Professionelles Projektmanagement in Kultur und Event

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1 Wolf Rübner, Ulrich Wünsch Professionelles Projektmanagement in Kultur und Event Baupläne, Kompetenzen, Methoden, Werkzeuge BusinessVillage Update your Knowledge

2 Inhalt Über die Autoren...7 Vorwort Event meets Management Die Zeit im Nacken Erfolg braucht Methode Kopfarbeit statt Laufarbeit Nichts geht ohne Kultur Von der Idee zum Konzept Event meets Marketing Was Events so besonders macht Was wir von Goethe lernen können Wer sein Ziel nicht kennt Was Eventmanager vom Marketing lernen können Eine Typologie der Marketing-Events Der Blick in die Projektwirklichkeit ein Gespräch mit Denis Häcker Event und Kultur Kultur und Event Kreativwirtschaft und Projekte Stakeholder von Kultur und Event Haltung des Projektleiters in Kultur und Event Der Blick in die Projektwirklichkeit 3.4 ein Gespräch mit Dr. Simone Koslowski Grundlagen des Projektmanagements DIN Der Lebenszyklus eines Projektes Das Team ist der Star Der Projektleiter ein Unternehmer auf Zeit Spielregeln für Eventmanager Inhalt 3

3 5. Zentrale Aufgaben der Projektleitung Planung ist die halbe Miete Steuerung bedeutet Kontrolle Koordination die Regie während der Vorbereitung Kommunikation schafft Verständnis Dokumentation viel mehr als Formulare Projektabschluss viel mehr als Aufräumen Controlling Qualität evaluieren und nachhaltig sichern Soziale Kompetenzen Die Rollen spielend beherrschen Das Alphatier Führen durch Zielvereinbarung Richtig Delegieren nach dem VDN-Prinzip Soft Skills ein permanenter Lernprozess Konflikte erkennen und lösen Interkulturelle Kompetenz Meetings und Präsentationen Kommunikation ist (fast) alles Moderation von Meetings Auch ein Meeting ist ein Event Präsentieren heißt verkaufen Baupläne für das Projekt Projektstrukturplan der Plan der Pläne Das Who is Who des Projekts Die Meilensteine des Erfolgs Geld regiert die (Event-)Welt Inhalt

4 9. Werkzeuge für die Projektarbeit Vorlagen, Formulare, Checklisten Projektmanagement-Software Glossar Literatur und Links Inhalt 5

5 1. Event meets Management

6 Im Herbst 2000, während meiner Agentur-Zeit in Solingen, kam eine junge Projektleiterin und talentierte Kollegin zur Vorbereitung eines Kundenmeetings in mein Büro. Es ging um das hundertjährige Jubiläum der Benteler AG. Der Auftrag war gewonnen, wir steckten mitten im Detailkonzept und Budgetverhandlungen. Unvermittelt stellte sie eine harmlose Frage: Ich würde gerne wissen, wie man von einem Konzept zu einer Veranstaltungsplanung kommt? Diese Frage war originell wie tiefgründig und trotz zwanzig Jahren Eventpraxis erwischte sie mich auf dem falschen Fuß. Der Begriff Projektmanagement war damals in der Agenturszene weitgehend unbekannt und mir nur sehr oberflächlich geläufig. Einige Zeit und einige Zufälle später begann ich, mich mit diesem Thema intensiv zu beschäftigen. Großartige Veranstaltungen sind kein Zufall, sondern das Ergebnis eines großartigen Prozesses. In einem merkwürdigen Widerspruch dazu erscheint dem Laien die Organisation von Veranstaltungen beziehungsweise Events (den Unterschied klären wir im Kapitel 2.1 Was wir von Goethe lernen können) nicht sonderlich kompliziert. Das Ergebnis im Saal wirkt meist wie selbstverständlich. Unterwegs dorthin stellt sich jedoch manches als schwierig und verwirrend dar: Was ist in welcher Reihenfolge zu tun? Wann muss es erledigt sein, damit der nächste Schritt folgen kann? Wer muss über was und wann informiert werden? Ein Knäuel von Aufgaben, Informationen, Menschen und Materialien. Hilfreich wären eine klare Struktur und ein sauberer (Arbeits-)Prozess. Eine gelungene Veranstaltung ist das Ziel, aber auch der Weg dorthin, wie die alte chinesische Weisheit Der Weg ist das Ziel besagt. Davon handelt dieses Buch. Es handelt von den gestiegenen Anforderungen an den Eventmanager, von einem geänderten Rollenbild: weg vom extrovertierten Organisationstalent hin zum Experten für Live-Kommunikation. Darunter lassen sich alle Veranstaltungen aus Kultur, Wirtschaft, Sport und Gesellschaft subsumieren. 16 Event meets Management

7 Eine Veranstaltung beziehungsweise ein Event ist eine Form der Kommunikation, ein Kommunikationsinstrument aus der Sicht des Marketing. Der Fachbegriff lautet Eventmarketing. Die Betriebswirtschaftslehre versteht unter Management die Elemente Planung, Durchführung und Kontrolle. Wahlweise gemeint ist das Management eines bestimmten Bereiches oder des gesamten Unternehmens. Die Verschmelzung von Event und Management bedeutet die Verbindung von schöpferischer Tätigkeit und intellektueller Präzision. Das Ergebnis heißt Eventmanagement. Die Einmaligkeit und Unwiederholbarkeit einer Veranstaltung erfüllt alle Voraussetzungen eines Projektes (dazu später mehr im Kapitel 4.2 Der Lebenszyklus eines Projektes). Diese Gleichsetzung von Event mit Projekt ist eine ganz wichtige Klarstellung, um die Anwendbarkeit von Projektmanagement als Arbeitsmethodik zu verstehen. Projektmanagement bezeichnet eine systematische Vorgehensweise und Planung unter Einbeziehung der sozialen Dimension. Es bedeutet strukturiertes Arbeiten mit Menschen. Anmerkung: In diesem Buch werden Eventmanager und Projektleiter als Gattungsbegriffe verwendet. Die Kultur- und Eventmanagerinnen sowie die Projektleiterinnen sind natürlich alle genauso angesprochen. Event meets Management 17

8 1.1 Die Zeit im Nacken Im Unterschied zu allen anderen Projekttypen gibt es bei einer Veranstaltung keinen zeitlichen Spielraum: Die Leistung muss auf die Minute am festgelegten Ort in der richtigen Qualität erbracht werden. Es gibt keine zweite Chance. Punktgenaue Perfektion. Event-typisch auch der Moment der Produktion ist gleichzeitig der Moment der Konsumtion! Alles folgt einem unsichtbaren, göttlichen Plan. Andernfalls tut sich die Hölle auf. Oder wie Gerd Käfer (Käfer Partyservice) es einmal ausdrückte: Events sind sehr körperlich, entweder es war gut, und alle klopfen Dir auf die Schulter, oder es war schlecht, dann gibt es sofort einen Schlag in den Nacken. 18 Event meets Management

9 Die Gäste sitzen erwartungsvoll im Plenum, der zahlende Kunde deutet unmissverständlich auf seine Uhr. Der Termindruck ist gnadenlos, der Tunnelblick wächst von Tag zu Tag. Nichts ist so wichtig wie die nächste Veranstaltung. Wer einmal diesen Furor der Zeit verspürt hat, ist aufgeschlossen für jede, wirklich jede Hilfestellung, jede Form von Methodik. Sollte man meinen. Dennoch kennzeichnet den Alltag von Eventmanagern zu Beginn des Projektes ein Defizit an Planung, das am Ende durch operative Hektik ausgeglichen werden muss. Die innere Sperre gegen Planung speist sich aus mehreren Quellen. Planung wird häufig als zusätzlicher Zeitaufwand empfunden, den man sich überhaupt nicht leisten könne. Ein anderer Einwand lautet, jede Veranstaltung sei anders. Oder es handele sich doch um eine kreative Tätigkeit, die man nicht in ein Schema pressen könne. Alles (subjektiv) richtig und trotzdem objektiv falsch! Messbare Zielsetzungen und Kreativität sind kein Widerspruch. Projektmanagement in der Kreativwirtschaft ist ein Zeichen von Professionalität in einem dynamischen Umfeld von hoher Komplexität. Gemeint sind Marketing und Kommunikation in einem ganz allgemeinen Sinn. Wahre Professionalität im Eventmarketing und Kulturmanagement zeichnet sich dadurch aus, kreative und innovative Lösungen zu generieren und den Arbeitsprozess trotzdem sauber zu strukturieren. Auftraggeber können nämlich nicht einschätzen, was die kleine Änderung tatsächlich für Konsequenzen nach sich zieht. 1.2 Erfolg braucht Methode Die Planungszeit ist eine Investition, die später eine hohe Rendite abwirft. Die Methodik des Projektmanagements und seine Werkzeuge sind eine Navigationshilfe durch das kreative Chaos einer Veranstaltung. Eventmanager in Unternehmen, Agenturen und bei Event-Dienstleistern arbeiten verstärkt in fach- und bereichsübergreifenden Projektteams. Dies ist Ausdruck der Professionalisierung der Event-Branche insgesamt. Immer komplexere Problemstellungen schnell und effizient unter hohem Erfolgsdruck zu lösen, ist Aufgabe dieser Projektteams. Das Team ist der Star (Berti Vogts, ehemaliger Trainer der Fußball-Nationalmannschaft während der Europameisterschaft 1996 in England). Event meets Management 19

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