Einstieg in Kredi- Posten-Anzeige

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1 2.2 Postenanzeige /1 11) Auflisten Posten zu 1 ETHZ-Kreditor Über das Konto eines Kreditors können Sie Einblick in den gesamten Geschäftsverkehr zwischen diesem und der ETHZ nehmen. Auf diese Weise können Sie prüfen, ob die Zahlung einer Rechnung bereits ausgelöst wurde, und sie können nachschauen, welche Konditionen einer anderer Einheit gewährt wurden (grundsätzlich verlangt die ETHZ bei allen Lieferanten die gleichen / die besten Konditionen). Wir haben die ETHZ-spezifische SAP-Transaktion ZFBL1N eingerichtet, welche die SAP-Standardtransaktion FBL1N in mehrerer Hinsicht für Sie optimiert. INHALT EINSTIEG IN KREDI-POSTEN-ANZEIGE 1 DEFINIEREN KREDITOR 1 Eingabe konto 1 Übernahme Konto-Nr. aus Werteliste 2 Suche der Konto-Nr. mit Wertehilfe 2 EINGRENZEN POSTENSSELEKTION 3 STARTEN POSTENANZEIGE 4 KONTROLLE KREDITORENPOSTEN 5 DETAILANZEIGE KREDITORENPOSTEN 6 TABELLE DER EINZELNEN SCHRITTE 7 Einstieg in Kredi- Posten-Anzeige Im Bereichsmenü für Dezentrale Benutzer findet sich im Ordner Lieferantenbeziehungen an dritter Stelle die Anwendung Anzeigen Lieferantenposten (alle Posten). Der Transaktionscode lautet ZFBL1N. Bereich zur Selektion eines einzelnen stammes Definieren Kreditor Der Kreditor, dessen Geschäftsverkehr mit der ETHZ aufgelistet bzw. nach einem bestimmten Posten durchsucht werden soll, ist über seine Kontonummer zu definieren: Eingabe konto 1. Eingeben Kontonummer des Kreditors 1

2 2.2 Postenanzeige /2 Die Kontonummer des Kreditors kann allenfalls aus der vordefinierten, persönlichen Werteliste übernommen werden: Übernahme Konto-Nr. aus Werteliste 2. Anklicken Wertehilfetaste zum Kreditorkonto (oder Drücken F4 ). 3. Doppelklicken auf gesuchte -Zeile. Ist bisher keine persönliche Werteliste angelegt worden bzw. ist der gesuchte stamm darin nicht enthalten, so muss die Kontonummer gesucht werden: Suche der Konto-Nr. mit Wertehilfe 4. Anklicken [= Werte einschränken] (oder Drücken + F5 ). 2

3 2.2 Postenanzeige /3 5. Eingeben Kredi-Namensteil und allenfalls Postleitzahl (bzw. Ort). Der Suchbegriff für den Namen bzw. den Ort, soll mit * beginnen, mindestens ein möglichst eindeutiges Namenselement enthalten und mit * schliessen: * = Platzhalter für n Zeichen + = Platzhalter für 1 Zeichen. Wenn Sie das Suchhilfe-Register wechseln, können Sie ein konto auch nach AHV-, Personal-, ESR- oder MWST-Nummer suchen. 6. Anklicken [= Enter] (oder Drücken = === bzw. =bkqbo= ). 7. Wenn Suche erfolgreich: Doppelklicken auf gesuchte -Zeile. falls die gesuchten konten nicht mitaufgeführt bzw. auch nicht gewünschte aufgeführt werden: Anklicken (oder Drücken + F5 ) [= Werte einschränken] und Weitermachen bei Schritt 4 mit geänderten bzw. verfeinerten Suchkriterien. Eingrenzen Postensselektion Sind zum gesuchten Posten zusätzliche Angaben bekannt, kann die Selektion bereits jetzt weiter eingegrenzt werden: 8. Anklicken [= Freie Abgrenzungen] (oder Drücken + F4 ). 3

4 2.2 Postenanzeige /4 9. Eingeben Selektionswerte zu - Geschäftsjahr, - Belegdatum, - Währung, - Währung und/oder - Benutzername. 10. Ankreuzen Vorerfasste Posten, wenn diese zusätzlich selektiert werden sollen. Starten Postenanzeige 11. Anklicken [=Ausführen] (oder Drücken F8 ). 4

5 2.2 Postenanzeige /5 Kontrolle posten 12. Doppelklicken auf die erste in Frage kommende Rechnungsbeleg-Zeile (also die Zeile mit einer Belegnummer 21xxxxxx, mit einer Belegart KR oder KF und mit einem Minuszeichen hinter dem Betrag in BW). Nur der Rechnungsbeleg ist mit dem eingescannten Archivdokument verlinkt und beinhaltet die ETHZ-interne Kontierung und ermöglicht damit die Kontrolle, ob es sich bei dem Beleg um die gesuchte Rechnung handelt.) 13. Anklicken (oder Drücken F6 ). Erscheint diese Ikone trotz maximiertem Bildschirm nicht in der Anwendungsfunktionsleiste, so muss über die SAP-Menüleiste Umfeld > Weitere Zuordnungen > Objektverknüpfungen angewählt werden. 5

6 2.2 Postenanzeige /6 14. Kontrollieren, ob es sich bei dieser Buchung um die gesuchte Rechnung handelt: - Wenn JA Schliessen IXOS; - Wenn NEIN Abklären des nächsten in Frage kommenden Beleges in der -Einzelpostenliste (in Schritt 12ff.) - Wenn NEIN & überdies KEINE WEITEREN POSTEN, welche in Frage kommen Suchen weiterer konti zum Lieferant (Schritte 2ff. bzw. 5ff.). Detailanzeige posten 15. Kontrollieren Ausgleich: Findet sich in der - Position eine Zeile Ausgleich, dann steht dort das Datum der Übermittlung des Zahlungsauftrages. 6

7 2.2 Postenanzeige /7 Tabelle der einzelnen Schritte Pfad Transaktionscode 6 Lieferantenbeziehungen Anzeigen Lieferantenposten (alle Posten) ZFBL1N Bildschirm: Einzelpostenliste Allgemein Aktionen: 1. a) wenn Kontonummer des Kreditors bekannt: Eingeben konto(nummer) b) wenn Kontonummer des Kreditors NICHT bekannt: ba) Klicken auf WERTEHILFE zum Feld konto bb) Eingeben *Namensteil* und allenfalls Postleitzahl und= = Drücken =bkqbo= (oder Anklicken ) Kontonummer bc) Auswählen Kreditor durch Doppelklick auf dessen ZEILE Einzelpostenliste Auswahl Eingabehilfen Wertebereich einschränken Einzelpostenliste Einzelpostenliste Beleg anzeigen: Position 00x c) wenn mehrere Kontonummern zu diesem Kreditor: ca) Klicken auf WERTEHILFE zum Feld Suchhilfe-ID cb) cc) Auswählen Wertehilfe A: Allgemein durch Doppelklick auf deren ZEILE Eingeben *Namensteil(e)* und allenfalls Postleitzahl (so dass bloss noch Ausgabe dieser konten) und Drücken =bkqbo= (oder Anklicken ) 2. ggfs. weitere Eingrenzung Mahnbeleg über Freie Abgrenzungen: Anklicken (oder Drücken = ==+=cq= ) und Eingeben Freie Abgrenzungen (zu Belegdatum, Betrag, ) 3. Drücken =cu= (oder Anklicken ) 4. Doppelklicken auf RECHNUNGSZEILE (Beleg-Nr. 21 & Minusbetrag) zur Ansicht der Beleg-position 5. Kontrollieren, ob es wirklich die eigene Rechnung ist: a) anhand von Archiv-Beleg: Anklicken zum Aufrufen Originalbeleg-Archivkopie b) wenn kein Archivbeleg vorhanden anhand von Referenzeintrag: Anklicken zum Aufrufen Belegübersicht mit Referenzfeld c) wenn auch keine Referenz vorhanden über Sachkontenposition: Doppelklicken auf ZEILE DER SACHKONTEN-BUCHUNGSPOSITION mit bebuchtem Fonds und bebuchter Kostenstelle 6. Kontrollieren, ob die Rechnung bezahlt ist: Die Rechnung wurde am Ausgleichs-Tag zur Zahlung freigegeben! (D.h. das Geld wurde am nächsten Bankwerktag überwiesen.) 7

8 2.2 Postenanzeige /8 Weiterführendes zum Thema postenanzeige: - Zum Beleg sind in SAP weitere Details (Belegkopf, Position des Geschäftspartners mit Zahlungsfrist, Zahlweg sowie allfälligem Ausgleich, Position der ETHZ-Kontierung mit allfälligem Positionstext) aufrufbar. - Die Darstellung des archivierten Originalbeleges kann modifiziert (d.h. gedreht sowie nach Belieben skaliert) und der Archivkopie können Annotationen (d.h. freie Anmerkungen bzw. farbliche Hervorhebungen) sowie Notizen (d.h. chronologische Bemerkungen zum Archiv-Beleg) hinzugefügt werden. - Es können auch gleichzeitig mehrere konti durchsucht werden. 8

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