Optimierung der Einkaufs- und Logistikprozesse eines Betten-Krankenhauses in Deutschland

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1 1. ECHE Baden-Baden Optimierung der Einkaufs- und Logistikprozesse eines Betten-Krankenhauses in Deutschland Dr. Horst Gudat, Hannover 1. Einführung Um den wirtschaftlichen Fortbestand des Krankenhauses zu sichern, sind Krankenhäuser gezwungen, in allen Bereichen ihre Effizienz zu steigern. Bislang wird häufig übersehen, dass die Materiallogistik einen erheblichen Einfluss auf sehr viele Abläufe und Leistungsbereiche im Krankenhaus hat. Die mit der Logistik verbundenen Prozesskosten bieten außerdem ein erhebliches Einsparpotenzial. Deshalb kommt ihrer Optimierung eine grundsätzliche Bedeutung zu. Dieser Vortrag behandelt sowohl die grundsätzlichen Ansätze zur Logistikoptimierung anhand der im Mai 2005 neu erschienenen WGKT-Empfehlungen als auch das konkrete Projektbeispiel des Krankenhauses Klinikum Augsburg in Bayern. 2. Die neue WGKT-Empfehlung Verbesserung logistischer Prozesse im Krankenhaus Die Wissenschaftliche Gesellschaft für Krankenhaustechnik (WGKT) hat im Jahr 2005 vier Empfehlungen - eine Basisempfehlung und drei spezielle Ergänzungen - zur Verbesserung logistischer Prozesse im Krankenhaus fertig gestellt und veröffentlicht. Beteiligt war ein Arbeitskreis hochkarätiger Fachleute aus Kliniken, der Wissenschaft und aus Dienstleistungs- und Beratungsunternehmungen unter Leitung des Verfassers dieses Artikels. Die Empfehlungen zeigen Verbesserungspotenziale für den gesamten Logistikprozess von der Nutzeranforderung über die Stufen Einkauf, Lieferung, Transport, Lagerung, Verbrauch und Dokumentation bis zur Entsorgung von Medizinprodukten und allgemeinen Wirtschaftsgütern auf. Sie beinhalten sowohl grundsätzliche Ansätze wie z.b. die Entwicklung des operativen Einkaufs zu einem strategischen Einkauf als auch praxisorientierte und konkret umsetzbare Verbesserungsvorschläge für alle Stufen des Logistikprozesses. Im Folgenden werden die vier Empfehlungen in Auszügen kurz vorgestellt. Teil 1: Verbesserung logistischer Prozesse im Krankenhaus (Basisempfehlung) Der Begrif Logistik beschreibt sämtliche Anforderungs-, Beschaffungs-, Transport-, Lager-, Umschlags- und Entsorgungsvorgänge von Waren. Diese Güterbewegungen umfassen den gesamten Materialfluss vom Lieferanten bis zum Kunden (im Krankenhaus also Stationen, Funktionsbereiche bis letztendlich zum Patienten) einschließlich der Entsorgung von nicht wieder verwendbaren Gütern, Abfällen und Verpackungen. Unter Logistikkosten ist der Aufwand an Dienstleistungen sowie an Lager-, Transport und Organisationsmitteln zu verstehen, der erforderlich ist, die gesamte Materialbeschaffung und -bereitstellung sicherzustellen. Der Materialwert selbst zählt nicht zu den Logistikkosten. Moderne Logistik im Krankenhaus muss heute sowohl den funktionellen als auch den betriebswirtschaftlichen Anforderungen gerecht werden und die einzelnen Leistungen und Aufgabenbereiche transparent gestalten: Schnelle und zuverlässige Belieferung der Bedarfstellen Ständige Verfügbarkeit ohne Überdimensionierung der Lagerbestände Gudat Vortrag Logistik 1 1. ECCHE Baden-Baden

2 IT-gestützte Logistikorganisation und -dokumentation Durchgängige Betriebsabläufe (ohne Abteilungs-Bruchstellen) Kostenstellenspezifische Nachweise der Verbrauchs- und Entsorgungsdaten DRG- bzw. Patienten-spezifische Nachweise der Material-Verbräuche und Entsorgungsleistungen Zur Optimierung des logistischen Gesamtprozesses ist auf alle Glieder der Kette Einfluss zu nehmen. Zielsetzung ist die Ablauf- und Kostenoptimierung der gesamten Prozesskette Krankenhauslogistik, insbesondere durch eine weitgehend papierlose Verknüpfung aller Glieder in einer geeigneten IT-Struktur. Der klassische Logistikprozess externer Transport Zentrallager Artikelstammdaten Wareneingang Kommissionierung interner Transport Lieferanten IT-Struktur Stationen Einkauf Anforder -ung Externe Entsorgung incl Dokumentation interne Entsorgung Als besonders wichtig empfiehlt die WGKT folgende Punkte: - Die Weiterentwicklung des operativen Einkaufs zu einem strategischen Einkauf - Die weitgehend papierlose, EDV-gestützte Abwicklung aller Logistikprozesse - Die Standardisierung der Produkte und ständige Pflege der Artikelstammdaten - Die Koordinierung und Bündelung aller logistischen Prozesse im Krankenhaus durch eine Abteilung - Die Einbeziehung eines Entsorgungsmanagements in die Beschaffungsentscheidungen und in die Struktur der internen Logistikprozesse Krankenhäusern, die ihre Logistikprozesse reformieren wollen, sollten zu Beginn eine IST- Analyse zur Erfassung der Ausgangssituation durchzuführen, aus der heraus ein an das Haus und an diese Empfehlungen angepasster verbesserter Logistikprozess entwickelt werden kann. Teil 2: Strategischer und operativer Einkauf Krankenhäuser haben die Möglichkeit, durch konsequenten strategischen Einkauf und durch Prozessverbesserungen schnell Kosteneinsparungen zu realisieren und die Beschaffungsabläufe zu verschlanken. Die Möglichkeiten des strategischen Beschaffungsmanagements in deutschen Krankenhäusern sind jedoch nicht immer Gudat Vortrag Logistik 2 1. ECCHE Baden-Baden

3 ausgeschöpft. Nachholbedarf besteht in der Standardisierung von Prozessen und bei den eingesetzten Produkten sowie in den Vertragsverhandlungen und der Vertragsgestaltung. Die meist hohe Zahl der Lieferanten zieht eine hohe Komplexität der Beschaffung nach sich. Die heutigen klassischen Einkaufsabteilungen sollten zu einem strategischen Einkauf entwickelt werden, der das Bindeglied zwischen Markt und Nutzern darstellt. Die WGKT empfiehlt zum Thema Strategischer und operativer Einkauf : - Die Ziele des Einkaufs mit den Zielen des Krankenhauses in Einklang zu bringen - Die Prüfung und Entscheidung für einen eigenen strategischen Einkauf oder für eine Einkaufskooperation zu treffen - Die Teilevielfalt und die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren - Sich auf die Materialien zu konzentrieren, die einen hohen Einfluss auf die medizinischen Leistungen haben. Teil 3: Wareneingang, Lagerung und interner Transport Häufig werden die personellen, baulichen, organisatorischen und technischen Anforderungen für optimale Logistikprozesse im Krankenhaus nicht erkannt. Hierzu zählen die Ausstattung des Wareneingangs und des Zentrallagers, die Qualifikation des Personals, die verschiedenen Transportsysteme, die Lagerbedingungen und der Personaleinsatz an den unmittelbaren Verbrauchsorten. Es sollte das Zusammenwirken zwischen Produktauswahl und Sortimentsbereinigung sowie den logistischen Effekten von Transport und Lagerhaltung beachtet werden. Die WGKT empfiehlt zum Thema Wareneingang, Lagerung und interner Transport u.a.: - Zur Erhöhung der Versorgungssicherheit und zur Senkung von Pflegepersonalkosten den Einsatz von Stations-/Versorgungsassistenten und einer Systemversorgung (Schrank-, Modulsysteme u.ä.) zu prüfen Teil 4: Effizientes Entsorgungsmanagement im Krankenhaus Nicht nur die anfallende Müllmenge im Krankenhaus ist ein Problem, auch deren Zusammensetzung hat sich stark geändert. Grundsätzlich muss angestrebt werden, unnötiges Müllaufkommen zu vermeiden, verwertbare Bestandteile zu verwerten (z.b. Recycling, Leergutnutzung, Kompost, Rückgewinnung von Metallen). Besondere Relevanz erhält das Thema Entsorgung im Krankenhaus durch die Tatsache, dass ein Patient die doppelte bis dreifache Menge an Abfall verursacht und gleichzeitig die dreifache Menge an Energie und Wasser verbraucht wie zu Hause. Die WGKT empfiehlt zum Thema Efizientes Entsorgungsmanagement u.a. : - Bereits bei der Beschaffung mögliche Entsorgungsfragen zu berücksichtigen, um Abfallvermeidungspotenziale zu nutzen. - Das Entsorgungskonzept zu standardisieren und mit den betroffenen Bereichen abzustimmen. - Die Entsorgung in das Logistikkonzept des Hauses einzubeziehen (gemeinsame Verund Entsorgung). - das Abfallmanagement zu zentralisieren, um eine Rückkopplung und Kontrolle über alle Prozesse zu erreichen. Gudat Vortrag Logistik 3 1. ECCHE Baden-Baden

4 3. Die Optimierung der Logistik am Klinikum Augsburg Das Klinikum Augsburg wurde Ende der 70iger Jahre in Kompaktbauweise errichtet. Es hat heute rund Betten und Beschäftigte, davon 170 im Bereich Logistik (ohne Technik, aber incl. Zentralapotheke). Das gesamte Beschaffungsvolumen (incl. Technik, Baumaßnahmen und Apotheke) betrug im Jahr 2004 Mio 93,2 und gliedert sich wie folgt: Beschaffungsvolumen 2004 Einkauf ,07 Apotheke ,65 Technik ,93 Diagnostika ,06 SUMME ,71 In dem Projekt analysiert und optimiert wurde ein engerer Bedarf an Medizin- und Wirtschaftsgütern (ohne Baumaßnahmen und Technik) mit mehr als Produkten und einem finanziellen Jahresvolumen von rund 44 Mio.Rund ¾ davon sind Durchläufer, d.h. Artikel, die nicht im Lager vorgehalten, sondern extern eingekauft werden. Diese Bestellungen erfolgten bisher in Papierform von den Stationen über die Einkaufsabteilungen (per Hauspost) zu den Lieferanten; der damit verbundene Aufwand an Papier, Kopier- und Ablagevorgängen war immens. Nur die rd. 13% Lagerartikel können bereits per EDV von den Stationen im Lager abgerufen werden. Die Einkaufs- und Logistikprozesse blieben seit Gründung des Klinikums nahezu unverändert. Eine Ist-Analyse im Jahr 2004 zeigte Handlungsbedarf in vielen Punkten: Logistik-Organisation Einkauf Optimierung nach Artikelgruppen, Standardisierung der Artikelstammdaten, Bedarfsmeldung Stationen Belieferung Interne Lagerung / Transport AWT Optimierung Lagerartikel / Zentrallager Transporte und Umpackvorgänge Externe Beschaffung / Durchläufer Daraus wurden zusammen mit einer Arbeitsgruppe des Klinikums - folgende Zielsetzungen zur Optimierung der gesamten Materiallogistik entwickelt: Der operative Einkauf wird zu einem strategischen Einkauf entwickelt, der von operativen Routineaufgaben entlastet wird. Routinebestellungen werden direkt in den Stationen und Funktionsabteilungen per EDV ausgelöst. Es werden Einkaufs-Budgets für die Kliniken eingeführt, innerhalb derer die Kliniken frei bestellen dürfen; die Kontrolle der Budgetvorgaben erfolgt per EDV. Ale Bestel- und Einkaufsvorgänge werden papierlos per EDV durchgeführt. Die Artikelstammdaten werden unter Einbeziehung der Nutzer bereinigt. Die Lieferantenstruktur wird konzentriert. Die Bereiche: Einkauf - Zentrallager - Interner Transport - Versorgungsstützpunkte - Entsorgung werden organisatorisch zusammengefasst. Gudat Vortrag Logistik 4 1. ECCHE Baden-Baden

5 Die Lagerhaltung wird hinsichtlich Lagerartikel und Durchläufer optimiert, d.h. das Lager wird um die Artikel reduziert, die weniger als 5x pro Jahr bestellt werden; andererseits wird das Lager um häufige Durchläufer erweitert. Das Formularwesen (mehr als 2000 Formulare) wird gestrafft und in der EDV hinterlegt Die Umsetzung dieser Maßnahmen läuft erfolgreich seit Jan und ist weitestgehend abgeschlossen. Die größten Probleme bestanden in der Anpassung der EDV, da die vorhandene Software zunächst nicht alle Anforderungen erfüllen konnte. Insgesamt zeigten sich aber innerhalb weniger Monate erhebliche Rationalisierungseffekte in der gesamten Materiallogistik in Form wesentlich schnellerer und zuverlässigerer Beschaffungs- und Belieferungsvorgänge, in einer höheren Transparenz der Verfügbarkeit und erheblichen Reduzierungen in der Personalbelastung und des Papieraufkommens in der Logistik und auf den Stationen. Die Einspareffekte in den Prozesskosten betreffen somit nicht nur die Logistikabteilungen, sondern nahezu alle medizinischen Stationen. Verfasser Dr.-Ing. Horst Gudat Vize-Präsident der WGKT c/o Dr. Gudat Consult Güntherstr. 19 D Hannover Fax Gudat Vortrag Logistik 5 1. ECCHE Baden-Baden

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