemeinden haben immer wieder Bestände von lokalen Vereinen, Firmen, Stiftungen oder Nachlässe von für die Gemeinde wichtigen Einzelpersonen übernommen. Dies soll weiterhin möglich sein und ist neu für alle Archive explizit im Gesetz verankert. In welchem Umfang privates Schriftgut übernommen werden kann, ist primär eine Frage der Ressourcen, welche die verantwortlichen Exekutiven dafür zur Verfügung stellen. Neben den öffentlichen Archiven sind im Feld der privaten Überlieferungssicherung auch privat getragene Kulturarchive und Dokumentationsbibliotheken tätig. Es ist sicher sinnvoll, wenn auf der jeweiligen Ebene (Gemeinde, Region, Kanton) die "Arbeitsteilung" soweit möglich definiert wird. Die grundsätzliche Arbeitsteilung zwischen den öffentlichen Archiven wird weiterhin so aussehen: Was von kantonaler Bedeutung ist, gelangt ins Staatsarchiv, was von lokaler Bedeutung ist, in die lokalen Archive. Eine scharfe Abgrenzung ist nicht möglich, zudem ist auch der Wille der Schenkenden zu berücksichtigen. Abs. 2: Die schenkenden oder hinterlegenden Personen und Institutionen können für ihre Bestände mit dem Archiv besondere Bestimmungen insbesondere zur Einsicht vereinbaren (z.b. Bewilligung der Einsicht für eine bestimmte Frist durch die Deponenten oder Schenkenden), die von den Vorgaben dieses Gesetzes abweichen dürfen. Eine Haftung des übernehmenden Archiv bzw. der es tragenden Körperschaft (Kanton, Region, Gemeinde) für die übernommenen Bestände aus privater Hand soll in den Hinterlegungs- und Schenkungsverträgen ausgeschlossen werden. Im Gesetz braucht dies nicht festgehalten zu werden. chenden Depotverträgen sind die Rechte und Pflichten von Archiv und Deponent festzuhalten. Eine besondere Haftbarkeit des Kantons ist ausdrücklich auszuschliessen. Synoptische Darstellung GAA 16/

17 Art. 16 Zusätzliche Aufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs Das Staatsarchiv ist das Kompetenzzentrum für das Archivwesen im Kanton Graubünden. Es ist zuständig für: a) Aufsicht über das Archivwesen im Kanton; b) Beratung der öffentlichen Archive und im Rahmen seiner Möglichkeiten von privaten Archiven; c) Koordination der Archivierung im Kanton; d) Durchführung und Unterstützung von landeskundlichen Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekten. lit. a bis c: Das Staatsarchiv beaufsichtigt und berät die anderen öffentlichen Archive. Die Archivaufsicht, die in der VO Archive in grossem Detail geregelt ist, wird wiederum in den Ausführungsbestimmungen zu diesem vorgeschlagenen Gesetz definiert werden. Geregelt werden muss wie bisher insbesondere auch der Instanzenweg für die Behebung von ernsthaften Mängeln in einzelnen Archiven. Weiter koordiniert das Staatsarchiv die Archivierung, insbesondere indem es Doppelüberlieferungen vermeiden hilft, und fördert die Zusammenarbeit unter den öffentlichen Archiven, z.b. bei der (online-)publikation von Findmitteln (Verzeichnissen). Es vertritt das Bündner Archivwesen gegen aussen. lit. d: Landeskundliche Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekte: Zur Zeit ist das grösste Projekt des Staatsarchivs die Herausgabe des Bündner Urkundenbuchs (BUB). Daneben gibt es eine Reihe "Quellen und Forschungen zur Bündner Geschichte" (QBG) heraus. Diese Aktivitäten sind in einem Kanton ohne höhere Bildungsanstalt mit historischer Fakultät wichtig und sind weiterhin Teil des Aufgabenspektrums. VO StAGR, Art. 6: Das Staatsarchiv hat folgende Aufgaben: - Sammlung, Sicherung, Pflege und Ordnung des bündnerischen Archivgutes gemäss der eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung. - Beratung der kantonalen Behörden hinsichtlich der Archivierung und Veranlassung der regelmässigen Ablieferung archivwürdiger Akten der Behörden und Kommissionen. - Erschliessung der Bestände des Staatsarchivs durch die Erstellung von Repertorien und die Edition historischer Quellen. Zur Erfüllung dieser Aufgabe kann das Staatsarchiv eigene Publikationen herausgeben. - Aufsicht über die Verwaltung und Ordnung der Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive. - Beratung der Gemeinde-, Kreis- und Bezirksbehörden sowie von privaten Archiveignern in Archivierungsfragen. - Unterstützung der Erforschung der Bündner Geschichte. VO Archive. In Abschnitt 3 Inspektionen, Art ist die Archivaufsicht des Staatsarchivs detailliert geregelt. Synoptische Darstellung GAA 17/

18 VI. Straf- und Schlussbestimmungen Art. 17 Strafbestimmungen 1 Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich a) Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet; b) Archivgut verändert oder vernichtet; c) Informationen aus Archivgut bekanntgibt, das Schutzfristen unterliegt. 2 Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung verstösst, kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden. Das Nichteinhalten der Vorgaben dieses Gesetzes kann sanktioniert werden. Es wird damit signalisiert, dass Aktenführung und Archivierung keine fakultativen Grössen, sondern wesentliche Grundlagen einer ordnungsgemässen Verwaltung sind. Die Verfolgung erfolgt auf Antrag der betroffenen Behörde oder des betroffenen Archivs bei der zuständigen Staatsanwaltschaft, die Busse ist gemäss der schweizerischen Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007 (SR 312.0) auf Franken beschränkt. Es ist anzunehmen, dass die Strafbestimmungen äusserst selten zur Anwendung gelangen werden. Keine direkte Entsprechung. Die Benutzungsordnung des Staatsarchivs, erlassen vom EKUD am 17. Mai 2001 auf der Grundlage von Art. 17 VO StAGR enthält in Art. 7 eine Sanktionsmöglichkeit: Die Benutzerinnen und Benutzer haben die Archivalien, Bücher und Einrichtungen des Staatsarchivs mit grösster Sorgfalt zu behandeln. Sie sind für schuldhaft verursachte Schäden haftbar. In den Räumen des Staatsarchivs sind Ruhe und Ordnung einzuhalten. Rauchen, Essen, Trinken und die Benützung von Mobiltelefonen sind untersagt. Personen, die gegen diese Bestimmungen verstossen, können nach erfolgloser Ermahnung für mindestens ein Jahr von der Benutzung ausgeschlossen werden. Die VO Archive sieht in Art. 30 bei ungenügender Archivführung in den Gemeinden, Kreise und Bezirken Sanierungen auf Kosten der betroffenen Körperschaften vor, Art. 30: Bei ungenügender Verwaltung eines Archivs wird eine Nachinspektion durchgeführt. Verläuft diese negativ, kann die Neuordnung vernachlässigter Archive zu Lasten der betreffenden Gemeinden, Kreise oder Bezirke angeordnet werden. Synoptische Darstellung GAA 18/

19 Art. 18 Inkrafttreten Die Regierung bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens dieses Gesetzes. Es ist vorgesehen, das Gesetz auf den 1. Januar 2016 in Kraft zu setzen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind auch die Ausführungsbestimmungen zu erarbeiten. VO StAGR, Art. 26: Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 1988 in Kraft und ersetzt die Archivverordnung vom 10. April VO Archive, Art. 31: Diese Verordnung ersetzt die Verordnung für die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive vom 16. August 1982 und tritt am 1. Oktober 1988 in Kraft. RB Akten, Art. 7: Diese Weisung tritt am 1. Januar 2008 in Kraft. Vorbehalten bleibt die Erarbeitung konkreter Lösungsansätze durch das Staatsarchiv und das Amt für Informatik. Synoptische Darstellung GAA 19/