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1 Bielefelder Gemeinnützige Wohnungsgesellschaft mbh Raum für die Zukunft. nscale for SAP und advice IT Service Provider zur revisionssicheren Archivierung

2 Über die BGW Die BGW ist der größte Immobilien dienstleister in der Region. Sie bewirt schaftet ungefähr Wohnungen und Gewerberäume in Bielefeld und ist mit jährlich etwa 30 Mio. Investitionen im Bau bereich einer der größten Auftrag geber für das regionale Handwerk. Das Unter nehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter und ist mit 14 Aus zubildenden ein zuver lässiger Partner auf dem Ausbildungsmarkt. Im Rahmen einer kooperativen Stadt entwicklung beteiligt sich die BGW an zahl reichen Projekten eines aktiven Quartiersmanagements. Anforderungen Lösung Erfolge Informationsverwaltung von ca Miet-objekten Überwindung des Medienbruchs zwischen Papierarchiv und SAP-System Ausweitung des Projekts auf weitere Bereiche der BGW nscale for SAP von Ceyoniq inklusive nscale Desktop zur revisionssicheren Archivierung und Implementierung von DMS-Funktionen advice IT Service Provider zur komfortablen Recherche in nscale direkt aus SAP Schneller und gezielter Informations austausch/-erhalt rechts- und revisions sichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente Zeitersparnis und Service steigerung Kofax Ascent Capture zum Scannen der Dokumente

3 Über advice IT Die advice IT ist ein Beratungs haus für Dokumenten-Manage ment-systeme (DMS), Prozess optimierung und Archivierung. advice IT berät und realisiert in allen Aufgaben stellungen vom Dokumenten eingang bis zur digitalen Archivierung. Die Leistungen der advice IT reichen von der Kon zeption und System auswahl über die Imple mentierung von System und Schnittstellen bis zur Erstellung oder Prüfung von Verfahrens dokumentationen. Die BGW hat sich für nscale von Ceyoniq entschieden, weil diese DMS Applikation die hausinternen und rechtlichen Anforderungen an ein implementiertes DMS-System in unserem Hause am umfangreichsten abgedeckt hat. advice IT hat sich als kompetenter Partner im DMS-Umfeld positioniert, der die Einführung von nscale und vor allem die SAP-Anbindung optimal umgesetzt hat. Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informationsmanagement bei der BGW

4 Tägliche Arbeitsabläufe verbessern Implementierung der Objektverwaltungs- und Mietvertragsakten Der effiziente Arbeitsablauf in unserem Haus wurde gebremst durch den Medien bruch zwischen den in SAP verwalteten Informationen und der klassisch papier gestützten Mieter- und Objekt akte., erklärt Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informations management bei der BGW. Durch die Einführung einer intelligenten Archiv unter stützung wollten wir diese Situation entspannen und den Informations fluss optimieren sowie den recht lichen Vorgaben entsprechen. Zur Konsoli dierung der Daten bestände, erfassen die Sach bearbeiter nach Bearbeitung der Dokumente (auch Alt akten) diese über einen Vor erfassungs-client und kenn zeichnen somit die Dokumente mit einem Barcode. Anschließend werden sie zentral über Kofax Ascent Capture in das DMS eingescannt und auf Grund der im System hinter legten Akten - struktur automatisiert abgelegt. Für das Vorerfassen kredi torischer Eingangs rechnungen steht das SAP-Standardszenario späteres Ablegen mit Barcode zur Verfügung. Ein Projekt mit vielen Facetten Die Realisierung des gesamten Projekts liegt bei der advice IT Consulting, einem lang jährigen Ceyoniq-Partner. Das Projekt ist seitens der BGW in drei Schritte aufgeteilt. In der ersten Phase steht die Umsetzung eines Dokumenten-Manage ment-systemes mit Abbildung der Akten strukturen für die Verwaltung sämt licher Immobilien objekte sowie einzelner Abteilungs archive der BGW im Mittel punkt. Für die zweite Phase sind die Umsetzung des Frühen Archivierens (Ablegen für spätere Erfassung) aller aktuell eingehenden Rechnungen und die SAP-Daten archivierung geplant. In der dritten Phase wird die gesamte - Kommunikation der BGW einbezogen. Papierakten elektronisch erfassen und gezielt Informationen finden Im ersten Schritt werden sämtliche Papier akten der Service teams, die die Objekte verwalten und die Mieter betreuen, in das zentrale ECM System nscale überführt. Ausgehende Dokumente werden auto matisch als PDF in der jeweiligen Akte archiviert. Der Daten austausch und die vereinfachte Informations recherche aus SAP heraus wird über die Archive Link Schnitt stelle realisiert. Über das Addon Al Service Provider von advice IT erfolgt der Absprung aus SAP heraus in die archivierten Dokumentenakten in nscale unter Berücksichtigung des jeweiligen Ordnungsbegriffes (Dokumentenzuordnung). Somit wird genau die Dokumenten akte/mieter akte aufgeschlagen, die im SAP z. Zt. bearbeitet wird. Mit der Implementierung der Objektverwaltungs- und Mietvertrags akte auf Basis der Ceyoniq-Plattform nscale sind wir in der Lage, unsere gesamten Miet vertragsakten digital und revisions sicher vorzuhalten. Dank des direkten Zugriffs auf die elektronische Akte verbessert sich die Auskunfts fähigkeit unserer Service-Mitarbeiter. Zusätzlich reduzieren wir unseren Platz bedarf für Papier dokumente erheblich., erklärt Peer-Jörg Langkrär Als nächster Schritt ist das Frühe Archivieren aller eingehenden Rechnungen geplant. Danach werden wir das Projekt auch auf unsere komplette - Kommunikation ausweiten.

5 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premium hersteller der Informations plattform nscale 7 vecto. Diese Platt form umfasst Software lösungen vom branchen übergreifend einsetz barem Dokumenten management und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungs eingangs verarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Stand orten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt. Die Ceyoniq Technology GmbH ist Mitglied der vermögensverwaltenden Gesellschaft Ceyoniq Holding, zu der auch die Ceyoniq Media GmbH mit Sitz in Bielefeld und die Ceyoniq Consulting GmbH mit Sitz in Aachen gehören.

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