Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen

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1 Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen 1. Event Management Leistungen sind Organisations- und Sachleistungen. Organisationsleistungen beinhalten die zur Organisation, d.h. im Einzelnen zur - Planung / Vorbereitung - Realisierung - Nachbereitung eines Events notwendigen Leistungen; sie gehören zu den Kernkompetenzen einer Event Agentur und werden deshalb nachfolgend als Agenturleistungen bezeichnet. Zu den Agenturleistungen gehören auch die Besorgung oder Vermittlung von Sachleistungen (z.b. Bühnenbau). Sachleistungen beinhalten die im Zusammenhang mit der Organisation eines Events notwendigen Materialien und Leistungen. Das Erbringen solcher Sachleistungen ist ausdrücklich keine Agenturleistung. Das gilt auch dann, wenn die Agentur dafür über eigene Mittel verfügt. In diesem Fall gilt Ziffer Leistungen des Auftragnehmers 2.1. Grundsätze Der Auftragnehmer erbringt Event Management Leistungen - fachgerecht gemäß dem neuesten Stand von Wissenschaft und Technik, - kostenoptimal, - termingerecht und mängelfrei gemäß den vertraglichen Vereinbarungen Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist die jeweilige Verwendungsstelle Gemäß Ziffer ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle Event Management Leistungen kostenoptimal zu erbringen. Dementsprechend ermittelt der Auftragnehmer für die einzelnen in Leistungsinhalt, - umfang und -zeitpunkt definierten Sachleistungen die jeweils günstigsten am Markt verfügbaren Preise und empfiehlt die nach fachlicher Einschätzung bestmögliche Alternative Leistungsumfang des Auftragnehmers Der Leistungsumfang des Auftragnehmers ist jeweils in dem zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu schließenden Vertrag im Folgenden der Einfachkeit halber als Vertrag bezeichnet zu vereinbaren Personal - Management Der Auftragnehmer wird seine Leistungen möglichst nur mit eigenen Mitarbeitern erbringen Der Auftraggeber ist gegenüber dem vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeitern grundsätzlich nicht weisungsberechtigt. Der Auftraggeber erteilt Weisungen ausschließlich der vom Auftragnehmer im Vertrag benannten verantwortlichen Person. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 1

2 Ausgenommen sind Weisungen des Auftraggebers zur Einhaltung von Ordnungs- und Sicherheitsvorschriften Der Auftragnehmer garantiert als Arbeitgeber der von ihm zur Leistungserbringung eingesetzten Personen, sämtlichen Verpflichtungen gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern rechtzeitig und vollständig nachzukommen. Der Auftragnehmer wird dies dem Auftraggeber auf Verlangen nachweisen. Soweit der Auftragnehmer freie Mitarbeiter beschäftigt, wird er ihnen vertraglich auferlegen, ihren Verpflichtungen gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern ebenfalls rechtzeitig und vollständig nachzukommen Für nichtdeutsche Mitarbeiter, die nach 284 SGB III eine Arbeitsgenehmigung benötigen, wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Verlangen die erforderlichen Arbeitsgenehmigungen nachweisen Für die vom Auftragnehmer als Erfüllungsgehilfen eingesetzten Fremdfirmen gelten Ziffer entsprechend Einsatz von freien Mitarbeitern und Fremdfirmen Der Auftragnehmer darf zur Leistungserbringung grundsätzlich freie Mitarbeiter und Fremdfirmen einsetzen. Fremdfirmen sind Lizenznehmer, Franchise-Nehmer oder Subunternehmen. Freie Mitarbeiter werden im Vertrag als Mitarbeiter der Agentur und nicht als Fremdfirmen verstanden Der Auftragnehmer erteilt Aufträge an Fremdfirmen und freie Mitarbeiter im eigenen Namen und für eigene Rechnung und handelt gegenüber dem Auftraggeber insofern als Generalunternehmer Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber frei von allen Ansprüchen, die die vom Auftragnehmer eingesetzten Fremdfirmen und freien Mitarbeiter gegen den Auftraggeber als Vertragspartner des Auftragnehmers geltend machen. Dies gilt nicht für Ansprüche, die seitens dieser Fremdfirmen und freien Mitarbeiter gegen den Auftraggeber aus Deliktund / oder Gefährdungshaftung bestehen Der Auftragnehmer stellt in seinen Verträgen mit den für ihn tätigen Fremdfirmen sicher, dass der Auftraggeber für den Fall, dass - der vorliegende Vertrag von einem Vertragspartner gekündigt wird, - der Auftragnehmer gemäß Ziffer bei der Leistungserbringung in Verzug gerät, - ein Grund zu einer außerordentlichen Kündigung gemäß Ziffer besteht, das Recht erhält, in die jeweiligen Verträge einzutreten In der Auswahl von Fremdfirmen ist der Auftragnehmer grundsätzlich frei, es sei denn, dass im Interesse des Auftraggebers im Vertrag eine andere Regelung getroffen wird. Sofern der Auftraggeber die Berücksichtigung bestimmter Unternehmen verlangt, wird der Auftragnehmer entsprechend verfahren, es sei denn, dass sachliche Gründe, denen sich der Auftraggeber grundsätzlich nicht widersetzen wird, dem entgegenstehen. Eine Haftung des Auftraggebers bzw. eine Minderung der vom Auftragnehmer zu übernehmenden Haftung ist damit nicht verbunden. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 2

3 Sollte der Auftraggeber bei Abschluss des Vertrags trotz schriftlich vorgetragener Bedenken des Auftragnehmers auf den Einsatz eines bestimmten Unternehmens bestehen, ist der Auftragnehmer soweit von der Haftung befreit, wie seine Bedenken reichen und ein eingetretener Schaden darauf beruht. Soweit es sich bei den empfohlenen Unternehmen um Vertragspartner des Auftraggebers handelt, wird der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber gemäß Ziffer 3.3. die jeweiligen Auftraggeber-Konditionen anwenden. Sollte der Auftragnehmer im Einzelfall für gleiche oder gleichwertige Leistungen über kostengünstigere Angebote verfügen, weist er den Auftraggeber schriftlich darauf hin. Sollte der Auftraggeber trotzdem auf den Einsatz seiner Vertragspartner bestehen, ist der Auftragnehmer insoweit von seiner Mehrkosten -Haftung gemäß Ziffer befreit Erbringung von Agenturleistungen durch Fremdfirmen Soweit der Auftragnehmer zur Erbringung von Agenturleistungen gemäß Ziffer 1.2. freie Mitarbeiter einsetzt, bedarf dies nicht der Genehmigung des Auftraggebers. Dagegen darf der Auftragnehmer zur Erbringung von Agenturleistungen Fremdfirmen nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers einsetzen. Bei Unternehmen, an denen der Auftragnehmer direkt oder indirekt mit mehr als 50 % des Kapitals oder der Stimmrechte ( verbundene Unternehmen ) beteiligt ist, kann die Zustimmung nur aus wichtigem Grund versagt werden. Ein wichtiger Grund liegt z.b. vor, wenn von einem anderen Unternehmen ein besseres Angebot vorliegt. Der Auftragnehmer ist grundsätzlich bereit, mit anderen vom Auftraggeber benannten Agenturen zu kooperieren. Einzelheiten sind im Vertrag festzulegen Erbringung von Sachleistungen Für die Erbringung von Sachleistungen gemäß Ziffer 1.3. setzt der Auftragnehmer Fachfirmen ein. Zusammenhängende Sachleistungen können in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu Leistungsgruppen gebündelt werden. Falls der Auftragnehmer Sachleistungen bzw. Leistungsgruppen mit eigenen Mitteln erbringen kann, hat er das Recht, den entsprechenden Leistungsumfang selbst anzubieten. Auftragsvergaben erfolgen grundsätzlich nur nach schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber Vertragsabwicklung Vertragswährung ist grundsätzlich der Euro ( ). Sofern der Euro bei außerhalb des Euro-Raums bezogenen Fremdfirmen-Leistungen nicht als Rechnungswährung verwendet werden kann und Auftraggeber und Auftrag-nehmer in einem solchen Fall nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart haben, wird der Auftragnehmer Fremdfirmen-Leistungen ausschließlich in konvertiblen Währungen kontrahieren. Für die Umrechnung gilt dann jeweils - der Referenzkurs der Europäischen Zentralbank ( midrate ) an einem zu vereinbarenden und im Einzelvertrag zu dokumentierenden Stichtag, z.b. Datum des Vertragsabschlusses, oder Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 3

4 - der von der jeweiligen Kreditkartengesellschaft angewandte und vom Auftragnehmer nachgewiesene Kurs, falls der Auftragnehmer zur Bezahlung von Fremdfirmen- Leistungen eigene Kreditkarten einsetzt Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer alle zur Leistungserbringung erforderlichen Daten, Unterlagen und sonstige Hilfsmittel jeweils so rechtzeitig zur Verfügung stellen, dass der Auftragnehmer die Fristen Dritter wahren und seine Arbeiten ohne vermeidbare Mehrkosten und Qualitätsrisiken ausführen kann. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn die Informationen erkennbar widersprüchlich, unvollständig oder in anderer Weise unzureichend sind. Das gleiche gilt, falls die beigestellten Materialien und Betriebsmittel in irgendeiner Weise mangelhaft sind Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber auf Verlangen jederzeit über den Vorbereitungs- bzw. Realisierungsstand des Auftrags berichten. Form, Inhalt und Häufigkeit der Berichterstattung sind vertraglich festgelegt. Darüber hinaus ist der Auftragnehmer verpflichtet, über die zu erbringenden Event Management Leistungen Aufzeichnungen und Unterlagen zu führen, die jederzeit eine Prüfung der Vertragsabwicklung und -erfüllung ermöglichen. Der Auftragnehmer wird diese Aufzeichnungen und Unterlagen dem Auftraggeber oder einem vom Auftraggeber beauftragten Dritten auf Verlangen jederzeit zur Prüfung vorlegen Lieferungen sind dem Auftraggeber unter Angabe des Inhalts und der vollständigen Bestell- / Auftragsdaten zu avisieren. Jeder Lieferung sind Packzettel oder Lieferscheine mit entsprechenden Angaben beizufügen Wird vom Auftraggeber bzw. Auftragnehmer - eine Änderung der vereinbarten Leistungsinhalte und / oder - eine Minderung oder Mehrung des vereinbarten Leistungsumfangs verlangt bzw. vorgeschlagen, wird der Auftragnehmer unverzüglich die jeweiligen Auswirkungen darlegen, Mehr- bzw. Minderaufwand kalkulieren und dem Auftraggeber auf dem dafür vorgesehenen Formblatt Change Request anbieten. Bei Einvernehmen sind ergänzend zum Vertrag entsprechende Änderungsvereinbarungen zu treffen (Änderungsfreigabe durch Auftraggeber / Auftragsannahme durch Auftragnehmer). Eventuelle Änderungsvereinbarungen zum Vertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Auftraggeber und Auftragnehmer sind in der Gestaltung der Schriftform - förmliche Ergänzung des Einzelvertrags, Formblatt Change Request, beiderseits unterzeichnetes Besprechungsprotokoll oder formlos - frei. Eine Übermittlung per Telefax oder steht der Schriftform nicht entgegen. Die Kündigungsregelungen gemäß Ziffer 9.2. bleiben unberührt Der Auftragnehmer hat das Recht, zur Unterstützung der Abwicklungsprozesse im Event Management eigene web-basierte Tools anzubieten. Nimmt der Auftraggeber ein solches Angebot an, sind die Bedingungen im Vertrag zu verbriefen. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 4

5 2.8. Nutzungsrechte / sonstige Rechte Sobald der Auftragnehmer im Rahmen dieses Vertrags für den Auftraggeber Agenturleistungen erbringt, erwirbt der Auftraggeber hieran jeweils unwiderruflich die ausschließlichen Eigentums-, Nutzungs- und Verwertungsrechte an allen vom Auftragnehmer im Rahmen des Vertrags für den Auftraggeber erbrachten Agenturleistungen einschließlich aller Rechtspositionen an Entwürfen und Gestaltungen. Dies schließt das Recht ein, Leistungsergebnisse zu verändern. Ebenfalls eingeschlossen ist das Recht, die erworbenen Rechte an Dritte zu übertragen Der Auftragnehmer wird in den Arbeitsverträgen mit seinen festangestellten Mitarbeitern und den Verträgen mit den freien Mitarbeitern sicherstellen, dass die Eigentums-, Nutzungs- und Verwertungsrechte des Auftraggebers nicht durch Rechte der Mitarbeiter bzw. freien Mitarbeiter des Auftragnehmers beeinträchtigt werden Der Auftragnehmer bleibt befugt, von ihm bei der Organisation von Events verwendete Standardsoftware, verwendete Softwarebausteine und sonstige Werkzeuge sowie das von ihm eingebrachte Know-how weiterhin auch in der Zusammenarbeit mit Dritten zu nutzen Der Auftragnehmer steht unabhängig von den gesetzlichen Mängelansprüchen dafür ein, dass sämtliche Leistungen, die er aufgrund dieses Vertrags für den Auftraggeber erbringt, einschließlich aller eingebrachten Ideen und vorgelegten Entwürfe, in keinem Fall mit Schutzrechten Dritter belastet sind. Sollten dennoch Schutzrechte Dritter verletzt werden, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber frei von allen Ansprüchen, die Dritte aufgrund einer Verletzung ihrer Schutzrechte gegen den Auftraggeber geltend machen. Des weiteren ist der Auftragnehmer bei einer Verletzung von Schutzrechten Dritter verpflichtet, dem Auftraggeber entweder unentgeltlich das Recht zu verschaffen, das Event im Sinne des Auftragsplans organisieren zu lassen, oder die Event - Konzeption unentgeltlich so zu verändern, dass keinerlei Schutzrecht verletzt ist und die Leistung dennoch vertragsgemäß erbracht wird Beauftragt der Auftragnehmer Fremdfirmen, wird der Auftragnehmer entsprechend Ziffer in seinen Verträgen mit diesen Fremdfirmen sicherstellen, dass - er die betreffenden Rechte erwirbt, - keinerlei Schutzrechte Dritter verletzt werden. Ist der Erwerb der betreffenden Rechte nicht zu angemessenen Bedingungen möglich, kann der Auftraggeber - den bereits geschlossenen Vertrag gemäß Ziffer 9.2. mit sofortiger Wirkung entschädigungslos kündigen oder - mit dem Auftragnehmer in einer Änderungsvereinbarung eine anders lautende Regelung treffen, falls dies für den Auftraggeber zielführend ist und insofern in seinem Interesse liegt. 3. Besondere Vertragsbedingungen Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 5

6 3.1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, an dem vom Auftraggeber eingerichteten elektronischen Marktplatz click4suppliers teilzunehmen. Dementsprechend wird sich der Auftragnehmer unverzüglich, spätestens jedoch 10 Arbeitstage nach Wirksamwerden dieses Vertrags gemäß den Weisungen des Auftraggebers bei click4suppliers registrieren, die dort verlangte Selbstauskunft abgeben und sich elektronisch auf die Einhaltung der dort dokumentierten Qualitäts-, Umwelt- und Sozialstandards verpflichten Soweit der Auftragnehmer nach Maßgabe der vom Auftraggeber mit ausgewählten Leistungsanbietern abgeschlossenen Verträge arbeitet, obliegt es dem Auftraggeber, die Auftragnehmer über die Vertragskonditionen zu informieren und die jeweiligen Vertragspartner zu verpflichten, gegenüber dem Auftragnehmer die Vertragskonditionen anzuwenden Soweit der Auftragnehmer auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers oder auf sonstigen vom Auftraggeber genutzten Flächen tätig wird, gelten die Bestimmungen des Siemens Arbeitsschutz-Merkblatts ASM 0107 (Ordnungs- und Sicherheitsvorschriften) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Ausführung der ihm übertragenen Aufgaben und allen sonstigen Aktivitäten, die mit dem jeweiligen Vertrag in Zusammenhang stehen, die gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Dies gilt insbesondere für die auf die Vertragspartner Anwendung findenden Vorschriften zur Bekämpfung der Korruption. Dies gilt weiterhin für die im Zusammenhang mit der Organisation von Events relevanten Vorschriften des Sicherheits- und Ordnungsrechts. Der Auftragnehmer wird die von ihm eingesetzten Fremdfirmen und freien Mitarbeiter in gleicher Weise verpflichten Der Auftragnehmer wird für die Laufzeit des Vertrags alle behördlichen Genehmigungen, Zulassungen und Lizenzen beschaffen und aufrechterhalten, die für die Erfüllung des Vertrags notwendig sind Für sämtliche dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Materialien und Betriebsmittel gilt Folgendes: - Sie sind und bleiben Eigentum des Auftraggebers, - sie sind sorgfältig und sicher vor dem Zugriff Dritter zu verwahren, - sie sind dem Auftraggeber nach Erfüllung des Vertrags - ausgenommen zweckentsprechend verwendeter Verbrauchsmaterialien - vollständig zurückzugeben Forderungsabtretung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig Der Auftraggeber ist berechtigt, Zahlungsforderungen des Auftragnehmers mit eigenen Forderungen oder Forderungen verbundener Unternehmen im Sinne von 15 AktG aufzurechnen. Dem Auftraggeber steht nach den gesetzlichen Vorschriften ein Zurückbehaltungsrecht zu Der Auftragnehmer verzichtet auf jegliches Pfand- oder Zurückbehaltungsrecht an den ihm vom Auftraggeber übergebenen Gegenständen und Unterlagen Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 6

7 3.11. Der Auftragnehmer hat das Recht, Event Management Leistungen, die er gemäß Vertrag für den Auftraggeber erbringt, auch für Dritte zu erbringen. Soweit es sich dabei um Unternehmen handelt, mit denen der Auftraggeber unmittelbar im Wettbewerb steht, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Aufträge von solchen mit dem jeweiligen Auftraggeber im unmittelbaren Wettbewerb stehenden Unternehmen wird der Auftragnehmer erst nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers annehmen. Anderenfalls hat der Auftraggeber - unbeschadet aller sonstigen Rechte aus dem Vertrag - das Recht, die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer zu beenden und den Vertrag gemäß Ziffer 9.2. mit sofortiger Wirkung zu kündigen. 4. Vergütung / Abrechnung 4.1. Grundsätze Die Abrechnung der vom Auftragnehmer auf Grundlage diesen Vertrags erbrachten und besorgten Leistungen erfolgt zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber Der Auftraggeber vergütet nur Leistungen, die vertraglich vereinbart worden sind. Die Vergütung zusätzlicher Leistungen setzt entsprechende schriftliche Zusatzvereinbarungen im Vertrag voraus Die vereinbarten Preise und Entgelte verstehen sich, soweit Umsatzsteuerpflicht besteht, zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist in den Rechnungen separat auszuweisen Preise und Entgelte für Lieferungen verstehen sich frei Verwendungsstelle einschließlich Verpackungs- und Frachtkosten Reisekosten werden vom Auftraggeber nur für von ihm ausdrücklich genehmigte und im Vertrag festgelegte Reisen erstattet. 4.2 Vergütung von Agenturleistungen Die Vergütung von Agenturleistungen erfolgt gemäß den vertraglichen Vereinbarungen Grundsätzlich können die Vertragspartner zwischen zwei Vergütungsmodellen wählen: (1) Vergütung des Zeitaufwands gemäß den vertraglich festgelegten Honorarsätzen. Basis dafür sind die genannten Funktionen der Mitarbeiter des Auftraggebers und die dazugehörigen Funktionsbeschreibungen. Der Auftragnehmer hat den Zeitaufwand jeweils funktionsbezogen nachvollziehbar zu belegen. (2) Vereinbarung auftragsbezogener Pauschalpreise. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf Verlangen seine Kalkulation offen legen. Eine Vergütung von Agenturleistungen in Form prozentualer Aufschläge auf Sachleistungen - so genannter Fees - ist ausgeschlossen Vergütung von Sachleistungen Der Auftraggeber vergütet nur Sachleistungen, die vom Auftragnehmer nachgewiesen werden. Sachleistungen wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber belegen und ihm auf Verlangen Einsicht in die Originalrechnungen gewähren. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 7

8 Im Interesse der Preistransparenz wird der Auftragnehmer Entgeltvereinbarungen mit Fremdfirmen möglichst auf Nettobasis treffen, frei von Provisionen bzw. Kommissionen, Rabatten, Boni, Skonti und sonstigen Nachlässen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Provisionen bzw. Kommissionen, Rabatte, Boni, Skonti und sonstigen Nachlässe auf Sachleistungen, die er für den Auftraggeber kontrahiert hat, dem Auftraggeber zur Kenntnis zu bringen und dem Auftraggeber unverzüglich zukommen zu lassen Vergütung von Auslagen Kommunikations- und Portokosten sind mit der Vergütung der Agenturleistungen pauschal abgegolten, es sei denn, sie sind Bestandteil der Planung / Vorbereitung, Realisierung und / oder Nachbereitung eines Events. In diesem Fall sind Kommunikations- und Portokosten im Vertrag als Sachleistungen zu vereinbaren und entsprechend zu vergüten. Kosten für Kurier- / Expressdienst sind nicht in den pauschal abgegoltenen Portokosten inkludiert; sie werden ggf. vom Auftragnehmer nach Auslage belegt und berechnet Die Erstattung von Fahrt- und Übernachtungskosten erfolgt gemäß der beim Auftraggeber geltenden Reiserichtlinie Übernimmt der Auftragnehmer gemäß Vertragsbedingungen für den Auftraggeber das Inkasso von Teilnehmer-Gebühren und lässt der Auftraggeber dabei ausdrücklich den Einsatz von Kreditkarten zu, geht das anfallende Kreditkarten-Disagio nicht zu Lasten des Auftragnehmers. Die entsprechenden Beträge werden vom Auftragnehmer nach Anfall belegt und berechnet. Sollte das Gebühren-Inkasso für den Auftragnehmer im Einzelfall zu Forderungsausfällen führen, steht der Auftraggeber dafür ein Forderungsausschluss Mit der vertraglich - nach Maßgabe der vorstehenden Regelungen - vereinbarten Vergütung sind alle vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen abgegolten. Desgleichen sind alle Eigentums-, Nutzungs- und Verwertungsrechte sowie alle sonstigen Rechte abgegolten, die der Auftraggeber aufgrund des Vertrags erwirbt bzw. ihm übertragen werden. 5. Zahlungsbedingungen 5.1. Der Auftragnehmer stellt unverzüglich nach Beendigung des Auftrags die Rechnung. Sofern Art und Größe des Auftrags es erfordern, kann im Vertrag eine besondere Frist vereinbart werden. Rechnungen des Auftragnehmers sind an die im Vertrag genannte Rechnungsanschrift zu stellen. In der Rechnung werden die erbrachten Event Management Leistungen im Einzelnen spezifiziert. Ist im Vertrag eine Vergütung nach Zeitaufwand vereinbart, ist er gemäß Ziffer zu belegen. Soweit Leistungen von Fremdfirmen enthalten sind, werden sie gemäß Ziffer vom Auftragnehmer nachgewiesen. Rechnungen sind in Euro auszustellen; hat der Auftragnehmer selbst Leistungen in einer anderen Währung kontrahiert, gilt bezüglich der Umrechnung Ziffer Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 8

9 Zahlungen erfolgen nur gegen Rechnungen, die - die die vertraglich festgelegten Bestelldaten des Auftraggebers enthalten - den umsatzsteuerlichen Bestimmungen entsprechen Rechnungen des Auftragnehmers sind zahlbar innerhalb von 60 Tagen nach Rechnungszugang netto. Sofern der Auftragnehmer Unternehmer ist, kommt der Auftraggeber nur in Verzug, wenn der Auftraggeber auf eine Mahnung des Auftragnehmers, die nach Eintritt der Fälligkeit des Rechnungsbetrags erfolgt, nicht zahlt. Zahlungen des Auftraggebers bedeuten keine Anerkennung der Lieferungen oder Leistungen als vertragsgemäß Vorauszahlungen vor Beendigung des Events sind vertraglich zu vereinbaren und sind auch dann nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich Der Auftraggeber leistet Vorauszahlungen für Agenturleistungen nur dann, wenn alle nachfolgend genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Das bedeutet, dass - zwischen Abschluss des betreffenden Einzelvertrags und Event-Termin ein Zeitraum von mehr als drei Monaten liegt, - die in diesem Zeitraum erbrachten Agenturleistungen im Auftragsplan schlüssig nachvollzogen werden können, - dementsprechend die im Voraus zu vergütenden Agenturleistungen im Auftragsplan eindeutig spezifiziert und terminiert sind, - der Einzelwert einer Vorauszahlung mindestens 2.500,-- beträgt, - der Gesamtwert aller Vorauszahlungen 50 % der Gesamtvergütung nicht überschreitet Der Auftragnehmer wird sich bemühen, Vorauszahlungen für Sachleistungen generell zu vermeiden. Gelingt dies nicht, leistet der Auftraggeber Vorauszahlungen für Sachleistungen nur dann, wenn alle nachfolgend genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Das bedeutet, dass - die im Voraus zu vergütenden Sachleistungen im Auftragsplan eindeutig spezifiziert und terminiert sind, - der Gesamtwert der jeweiligen Sachleistung einen Betrag von 5.000,-- überschreitet, - die Vorauszahlung höchstens 50 % des Gesamtwertes der jeweiligen Sachleistung beträgt, - die Zahlungsforderung des betreffenden Leistungsträgers vom Auftragnehmer belegt wird, wobei der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Verlangen Einsicht in die Originalrechnungen gewährt. Zur Absicherung des Erfüllungsrisikos hat der Auftraggeber zusätzlich das Recht, vor Leistung einer Vorauszahlung die Vorlage einer zugunsten des Auftraggebers ausgestellten Bankbürgschaft (Erfüllungsbürgschaft) zu verlangen. Abweichende Vorauszahlungsbedingungen können zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber für Sachleistungen vereinbart werden, die bereits vor Beendigung des Events vollständig erbracht und von dem Auftraggeber als mängelfrei abgenommen worden sind. Abweichende Vorauszahlungsbedingungen sind weiterhin möglich, wenn der Auftraggeber ausdrücklich bestimmte Fremdfirmen verlangt, obwohl die betreffenden Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 9

10 Fremdfirmen nachweislich auf anderen Vorauszahlungsbedingungen bestehen, als sie zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber gelten. Abweichende Vorauszahlungsbedingungen sind nur wirksam, wenn sie im Vertrag verbrieft worden sind. 6. Zusammenarbeit der Vertrags-Partner 6.1. Der Auftraggeber benennt im Vertrag die für die Abwicklung des Vertrags verantwortliche(n) Person(en) (Event Manager plus ggf. Vertreter). Die benannten Personen sind für den Auftragnehmer Ansprechpartner in allen die Vertragsabwicklung betreffenden Fragen. Im Interesse einer reibungslosen Vertragsabwicklung stellt der Auftraggeber sicher, dass die benannten Personen entscheidungsbefugt sind Der Auftragnehmer benennt im Vertrag die für die Vertragsabwicklung verantwortliche(n) Person(en) (Projektleiter plus ggf. Vertreter). Die benannten Personen sind für den Auftraggeber Ansprechpartner in allen die Vertragsabwicklung betreffenden Fragen. Im Interesse einer reibungslosen Vertragsabwicklung stellt der Auftragnehmer sicher, dass die benannten Personen entscheidungsbefugt sind. Ein Austausch der als verantwortlich benannten Person(en) bedarf der Begründung und ist dem Auftraggeber - es sei denn die Umstände lassen dies im Einzelfall (z.b. bei Krankheit) nicht zu - mindestens 14 Tage vorher anzukündigen Bildet der Auftragnehmer für die Abwicklung des jeweiligen Einzelvertrags ein Arbeitsteam, informiert er den Auftraggeber über die personelle Besetzung - insbes. die ggf. zum Einsatz kommenden freien Mitarbeiter - und die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über Änderungen informieren Soweit sich erweist, dass vom Auftragnehmer als verantwortlich benannte oder in anderen Funktionen eingesetzte Personen den sich aus dem Vertrag ergebenden Anforderungen nicht genügen, wird der Auftragnehmer unverzüglich für die notwendigen Verbesserungen sorgen. 7. Haftung / Versicherung des Auftragnehmers 7.1. Leistungsstörungen Grundsatz Der Auftragnehmer haftet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für alle Schäden aufgrund von Leistungsstörungen; insbesondere haftet er für Schäden, die durch Fehler und / oder Versäumnisse des Auftragnehmers entstehen. In gleicher Weise haftet der Auftragnehmer für seine Erfüllungsgehilfen. Als solche gelten auch alle im Zuge der Ausführung des Auftrags von ihm beauftragten freien Mitarbeiter und Fremdfirmen. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 10

11 Informationspflicht Bei eventuellen Leistungsstörungen wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich schriftlich informieren. Bei erkennbarer Verzögerung einer Lieferung oder Leistung bzw. Nacherfüllung ist der Auftraggeber unverzüglich zu benachrichtigen und seine Entscheidung einzuholen Verzug Der Auftragnehmer haftet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine fristgerechte Leistungserbringung. Hält der Auftragnehmer einen im Auftragsplan vereinbarten und dort als pönalisiert gekennzeichneten Termin nicht ein, kann der Auftraggeber - ohne dass es der Nachfrist bedarf - für jeden Tag des Verzuges die im Vertrag vereinbarte Vertragsstrafe verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt dem Auftraggeber vorbehalten. Hält der Auftragnehmer einen sonstigen im Auftragsplan vereinbarten Termin nicht ein, wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine den Erfordernissen des Auftragsplans entsprechende angemessene Frist zur Nacherfüllung setzen. Nach erfolglosem Verstreichen dieser Nachfrist gilt die vorstehende Vertragsstrafe entsprechend. Ebenso bleibt dem Auftraggeber die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens vorbehalten. Zusätzlich hat der Auftraggeber das Recht, eine vom Auftragnehmer nicht termingerecht erbrachte Leistung selbst zu erbringen oder durch einen Dritten erbringen zu lassen. Soweit sich für den Auftraggeber daraus Mehrkosten ergeben, sind sie vom Auftragnehmer zu tragen Leistungsmängel Der Auftragnehmer haftet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine mängelfreie Leistungserbringung. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, von ihm fehlerhaft erbrachte Agenturleistungen unverzüglich vertragsmäßig und unentgeltlich neu zu erbringen. Werden Leistungen fehlerhaft erbracht, ist der Auftragnehmer verpflichtet, unter Einhaltung der im Auftragsplan vereinbarten Termine nach Wahl des Auftraggebers entweder die festgestellten Mängel unentgeltlich zu beseitigen oder die Leistung vertragsmäßig und unentgeltlich neu zu erbringen. Die Wahl trifft der Auftraggeber nach billigem Ermessen. Erfolgt die Nacherfüllung nicht termingerecht, gelten die Regelungen gemäß Ziffer Preisdifferenzen / Mehrkosten Weist der Auftraggeber dem Auftragnehmer vor Erbringung einer Lieferung oder Leistung anhand von Preisvergleichen nach, dass er gemäß den Regelungen des Vertrags nicht kostenoptimal gearbeitet hat, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber die daraus resultierenden Mehrkosten zu erstatten. Voraussetzung ist, dass solche Preisvergleiche bezüglich Leistungsinhalt, -umfang und -zeitpunkt auf gleichwertigen und allgemein zugängliche Angeboten beruhen. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 11

12 Haftungsausschluss Soweit eine Leistungsstörung nachweislich vom Auftraggeber verschuldet ist, ist der Auftragnehmer insoweit von der Haftung befreit. Der Auftragnehmer ist ebenfalls von der Haftung befreit, falls eine Leistungsstörung und / oder die Unmöglichkeit, eine fehlerhaft erbrachte Leistung unverzüglich vertragsgemäß und neu zu erbringen, auf einem der nachfolgend abschließend genannten, vom Auftragnehmer nicht schuldhaft herbeigeführten Ereignisse beruht (Stromausfall oder ein Ereignis höherer Gewalt, d.h. Feuer, Naturkatastrophe, Streik, Terroranschlag). Voraussetzung ist, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber den Eintritt eines solchen Ereignisses unverzüglich mitteilt und auf Verlangen nachweist Personen- / Sach- / Vermögensschäden Grundsatz Der Auftragnehmer haftet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Personen-, Sachund Vermögensschäden; insbesondere haftet er für Schäden, die durch Tun und / oder Unterlassen des Auftragnehmers entstehen. In gleicher Weise haftet der Auftragnehmer für seine Erfüllungsgehilfen. Als solche gelten auch alle im Zuge der Ausführung des Auftrags von ihm beauftragten freien Mitarbeiter und Fremdfirmen. Sofern der Auftraggeber von Dritten für solche Schäden und Kosten in Anspruch genommen wird, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber von allen derartigen Ansprüchen frei Informationspflicht Sobald der Auftragnehmer Kenntnis von Personen-, Sach- und Vermögensschäden erlangt, wird er - unabhängig von der Schadensursache - den Auftraggeber unverzüglich informieren Interessenwahrung Bei allen Personen-, Sach- und Vermögensschäden wird der Auftragnehmer die Interessen des Auftraggebers und / oder der betroffenen Personen voll gegenüber den an der Ausführung des Auftrags beteiligten freien Mitarbeitern und Fremdfirmen wahren. Im Schadensfall wird der Auftragnehmer insbesondere eine fristgerechte Haftbarmachung der Schadensverursacher sicherstellen. Soweit vom Auftraggeber verlangt, wird der Auftragnehmer Schadensnachweise und Abtretungserklärungen beschaffen Versicherung Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zur Sicherung eventueller Schadenersatzansprüche eine ausreichende Haftpflichtversicherung abzuschließen bzw. zu unterhalten. Dies betrifft Schadenersatzansprüche, die aufgrund der Betriebs- bzw. Veranstalterhaftpflicht des Auftragnehmers und / oder aufgrund dieses Vertrags gegen den Auftragnehmer geltend gemacht werden. Der Auftragnehmer stellt vor Abwicklung des Vertrags sicher, dass für ein mögliches Schadensereignis eine dem jeweiligen Event entsprechende Deckungssumme gewährleistet ist, und hält diese Versicherungsdeckung für die Laufzeit des Vertrags aufrecht. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 12

13 Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber die verfügbaren Haftpflichtversicherungen jederzeit auf Verlangen nachweisen und Veränderungen jedweder Art, insbesondere der Höhe des bestehenden Versicherungsschutzes, unaufgefordert und unverzüglich anzeigen. Durch die Vorlage der Versicherungsnachweise wird die Haftung des Auftragnehmers weder dem Grunde noch der Höhe nach begrenzt. 8. Geheimhaltung / Informationssicherheit / Datenschutz 8.1. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer werden den Vertrag vertraulich behandeln. Insbesondere wird der Auftragnehmer gegenüber Dritten den Auftraggeber nur mit dessen schriftlicher Zustimmung, die der Auftraggeber nicht unbillig verweigern wird, als Referenz benennen Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Informationen, Daten und Unterlagen, die er im Zusammenhang mit diesem Vertrag erhält, auch wenn diese nicht ausdrücklich als vertraulich oder mit einem ähnlichen Vermerk gekennzeichnet worden sind, nur zur Durchführung des Vertrags zu verwenden. Eine Weitergabe von Unterlagen an Dritte ist nur erlaubt, soweit dies zur Vertragsdurchführung notwendig ist und der Auftraggeber zugestimmt hat. Dabei sind die Empfänger in gleicher Weise zur Geheimhaltung zu verpflichten. Ansonsten wird der Auftragnehmer alle Informationen und Unterlagen, solange und soweit sie nicht allgemein bekannt geworden sind oder der Auftraggeber einer Bekanntgabe nicht vorher schriftlich zugestimmt hat, gegenüber nicht an der Durchführung des Vertrags beteiligten Dritten geheim behandeln. Dies gilt nicht nur für Informationen, Daten und Unterlagen, die der Auftraggeber dem Auftragnehmer im Rahmen der vereinbarten Zusammenarbeit ausdrücklich überlässt, sondern auch für Informationen, z.b. über Geschäftsvorfälle und Geschäftbeziehungen, von denen der Auftragnehmer bzw. seine Betriebsangehörigen und freien Mitarbeiter auf andere Weise Kenntnis erhalten Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Informationen, Daten und Unterlagen, die der Auftragnehmer im Zuge der Erfüllung des Vertrags erhält, speichert, verarbeitet und erzeugt, so behandelt werden, dass sie jederzeit dem Einblick als auch dem physischen und elektronischen Zugriff Dritter entzogen sind Soweit der Auftragnehmer bei der Vertragsdurchführung personenbezogene Daten zu erheben, zu speichern oder zu verarbeiten hat, verpflichtet sich der Auftragnehmer, sich jeweils auf das zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten notwendige Maß zu beschränken. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragnehmer, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Maßgebend sind die EU-Datenschutzrichtlinie ( Richtlinie zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr vom ) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 13

14 Der Auftragnehmer wird es dem Auftraggeber ermöglichen, jederzeit die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu prüfen. Die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union ist nur zulässig, wenn der Auftragnehmer garantiert, dass in dem jeweiligen Land ein der EU-Datenschutzrichtlinie entsprechender Datenschutz gewährleistet ist oder ein gesetzlicher Ausnahmetatbestand eingreift In gleicher Weise, wie sich der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, wird der Auftragnehmer im Zusammenhang mit dem Vertrag seine Betriebsangehörigen und freien Mitarbeiter zu Geheimhaltung, Informationssicherheit und Datenschutz verpflichten. Der Auftragnehmer wird seinen Betriebsangehörigen und freien Mitarbeitern diese Verpflichtungen auch für die Zeit nach Beendigung ihrer Vertragsverhältnisse auferlegen. Insbesondere wird der Auftragnehmer seinen Betriebsangehörigen und freien Mitarbeitern, die personenbezogene Daten erhalten, speichern und / oder verarbeiten, auf das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG verpflichten In gleicher Weise, wie sich der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, wird der Auftragnehmer seine Fremdfirmen vertraglich zu Geheimhaltung, Informationssicherheit und Datenschutz und hierbei insbesondere zur Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (EU-Datenschutzrichtlinie bzw. BDSG) verpflichten. Soweit der Auftragnehmer bei der Vertragsdurchführung Fremdfirmen einsetzt und diesen zur Speicherung und / oder Verarbeitung personenbezogene Daten übermittelt, gilt ergänzend zu Ziffer 8.4. Folgendes: Die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union ist nur zulässig, wenn der Auftragnehmer mit dem jeweiligen Datenempfänger die Standard- Vertragsklauseln der EU-Kommission zum Datenschutz vom vertraglich vereinbart hat und dies dem Auftraggeber auf Verlangen nachweist. Der Auftragnehmer wird seinen Fremdfirmen diese Verpflichtungen zu Geheimhaltung, Informationssicherheit und Datenschutz auch für die Zeit nach Beendigung ihres Vertragsverhältnisses auferlegen. Des Weiteren wird sich der Auftragnehmer gegenüber seinen Fremdfirmen das Recht vorbehalten, die Einhaltung dieser Verpflichtungen zu prüfen, und es - soweit der Auftraggeber betroffen ist - dem Auftraggeber ermöglichen, an solchen Prüfungen teilzunehmen Die Verpflichtung zu Geheimhaltung gilt für die Dauer von fünf Jahren, die Verpflichtung zu Informationssicherheit und Datenschutz gilt zeitlich unbegrenzt über die Laufzeit dieses Vertrags hinaus Verletzen der Auftragnehmer, seine Betriebsangehörigen, seine freien Mitarbeiter oder seine Fremdfirmen die Verpflichtung zu Geheimhaltung, Informationssicherheit oder Datenschutz und entsteht dem Auftraggeber daraus ein Schaden, so ist der Auftragnehmer zum Schadenersatz verpflichtet Für sämtliche dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen, Unterlagen, Software-Systeme sowie Datenträger bzw. Dateien gilt Folgendes: - Sie sind und bleiben Eigentum des Auftraggebers, Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 14

15 - sie sind nach Erfüllung des Vertrags dem Auftraggeber auf Verlangen vollständig und einschließlich zwischenzeitlich ggf. erstellter Kopien zurückzugeben, es sei denn, -- der Auftragnehmer benötigt sie zur Erfüllung eventueller Mängelansprüche, -- der Auftragnehmer ist selbst gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet. Das Gleiche gilt grundsätzlich für die im Zuge der Vertragsabwicklung vom Auftragnehmer oder in seinem Auftrag erstellten Unterlagen und erzeugten Daten. Soweit der Auftraggeber nach Erfüllung des Vertrags keine Herausgabe verlangt, sind die Unterlagen, Software-Systeme sowie Datenträger bzw. Dateien so zu vernichten, dass kein Zugriff auf die ursprünglich gespeicherten oder enthaltenen Informationen mehr möglich ist, es sei denn, - der Auftragnehmer benötigt sie zur Erfüllung eventueller Mängelansprüche - der Auftragnehmer ist selbst gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet Der Auftragnehmer gewährleistet durch geeignete Maßnahmen, die dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen sind, dass - die von ihm genutzte Hard- und Software frei von Programmen mit Schadensfunktionen, so genannten Viren ist, - durch die elektronische Kommunikation mit dem Auftragnehmer und / oder die Verwendung von elektronischen Datenträgern, die der Auftragnehmer ggf. für den Auftraggeber erstellt, keine Viren in die Systeme des Auftraggebers importiert werden Ergänzend zu dieser Ziffer 8. gilt die Policy Regelungen für Geschäftspartner von Siemens. 9. Vertragslaufzeit / Kündigung 9.1. Sofern im Vertrag nichts anderes bestimmt wird, beginnt die Vertragslaufzeit mit dem Datum des Vertragsabschlusses und endet mit vollständiger Leistungserbringung und einvernehmlicher abschließender Abrechnung des Events Vertragliche Kündigungsregelungen Der Auftraggeber ist - unbeschadet sonstiger Ansprüche und Rechte - berechtigt, den Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zu kündigen, wenn der Vertragsgegenstand - gleich aus welchen Gründen - sich ändert oder entfällt. In diesem Fall hat der Auftragnehmer Anspruch auf Vergütung der bis zum Wirksamwerden der Kündigung vertragsgemäß erbrachten, nachweisbaren Leistungen. Ist der Auftragnehmer zur Erfüllung des Vertrags mit Zustimmung des Auftraggebers selbst vertragliche Verpflichtungen eingegangen, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer schadlos halten, und zwar mit folgender Maßgabe: - Der Auftragnehmer hat mit den von ihm beauftragten Fremdfirmen den Regelungen des Vertrags entsprechende Kündigungs- bzw. Stornierungsbedingungen vereinbart. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 15

16 - Der Auftragnehmer wird alles daran setzen, die von Dritten abzunehmenden Leistungen anderweitig zu nutzen oder für eine andere Verwendung zu vermitteln. Dem Auftragnehmer dabei nachweislich entstehende Kosten (Zeitaufwand, Verkaufsverluste) werden vom Auftraggeber nach vorheriger Absprache in wirtschaftlich vertretbarem Rahmen erstattet. - Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich über die entsprechenden Leistungen informieren und ihm die Möglichkeit geben, sie anderweitig zu verwenden oder für eine andere Verwendung zu vermitteln. Weitergehende Ansprüche hat der Auftragnehmer nicht Der Auftraggeber kann - unbeschadet sonstiger Ansprüche und Rechte - den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn der Auftragnehmer aus von ihm zu vertretenden Gründen - einen im Auftragsplan als pönalisiert gekennzeichneten Termin nicht einhält oder - ein sonstiger im Auftragsplan genannter Termin trotz gewährter Nachfrist erfolglos verstreicht Im Fall einer außerordentlichen Kündigung gemäß Ziffer oder Ziffer hat der Auftraggeber gegen angemessene Vergütung das Recht, für die Weiterführung der Arbeiten vorhandene Einrichtungen des Auftragnehmers oder von ihm bereits erbrachte Lieferungen bzw. Leistungen in Anspruch zu nehmen Bei vorzeitiger Vertragsbeendigung wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich alle von ihm und / oder seinen Erfüllungsgehilfen bis zu diesem Zeitpunkt zusammengetragenen und erstellten Arbeiten, Konzepte und sonstigen Unterlagen übergeben. Im Übrigen gilt Ziffer 3.7. entsprechend Gesetzliche Kündigungs- und Rücktrittsrechte Die gesetzlichen Kündigungs- und Rücktrittsrechte bleiben unberührt Formvorschriften Eine Kündigung bedarf der Schriftform. Maßgebend für die Fristmäßigkeit einer Kündigung ist der Zeitpunkt der Zustellung beim Empfänger. 10. Sonstige Regelungen Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Das gilt entsprechend, falls diese Bedingungen und/oder dieser Vertrag eine Regelungslücke enthalten. Die Vertragspartner werden freundschaftlich zusammenwirken und anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Regelungslücke eine Regelung finden, die, soweit rechtlich möglich, im wirtschaftlichem Ergebnis dem am nächsten kommt, was die Vertragspartner gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck des Vertrags gewollt haben würden, sofern sie bei Vertragsabschluss den Punkt bedacht hätten. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 16

17 10.2. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sowie seiner Anlagen müssen als solche bezeichnet sein und bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Änderung des Schriftformerfordernisses selbst. Durch eine abweichende Übung werden keine Rechte und Pflichten begründet Schriftform im Sinne von Ziffer 9.4. bedeutet, dass das jeweilige Schriftstück rechtsgültig unterzeichnet und dem anderen Vertragspartner als Original oder als Telefax übermittelt werden muss. In allen anderen Fällen gelten die gesetzlichen Regelungen. 11. Schiedsgericht / Anwendbares Recht / Gerichtsstand Alle Streitigkeiten, die sich im Zusammenhang mit dem Vertrag - einschl. der den Beginn, die Gültigkeit und die Beendigung des Vertrags betreffenden Fragen - ergeben, werden nach der Schiedsgerichtsordnung der Deutschen Institution für Schiedsgerichtsbarkeit e.v., Bonn (DIS) unter Ausschluss des ordentlichen Rechtsweges endgültig entschieden. Das Schiedsgericht kann auch über die Gültigkeit dieser Schiedsklausel bindend entscheiden Für den Vertrag gilt deutsches materielles Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Kauf beweglicher Sachen vom 11. April 1980) Sitz des Schiedsgerichts ist München. Nach Wahl des Auftraggebers kann ersatzweise auch der Ort Gerichtsstand sein, von dem aus der Auftraggeber mit dem Auftragnehmer den betreffenden Vertrag geschlossen hat. Bedingungen für die Vergabe von Event Management Leistungen.doc 17

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