eakte - alles neu oder nur pakte in neuem Gewand

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1 Dokumenten-Management Vom Exoten zum Standard [ ] Seit zehn Jahren setzt die auf ein Dokumenten-Management- System. In dieser Zeit hat sich die Lösung vom Exoten über eine Randerscheinung zum hausweiten Standard entwickelt. Die Papierakten verlassen nach und nach die Verwaltung. Kurzmeldung Schrittweise Umstellung Der Projektablauf ist standardisiert. Jedes Teilprojekt befasst sich mit circa 40 Projektbausteinen, bevor der Organisationsbereich mit der E- Akte arbeitet. egovernment mit der p(apier) Akte? Ältere Menschen erinnern sich noch an Telefongeräte aus einem Kunststoff namens Bakelit. Die heutige Generation kennt diese Technik genau so wenig, wie das Wort Bandsalat. pakten sind aber noch viel älter als Bakelit; schon einem Ägypter war Papier nicht fremd. Papierblätter in Aktenordnern zu sammeln

2 Was erwartet Sie? Witten Vorreiterrolle? Allgemeines p(apier)akte Gibt s Alternativen? Allgemeines e(lektronische) Akte Gibt s die eakte zum Nulltarif? Unterschiede beider Akten 2

3 Witten - Universitätsstadt an der Ruhr

4 Volker Staupe, Diplom Verwaltungswirt Projektleiter dms bei der seit 2007 dms Schulungen und Beratungsleistungen für Behörden und Firmen, Vorträge CeBIT, neueverwaltung, Jahrestagungen eakte, dms davor: Leitung Rechnungsprüfungsamt Leitung Stabsstelle Verwaltungsreform Leitung Stabstelle Korruptionsprävention Sachgebietsleitung Wohngeld Geschäftsführung vhs Zweckverband (Witten-Wetter-Herdecke) Amt für Wirtschaftsförderung und Liegenschaften Schulamt

5 pakte./. eakte

6 Vermeiden eines Irrtums

7 Witten versteht unter einer eakte das:

8 Vergleich Was kennt man Räumlich flexibel Zeitlich ohne Grenzen Inhaltlich verlässlich Mobilität ist ihr eigen Datenschutz ist real verwirklicht Untergang ist ausgeschlossen Organisatorisch beweglich wie eine Feder Abenteuer Aufbewahrung Belege werden nicht gesucht, sondern gefunden Alphabet ist für alle gleich eakte pakte

9 Unterschiede beider Akten Geschichtlich wurde die Steintafel von der pakte abgelöst, nach 20 Jahrhunderten darf die eakte die pakte ablösen. In der täglichen Zusammenarbeit (Beispiele: workflow, mobiler Zugriff, ständige Verfügbarkeit ) generiert die eakten automatisch Mehrwerte. Wissen wird in der eakte bewahrt, weil sie im Gegensatz zur pakte vollständig sein kann. egovernment mit der pakte herzlichen Glückwunsch!

10 Gemeinsamkeiten beider Akten im Aufbau Eine eakte ist genau so aufgebaut, wie eine pakte (fortlaufende Seiten, mit oder ohne Register ) in der Handhabung In beide Akten kann man Belege einheften, ausheften, umheften. in der Bezeichnung Beide Aktenarten kann man mit Freitext oder normiert bezeichnen und anschließend bei Bedarf umbenennen

11 Gibt es die eakte zum Nulltarif? Ja, sofort, wenn beispielsweise ein neues Verwaltungsgebäude erstellt und bezogen wird, wie das Beispiel des Jobcenters Düren eindrucksvoll bewiesen hat. Ja, später, und auch verlässlich, in der Regel muss man wie oft im Leben erst investieren, um Einsparungen zu erzielen.

12 eakte Wünsche werden wahr mobiles Arbeiten ohne eakte kein egovernment Raumersparnis Zeitersparnis Datenschutz Workflows moderne Arbeitsformen

13 Gibt es eine Alternative zur eakte? Die elektronische Aktenführung steht schon seit circa zwei Jahrzehnten im Fokus der Diskussion über die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Dies ändert jedoch nichts an der Relevanz, da die Ziele unverändert sind. Elektronische Akten sollen die Effizienz der Verwaltungsarbeit erhöhen und das Verwaltungshandeln vollständig und nachvollziehbar dokumentieren. Quelle: E-Akte 2015, Folgestudie von PwC und IMTB zur elektronischen Aktenführung in der Verwaltung Einführungsstand, Ordnungsmäßigkeit und Handlungsempfehlungen

14 Gesetzliche Vorgaben BUND - E-Government-Gesetz EgovG 6 Elektronische Aktenführung Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. NRW - E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen EGovG (Entwurf) 9 Elektronische Aktenführung (1) Akten können ausschließlich elektronisch geführt werden. Also: gibt es eine Alternative? NEIN!

15 Sind wir in Deutschland damit denn vorn? Beispiel Estland: Das Verkehrsschild ist in Europa Es weist auf den nächsten Gratis-Hotspot. Estland garantiert seinen Bürgerinnen und Bürgern kostenlosen Zugang zum Internet per Gesetz! Seit 2000 hat Lettland die papierlose Regierungsarbeit! Planet Wissen, Beispiel Ruanda: Inzwischen ist die Verwaltung zum Teil moderner als in Europa: Totenscheine, Geburtsurkunden oder die letzte Wasserrechnung sind ausschließlich online verfügbar. Lokale Bauern vergleichen Bananenpreise über eine App. Für die Zustellung von Gütern werden Drohnenflughäfen gebaut.

16 Sind wir in Deutschland damit denn vorn? Während Deutschland im Jahr 2014 drittstärkste Exportnation nach der Volksrepublik China und den Vereinigten Staaten war und auch auf Rang 4 der stärksten Volkswirtschaften nach den USA, China und Japan lag, positioniert der United Nations E-Government Survey 2014 die Bundesrepublik im E-Government Development Index weltweit lediglich auf Platz 21 und damit hinter Ländern wie Korea (1.), Niederlande (5.), Neuseeland (9.), Spanien (12.), Israel (17.), Bahrain (18.) oder Island (19.). Initiative D21 e.v.

17 LOS

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Volker Staupe Projektleiter dms Marktstraße Witten NRW

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