Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung

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1 Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Grundlage aller Beschreibungen sind die Verhältnisse im Kanton Aargau. Entsprechend der Erfolgsrechnung und der Bilanz in der kaufmännischen Buchführung gibt es in der Gemeindebuchhaltung die Laufende Rechnung und die Bestandesrechnung. Zusätzlich wird auch noch die Investitionsrechnung geführt: Laufende Rechnung EG + Investitionsrechnung = Verwaltungsrechnung 3 Aufwand Ertrag 4 5 Ausgaben Einnahmen6 Bestandesrechnung 1 Aktiven Passiven 2 (= Bestandesrechnung) Finanzvermögen Fremdkapital Laufende Rechnung OB 3 Aufwand Ertrag 4 Verwaltungs Spezialvermögen finanzierung Spezial- Eigenfinanzierung kapital Die Verwaltungsrechnung umfasst die Laufende Rechnung und die Investitionsrechnung. Die Laufende Rechnung entspricht der Erfolgsrechnung in der kaufmännischen Buchführung. Sie listet Aufwand und Ertrag auf. Für die Einwohnergemeinde (EG) 1 und für die Ortsbürgergemeinde (OB) 1 wird je eine Laufende Rechnung geführt. Die Investitionsrechnung entspricht weder der Erfolgsrechnung noch der Bilanz. Sie listet Ausgaben und Einnahmen auf, die während eines Jahres für Investitionen getätigt werden, die zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben dienen. Am Ende des Jahres werden die Zahlen aus der Investitionsrechnung in die Bilanz übertragen. Die Investitionsrechnung selbst wird im Folgejahr nicht fortgesetzt. Im Folgejahr wird eine neue Investitionsrechnung geführt, mit neuen Zahlen. Die Bestandesrechnung entspricht der Bilanz in der kaufmännischen Buchführung. In den Aktiven führt sie zuerst das veräusserliche Finanzvermögen auf, das inhaltlich Aktiven in der kaufmännischen Buchführung entspricht (Liquide Mittel, Forderungen, Vorräte, Anlagen), als weitere Aktiven erscheint dann das nicht veräusserliche Verwaltungsvermögen mit den Anlagen, die zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben dienen. Weiter folgen noch Spezialfinanzierungen für Eigenwirtschaftsbetriebe (zum Beispiel Abfallbeseitigung), Zuschussbetriebe (zum Beispiel Kinderhort), oder Spezialfonds. 2 Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Seite 1 von 5

2 Es ist auch in der Gemeindebuchhaltung üblich, Nebenbücher wie eine Debitoren-, eine Kreditoren- und eine Lohnbuchhaltung zu führen, wie sie auch in der kaufmännischen Buchführung bekannt sind. Die Nebenbücher Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung unterscheiden sich im Grundsatz nicht von denen in der kaufmännischen Buchführung, weshalb hier nicht näher darauf eingegangen wird. Weitere Teile der Gemeindebuchhaltung werden für das Publikum oft erst am Jahreswechsel ersichtlich: Erläuterungen Erklärungen in Textform zu Abweichungen vom Voranschlag, zu Berechnungen usw. Ergebnis der Einwohnergemeinde und jedes Eigenwirtschaftsbetriebes Überschussberechnung: von Ertrag minus Aufwand (= Ertragsüberschuss oder Aufwandüberschuss) Belastbarkeitsberechnung: Ertragsüberschuss der Laufenden Rechnung plus Aufwandüberschuss des Kapitaldienstes plus Aufwandüberschuss der Liegenschaften Finanzvermögen plus Abschreibungen ergibt praktisch den "Gewinn vor Zinsaufwand, Liegenschaftenaufwand des Finanzvermögens und Abschreibung", genannt Belastbarkeit (oft fälschlicherweise schon "Belastbarkeitsquote" genannt - eine Quote ist jedoch das Resultat einer Division, nicht einer Addition). Wird diese Belastbarkeit ins Verhältnis zu den Steuern plus allfälligem Finanzausgleichseingang gesetzt, also Belastbarkeit mal 100 durch Summe von Steuerertrag und Finanzausgleichseingang, ergibt sich die Belastbarkeitsquote (in Prozenten). Die Belastbarkeitsquote sagt aus, wieviel Prozent des Steuerertrages inklusive Finanzausgleichseingang für die Verzinsung und Tilgung von Schulden zur Verfügung steht. Ausgehend von der Belastbarkeit (nicht von der Belastbarkeitsquote) lässt sich mit Hilfe eines sogennanten "Annuitätssatzes" die Verschuldungsgrenze errechnen: Eine Belastbarkeit von zum Beispiel 873 wird als Rente betrachtet und während 20 Jahren zu 4 % abgezinst ("Lieblingsdaten" der Verwaltung, entspricht dem Rentenbarwertfaktor ), was die Verschuldungsgrenze von ergibt (nach der kaufmännischen Methode gemäss In Abweichung zur obigen Methode wird in der Verwaltung eine "Annuitätentabelle" verwendet. Sie enthält Prozentsätze, die angeben, wieviel Prozent die Belastbarkeit von der Verschuldungsgrenze beträgt (im obigen Beispiel: Belastbarkeit 873 mal 100 durch Verschuldungsgrenze ergibt auch eine sogenannte "Annuität" von 7,36 %, bei 20 Jahren und 4 % Zins). Die Verschuldungsgrenze wird in der Verwaltung dann nach der Formel Belastbarkeit mal 100 durch "Annuität" gemäss Tabelle berechnet: 873 mal 100 durch 7,36 = (mit unbedeutender Rundungsdifferenz). Nettoinvestition: Investitionsausgaben minus Investitionseinnahmen ergibt entweder Investitionszunahme (Mehrausgaben, die finanziert werden müssen) oder Investitionsabnahme (Mehreinnahmen, die zum Beispiel für die Finanzierung eines Aufwandüberschusses verwendet werden können). Finanzierung: Investitionszunahme minus Abschreibung minus Ertragsüberschuss ergibt bei negativem Ergebnis einen Finanzierungsüberschuss (dient der Schuldentilgung), usw., was aus den jeweils gegebenen Werten einfach nachvollziehbar ist. Zusammenzug Laufende Rechnung nach Abteilungen 2, mit Vergleichszahlen Summe Aufwand und Summe Ertrag pro Abteilung, mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. Laufende Rechnung nach funktionaler Gliederung (Abteilung 1 bis 9 2 ), mit Vergleichszahlen Detailliertere Auflistung von einzelnen Aufwänden und Erträgen, mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. Zusammenzug Investitionsrechnung als Verpflichtungskontrolle Summe Ausgaben und Summe Einnahmen pro Abteilung, mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. Rechnungsauszug Investitionsrechnung als Verpflichtungskontrolle nach funktionaler Gliederung (Abteilung 1 bis 9) mit Vergleichszahlen Detailliertere Auflistung von Ausgaben und Einnahmen pro Abteilung, mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. Artengliederung 3 Laufende Rechnung mit Vergleichszahlen Detailliertere Auflistung von einzelnen Aufwänden und Erträgen, sortiert nach den einzelnen Arten (nicht Abteilungen), mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. 2 Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Seite 2 von 5

3 Artengliederung 4 Investitionsrechnung mit Vergleichszahlen Detailliertere Auflistung von einzelnen Ausgaben und Einnahmen, sortiert nach den einzelnen Arten (nicht Abteilungen), mit Angabe der entsprechenden Vorschlagszahlen und der Vorjahresrechnung. Damit werden Werte und Abweichungen auf dieser Stufe sichtbar. Bestandesrechnung Die Bestandesrechnung zeigt die Anfangs- und Schlussbestände sowie die Veränderungen der Vermögenswerte und Verpflichtungen während des Rechnungsjahres. ev. Anhang zur Bilanz Zur Sicherstellung der Transparenz ist gegebenenfalls ein Anhang zur Bilanz notwendig. Er enthält zum Beispiel Angaben zu Eventualverpflichtungen wie Bürgschaften oder Sicherheitsleistungen gegenüber Dritten, Defizitgarantien gegenüber Dritten, nicht bilanzierbare Leasingverbindlichkeiten, Anmerkungen zur Bewertung von Aktiv- und Passivkonti, usw. Liegenschaftsverzeichnisse Mobilienverzeichnis ev. Berechnung des Sollbestandes der Forstreserve / Angabe Waldfläche Kontenblätter der Verwaltungsrechnung Kontenblätter der Bestandesrechnung usw. 1 In einer Gemeinde wird für jede Körperschaft ein eigener Rechnungskreis geführt: Da gibt es zuerst die Einwohnergemeinde (EG) (politische Gemeinde des Territoriums, bestehend aus allen Einwohnern des Ortes). Die Einwohnergemeinde führt als eigenständiger Rechnungskreis die Laufende Rechnung (EG) und die Investitionsrechnung unter dem Begriff Verwaltungsrechnung sowie die Bestandesrechnung. Als weiteren Rechnungskreis kann die Ortsbürgergemeinde (OB) betrachtet werden, je nach Region auch Burgergemeinde oder Ortsgemeinde genannt (bestehend aus den Personen mit dem Bürgerrecht des Ortes). Die Ortsbürgergemeinde führt auch eine Laufende Rechnung (OB). Eine eigene Investitionsrechnung muss sie jedoch nicht führen. Auch muss die Ortsbürgergemeinde keine eigene Bestandesrechnung führen. Die Liquiden Mittel der Ortsbürgergemeinde zum Beispiel müssen in der zentralen Bestandesrechnung der Einwohnergemeinde geführt werden. 2 Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Seite 3 von 5

4 2 Die funktionale Gliederung wird nach folgenden Abteilungen unterteilt: 0 Allgemeine Verwaltung Legislative, Exekutive, Verwaltung 1 Öffentliche Sicherheit Rechtswesen, Polizei, Feuerwehr, Militär, Zivilschutz 2 Bildung Kindergärten, Volksschule, Sonderschulung, Berufsbildung 3 Kultur, Freizeit Kulturförderung, Parkanlagen, Sport, Freizeitgestaltung 4 Gesundheit Spitäler, Krankenpflege, Schulgesundheitsdienst, Lebensmittelkontrolle 5 Soziale Wohlfahrt Sozialversicherungen, Jugend, Invalidität, Altersheime, Fürsorge, Sozialhilfe 6 Verkehr Kantons- und Gemeindestrassen, SBB, Regionalverkehr, Schifffahrt 7 Umwelt, Raumordnung Wasser, Abwasser, Abfall, Friedhof, Gewässer, Natur- und Umweltschutz, Raumordnung 8 Volkswirtschaft Land- und Forstwirtschaft, Jagd, Gewerbe, Kommunale Werbung, Energie 9 Finanzen, Steuern (LR) Gemeinde- und Sondersteuern, Finanzausgleich, Kapitaldienst, Abschreibungen 9 Finanzen, Steuern (IR) Aktivierungen und Passivierungen, zusätzliche Finanzausgleichsbeiträge (LR steht für Laufende Rechnung, IR für Investitionsrechnung) 3 Innerhalb der funktionalen Gliederung sind die Konten der Laufenden Rechnung nach volkswirtschaftlichen Gesichtspunkten artengegliedert: Aufwand Ertrag 30 Personalaufwand 31 Sachaufwand 32 Passivzinsen 33 Abschreibungen 35 Entschädigungen an Gemeinwesen 36 Eigene Beiträge 37 Durchlaufende Beiträge 38 Einlagen 39 Interne Verrechnungen 40 Steuern 41 Regalien und Konzessionen 42 Vermögenserträge 43 Entgelte 44 Anteile und Beiträge ohne Zweckbindung 45 Rückerstattungen von Gemeinwesen 46 Beiträge für eigene Rechnung 47 Durchlaufende Beiträge 48 Entnahmen 49 Interne Verrechnungen Die funktionale Gliederung und die Artengliederung werden in der Kontonummer der Konten in der Laufenden Rechnung wie folgt wiedergegeben: Verwaltungsabteilung 2 Aufgabenbereich 1 Bildung Volksschule Dienststelle 2 Musikschule Kontonummer Artengliederung Kontenklasse 3 Aufwand Kontengruppe 1 Sachaufwand Sammelkonto 5 Übriger Unterhalt Einzelkonto 01 Klavier stimmen 2 Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Seite 4 von 5

5 4 Innerhalb der funktionalen Gliederung sind die Konten der Investitionsrechnung nach volkswirtschaftlichen Gesichtspunkten artengegliedert: Ausgaben Einnahmen 50 Sachgüter 52 Darlehen, Beteiligungen 56 Eigene Beiträge 57 Durchlaufende Beiträge 58 Übrige zu aktivierende Ausgaben 59 Passivierungen 60 Abgang von Sachgütern 61 Nutzungsabgaben, Vorteilsentgelte 62 Rückzahlung von Darlehen und Beteiligungen 63 Rückerstattungen für Sachgüter 64 Rückzahlung von eigenen Beiträgen 66 Beiträge für eigene Rechnung 67 Durchlaufende Beiträge 69 Aktivierungen Die funktionale Gliederung und die Artengliederung werden in der Kontonummer der Konten in der Investitionsrechnung wie folgt wiedergegeben: Verwaltungsabteilung 2 Aufgabenbereich 1 Bildung Volksschule Dienststelle 2 Musikschule Kontonummer Artengliederung Kontenklasse 5 Ausgaben Kontengruppe 0 Sachgüter Sammelkonto 3 Umbau, Erweiterung, Sanierung Einzelkonto 01 Kredit XY Auch die Kontonummer der Konten in der Bestandesrechnung hat ihre Bedeutung: Kontenklasse 1 Aktiven Bilanzabteilung 0 Finanzvermögen Kontengruppe 1 Guthaben Sammelkonto 5 Andere Debitoren Einzelkonto 01 Kanzleigebühren Kontonummer Struktur der bestehenden Gemeindebuchhaltung Seite 5 von 5

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