IuK-News. Ausgabe LANDESAMT FÜR FINANZEN Freistaat Bayern. BayLern Großer Erfolg des Anwendertags am

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1 LANDESAMT FÜR FINANZEN Freistaat Bayern IuK-News Ausgabe BayLern Großer Erfolg des Anwendertags am BayBAS Das Bayer. Beihilfeabrechnungssystem für den Freistaat Thüringen LfF Schulungsverwaltung Web-Anwendung zur Organisation von LfF-Seminaren Messe Moderner Staat am 08./ in Berlin LfF präsentiert BayRKS, BayLern sowie moderne Strategien in der Softwareentwicklung am Beispiel IHV Posteingang (MMSOnline) Online-Abruf der Bezügemitteilung! epayment PaymentAnalyzer und Zahlfl ussmonitoringtool (ZMT) Projekt VIVA-TUNDRA Einführung Neues Dienstrecht erfolgreich abgeschlossen Autorentool datango Komfortable Erstellung von Schulungsunterlagen, Dokumentationen und E-Learning-Einheiten

2 BayLern Großer Erfolg des Anwendertags BayLern am Am fand der erste Anwendertag Bay- Lern des LfF, Dienststelle Regensburg statt, der von der Leitstellenabteilung mit Unterstützung der IuK-Abteilung organisiert wurde. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Hochschule Regensburg bestand wiederum die Möglichkeit, die Räumlichkeiten der Hochschule zu nutzen. Im neuen Hörsaalgebäude der Hochschule begrüßten Herr Präsident Herzog und der Vizepräsident der Hochschule Regensburg, Herr Prof. Dr. Bock, die rund 150 Besucher, bestehend aus Vertretern der Ministerien und Teilnehmern der verschiedensten bayerischen Behörden. Der Leiter der Abteilung Fachleitstellen, Herr Dr. Roß, moderierte die Veranstaltung. Im ersten Vortrag wurden den Gästen moderne Entwicklungen in E-Learning vorgestellt und ein Ausblick auf künftig zu erwartende Tendenzen und Richtungen im Bereich des E-Learning gegeben. Danach wurde auf die Erstellung eigener Lehr- und Lerninhalte für die Aus- und Fortbildung eingegangen. Hierbei wurde den Zuhörern die systematische Vorgehensweise zur erfolgreichen Gestaltung von eigenen E-Learning-Kursen dargestellt. In weiteren Vorträgen wurde über die praktischen Erfahrungen mit der Lernplattform BayLern referiert sowie der Einsatz von E-Learning innerhalb der Bundesagentur für Arbeit erläutert. Am Nachmittag wurde zunächst die Entwicklung von E-Learning-Kursen aus der Perspektive eines Herstellers am Beispiel der Kurse zum Neuen Dienstrecht aufgezeigt. Danach informierten die Referenten des Fachkompetenzzentrums E-Learning wie User über die Lernplattform BayLern miteinander kommunizieren und sich informieren können bzw. wie die idealtypische Herangehensweise bei der Einführung von E-Learning in einer Behörde sein sollte. In Workshops konnten die Teilnehmer des Anwendertags einen zusätzlichen Eindruck über die Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge der Lernplattform BayLern gewinnen und erfahren, wie man mittels so genannter Autorentools E-Learning-Kurse erstellen kann. Informationsstände mit kompetenten Ansprechpartnern boten den Besuchern darüber hinaus die Möglichkeit, nicht nur Fragen zur Lernplattform BayLern, sondern auch zu den Programmen BayZeit (Bayer. Zeitmanagementsystem) und BayRMS (Bayer. Reisemanagementsystem) zu erörtern. 1. Reihe von links nach rechts: Vizepräsident der Hochschule Regensburg Herr Prof. Dr. Bock, Präsident des LfF Herr Herzog, Leiter der LfF-Dienststelle Regensburg Herr Ettle, Ministerialrat StMF Herr Rötzer, Leiter des Referats Z4 in der Zentralabteilung Herr Jakob. 2

3 BayBAS Das Bayerische Beihilfeabrechnungssystem für den Freistaat Thüringen Wie in der IuK-News berichtet, hatte der Freistaat Thüringen starkes Interesse am Bayer. Beihilfeabrechnungsprogramm BayBAS angemeldet. Im August 2011 wurde deshalb ein Vertrag zwischen dem Freistaat Bayern und dem Freistaat Thüringen für die Nutzung des Bayer. Beihilfeabrechnungssystems BayBAS unterzeichnet. wird noch für weitere intensive Schulungen und Tests genutzt, um eine erfolgreiche Einführung - wie schon zuvor beim Freistaat Sachsen - sicherzustellen. Da der Freistaat Thüringen zum Jahreswechsel 2011/2012 ein neue Beihilfeverordnung bekommen sollte, wurde das Ziel aufgestellt, zusammen mit der Inkraftsetzung der Verordnung den schrittweisen Rollout des angepassten thüringischen BayBAS zu beginnen. Daher wurden bereits parallel zur Ausarbeitung des Vertrags die erforderlichen Aktivitäten auf beiden Seiten im Mai 2011 aufgenommen. Die geplante neue Verordnung ist nun im Verfahren realisiert, soll jedoch nach neuesten Planungen erst zum in Kraft treten. Die dadurch für das Projekt gewonnene Zeit Präsident Herzog (LfF) und Präsident Rippel (Thüringer Landesfi nanzdirektion) bei der Vertragsunterzeichnung LfF Schulungsverwaltung Web-Anwendung zur Organisation von LfF-Seminaren Die LfF Schulungsverwaltung ist eine Web-Anwendung zur Organisation von LfF Seminaren. Die Entwicklung in ASP.NET ermöglichte individuelle Anpassungen. So integriert sich der Online-Schulungskatalog mit Teilnehmeranmeldung optimal in den bestehenden LfF Webauftritt und orientiert sich dabei an der Barrierefreiheitsverordnung BayBITV. Eine regelmäßige Weiterentwicklung und Optimierung wird unter der Federführung des Referats 3T4 (Ansprechpartnerin: Frau Maria Grötsch, durch das Referat 3T2 (Ansprechpartnerin: Frau Martina Weiß, in Zusammenarbeit mit Referat 3L31 gewährleistet. Der Online-Schulungskatalog ist seit Mitte 2010 im Behördennetz verfügbar ( weiterbildung/lff_schulung/kurskatalog.aspx) und wird seit Juli 2011 auch im Internet-Auftritt des LfF angeboten ( lff_schulung/kurskatalog.aspx). Die hierfür erforderliche Internet-Freigabe durch das Bayern-CERT wurde nach Durchführung eines Pentests im April 2011 erteilt. Die Anwendung besteht aus zwei Komponenten: 1. Online-Schulungskatalog mit Teilnehmeranmeldung 2. Verwaltungssystem Funktionen der LfF Schulungsverwaltung Der Schulungskatalog bietet Kunden des LfF die Möglichkeit, sich einen Überblick über Termine des aktuellen Schulungsangebotes zu verschaffen, sich 3

4 dazu detaillierte Informationen anzeigen zu lassen und sich online anzumelden. Die Anmeldungen können anschließend im Verwaltungssystem weiter bearbeitet werden. Das Verwaltungssystem informiert den Schulungsleiter über neue Anmeldungen und ermöglicht ihm, diese zu bestätigen, Einladungen zu generieren und zu versenden sowie Teilnehmer auf andere Kurse umzubuchen oder auf Wartelisten zu setzen. Um einen durchgängigen Workfl ow zu gewährleisten, stellt das Verwaltungssystem verschiedene Unterlagen zur Schulungsdurchführung bereit. Dazu gehören Teilnahmebescheinigungen, Namensschilder, Wegweiser, Anwesenheits- und Teilnehmerlisten im LfF Corporate Design. Den Schulungsleitern wird außerdem ein komfortabler Überblick über aktuelle oder zurückliegende Kurse geboten, indem sie sich nach bestimmten Filterkriterien Kurs- und Teilnehmerlisten ausgeben lassen können. Die LfF Schulungsverwaltung unterstützt somit den kompletten Schulungsablauf - von der Anmeldung bis hin zur Teilnahmebescheinigung. Messe Moderner Staat am 08./ in Berlin LfF präsentiert BayRKS, BayLern sowie moderne Strategien am Beipiel IHV Wie in den vergangenen Jahren beteiligte sich das LfF auch heuer wieder am Messestand des IT- Beauftragten der Bayer. Staatsregierung bei der Messe Moderner Staat am 08. und 09. November 2011 in Berlin. Das LfF präsentierte das Bayer. Reisekostenmanagementsystem BayRMS (eine Webanwendung zur Genehmigung und Abrechnung von Reisen zusammengefasst in einer Applikation). Durch einen komplett elektronisch abgebildeten Geschäftsgang hat BayRMS für den Anwender den Vorteil extrem kurzer Laufzeiten und transparenter Prozessabläufe. Als Ausblick für die geplante Weiterentwicklung wurde insbesondere auf die beabsichtigte Internetfähigkeit mittels des Authentifi zierungssystems authega eingegangen, die einen Zugriff überall und zu jeder Zeit ermöglichen wird. Des Weiteren wurden moderne Strategien in der Software-Entwicklung am LfF anhand der Anwendungsentwicklung im Bereich IHV präsentiert. So konnte konkret aufgezeigt werden, wie sich durch modellgetriebene Entwicklung Quellcode automatisch aus einem fachlichen Modell generieren und damit viel manueller Aufwand einsparen lässt. Anhand des agilen Entwicklungs-Prozesses wurde erläutert, wie fachliche Anforderungen die verschiedenen Stufen der Software-Entwicklung durchlaufen und sich schließlich in der fertigen Anwendung wieder fi nden. Schließlich wurde den Besuchern ebenfalls vermittelt, wie im Rahmen eines durchgängigen Application-Perfomance-Engineering-Ansatzes die Leistungsfähigkeit einer Anwendung laufend überwacht und verbessert werden kann. Außerdem stellte das Fachkompetenzzentrum E-Learning auf dem Best Practice Forum E-Government dem interessierten Publikum die E-Learning-Kurse zum Neuen Dienstrecht in Bayern vor. Für die Schulung der Beamtinnen und Beamten sowohl des Freistaates Bayern als auch der Kommunen wurden aufwändige, zielgruppenspezifi sche Einheiten zum Neuen Dienstrecht entwickelt. Die zahlreichen Zuhörer waren sehr beeindruckt von der anschaulichen, kurzweiligen und auch sehr ungewöhnlichen Umsetzung des doch eher trockenen juristischen Themas in elektronische Selbstlernkurse. Die Messe Moderner Staat zeigte sich damit erneut als gute Plattform, um einerseits Werbung für die Produkte des LfF zu machen und andererseits wertvolle Kontakte zu anderen Behörden und Institutionen aufzubauen. v.l.n.r. Messeteam des LfF mit Herrn Präsident Herzog 4

5 Posteingang (MMSOnline) Abruf der Bezügemitteilung jetzt möglich! Was ist MMSOnline? Im Rahmen der egovernment-initiative der Bayerischen Staatsregierung wurde das LfF beauftragt, ein Serviceportal (Projekt Portal für Mitarbeiterservices, PMS) zu schaffen. Einer der darin zu integrierenden Fachprozesse sollte der Abruf von Bezügemitteilungen sein. Aus diesem Fachprozess ist das Verfahren MMSOnline (Mitarbeiter-Mitteilungs-System Online) entstanden, das vom LfF entwickelt wird. Federführend ist dabei die IuK-Abteilung der Dienststelle Regensburg in enger Zusammenarbeit mit der Leitstelle E-Government. Bei der Anbindung des Bezügearchivs erfolgte darüber hinaus eine Unterstützung durch die Leitstelle Bezüge sowie die IuK-Abteilung der Dienststelle München. Grundlage für die Bereitstellung der Bezügemitteilungen bildet das Verfahren BORA, das den Bezügesachbearbeitern bereits seit 1998 Bezügemitteilungen und andere Dokumente auf elektronischem Wege zur Verfügung stellt. Die dort archivierten Dokumente werden im Rahmen von MMSOnline für den Abruf über Webbrowser bereitgestellt. Zur Gewährleistung der Sicherheit beim Zugriff aus dem Internet wird das Verfahren authega eingesetzt, welches Techniken, Konzepte und Vorgehensweisen von ElsterOnline verwendet. Es ist gelungen, trotz hochkomplexer Prozesse und Performance-Anforderungen, eine äußerst fl exible Umsetzung zu schaffen, um im Endausbau beliebige Mitteilungen und Bescheide - unabhängig davon, in welchem System diese gespeichert sind - theoretisch allen ca Beschäftigten des Freistaates Bayern gebündelt zur Verfügung zu stellen. Aufbauend auf der authega-gestützten und damit hochsicheren Bereitstellung über das Internet hebt MMSOnline die Servicequalität auf eine neue Ebene und ermöglicht den globalen Abruf von Bezügemitteilungen und künftig auch anderen mitarbeiterbezogenen Dokumenten zu jeder Tages- und Nachtzeit - und dies auf einfache Art und Weise. Wo stehen wir? Zunächst stand MMSOnline im Pilotbetrieb nur im Intranet des LfF unter dem Punkt Persönlicher Bereich/ Mitteilungen zur Verfügung. Seit dem können die Mitarbeiter des LfF ihre Bezügemitteilungen und Lohnsteuerbescheinigungen auch ganz bequem von zu Hause aus via Internet abrufen und zwar im Internetauftritt des LfF unter dem Punkt Persönlicher Bereich/Posteingang. Aktuell nehmen bereits 1100 Mitarbeiter diesen Service in Anspruch. Als weitere Nutzer sind zunächst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bayer. Vermessungsverwaltung vorgesehen. Wie geht es weiter? Ziel des Verfahrens ist es, nicht nur Dokumente aus dem Bezügearchiv elektronisch zur Verfügung zu stellen, sondern auch Mitteilungen von anderen Verfahren. Weitere Informationen im Internet: zum Posteingang unter de/persoenlicher_bereich/index.aspx zu authega unter Teammitglieder des LfF, Dienststelle Regensburg v.l.n.r. Beate Köferl, Klaus Kollarz, Thomas Fischer, Udo Spichtinger Teammitglieder des LfF, Dienststelle München v.l.n.r.: Markus Jungbauer, Dieter Schiller, Rene Konrad, Georg Lindner 5

6 epayment PaymentAnalyzer und Zahlflussmonitoringtool (ZMT) Für das epayment-system (elektronische Bezahlplattform des Freistaates Bayern), das sich momentan mit dem Landesamt für Vermessung und Geoinformation (LVG) in der Pilotphase befi ndet, wurde am LfF der sog. PaymentAnalyzer entwickelt. Dieses Tool ermöglicht den das epayment-system betreuenden Mitarbeitern alle anfallenden Tätigkeiten im Umfeld von epayment mit einem zentralen Programm abzuwickeln. Mit Hilfe des PaymentAnalyzers ist es u. a. möglich, die verschiedenen im Umfeld von epayment benutzten Zahlungsdateien - z. B. die vom Acquirer übermittelte EPA-Datei ( Umsatzaufstellung ) - grafi sch anzuzeigen und gegen hinterlegte Plausibilisierungsregeln automatisiert zu prüfen, so dass Probleme nicht nur frühzeitig erkannt, sondern auch sofort identifi ziert werden können. Das Programm bietet außerdem den Zugriff auf verschiedene Systemfunktionalitäten. So besteht beispielsweise eine fl exibel konfi gurierbare Integration der Administrationssysteme zur epayment-plattform, der LfF-Testwebshops sowie der Serviceseiten des Payment Service Providers. Dabei kann über den PaymentAnalyzer theoretisch eine beliebige Menge von Systemen (z. B. Pilot- und Testsysteme) verwaltet werden. Zusätzlich ist im PaymentAnalyzer das Zahlfl ussmonitoringtool (ZMT) integriert, welches der Überwachung und Systemdiagnose der epayment-plattform dient. Die Entwicklung von ZMT durch das epayment- Projektteam am LfF war erforderlich, da es zur Überwachung von Zahlfl üssen kein geeignetes Programm von Drittanbietern gibt. Die Überwachung aller am Zahlfl uss beteiligten Systeme, die im Folgenden genannt werden, muss dabei gewährleistet sein: die epayment-plattform der Payment-Service-Provider (PSP) der Webshop des Betreibers Mittels ZMT ist es möglich, fl exibel konfi gurierbare Testfälle auszuführen. Es kann z. B. die Erreichbarkeit von beteiligten Systemkomponenten (Server und Schnittstellen) überprüft sowie die komplette Zahlungsabwicklung, vom Einkauf eines Artikels bis zur erfolgreichen Zahlungsbestätigung, simuliert werden. Die Ergebnisse der einzelnen Testfälle werden durch das ZMT angezeigt. Hierbei steht sowohl eine Schnellübersicht (Ampel) als auch ein detailliertes Protokoll zur Verfügung. In Fehlerfällen wird das epayment-team unmittelbar per benachrichtigt. Gleichzeitig wechselt das System in den Fehlermodus und intensiviert die Testdurchläufe. Projektteam epayment v. l. n. r.: Werner Baumstark, Michael Eichermüller, Caroline Gruber, Christian Kammerl, Walter Kern 6

7 Projekt VIVA-TUNDRA Einführung Neues Dienstrecht erfolgreich abgeschlossen! Am wurde das Projekt VIVA-TUNDRA beendet. Damit konnte das Kapitel Umstellung des VIVA-Verfahrens auf die Anforderungen des Neuen Dienstrechts erfolgreich geschlossen werden. Die nun noch erforderlichen Restarbeiten werden als Linienaufgaben abgewickelt. Die Arbeiten von VIVA-TUNDRA wurden mit dem Steuerungskreis (insbesondere gebildet durch die maßgeblichen Fachreferate des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen), dem Lenkungsausschuss (Referat 72 BayStMF und Leitung des LfF) und dem Projekt VIVA-PRO laufend abgestimmt. Trotz des engen Zeitplans schaffte es die beim LfF gebildete Projektgruppe VIVA-TUNDRA, die technische Umsetzung des Neuen Dienstrechts in den maßgeblichen Punkten termingerecht zu vollziehen. Im Jahr 2010 fanden zunächst umfangreiche und komplexe Abstimmungen mit allen beteiligten Stellen (insbesondere auch mit den Ressorts) statt. Trotz der dabei entstandenen Verzögerungen konnten die für die Personal- und Bezügesachbearbeitung ab Januar 2011 erforderlichen Funktionalitäten zeitgerecht zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der Überleitung wurden für den PSV- und den Bezügebereich die maßgeblichen Stammdaten auf die für das Neue Dienstrecht angelegten neuen Strukturen umgestellt. Auch die Schulungsunterlagen und Online-Informationen wurden rechtzeitig zur Verfügung gestellt. Die Zahlung der Januarbezüge 2011 verlief reibungslos und korrekt. Im Jahr 2011 standen für den Versorgungsbereich die Funktionalitäten für Auskünfte an das Familiengericht und die Umsetzung der Abfi ndungszahlungen zur Versorgungslastenteilung (Art. 94 ff. BayBeamtVG und Staatsvertrag) im Mittelpunkt. Die Anpassungen im Besoldungsbereich waren im Jahr 2011 geprägt von der Umsetzung der Anforderungen zur maschinellen Stufensteigerung und der durch das Neue Dienstrecht stark ausgeweiteten Bescheiderstellung bei der Stufenfestsetzung. Für die Personalverwaltung galt es im Jahr 2011 u. a. die neuen Beurteilungsrichtlinien in VIVA abzubilden und die Auswertungen anzupassen. Auch die durch das Haushaltsgesetz 2011/2012 erforderlich gewordene Stellenplanüberleitung wurde durch das Projekt VIVA-TUNDRA vorbereitet. Die produktive Umstellung wurde am Wochenende 04. bis erfolgreich durchgeführt. Die technische Umsetzung des neuen Dienstrechts im Verfahren VIVA im Projekt TUNDRA konnte nur durch das sehr hohe Engagement aller Beteiligten trotz hohem zeitlichen Druck termingerecht durchgeführt werden. Autorentool datango Komfortable Erstellung von Schulungsunterlagen, Dokumentationen und E-Learning-Einheiten Zur Erstellung von Schulungsunterlagen, Anwenderund Prozessdokumentationen sowie E-Learning- Einheiten wurde vom LfF im Auftrag des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen ein Autorentool ausgeschrieben und die Beschaffung durchgeführt. Den Zuschlag erhielt die Firma datango AG. Was kann das Autorentool Die Anwendung besteht aus zwei Komponenten: 1. Producer 2. Collaborator Mit der Autorensoftware datango producer kann man Dokumentation, Simulation und Online-Hilfe in einem Schritt erstellen ohne Programmierkenntnisse sowohl in audio- als auch in textbasierter Form. Die eigene Anwendung wird Schritt für Schritt durchlaufen und produziert damit automatisch eine Vorgangsbeschreibung, die mit individuellen Lernkommentaren versehen werden kann. Daneben besteht auch eine automatische Erstellungsfunktion für einige Applikationen wie zum Beispiel SAP und MS Offi ce. Dabei kann in einem Vorgang die Version für den Demonstrations-Modus, den Übungs-Modus, den Test-Modus und den Praxis-Modus erstellt werden. 7

8 Bei einer Weiterentwicklung des Programms muss nicht die komplette Anwendung erneut aufgezeichnet werden, sondern nur die geänderten Teilbereiche mit der Funktion ReRecording (Wiederaufzeichnung). Im datango Producer kann eine Arbeitsvorlage zur Einhaltung des entsprechenden Corporate Design hinterlegt werden. Mit dem datango Collaborator werden diese Erzeugnisse gespeichert, versionisiert und verwaltet. Arbeitsweise von datango Der Projektmanager plant den Umfang der Arbeiten im Collaborator und verteilt diese an die zugeordneten Master Autoren. Die Master Autoren teilen die Einzelschritte bzw. Programmteile an die Autoren auf. Die Autoren zeichnen an ihrem PC die Programmteile mit dem producer auf und speichern ihre Teilbereiche am Collaborator. Diese Teilbereiche können dann zusammengefügt und mit zusätzlichen Informationen (z. B. Gesetzestexten) ergänzt werden. Danach erfolgt die Qualitätssicherung durch so genannte Key User. Hierbei können mehrere Stände im Collaborator vorgehalten werden. Die Schulungsunterlagen und das Benutzerhandbuch für VIVA / VIVA-PRO bei Einführung des Neuen Dienstrechts zum wurden bereits mit datango erstellt. Ansprechpartner beim LfF ist Herr Helmut Geiger ( Redaktionsteam: Herr Jakob (Redaktionsleiter und V.i.S.d.P.); Herr Bender, Herr Spichtinger, Herr Bühler, Herr Dr. Roß

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