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1 WWM whitepaper cloudlösungen für das EvEntmanagEmEnt WWM Whitepaper Serie

2 Inhalt Executive Summary 3 Worum es geht Herausforderung Nr. 1 3 individuelle Konzepte Herausforderung Nr. 2 3 Schnelle Prozesse Herausforderung Nr. 3 3 Effiziente Abläufe Herausforderung Nr. 4 4 Multiple Stakeholder Herausforderungen begegnen 4 Mit ERM und Cloudlösungen für die Eventbranche Die BaSIS 4 Outsourcing und Event Ressource Management Herausforderung Nr. 1 Managen 5 Individualität ermöglichen Herausforderung Nr. 2 Managen 5 Geschwindigkeit erreichen Herausforderung Nr. 3 Managen 5 Effizienz erzielen Herausforderung Nr. 4 Managen 5 Stakeholder einbinden Informationen zum Autor 5 wer und wo 2 WWM WHITEPAPER - CLOUDlösungen für das Eventmanagement

3 EXECUTIVE SUmmary Worum es geht Im heutigen Eventmanagement treffen die Verantwortlichen auf 4 grundlegende Herausforderungen, die unsere Umwelt an die Arbeit von Eventfachleuten stellt. Dieses Whitepaper beschreibt diese Herausforderungen und zeigt Lösungswege durch den Einsatz von Cloudlösungen für die Eventbranche. Herausforderung Nr. 1 INdividuelle Konzepte Im gesamten Bereich der Live-Communication müssen die Erwartungen des Adressaten an eine individuelle, auf ihn zugeschnittene Botschaft erfüllt werden. Das heißt, für ein möglichst optimales Kommunikationskonzept muss die Masse der Adressaten in kleinere Segmente unterteilt werden, die dann wiederum eine möglichst individuelle Ansprache erhalten. Für das Event-Management bedeutet das: Veranstaltungen werden individueller Veranstaltungen werden kleiner Veranstaltungen werden zahlreicher Wie lassen sich diese Anforderungen mit den bestehenden Ressourcen, Kapazitäten und Budget umsetzen? Herausforderung Nr. 2 Schnelle Prozesse Geschwindigkeit wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor des Eventmanagements. Trends und Wahrnehmung verändern sich so schnell, dass ein zu langer Planungszeitraum die Effektivität einer Veranstaltung negativ beeinflussen kann. Wie lassen sich bei zunehmender Individualisierung die Planungs- und Reaktionszeiten passgenauer Kommunikationskonzepte verkürzen, ohne dass die Qualität darunter leidet? Herausforderung Nr. 3 Effiziente Abläufe Professionelles Eventmanagement muss effizient sein und zwar nicht nur im Vergleich zum Wettbewerb sondern auch im Vergleich zu anderen Disziplinen der Marketingkommunikation. Um möglichst effizientes Eventmanagement zu betreiben, lassen sich die klassischen Prinzipien der Produktionstheorie heranziehen. Standardisierung, Automatisierung und Skaleneffekte sind hier die Schlagworte. Doch wie lassen sich diese auf so individuelle Prozesse wie die Planung und Durchführung von Events anwenden? wwm.de 3

4 Herausforderung Nr. 4 Multiple Stakeholder Im Eventmanagement müssen mehr Lieferanten, Prozesse und Ressourcen aufeinander abgestimmt werden als in jeder anderen Marketing-Disziplin. Verschiedene Unternehmensbereiche benötigen unterschiedliche Formen von Events, vom Kundenevent bis zur Recruiting-Messe sind vielfältige Veranstaltungsformate zu realisieren mit einer Vielzahl von unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern. Wie lassen sich diese Stakeholder in die Prozesse des Eventmanagements integrieren? Und wie können zusätzliche Veranstaltungsformate mit den gleichen Ressourcen und den gleichen Kapazitäten professionell abgewickelt werden? Herausforderungen begegnen mit ERM und Cloudlösungen für die Eventbranche Modernes Event Ressource Management ermöglicht, die Prozesse in Verbindung mit dem Eventmanagement zu optimieren. Cloudlösungen für die Eventbranche ermöglichen einen Prozess der folgende Charakteristika trägt: Fast (Er integriert alle Lieferanten, Ressoucen und Aufgaben und beschleunigt die Abläufe) Flexible (Durch Standardisierung werden neue Formen der Flexibilität möglich) Efficient (Durch Standardisierung und Integration werden Abläufe automatisiert und die Effizienz gesteigert) Everywhere (Die Steuerung des Gesamtprozesses ist für alle Stakeholder jederzeit von überall aus möglich) Die BAsis Outsourcing und Event Ressource Management Die Steuerung einer Cloudlösung erfolgt über eine Software, die alle relevanten Ressourcen für die Planung und Durchführung verschiedener Events beinhaltet. Alle Ressourcen werden erfasst und beim Dienstleister eingelagert. Die Logistik, Wartung und Kontrolle erfolgt damit immer von einem zentralen Standort aus. Über die Cloudlösung können die User dann nicht nur die eigenen Ressourcen verwalten, sondern auch auf einen Pool von Eventequipment zugreifen, der vom Anbieter zur Miete zur Verfügung gestellt wird. Herausforderung Nr. 1 Managen Individualität ermöglichen Individuelle Veranstaltungsformate lassen sich über Cloudlösungen effizient realisieren, indem sie der Software vorab definiert werden. Die Standardisierung erfolgt bis hin zu den benötigten Druckerzeugnissen und Werbemitteln. So lassen sich z.b. Events, die sich regelmäßig wiederholen mit äußerster Effizienz bestreiten. Die benötigten Komponenten für verschiedene Veranstaltungsformate lassen sich auf Basis der Standfläche, der Besucherzahl oder des Themas konfigurieren. 4 WWM WHITEPAPER - CLOUDlösungen für das Eventmanagement

5 Herausforderung Nr. 2 Managen Geschwindigkeit Erreichen Die Logistikoptionen der Software ermöglichen, alle möglichen Werbemittel in den Organisationsprozess einer Veranstaltung direkt zu integrieren. Selbst die individuelle Bekleidung der Standbesetzung, z.b. für Promotionteams, lässt sich inklusive Abholung und Reinigung über die Cloudlösung abwickeln. Auch der aufwändige Prozess der Bewirtung lässt sich über die Cloudlösung steuern. Durch den Zugriff auf die in der Software verfügbaren Getränke, Speisen und Zubehöre lässt sich die Planung und Durchführung einer Veranstaltung mit nur einem Partner realisieren. Die Buchung erfolgt ohne Umwege, genau und im Handumdrehen Herausforderung Nr. 3 managen Effizienz erzielen In die Cloudlösung integriert sind verschiedene Logistikoptionen unterschiedlicher Anbieter. Alle Alternativen können über die Software miteinander verglichen und gesteuert werden - und trotz der Vielfalt gibt es am Ende nur einen rechnungsstellenden Partner. Auch Warenwerte und Versicherungspauschalen können über die Software kalkuliert und gebucht werden. Auch hier ist kein Prozess außerhalb der Cloudlösung vonnöten, um die Veranstaltung rundum abzusichern. Herausforderung Nr. 4 managen Stakeholder einbinden Alle Stakeholder, die in den Veranstaltungsprozess involviert sind, können potentiell über die Software auf die verfügbaren Ressourcen zugreifen. Über Benutzerrichtlinien lassen sich die Möglichkeiten der einzelnen User regulieren. Dies reduziert den Absprachenaufwand und beschleunigt den Organisationsprozess. Informationen zum Autor wer und wo. Dieses Whitepaper wurde von der WWM GmbH & Co. KG erstellt. Alle Texte, Bilder und Grafiken sowie das Layout unterliegen dem Urheberrecht. Die vollständige oder auszugsweise Vervielfältigung ist nur mit ausdrücklicher und schriftlicher vorheriger Zustimmung möglich. WWM GmbH & Co. KG Hans-Georg-Weiss-Str Monschau Tel: Web: wwm.de 5

6 WWm gmbh & co. Kg hans-georg-weiss-straße monschau germany tel. +49 [0] fax +49 [0] Web aachen berlin frankfurt hamburg leipzig münchen Stuttgart

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