IT-Governance beim Einsatz externer Provider

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1 IT-Governance beim Einsatz externer Provider David Rosenthal

2 IT-Governance Viele Definitionen - «Die Fähigkeit, die IT-Belange eines Betriebs mit anerkannten Organisations- und Kontrollmitteln zu formulieren und "im Griff" zu haben.» 2

3 IT-Governance 2 2 Anbieterseite Nachfragerseite IT-Sicherheit Business Continuity IT-Architektur Entwicklungsstandards Zulieferer Steuerung & Ressourcen Management von Daten & Prozessen u.a.m. 3

4 IT-Service-Provider - Jeder braucht sie - Jeder hat sie - Aber: Selten wird die Beziehung hinreichend reflektiert, geregelt und verwaltet 4

5 Sünde 1: Mangelnde Verträge - 15% der Domain-Abos von Mitarbeitern persönlich gehalten (und bezahlt) - Software-Gruppenlizenzvertrag, aber Liste der erfassten Gesellschaften fehlt - Externe Software-Entwicklung (ca. CHF 4 Mio.) nur auf Basis einer Grobofferte - Gruppeninterne IT-Services-Leistungen ohne schriftliche Vereinbarung 5

6 Wozu Verträge? Nur selten für Streitfälle - Zur Dokumentation - Zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben - z.b. Personalverleih (AVG 22) - z.b. EBK Outsourcing-RS, Grundsatz 9 - z.b. Datenweitergabe im Konzern - z.b. Vermögensübertragung (FusG 70) 6

7 Wozu Verträge? Deutliche Verträge als Lackmustest - Vertrag als IT-Governance-Tool - Prozeduren für Ordnung und Disziplin - z.b. quartalsweise Managementreviews - z.b. striktes Change Request-Verfahren - z.b. Zwang zur Dokumentation 7

8 Sünde 2: Jeder schaut für sich - Fehlender interdisziplinärer Austausch - Juristen, Informatiker, «Business» - Austausch wäre vielerorts erforderlich - Technische Spezifikationen - Service Level Agreements - Annahmen, Mitwirkungspflichten - Vorgehensweise bei Differenzen 8

9 9 (aus einem zufällig gefundenen ISP-SLA aus dem Internet)

10 Beispiel Service Level Agreement - Abgrenzung der Begriffe - Reaktionszeit vs. Behebungszeit - Geplanter vs. ungeplanter Ausfall - Betriebszeit vs. Verfügbarkeit - Gemessene Leistung, Bezugsgrösse - Messungen, Prämissen, Kombinationen - Konsequenzen (nur Penalties?) 10

11 Sünde 3: Drum binde sich ewig - Abhängigkeiten unvermeidbar - Gegenmassnahmen oft zu spät - «Risk-spreading» über mehrere Partner - Technische Lösungsansätze - Know-how-Transfer sicherstellen - Differenzierte Vertragsbeendigung - Beizug Dritter, Ersatzvornahme regeln 11

12 Beispiel Source-Code-Klauseln - Physischer Zugriff auf Source-Code - Nachgeführt, compilierbar, dokumentiert - Verfügbarkeit der nötigen Tools sichern - Erwerb der erforderlichen Rechte - Auch bei Anbieterkonkurs (SchKG 211) - Ergänzend z.b. Schnittstellenpflichten, Standardformate, Abwerbeklauseln 12

13 Sünde 4: Nachlässige Umsetzung - Rüge eines Softwaremangels erst drei Wochen nach seiner Entdeckung - Schriftliche Abnahmeerklärung trotz erkennbarem Mangel unterzeichnet - Sorgloser Umgang mit s vom und an den Vertragspartner - Mangelnde Sicherheitsvorkehrungen 13

14 Rollen verteilen (und nicht teilen) - Automatismen vermeiden - Realistische Prozesse mit Fristen und klarer Rollenverteilung vorsehen - Verantwortlichkeiten auch für Kunden - Austauschverhältnis statt Partnerschaft - Keine demokratische Beschlussfassung - Besondere Gefahr: Art. 530 ff. OR 14

15 Implementierung sicherstellen - Vorgaben zur Umsetzung - Manuals, Richtlinien, interne Schulung - Prozesse und passende Formulare - Kontrollmechanismen - Konsultations-, Genehmigungspflichten - Informationspflichten, Audits 15

16 Sünde 5: Nach mir die Sintflut - Wenn zentrale Fragen offen bleiben - Unterschiedliche Kulturen als Risiko - Wenn Verträge zu starr sind - Idealbild stabilisierter Verhältnisse - Geschäftliche Bedürfnisse ändern sich - «Change Requests» genügen nicht 16

17 Beispiel Benchmarking - In grossvolumigen Outsourcings üblich - Kernfrage: Was wird womit verglichen? - Automatische Vertragsanpassung oder Zwang zur Neuverhandlung als Folge - Alternativen: Limiten, Preisindizierung, Gainshare-Modell, Meistbegünstigung, Konkurrenzofferten mit Matching Right 17

18 Fazit - Der Vertrag als IT-Governance-Tool - Klare Prozeduren und Praxisnähe sind hierfür wichtiger als Haftungsklauseln - Eine Informatik lässt sich auslagern, die Verantwortlichkeit dafür nur bedingt - Die IT-Governance muss unter der Gesamtkontrolle des Kunden bleiben 18

19 Q&A David Rosenthal Rechtsanwälte Weinbergstr , CH-8035 Zürich Tel Fax

20 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit. 20

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