Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2010

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1 Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2010 Infoniqa Holding AG Heiligenstädter Straße 31/3 A-1190 Wien Infoniqa Holding AG

2 1 Überblick Änderungsdienst V02R26, abschließende Arbeiten Aktuelle Programmänderungen (PTF) Installation abschließen Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) Lohnarten konsolidieren (Sonderdialog) Funktionsbeschreibung Konsolidierung abschließen ELENA-Daten verwalten ELENA Gruppierung Hinweisliste, fehlende ELENA Gruppierung Besonderheit zum Sachbezug (z.b. Dienstwagen) Voraussichtliches Ende der Ausbildung Abweichender Beschäftigungsort Betriebsnummernstamm (BN05) überarbeiten ELENA Hinweis auf der Verdienstabrechnung drucken Neue Personengruppe 190 für sonstige SV-freie Personen jedoch UV-pflichtig Heimarbeiter, wöchentliche Arbeitszeit Lohnsteuer Programmablaufplan Vorsorgepauschale ab Rentenversicherung Gesetzliche Krankenversicherung Soziale Pflegeversicherung Private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung Mitteilung durch den Arbeitnehmer Personaldaten (PE25), neue Felder Nachweis der Lohnsteuerparameter auf der Verdienstabrechnung Kinderfreibetrag Sozialversicherung ELENA startet Verbeitragung von Wertguthaben in der UV Neuer SV-Fehlzeitenschlüssel Neue pauschalierte Nettoentgelte für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes SV-Rechengrößen Beitragsbemessungsgrenzen Insolvenzgeldumlage Gleitzonenfaktor Kug-Parameter AtG-Parameter Standard-Wertedatenbank Abschlussarbeiten für das Jahr DEÜV Jahresmeldungen Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Schwerbehindertenmeldungen Berufsgenossenschaft, Lohnnachweis Jahreslohnkonto drucken Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Prüfung Pflichtversicherung Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte KK-, UV-, BV-Stammdaten aktualisieren Schlussbemerkungen Infoniqa Holding AG 2

3 1 Überblick In diesem Dokument werden Hinweise zur Januarabrechnung 2010 gegeben, die unbedingt beachtet werden müssen. Änderungsdienst V02R26, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die teilweise erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2010 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R26 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend dargestellt. Für die Lohnartenkonsolidierung gibt es eine separate Funktionsbeschreibung. Gesetzliche Änderungen 2010 Lohnsteuerformel Besonders möchten wir hier auf die komplexe Umsetzung der gesetzlichen Regelungen zur verbesserten steuerlichen Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen beim Lohnsteuerabzugsverfahren hinweisen. Bei gleichem steuerpflichtigen Entgelt und gleichen Steuermerkmalen kann für einzelne Personen die Höhe der Lohnsteuer unterschiedlich ausfallen, weil die Höhe der Vorsorgeaufwendungen zukünftig auch durch persönliche SV-Merkmale bestimmt wird (SV-Bemessungsgrenzen Ost/West, PV-Sachsen, PV-Zuschlag bei Kinderlosigkeit, PKV-versichert usw.). Sozialversicherung Hier werden im Wesentlichen Hinweise zu den aktuellen SV-Rechengrößen gegeben, die bei der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2010 in der Werte-Datenbank hinterlegt werden. Abschlussarbeiten für das Jahr 2009 und Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar 2010 In diesen Kapiteln werden diverse Hinweise zu Arbeiten, die den Jahreswechsel betreffen, gegeben. An einigen Stellen in diesem Dokument wird auf die Leistungsbeschreibung (LBS) zum Änderungsdienst V02R26 verwiesen. Deshalb ist es hilfreich, diese Leistungsbeschreibung zur Hand zu haben. Wichtiger Hinweis Im vorliegenden Dokument werden nur noch die gesetzlichen Änderungen aufgeführt, die in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst nicht beschrieben sind, weil diese zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung noch nicht beschlossen waren oder wo sich aufgrund der nicht vorhandenen Durchführungsbestimmungen noch Änderungen ergeben haben. Alle anderen gesetzlichen Änderungen und deren Umsetzung für die Personalabrechnung sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst dokumentiert. Infoniqa Holding AG 3

4 2 Änderungsdienst V02R26, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2010 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R26 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend aufgeführt Aktuelle Programmänderungen (PTF) Vor der ersten Bruttolohnabrechnung bzw. vor der vorgezogenen SV-Beitragsermittlung für Januar 2010 müssen aktuelle Programmänderungen (PTF) für Infoniqa Payroll mit dem Installer heruntergeladen und installiert werden Installation abschließen Wichtiger Hinweis Nach dem Herunterladen und der automatischen Installation der Programmänderungen (PTF) muss ein Programm gestartet werden, das die Installation abschließt: Stellen Sie sicher, dass kein Lohnanwender und keine Lohnjobs aktiv sind! Bitte melden Sie sich als LOHNINST an. Geben Sie den Direktaufruf LCMD ein. Starten Sie das Programm: CALL CLGI2010 Melden Sie sich als LOHNINST ab Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) Beachten Sie bitte auch die neuesten Updates für den Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop), die Ihnen zum Herunterladen bereitgestellt werden. Gesetzliche Änderungen für das Bescheinigungsjahr 2010 werden für folgende Formulare berücksichtigt und im Rahmen des Elster Verfahrens übermittelt: Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteueranmeldung Die Änderungen sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst V02R26 ab Seite 30 im Kapitel Elster Verfahren beschrieben. Das Nettolohnformular zum Drucken der Verdienstabrechnung mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) wurde überarbeitet und mit dem Update für den Desktop installiert. Wenn Sie das Nettolohnformular an Ihre firmenspezifischen Belange, z.b. Firmenlogo angepasst haben, müssen Sie diese Änderung für das neue Nettolohnformular übernehmen. Infoniqa Holding AG 4

5 2.4. Lohnarten konsolidieren (Sonderdialog) Wenn die Arbeiten für die Konsolidierung der Lohnarten durchgeführt wurden, kann nach der Installation der Programmänderungen die Konsolidierung der Lohnarten durch den Lohnadministrator abgeschlossen werden Funktionsbeschreibung Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Konsolidierung der Lohnarten sind ausführlich in einer Funktionsbeschreibung dokumentiert. Diese Funktionsbeschreibung kann wie folgt mit dem Installer heruntergeladen werden: Installer (Anmelden mit Benutzerkürzel und Password) -> Favoriten -> Infoniqa Payroll Funktionsbeschreibungen -> Lohnartenkonsolidierung Konsolidierung abschließen Beim Abschluss der Konsolidierungsarbeiten durch den Lohnadministrator werden die getroffenen Definitionen in die Datenbank übernommen. Die Änderungen werden in den Abrechnungskreisen der jeweiligen Unternehmensgruppe wirksam. Im Folgenden werden die Änderungen zusammenfassend dargestellt: Lohnarten mit fester Funktion Jede Lohnart mit einer festen Funktion kommt nur einmal vor und kann für alle Abrechnungskreise verwendet werden. Lohnartendatengruppe LA05 gesetzliche Schlüssel Die gesetzlichen Schlüssel jeder Lohnart gelten für alle Abrechnungskreise. Jeder Satz wird im Tarifvertrag mit dem Kürzel AKR00 gekennzeichnet. Werden Änderungen vorgenommen, gelten diese für alle Abrechnungskreise. Lohnartendatengruppen LA10 bis LA25 Je Lohnart kann es in diesen Lohnartendatengruppen unterschiedliche Schlüssel je Abrechnungskreis geben. Beim Abschluss der Konsolidierung wird je Lohnart geprüft, ob abweichende Schlüsselangaben vorhanden sind. Alle Schlüsselangaben sind identisch Sind alle Schlüsselangaben einer Lohnart identisch, werden die Schlüssel für diese Lohnart nicht mehr je Abrechnungskreis geführt, sondern gelten für alle Abrechnungskreise. Jeder Satz wird im Tarifvertrag mit dem Kürzel AKR00 gekennzeichnet. Gibt es nur einen Abrechnungskreis, gibt es ebenfalls nur einen Satz je Lohnart. Schlüsselangaben sind nicht alle identisch Sind die Schlüsselangaben einer Lohnart für einzelne Abrechnungskreise unterschiedlich, werden die Schlüssel mit der häufigsten Übereinstimmung nicht mehr je Abrechnungskreis geführt, sondern gelten nur für diese Abrechnungskreise. Jeder Satz wird im Tarifvertrag mit dem Kürzel AKR00 gekennzeichnet. Die nicht identischen Schlüssel einer Lohnart werden weiterhin je Abrechnungskreis geführt. Jeder dieser Sätze wird im Tarifvertrag mit dem Kürzel AKRxx gekennzeichnet (xx = Nr. des Abrechnungskreises). Lohnarten mit neuer Nummer Infoniqa Holding AG 5

6 Bei den Konsolidierungsarbeiten konnten neue Lohnartennummern vergeben werden. Somit wurde die bisherige Lohnartennummer frei und kann für eine andere Funktion verwendet werden. Ebenfalls konnte für dieselbe Funktion aus einer Liste der Lohnarten diejenige ausgewählt werden, die zukünftig nur noch verwendet wird, so dass andere Lohnarten frei wurden. Beim Abschluss der Konsolidierung werden vorhandene Lohnarten, die jetzt nicht mehr verwendet werden, in folgenden Dateien auf die neue Lohnartennummer geändert: - Lohnartenstamm, incl. Folge-Lohnarten - Feste Be- und Abzüge *) - Vermögensbildung *) - Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse *) - Erfasste Lohnscheine - Laufender Monat B6 - Korrekturlohnschein B5 - Abzugssatz B7 - Filialvorlaufsatz B0 *) Für diese Dateien gilt folgendes: Es werden nur vorhandene Lohnarten umgesetzt, wenn die Sätze kein Ende -Datum haben und auch nach dem noch wirksam sind. Infoniqa Holding AG 6

7 2.5. ELENA-Daten verwalten ELENA Gruppierung Lohnarten (LA05), ELENA Gruppierung (siehe LBS, ab Seite 13) Beim Abschluss der Konsolidierung der Lohnarten wird für diverse Lohnarten die ELENA-Gruppierung maschinell vergeben (s. LBS Seite 15). In der folgenden Aufstellung sind die Änderungen markiert; Lohnarten mit einer festen Funktion, die entweder neu aufgenommen oder wie die Lohnart mit der festen Funktion 092 geändert wurden. Nr. FF Bezeichnung ELENA Gruppierung 011 Zusätzliches Urlaubsgeld B Heimarbeiter-Zuschlag für Arbeitsplatz A AVWL AG-Anteil A Kug Ausfallzeit A Kug Krankengeld A Kug-Verdienstsicherung Gehalt und Monatslohn A AVWL AG-Aufstockung A Mehrbetrag aus Nettlohnver. (sonst. Bezug), ST-/SV-pfl. B Mehrbetrag aus Nettolohnver. (sonst. Bezug), St-pfl./SV-frei B Altersteilzeit, Rentenversicherung AG-Anteil A Altersteilzeit, Aufstockung 20% A Altersteilzeit, zusätzliche Aufstockung A Altersteilzeit, Aufstockung tariflich A Altersteilzeit, zusätzliche tarifliche Aufstockung (Nettosicherung A Altersteilzeit, Entgeltkürzung tariflich, sonstiger Bezug B SFN steuerfrei, Sozialversicherungs-frei A Lohnsteuer, pauschal zu Lasten des Arbeitnehmers A Kirchensteuer, pauschal zu Lasten des Arbeitnehmers A Solidaritätszuschlag, pauschal zu Lasten des Arbeitnehmers A BAV AG-Zuschuss, laufendes Entgelt A BAV AG-Zuschuss EGA A SFN steuerfrei, sozialversicherungspflichtig A01 Wichtiger Hinweis Der Hinweis, LBS, Seite 16, dass die Lohnart für eine Entgeltumwandlung mit der ELENA-Gruppierung A04 gekennzeichnet werden soll, ist falsch. Stattdessen ist der steuerfreie Beitrag des Arbeitgebers für eine Entgeltumwandlung mit A02 oder A04 zu kennzeichnen. Infoniqa Holding AG 7

8 Hinweisliste, fehlende ELENA Gruppierung Beim Abschluss der Lohnartenkonsolidierung werden in einer Liste alle Lohnarten für steuerfreie Bezüge (Steuerpflicht 0), steuerpflichtige sonstige Bezüge (Steuerpflicht 2) oder Abfindungen (Steuerpflicht 6-8) aufgeführt, die noch keine ELENA-Gruppierung aufweisen. Wenn die ELENA-Gruppierung für diese Lohnarten nicht vorgenommen wird, kann die Bruttolohnabrechnung für Januar 2010 nicht durchgeführt werden. Die Hinweisliste wird bis zur Bereinigung bei jedem erneutem Aufruf der Bruttolohnabrechnung wiederholt gedruckt und muss bearbeitet werden Besonderheit zum Sachbezug (z.b. Dienstwagen) Wenn für die Versteuerung eines Sachbezuges, z.b. für einen Dienstwagen die Abzugslohnart für den geldwerten Vorteil als Bruttolohnart (steuer- und SV-frei) geschlüsselt ist, wird diese Lohnart in der Hinweisliste für die fehlende ELENA Gruppierung aufgeführt und müsste entsprechend bearbeitet werden. Nach der ELENA-Richtlinie und der Entgeltbescheinigungsrichtlinie 2009 darf lediglich der geldwerte Vorteil das Gesamtbrutto und das Steuer- und SV-Brutto erhöhen. Die Abzugslohnart für den geldwerten Vorteil muss deshalb mit der Lohnartengruppe 4 (=nach Netto) gekennzeichnet werden, damit der Abzug des geldwerten Vorteils nach Netto einbehalten wird. Eine ELENA Gruppierung für diese Lohnart ist somit nicht erforderlich Voraussichtliches Ende der Ausbildung Personaldaten (PE25), Voraussichtliches Ende der Ausbildung (siehe LBS, ab Seite 23) Abweichender Beschäftigungsort Personaldaten (PE25), Abweichender Beschäftigungsort (siehe LBS, ab Seite 23) 2.6. Betriebsnummernstamm (BN05) überarbeiten Angaben für den Sachbearbeiter ergänzen bei abweichender Betriebsnummer, komplette Überarbeitung (siehe LBS, ab Seite 9, Kapitel Betriebsnummernstamm (BN05) ) Wenn die Angaben im Betriebsnummernstamm unvollständig sind, kann eine Bruttolohnabrechnung für Januar 2010 nicht durchgeführt werden. Beim Starten der Bruttolohnabrechnung wird ein entsprechender Hinweis gegeben. Infoniqa Holding AG 8

9 2.7. ELENA Hinweis auf der Verdienstabrechnung drucken (siehe LBS, ab Seite 25, Kapitel Information für Mitarbeiter auf Verdienstabrechnung ) 2.8. Neue Personengruppe 190 für sonstige SV-freie Personen jedoch UV-pflichtig (siehe LBS, Seite 39, Kapitel Unfallversicherung für SV-freie Personen ) 2.9. Heimarbeiter, wöchentliche Arbeitszeit Für Heimarbeiter muss die wöchentliche Arbeitszeit im Rahmen von ELENA übermittelt werden. Wenn die wöchentliche Arbeitszeit nicht in den Personaldaten (PE30) im Feld Normalarbeitszeit Woche angegeben wird, werden als wöchentliche Arbeitszeit 37,5 Stunden angenommen und für ELENA übermittelt. Infoniqa Holding AG 9

10 3 Lohnsteuer Programmablaufplan 2010 Mit dem PTF wird der amtliche Programmablaufplan (Lohnsteuer 2010) für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer in 2010 installiert. Bei der Steuerermittlung ab der Abrechnung Januar 2010 werden die Änderungen berücksichtigt Vorsorgepauschale ab 2010 Der Abzug von Vorsorgeaufwendungen bei der Lohnsteuer wurde ab 1. Januar 2010 neu geregelt (Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung). Eine Vorsorgepauschale wird ab 2010 ausschließlich im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt. Eine Vorsorgepauschale wird grundsätzlich in allen Steuerklassen berücksichtigt. Der Programmablaufplan für die Lohnsteuer 2010 berücksichtigt diese Änderungen. Die beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigende Vorsorgepauschale setzt sich aus folgenden Teilbeträgen zusammen: Teilbetrag für die Rentenversicherung Teilbetrag für die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung Rentenversicherung Für einen pflichtversicherten Arbeitnehmer entspricht die Vorsorgepauschale dem Arbeitnehmeranteil für die gesetzliche Rentenversicherung. Das gilt auch bei einer Versicherung in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung (BRV). Die Höhe der Vorsorgepauschale richtet sich nicht nur nach dem zugrundeliegenden Arbeitsentgelt, sondern ist auch abhängig vom Beschäftigungsort, ob die BBG West oder die BBG Ost zu berücksichtigen ist. Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis einer der folgenden Parameter (Lohnsteuerparameter KRV) gedruckt: 0 = RV/BRV versichert West Gesetzliche RV oder berufsständische Versorgungseinrichtung, SV Berechnung 01 1 = RV/BRV versichert Ost Gesetzliche RV oder berufsständische Versorgungseinrichtung, SV Berechnung 02 / 03 Für folgende Personen wird keine Vorsorgepauschale bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt: Besondere Lohnsteuertabelle PE20, Allg./Besondere LST-Tabelle = B Gesellschafter/Geschäftsführer PE25, Ges./Geschf./Angehörige = 2 Weiterbeschäftigter Rentner PE25, Personengruppe = 119 Geringfügig Beschäftigter (keine RV-Aufstockung) PE25, Personengruppe = 109 PE25, RV-Beitragsgruppe > 4 Kurzfristig Beschäftigter (auf Lohnsteuerkarte) PE25, Personengruppe = 110 SV frei in allen Zweigen PE25, Personengruppe => 900 SV frei aber UV pflichtig PE25, Personengruppe = 190 Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgenden Parameter (Lohnsteuerparameter KRV) gedruckt: 2 = nicht in der gesetzlichen RV Infoniqa Holding AG 10

11 3.2.2 Gesetzliche Krankenversicherung Für einen pflichtversicherten Arbeitnehmer entspricht die Vorsorgepauschale dem Arbeitnehmeranteil für die gesetzliche Krankenversicherung. Dies gilt auch für freiwillig Versicherte in einer gesetzlichen Krankenversicherung. Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgende Parameter (Lohnsteuerparameter PKV) gedruckt: 0 = GKV versichert Für folgende Personen wird keine Vorsorgepauschale bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt: Nicht versichert PE25, GKV selbstz./pkv privat = 3 Geringfügig Beschäftigter PE25, Personengruppe = 109 PE25, KV-Beitragsgruppe = 0/6 Kurzfristig Beschäftigter (auf Lohnsteuerkarte) PE25, Personengruppe = 110 Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgende Parameter (Lohnsteuerparameter PKV) gedruckt: 1 = nicht versichert oder Pauschalbeitrag GFB Soziale Pflegeversicherung Die länderspezifische Besonderheit von Sachsen (SV Berechnung 03) bei den Beitragssätzen wird berücksichtigt (höherer Arbeitnehmeranteil). Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgende Parameter (Lohnsteuerparameter PVS) gedruckt: 1 = Pflegeversicherung Sachsen Der Beitragszuschlag für Arbeitnehmer ohne Kinder wird ebenfalls berücksichtigt (PE25, Pflegversicherung Zuschlag = 1). Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgende Parameter (Lohnsteuerparameter PVZ) gedruckt: 1 = Pflegeversicherung Zuschlag Infoniqa Holding AG 11

12 3.2.4 Private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung Für Arbeitnehmer, die nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung und sozialen Pflegeversicherung versichert sind, ist für die Vorsorgepauschale die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung anzusetzen. Auf der Verdienstabrechnung wird in der Zeile Lohnsteuer bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug als Nachweis der folgende Parameter (Lohnsteuerparameter PKV) gedruckt: 2 = Privat mit Arbeitgeberzuschuss Mitteilung durch den Arbeitnehmer Ab 2010 wird dem Arbeitnehmer von seinem Versicherungsunternehmen neben dem monatlichen Beitrag (Prämie) auch der steuerlich abziehbare private Basiskranken- und Pflege-Versicherungsbeitrag mitgeteilt. Teilt der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber diesen steuerlich zu berücksichtigen Beitrag nicht mit, wird bei der Lohnsteuerberechnung die Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt Personaldaten (PE25), neue Felder In den Personaldaten können die Beiträge für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung erfasst werden. Auszug aus der Feldbeschreibung (FBS): 2715 PKV Vorsorgeaufwand (7,2) Ab 2010 wird dem Arbeitnehmer von seinem Versicherungsunternehmen neben dem monatlichen Beitrag (Prämie) auch der steuerlich abziehbare private Basiskranken- und Pflege-Versicherungsbeitrag mitgeteilt. Der steuerlich abziehbare Beitrag zur privaten Krankenversicherung ist hier zu erfassen. Teilt der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber diesen steuerlich zu berücksichtigen Beitrag nicht mit, wird bei der Lohnsteuerberechnung die Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt. Ein erfasster Beitrag wird für die Lohnsteuerberechnung nur im laufendem Jahr berücksichtigt. Im Jahresabschluss wird deshalb für das Folgejahr ein Satz mit einem Beitrag 0,00 angelegt. Legt der Arbeitnehmer für das Folgejahr keine Beitragsbescheinigung vor, greift bei der Lohnsteuerberechnung die Mindestvorsorgepauschale PPV Vorsorgeaufwand (7,2) Ab 2010 wird dem Arbeitnehmer von seinem Versicherungsunternehmen neben dem monatlichen Beitrag (Prämie) auch der steuerlich abziehbare private Basiskranken- und Pflege-Versicherungsbeitrag mitgeteilt. Der steuerlich abziehbare Beitrag zur privaten Pflegeversicherung ist hier zu erfassen. Teilt der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber diesen steuerlich zu berücksichtigen Beitrag nicht mit, wird bei der Lohnsteuerberechnung die Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt. Ein erfasster Beitrag wird für die Lohnsteuerberechnung nur im laufendem Jahr berücksichtigt. Im Jahresabschluss wird deshalb für das Folgejahr ein Satz mit einem Beitrag 0,00 angelegt. Legt der Arbeitnehmer für das Folgejahr keine Beitragsbescheinigung vor, greift bei der Lohnsteuerberechnung die Mindestvorsorgepauschale. Infoniqa Holding AG 12

13 3.3. Nachweis der Lohnsteuerparameter auf der Verdienstabrechnung Bei gleichem steuerpflichtigen Entgelt und gleichen Steuermerkmalen kann für einzelne Personen die Höhe der Lohnsteuer unterschiedlich ausfallen, weil die Höhe der Vorsorgeaufwendungen zukünftig auch durch persönliche SV-Merkmale bestimmt wird (SV-Bemessungsgrenzen Ost/West, PV-Sachsen, PV-Zuschlag bei Kinderlosigkeit, PKV-versichert usw.). Auf der Verdienstabrechnung werden in der Zeile Lohnsteuer (Lohnart mit der festen Funktion 023) bzw. Lohnsteuer sonstiger Bezug (Lohnart mit der festen Funktion 024) als Nachweis die Lohnsteuerparameter gedruckt, auf deren Basis die Lohnsteuerermittlung ermittelt wurde. Die Lohnsteuerparameter werden in folgender Reihenfolge gedruckt: KRV = Vorsorgepauschale 0=RV/BRV versichert West 1=RV/BRV versichert Ost 2=nicht in der gesetzlichen RV PKV = Krankenversicherung 0=GKV versichert 1=nicht versichert oder Pauschalbeitrag GFB 2=PKV versichert mit AG-Zuschuss PVS = Pflegeversicherung 1=Pflegeversicherung Sachsen PVZ = Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 %) 1=Zuschlag zur Pflegeversicherung 0,25 % Wird bei der Lohnsteuerklasse 4 das Faktorverfahren gewählt, wird der Buchstabe F gedruckt Kinderfreibetrag Zur steuerlichen Entlastung und zur Förderung der Familien mit Kindern werden die Freibeträge für Kinder von insgesamt EUR auf EUR ab dem Veranlagungszeitraum 2010 angehoben. (Gesetz zur Beschleunigung des Wirtschaftswachstums) Infoniqa Holding AG 13

14 4 Sozialversicherung ELENA startet Mit der Januarabrechnung 2010 startet mit der erstmaligen Meldung der Beschäftigtendaten an die Zentrale Speicherstelle bei der Deutschen Rentenversicherung das elektronische Entgeltnachweisverfahren (ELENA). Ausführliche Informationen zu diesem Thema enthält die Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst V02R26 ab der Seite 6. Der Datenbaustein Kündigung/Entlassung muss erstmalig ab übermittelt werden. Die entsprechenden Angaben in den Personaldaten (PE10) können momentan noch nicht gemacht werden. Eine Eingabemöglichkeit wird mit einem späteren PTF ermöglicht, Pressemitteilungen zufolge sind gerade in diesem Bereich aus Gründen des Datenschutzes noch Nachbesserungen zu erwarten Verbeitragung von Wertguthaben in der UV Unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt eine Wertguthabenvereinbarung abgeschlossen wurde ist Wertguthaben, das nach dem angespart wird, entsprechend dem Entstehungsprinzips in der Unfallversicherung sofort zu melden und der Beitragsberechnung zu unterwerfen. Bei Wertguthaben, das am besteht und aufgrund der bisherigen Anwendung des Zuflussprinzips noch nicht gemeldet und mit Beiträgen zur Unfallversicherung belegt wurde, ist das zum Zeitpunkt der Auszahlung fällige Arbeitsentgelt in der UV, wie für die anderen SV-Zweige, zu verbeitragen. Lösung für Wertguthaben Flexi II nach dem : Die Lohnart, die für den Aufbau eines Wertkontos im Rahmen einer Vereinbarung von flexiblen Arbeitszeiten ab verwendet wird, muss im Benutzerfeld in der Lohnartendatengruppe LA10 ab mit $UAU gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichnung bewirkt, dass der (negative) Betrag, der dem Wertkonto positiv zugeführt wird, nur das SV-pflichtige Entgelt und nicht das UV-pflichtige Entgelt mindert. Dieses Kennzeichen darf nur für Wertkonten mit der Guthaben-Art A Summenfeldermodell angewandt werden. Die Lohnart, mit der ein Wertkonto (für flexible Arbeitszeiten) abgebaut wird, muss ebenfalls entsprechend gekennzeichnet werden, wenn das Wertguthaben ab aufgebaut wurde. Die Auszahlung wird somit SV-pflichtig und UV-frei behandelt Neuer SV-Fehlzeitenschlüssel Der Fehlzeitenkatalog der ITSG ist um die neue Fehlzeit 17 erweitert worden und kann in den Personaldaten PE70 verwendet werden: 17 = Freistellung seitens des Arbeitgebers oder einvernehmliche unwiderrufliche Freistellung ohne Fortzahlung des Arbeitsentgeltes Diese Fehlzeit bewirkt eine DEÜV-Abmeldung (Grund = 30) Neue pauschalierte Nettoentgelte für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes Die für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes zugrunde liegenden pauschalierten Nettoentgelte werden zum 1. Januar 2010 angepasst. Im aktuellen Ablaufplan zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes 2010 werden diese Änderungen berücksichtigt. Die ab dem 1.Januar 2010 gültigen Kug-Parameter sind in der Standardwertedatenbank (Seite 4/4) enthalten. Infoniqa Holding AG 14

15 4.5. SV-Rechengrößen Beitragsbemessungsgrenzen Mit der Verordnung über die Sozialversicherungsrechengrößen 2010 wurden die maßgeblichen Rechengrößen der Sozialversicherung gemäß der Einkommensentwicklung im Jahr 2008 aktualisiert (s. Standard- Wertedatenbank, Seite 1 / 4) Insolvenzgeldumlage Der Umlagesatz für das Insolvenzgeld wird für das Jahr 2010 auf 0,41 % festgesetzt (s. Standard- Wertedatenbank, Seite 1 / 4) Gleitzonenfaktor Ab dem 1.Januar 2010 gilt für Beschäftigte in der Gleitzone (400,01 bis 800,00 Euro Entgelt im Monat) der Gleitzonenfaktor 0,7585 (s. Standard-Wertedatenbank, Seite 3 / 4) Kug-Parameter Die ab dem 1.Januar 2010 gültigen Kug-Parameter sind in der Standard-Wertedatenbank (Seite 4/4) enthalten AtG-Parameter Die derzeit gültigen gesetzlichen Mindestnettobeträge gelten auch für das Jahr 2010 fort. Die Mindestnettobeträge sind für Beschäftigte relevant, die die Altersteilzeit vor dem 1.Juli 2004 begonnen haben (sogenannte Altfälle). (s. Standard-Wertedatenbank, Seite 4/4) Standard-Wertedatenbank Mit der Installation der aktuellen Programmänderungen (PTF) werden die SV-Rechengrößen in der Standard- Wertedatenbank maschinell aktualisiert. Die aktuellen SV Rechengrößen 2010 können vom Lohnbenutzer LOHNxx oder vom Lohnadministrator LOHNADMIN angezeigt werden: Lohnbenutzer LOHNxx: 1. Stamm- und Berichtsdaten 3. Stammdaten anzeigen 7. Stammdaten anzeigen Teil II 6. Rechengrößen anzeigen Lohnadministrator LOHNADMIN: 2. Datenbanken anzeigen/verwalten 1. Rechengrößen anzeigen Infoniqa Holding AG 15

16 Wirksamkeitsdatum mit 1 auswählen Es wird die Seite 1 / 4 angezeigt. Weitere Rechengrößen werden angezeigt, wenn die Eingabetaste betätigt wird. Infoniqa Holding AG 16

17 5 Abschlussarbeiten für das Jahr DEÜV Jahresmeldungen Termin: spätestens Wie bei den Monatsmeldungen ist der Prüflauf und die Ermittlung von DEÜV Jahresentgeltmeldungen in den Ablauf der monatlichen Abrechnung integriert. Die entsprechenden Listen werden in der Abrechnungsperiode März maschinell erstellt, wenn die Abrechnungsperiode für den Abruf nicht auf einen anderen Monat verändert wurde (s.u.). Nettolohn abrechnen In der Abrechnungsperiode März wird im Arbeitsgebiet Nettolohn abrechnen die Prüfliste für die DEÜV Jahresentgeltmeldungen maschinell gedruckt. Monatsabschluss Im Monatsabschluss der Abrechnungsperiode März wird die Ermittlung von DEÜV-Meldungen für die DEÜV Jahresentgeltmeldungen automatisch durchgeführt und die Liste mit den DEÜV-Meldungen gedruckt. Übermittlung Die Übermittlung der DEÜV-Meldungen muss vom Lohnbenutzer LOHNxx oder dem Lohnadministrator LOHNADMIN manuell gestartet werden, um die DEÜV-Meldungen für die elektronische Übermittlung mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) bereitzustellen. Infoniqa Holding AG 17

18 Lohnbenutzer LOHNxx Direktaufruf LABRDV oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen DEÜV... Wenn die DEÜV-Jahresentgeltmeldungen bereits vor der Abrechnungsperiode März übermittelt werden sollen, kann gewählt werden, ob die Prüfliste und die Ermittlung der Jahresentgeltmeldungen entweder in der Abrechnungsperiode Januar oder Februar maschinell erzeugt werden. Infoniqa Holding AG 18

19 Die Standardeinstellung März kann vom Lohnadministrator LOHNADMIN wie folgt geändert werden: Wählen Sie 3. Anwendung anpassen aus. Im Fenster rechts oben geben Sie unter Monat für Jahres-DEÜV als Monat 01, 02 oder 03 an. Infoniqa Holding AG 19

20 5.2. Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Termin: spätestens Die Lohnsteuerbescheinigungen, die das Bescheinigungsjahr 2009 betreffen, müssen authentifiziert übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Einstellungen für das Elster-Zertifikat im Bescheinigungsmanager (Desktop) vorgenommen wurden Schwerbehindertenmeldungen Termin: spätestens Mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) können die Schwerbehindertenmeldungen über REHADAT maschinell übermittelt werden. Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Vierteljährliche Verdiensterhebung und Schwerbehindertenauswertung beschrieben. Die Funktionsbeschreibung (PDF) kann mit dem Installer heruntergeladen werden Berufsgenossenschaft, Lohnnachweis Termin: spätestens Der Lohnnachweis 2009 für die Berufsgenossenschaft muss weiterhin in Papierform übermittelt werden, obwohl die Daten für die Unfallversicherung mit den DEÜV-Jahresmeldungen elektronisch übermittelt werden. Die Berufsgenossenschaftsliste wird wie folgt abgerufen: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen Listenart BG_Liste mit 1(=Auswählen) 5.5. Jahreslohnkonto drucken Die Jahreslohnkonten 2009 müssen ausgedruckt und archiviert werden. Der Zeitpunkt für das Drucken wird durch mögliche Korrekturen auf 2009 bzw. durch mögliche Märzklausel-Fälle bestimmt. Direktaufruf LDRUJKT oder 5. Abschlussarbeiten Jahreslohnkonto drucken Infoniqa Holding AG 20

21 6 Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Prüfung Pflichtversicherung Zur Feststellung der Versicherungsfreiheit kann eine (unverbindliche) Prüfliste abgerufen werden. Dabei wird das Jahresarbeitsentgelt mit den JAE-Grenzen verglichen. Die Vergleichszeiträume sind: Rückschauende Betrachtung Vorausschauende Betrachtung 2010 Die Prüfliste kann wie folgt abgerufen werden: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen Listenart SV-PRUEFLI mit 1(=Auswählen) Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Analyse Jahresarbeitsentgeltgrenzen beschrieben. Die Funktionsbeschreibung (PDF) kann mit dem Installer heruntergeladen werden Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte Die Lohnsteuermerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 müssen in den Personaldaten (PE20) mit dem Wirksamkeitsdatum erfasst werden. Besonderer Hinweis Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art und bleibt auch für das Jahr 2011 gültig. Sie darf deshalb nicht am Jahresende 2011 vernichtet werden. Ab 2012 werden die Lohnsteuermerkmale im Rahmen des ELSTAM- Verfahren durch den Arbeitgeber für seine Beschäftigten abgerufen KK-, UV-, BV-Stammdaten aktualisieren Mit der monatlichen Aktualisierung der Krankenkassendaten werden nicht nur die Änderungen, z.b. Fusionen von gesetzlichen Krankenkassen erkannt, sondern auch die zentralen Stammdaten für die Unfallversicherungen und die berufsständischen Versorgungseinrichtungen aktuell gehalten. Infoniqa Holding AG 21

22 7 Schlussbemerkungen Bundesdatenschutzgesetz Für den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz umfangreiche Vorschriften erlassen worden. Als Lizenznehmer sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich. Zuständigkeit für die Dokumentation Zuständig für sachliche Auskünfte zum Inhalt: P&C Midrange GmbH Hanns-Klemm-Str Böblingen Infoniqa Holding AG 22