Rollen in der Nutzung von GEVER. Neue Gruppe erfassen B x. Metadaten neue Gruppe erfassen B x. Zu ändernde Gruppe selektieren B x

Transkript

1 Legende: = enutzeraktivität = ervice R = Regel Tabelle: Zuordnung der Rechte zu fachspezifischen Rollen. Rollen in der Nutzung von GEVER Übergeordnete Gruppe selektieren Neue Gruppe erfassen Metadaten neue Gruppe erfassen Zu ändernde Gruppe selektieren Metadaten Gruppe mutieren Zu verschiebende Gruppe selektieren Zielort Gruppe selektieren _Gruppe verschieben _Untergeordnete Rubriken verschieben _Dossier/ubdossier umregistrieren Zu löschende Gruppe selektieren Gruppe löschen Gruppe selektieren Neue Rubrik erfassen Metadaten Rubrik erfassen Zu ändernde Rubrik selektieren Metadaten Rubrik mutieren Zu verschiebende Rubrik selektieren Zielort Rubrik selektieren _Rubrik verschieben achbearbeiter ystemadministrator

2 _Dossier/ubdossier umregistrieren Zu löschende Rubrik selektieren Physische Post scannen und vorregistrieren Physische Post scannen und vorregistrieren Rubrik löschen Verarbeitete Post weiterleiten Dokumente im ystem vorregistrieren Physische Post scannen can-vorgang Deckblatt starten Physische Post scannen Deckblatt scannen Physische Post scannen can-vorgang physische Post starten Physische Post scannen can-vorgang tapel starten Physische Post scannen cann-vorgang durchführen Qualität can-ild Datei umwandeln Qualität can-ild An ystem übergeben Elektronische Post annehmen ( /E-Fa) Elektronische Post annehmen ( /E-Fa) Elektronische Post annehmen ( /E-Fa) Neueinstufung chutzniveau vornehmen Neueinstufung chutzniveau vornehmen Neueinstufung chutzniveau vornehmen Geschäft annehmen und vorbereiten Geschäft annehmen und vorbereiten Zertifikat Absender identifizieren Empfang bestätigen [ech-0147] anwenden Vorhandensein Dossier im ystem festhalten Dokumente im ystem vorregistrieren Dokument registrieren Mutation chutzniveau auslösen chutzniveau anpassen Korrektur Vorgabewerte (Metadaten) Dossier bestellen Geschäft annehmen und Vorhandene ablegen achbearbeiter ystemadministrator

3 vorbereiten Dossier Antragsteller informieren Dossier estehende truktur übernehmen Dossier Neues Dossier eröffnen Dossier Neues Dossier mit andnummer eröffnen Dossier Dossier wiedereröffnen Dossier Folgedossier eröffnen Dossier Dossier Verweis auf Vor- und Folgedossier erfassen Dossier/ubdossier oder Dokument selektieren Dossier Zielort selektieren Dossier Dossier/ubdossier oder Dokument umregistrieren Dossier Dossier übergeben Dossier Dossier annehmen und führen Geschäftsabwicklung planen ubdossier erstellen Geschäftsabwicklung planen Federführung delegieren Geschäftsabwicklung planen Übernahme Federführung Geschäftsabwicklung planen Federführung annehmen Geschäftsabwicklung planen /ergänzen definieren/ definieren/ definieren/ definieren/ definieren/ definieren/ definieren/ erstellen Vorhandensein vordefinierten Prozess Definierten Prozess auswählen Aktivitäten löschen löschen abbrechen Prozess als Vorlage speichern Aktivitäten festlegen Aktivitäten auswählen Aktivitäten festlegen Zur earbeitung auswählen Aktivitäten festlegen Zur tellungnahme auswählen Aktivitäten festlegen Zur Genehmigung auswählen Aktivitäten festlegen Zur Kenntnis auswählen Aktivitäten festlegen Zum Versand auswählen Aktivitäten festlegen Zum Visieren wählen Aktivitäten festlegen Eterne earbeitung auswählen achbearbeiter ystemadministrator

4 abwickeln Aktivität empfangen abwickeln Aktivität abwickeln Aktivität annehmen abwickeln tatus Aktivitätsbearbeitung ermitteln abwickeln Aktivität weiterleiten abwickeln Aktivität zurückweisen Aktivitäten Aktivitätsbearbeitung starten Aktivitäten tellungnahme verfassen Aktivitäten Genehmigung erteilen Aktivitäten Genehmigung ablehnen Aktivitäten egründung Ablehnung Genehmigung erfassen Aktivitäten Dokument zur Kenntnis nehmen Aktivitäten Dokument visieren Aktivitäten Visum ablehnen Aktivitäten egründung Ablehnung Visum erfassen Aktivitäten Aktivität abschliessen abschliessen Vollständigkeit abschliessen Metadaten abschliessen Metadaten bereinigen abschliessen Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen abschliessen schliessen Metadaten überarbeiten Dokumenteninhalt überarbeiten Zieldossier wählen Vorhandensein ubdossier ubdossier erstellen Vorhandensein Dokument Elektronisches Dokument hochladen Metadaten erstmalig einpflegen Autorisierung des Objektes achbearbeiter ystemadministrator

5 Vorlage auswählen Anwendung starten Dokument-Metadaten erstmalig einpflegen Dokumenteninhalt Dokument schliessen Dokument versenden Empfänger erfassen Dokument versenden Dossier-chnittstelle [ech-0147] anwenden Dokument versenden Dokument versenden Dokument versenden E-ignatur anwenden Dokument versenden Dokument drucken Dokument versenden Dokument physisch unterschreiben Dokument versenden Versand im ystem festhalten Geschäftsfall abschliessen Vollständigkeit Geschäftsfall Geschäftsfall abschliessen Metadaten und bereinigen Geschäftsfall abschliessen Genehmigung durchführen Geschäftsfall abschliessen Geschäftsfall schliessen Geschäft kontrollieren anzeigen Geschäft kontrollieren tatus /Fristeinhaltung Geschäft kontrollieren tatus Geschäft abschliessen chutzfristkategorie hinterlegen Geschäft abschliessen Dossier in Abschluss geben Geschäft abschliessen Durchgeführte ereinigung Geschäft abschliessen Metadaten und ergänzen X X Geschäft abschliessen Archivtauglichkeit der Formate Geschäft abschliessen Datei konvertieren Geschäft abschliessen Lesbarkeit Geschäft abschliessen Geschäft abschliessen Notwendigkeit neues Dossier Neues Dossier mit andnummer eröffnen Geschäft abschliessen Dossier abschliessen Vollständigkeit Dossier Auf redundante Dokumente und dieses löschen Dokumente aus anderen achbearbeiter ystemadministrator

6 elektronischen Ablagen importieren Verweise auf physische Ablagen auf Vollständigkeit Metadaten auf Vollständigkeit Auflistung fehlender Metadaten pro Dossier Metadaten vervollständigen Archivtauglichkeit der Formate Datei konvertieren Lesbarkeit Aussonderung durchführen Aussonderungsfrist Aussonderung durchführen Vorgehen Aussonderung ermitteln Aussonderung durchführen Auflistung archivwürdiger Dossiers Aussonderung durchführen Aussonderung durchführen Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist = 0 Auflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist > 0 Vernichtung durchführen Zusammenstellung auswählen Vernichtung durchführen Vernichtung Primärdaten einer Zusammenstellung beantragen Vernichtung durchführen eantragte Vernichtung quittieren Vernichtung durchführen Vernichtung durchführen Ablieferung ans AR durchführen Primärdaten im ystem vernichten Protokoll vernichteter Daten generieren Ablieferungsgeschäft abschliessen Zusammenstellung generieren Dossiers der Zusammenstellung zuordnen Zusammenstellung Metadaten Zusammenstellung vervollständigen tatus Zusammenstellung setzen IP erstellen Zusammenstellung auswählen IP erstellen IP generieren IP erstellen IP IP erstellen tatus Zusammenstellung setzen IP erstellen IP speichern can to Mail durchführen can to Mail Vorgang durchführen achbearbeiter ystemadministrator

7 L Werteliste Wert im ystem anpassen L Werteliste L Werteliste L Werteliste L Werteliste Wert im ystem erfassen Wert im ystem auf Inaktiv setzen Ober-/Unterbegriff zuweisen/anpassen Geschäftskategorie zuweisen mutieren Pendente Aufgaben übergeben tellvertretung einrichten tellvertretung einrichten tellvertretung einrichten tellvertretung tellvertretung einrichten tellvertretung anpassen tellvertretung einrichten tellvertretung annehmen tellvertretung wahrnehmen Rolle tellvertreter einnehmen tellvertretung wahrnehmen Aktivität tellvertretung wahrnehmen Aktivität erledigen tellvertretung wahrnehmen Rolle tellvertreter abgeben chutzgruppe verwalten Objekt selektieren chutzgruppe verwalten chutzgruppe erstellen chutzgruppe verwalten Fachspezifische Rolle zuweisen chutzgruppe verwalten Akteur zuweisen chutzgruppe verwalten chutzgruppe umbenennen chutzgruppe verwalten Fachspezifische Rolle zuweisen/entfernen chutzgruppe verwalten Akteur zuweisen/entfernen chutzgruppe verwalten chutzgruppe löschen chutzgruppe verwalten eziehung Rollen und Akteure aufheben erechtigung vergeben Objekt selektieren erechtigung vergeben erechtigung zu Dossier zuweisen erechtigung vergeben erechtigung vergeben erechtigung zu ubdossier zuweisen erechtigung zu Dokument zuweisen erechtigung aufheben Objekt selektieren erechtigung aufheben erechtigung zu Dossier aufheben erechtigung aufheben erechtigung aufheben erechtigung zu ubdossier aufheben erechtigung zu Dokument aufheben erechtigung überwachen Handlungsbedarf ermitteln erechtigung überwachen erechtigungen auflisten achbearbeiter ystemadministrator

8 erechtigung überwachen erechtigungen mit inaktiven Akteuren auflisten erechtigung überwachen erechtigung überwachen Nicht verwendete chutzgruppen auflisten Inaktive verwendete chutzgruppen auflisten Vorlagen verwalten Vorlage aus dem ystem entfernen Vorlagen verwalten Vorlagen im ystem anpassen Vorlagen verwalten Doc-Properties anpassen Vorlagen verwalten Vorlagen im ystem hinterlegen Vorlagen verwalten Doc-Properties einbinden Vorlagen verwalten Geschäftskategorie zuordnen Controlling wahrnehmen Ergebnisdarstellung festlegen Controlling wahrnehmen Verwendung festlegen Controlling wahrnehmen beschaffen Controlling wahrnehmen Massnahmen auslösen achbearbeiter ystemadministrator