GEVER Die Zuger Geschäftsverwaltung 7. Mai 2012

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2 GEVER Die Zuger Geschäftsverwaltung 7. Mai 2012

3 Gever, GeVer, GEVER, Geschäftsverwaltung Bund + Microsoft: Gever Office (aus Sharepoint), seit 2005, 7,5 Mio. CHF BIT-Direktor Conti: "Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende."

4 Terminologie KONSUL bisherige elektronische Geschäftsverwaltung GEVER elektronische Geschäftsverwaltung im Kt. Zug Applikation Gever Methode, allg. elektronische Geschäftsverwaltung OpenGever Projektname: Projekt zur Einführung der neuen elektronischen Geschäftsverwaltung GEVER

5 Ablageorte (auf Dauer) GEVER Geschäftsverwaltung (Projekt OpenGever) Geschäftsrelevante Daten Fachanwendungen Ohne Gever-Funktion Strukturierte Datenbanken Nicht geschäftsrelevante Daten / nicht auf Dauer Querschnittanwendung Mit Gever-Funktion O:\ P:\ Outlook izug Arbeitsraum DMS* DokumentenManagementSysteme Geschäftsrelevante Daten

6 Geltungsbereich Geschäftsverwaltung Gever-Anwendungen GEVER Geschäftsverwaltungssystem des Kt. Zug GEVER Geschäftsverwaltung (Projekt OpenGever) Geschäftsrelevante Daten Fachanwendungen Ohne Gever-Funktion Strukturierte Datenbanken Geltungsbereich DIN-ISO Querschnittanwendung Mit Gever-Funktion Geltungsbereich Aktenführung (Begriff) Geltungsbereich Verordnung Aktenführung Geschäftsrelevante Daten

7 Warum GEVER? unterstützt die Geschäftsbearbeitung sichert Nachvollziehbarkeit garantiert die Transparenz staatlichen Handelns ermöglicht Übersicht über laufenden Geschäfte dient der Koordination mit anderen Geschäften zeigt Stand einzelner Geschäfte ermöglicht übergeordneten Stellen Rechenschaft abzulegen unterstützt Akteneinsichtsrecht ist Grundlage für Langzeitarchivierung

8 Was ist DIN-ISO 15489? - Ursprünge im angelsächsischem Raum 2001 verabschiedet Heute internationale, weltweit gültige Norm Von DIN identisch übernommen umfangreiches Regelwerk Rechtliche, organisatorische und technische Vorgaben - Für Geschäftsverwaltung allg. und Geschäftsverwaltung und GEVER-Systeme

9 DIN-ISO Regelt die Verwendung und Aufbewahrung von Unterlagen, die für den in- und externen Gebrauch entstehen Gilt für die Verwaltung von Schriftgut (records) in allen Formaten und Medien Bezieht sich auf Menschen und Systeme (keine rein technische Norm, verlangt bspw. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen)

10 DIN-ISO vier Anforderungen an das Schriftgut Authentizität - Identität des Urhebers klar + überprüfbar - Zeitpunkt der Aktion klar (z.b. Erstellung, Mutation) - (digitale Signatur) DMS O:\ Fileablagen

11 DIN-ISO vier Anforderungen an das Schriftgut Zuverlässigkeit - Geschäftsrelevante Vorgänge (Entscheidungsvorgänge, Kommunikationsvorgänge, Bearbeitungsvorgänge) sind korrekt und vollständig wiedergegeben (Schaffung von Rechtssicherheit) Anforderung an Mensch und Maschine

12 DIN-ISO vier Anforderungen an das Schriftgut Integrität - langfristige Unversehrtheit der Unterlagen bezüglich Inhalt + Kontext - Schutz der Unterlagen vor unbefugter Einsichtnahme, Nutzung, Veränderung oder Vernichtung / Löschung

13 DIN-ISO vier Anforderungen an das Schriftgut Benutzbarkeit Unterlagen müssen so lange wie erforderlich benutzbar sein, d.h. - verfügbar - wieder auffindbar im Kontext - darstellbar (Dateiformate) - verstanden werden können (Kontext, Abkürzungen, Übersicht)

14 Ausgangslage 1. RRB vom Ausbreitung bisheriges KONSUL 2. RRB vom Wechsel: Projekt OpenGever, gleiche Technologie wie izug (Open Source, Vernetzung in Umsysteme IAM usw.) Paradigma-Wechsel: blosse Systemablösung sehr innovatives, aber auch sehr anspruchsvolles, komplexes Projekt

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16 RRB vom Geschäftsverwaltung ohne Konsul mit Konsul Ämter 15 Pilotämter 20 Nicht-Pilotämter ~ 40 Stellen Migration Ausbreitung

17 OpenGever - ein Projekt? Es sind drei Projekte! - Produkte-Entwicklung "elektronische Geschäftsverwaltung" GEVER - Migration KONSUL GEVER - Ausbreitung (Dienststellen ohne KONSUL)

18 Mandantenmigration 27 Prozess-Schritte Frau Mete Herr Humbel

19 Geschätzte User-Zahlen Gever Dimension 2012 BD: 25 DBK: 80 DI: 65 FD: 50 SD: 50 SKA: 25 VD: 70 OG: VG: Total: 415 Datenbasis: Summarische Erhebung Staatskanzlei 51/2011. Eigendeklaration der Mandanten (bisher KONSUL und mutmassliche Mehruser) Geschätzte GEVER-User-Zahl per Ende 2013: Datenbasis: Schätzung PSA v Davon ca. 1/3 aktiv Bewirtschaftende, ca. 2/3 Lesende (Erfahrungen von Dritten)

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21 Hilfe und Unterstützung

22 User Group (= Benutzergruppe, Erfa-Gruppe) wer? Die Power-User der Ämter wann? ab ca. Mai 2012 (nach Umstellung aller KonsulAmtsstellen) weshalb? Erfahrungsaustausch, neue Benutzerbedürfnisse, Besprechung von Anwendungsfällen, Gewichtung der Bedürfnisse Release-Planung wie häufig? nach Bedarf. ca. 1-2 x jährlich wer koordiniert? Staatsarchiv

23 Die Power User - wichtige Player! Auswertung / Gewichtung Programmoptimierung Release-Planung Auswertung / Gewichtung Programmoptimierung Release-Planung

24 Was noch kommt - Drag and Drop (Mitte Juni) - Weitere Entwicklungen (z.b. Lösch- und Ausblendfunktionen) (Mitte Juni) - Ausbreitung (GEVER für ca. 40 Stellen ohne Geschäftsverwaltung) (ab Q3) - Weitere Features gem. aktuellen User-Anliegen aus der Praxis - Schaffung einer OneGov-Community (Open Source!)

25 Verordnung über die Aktenführung - Verordnung tritt per in Kraft Schlanke Verordnung - Rechtliche Grundlage für jegliche Aktenführung (Geschäftsverwaltungssysteme und DB) - "rein" elektronische Aktenführung möglich - Sehr flexible V: Direktion/Mandant wählt das massgebliche (vollständige) Dossier (Papier, Elektronisch, P+E, Teilmengen) - Organisationsvorschriften durch Ämter möglich, sofern Bedarf (Muster Staatsarchiv) - Hilfestellung durch Staatsarchiv (Leitfäden)

26 Change Management Wenn alles läuft (IT) Damit alles läuft (Mensch) - Innere Umstellung / Haltungen / Einstellungen - Anpassungen in Abläufen, Organisation, Infrastruktur - Überzeugung - nicht Zwang Einstieg in die vollständige elektronische Aktenführung!

27 Bitte von dieser Handnotiz eine Akten-Notiz! Und denken Sie immer daran: Aktenführung ist mühsam und belastet uns nur!

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31 Besten Dank für Ihr Interesse!

32 Fragen