Erfolgreiche Einführung der Schweizer Geschäftsverwaltung OneGov GEVER. Regina Gehrig, Kanton Zug Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG 26.6.

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1 Erfolgreiche Einführung der Schweizer Geschäftsverwaltung OneGov GEVER Regina Gehrig, Kanton Zug Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG

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3 Was ist OneGov GEVER? 1. setzt den ISO-Standard Records Management um 2. ist skalierbar: ZG: über 50 Mandanten, 600 User, >1TB Daten 3. ist einfach in der Bedienung: Modernste Benutzerschnittstelle mit HTML5 und JavaScript 4. kann rasch eingeführt werden: Standardprodukt mit passenden Schnittstellen (AD, Single-Sign-On) 5. ist Mobile Ready : Bereits optimiert für SmartPhone und Tablets

4 Einsatzgebiete von OneGov GEVER Geschäftskontrolle DMS Revisionssichere Dokumentablage Elektronische Dossierführung Fallverwaltung Elektronische Archivierung Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers

5 Das Erfolgsrezept: Flexibel, robust und leicht zu erlernen Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument Aufgabe Subdossier

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7 Kanton Appenzell Innerrhoden

8 Kanton St.Gallen

9 Kanton Zug

10 OneGov GEVER Starter Kit Benutzerhandbuch Einführungsvideo OneGov GEVER Office Client

11 Erfolgreiche Einführung im Kanton Zug Regina Gehrig

12 Ausgangslage Der Regierungsrat des Kantons Zug beschloss 2009 die verwaltungsweite Ausbreitung des neuen elektronischen Geschäftsverwaltungssystem. Gleiche Technologie wie izug (OpenSource, Vernetzung mit Umsystemen wie dem Access Manager) Anforderungen: schnelles, stabiles System - einfache Prozesse

13 Verordnung über die Aktenführung Mit dem Entscheid zur Ausbreitung von Onegov GEVER wurde beschlossen, eine regierungsrätliche "Policy" zur Aktenführung zu erlassen. Verordnung trat per in Kraft. Rechtliche Grundlage für jegliche Aktenführung (Geschäftsverwaltungssysteme und DB) "rein" elektronische Aktenführung möglich

14 Inhaltsmengen (Ende 2013) Dossier > Kontakte > Dokumente > Aufgaben und Weiterleitungen > Ordnungspositionen > Total >

15 Ausbreitung und Nutzungsstatistik GEVER Kanton Zug 52 Mandanten (Ämter) mit 600 aktiven Benutzern und einem Zuwachs von 1000 neuen Dossiers 8000 neuen Dokumenten 700 neuen Aufgaben 1500 archivierten s pro Monat

16 Amtsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers Organisatorisch komplexe Abläufe Umsetzung mit Onegov GEVER Hohe Praktikabilität erreicht Elektronisches Mitberichtsverfahren ab 1. Juli 2014 mittels Onegov GEVER

17 Vorteile von OneGov GEVER bietet hohe Rechtssicherheit erfüllt auf Seite Technik 100% Verordnung über Aktenführung ist einfach und intuitiv zu bedienen (= geringer Schulungsaufwand) OneGov GEVER ist ein robustes Produkt für die allgemeine Geschäftsverwaltung verwaltungsweit (Normprodukt -> keine amtsspezifischen Sonderprogrammierungen)

18 Kundenfeedback und Supportprozess Hohe Akzeptanz von Onegov GEVER Positive Beurteilung der Benutzerfreundlichkeit Benutzerwünsche beziehen sich auf Details ca. 1 Supportanfrage pro Tag (einfache Fragen zum Handling, Berechtigungsvergaben, Änderungen von Ordnungspositionen)

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20 Einführungsprozess bei einer Amtsstelle 1. Info-Veranstaltung als Vorbereitung für die Interviews 2. Interviews (Grundlagen für die Konfiguration) 3. Konfiguration des Systems durch die Entwicklerfirma 4. Abnahme der Konfiguration durch die betreffende Amtsstelle 5. Schulungen (zeitnah zur Systemfreischaltung) 6. Systemfreischaltung

21 Beispiel: Zuger Polizei Grösster und komplexester Mandant Zuger Polizei Rund 120 Personen mit Zugriff auf OneGov GEVER Produktivschaltung am erfolgt Reibungsloser Einsatz von Onegov GEVER

22 Erfolgsfaktoren Überzeugen, kein Zwang Usability Stufengerechte Schulungen Leitfäden Unterstützung / Hotline Zuverlässiger Entwicklungspartner

23 Kontakt Staatsarchiv Kanton Zug Regina Gehrig Aabachstrasse Zug Tel regina.gehrig at zg.ch 4teamwork AG Bernhard Bühlmann Engehaldenstrasse Bern Tel b.buehlmann at 4teamwork.ch twitter.com/bbuehlmann twitter.com/4teamwork