REFLEX Zeiterfassung

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1 REFLEX Zeiterfassung Inhalt 1.1 ZEITERFASSUNG MIT REFLEX Allgemeines Übersicht Andere Person auswählen Erfassen von Zeiten Eingabefelder bei der Erfassung Liste der Tätigkeiten/Aktivitäten Auswertungen der Tätigkeiten/Aktivitäten Zugriffsrechte Erlauben, dass eine Person für eine andere Zeiten erfassen darf 8

2 1.1 Zeiterfassung mit REFLEX Allgemeines Das Zusatzmodul REFLEX-Zeiterfassung ermöglicht es, Zeiten von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zu erfassen und auszuwerten. Öffnen Sie den Programmteil in REFLEX mit dem Menü Datei Zeit-/Aktivitäten-Erfassung Übersicht Nach dem Öffnen wird zuerst die Übersicht der vorhandenen Zeiterfassungen angezeigt. Beispiel: Die Daten beziehen sich dabei auf die ausgewählte Person (standardmäßig der/die aktuelle angemeldete Benutzer/in) und den angegebenen Zeitraum Andere Person auswählen Standardmäßig bezieht sich die Anzeige und Erfassung auf den/die aktuelle angemeldete/n Benutzer/in. Ob eine Person Zeiten für eine andere Person erfassen kann oder nur für sich selbst, wird in den Programmparametern festgelegt! Wenn Sie eine andere Person auswählen wollen, so klicken Sie in der Übersicht auf F4-Suchen oder auf die Schaltfläche Es öffnet sich das Suchen-Fenster für Personen. Beispiel: Wählen/Suchen Sie die gewünschte Person aus. Der Filter in diesem Fenster steht automatisch aus Personen. Er lässt sich auch nicht ändern, weil nur für Personen Zeiten erfasst werden können und nicht z.b. für Fahrzeuge. 2

3 1.1.4 Erfassen von Zeiten In diesem Programmteil werden die Zeiten erfasst: 1 In diese Eingabefelder werden die Zeit-Daten eingetragen bzw. geändert. Je nach Einstellung in den Programm-Parametern werden hier mehr oder weniger Felder angezeigt. 2 3 In der Tabelle oben werden alle Zeiterfassung des Tages angezeigt, der oben im Eingabebereich Datum angegeben ist. Mit dem Auswahlfeld über der Tabelle können Sie ein anderes Datum wählen, wenn Sie z.b. eine Erfassung eines anderen Tages ändern wollen. Wenn eine Zeile fett dargestellt ist, handelt es sich bei der Zeile um den gerade bearbeiteten Datensatz! In der Tabelle unten werden alle Zeiterfassung ab dem Tag angezeigt, der oben im Eingabebereich Datum angegeben ist. Mit dem Auswahlfeld über der Tabelle können Sie ein anderes Datum wählen, wenn Sie z.b. eine Erfassung eines anderen Tages ändern wollen. Wenn eine Zeile fett dargestellt ist, handelt es sich bei der Zeile um den gerade bearbeiteten Datensatz! Wenn Sie eine neue Zeiterfassung vornehmen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [F5-Neu] oder drücken [F5]. Zum Speichern der Zeiterfassung klicken Sie auf die Schaltfläche [F3-Speichern] oder drücken [F3]. Wenn Sie erfasste, aber noch nicht gespeicherte Daten verwerfen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Alt-F2-Verwerfen] oder drücken [Alt-F2]. Wenn Sie schon gespeicherte Daten nachträglich ändern wollen, so suchen Sie diese in der Übersicht oder den Tabellen der Erfassungsmaske aus und doppelklicken Sie darauf. Die Bearbeitung aktivieren Sie mit der Schaltfläche [F2-Bearbeiten]. 3

4 1.1.5 Eingabefelder bei der Erfassung Datum Geben Sie hier das Datum der Zeiterfassung ein. Sie können das Datum über die Tastatur eingeben oder mit dem Auswahl-Kalender auswählen. Zeit von Sobald Sie das Feld verlassen, wird die Anzeige der Tabellen aktualisiert: Oben die u.u. schon vorhandenen Daten dieses Tages, darunter die Erfassungen ab diesem Tag. Hier wird die Uhrzeit angegeben, ab der die Zeiterfassung beginnt. Die Eingabe ist dabei komfortabel und möglich benutzerfreundlich gestaltet. So sind die folgende Eingaben zulässig: 8 08:00 8,3 08: :45 Zeit bis Eingabe der Bis-Uhrzeit. Wenn die Bis-Uhrzeit kleiner als die Von-Uhrzeit ist, wird von einer tagesübergreifenden Tätigkeit ausgegangen. Std. Übernachtung Auftr.Nr., VA/Pro. Beispiel: 08:45-03:00 = 18,25 Stunden! Anzeige der Stunden, die aus Von- und Bis-Uhrzeit errechnet wird. Es wird in dezimaler Rechenweise angezeigt, also 00:15 0,25 00:30 0,5 00:45 0,75 Optionale Angabe, ob eine Übernachtung stattgefunden hat. Dies kann für Auswertungen benutzt werden. Hier kann man optional eine Auftragsnummer eintragen, wenn sich die Tätigkeit auf einen bestimmten Auftrag bezog. Für manche Firmen ist das wichtig, für andere weniger. Mit der Schaltfläche können Sie einen Auftrag auch suchen und in die Eingabemaske übernehmen! Zeitart Optional können erfasste Tätigkeiten/Aktivitäten in die Faktura übernommen werden. Deshalb ist die Erfassung von Zeitarten als Artikel wichtig! Hier muss man eine gültige Zeitart auswählen. Ohne eine Zeitart kann man die Daten nicht speichern! Zeitarten werden in den Artikel-Stammdaten festgelegt! Es sind im Grunde genommen nur die als Arbeitszeit festgelegten Artikel. Tätigkeit Hier muss man eine gültige Tätigkeit auswählen. Ohne eine Tätigkeit kann man die Daten nicht speichern! Tätigkeitsschlüssel werden in den Programm-Parametern festgelegt! 4

5 Zusätzliche Beschreibung Aufwendungen Fahrt Hier kann man eine zusätzliche Beschreibung der Tätigkeit vornehmen (optional). Im Bereich der Aufwendungen kann man optional zusätzliche Kosten wie z.b. Übernachtungen, tanken usw. erfassen. Dieser Bereich ist bei Ihnen u.u. ausgeschaltet! In diesem Bereich kann man optional Fahr-Daten erfassen. Fahrzeug ist ein in den Stammdaten als solches definiertes Fahrzeug. Dieser Bereich ist bei Ihnen u.u. ausgeschaltet! Liste der Tätigkeiten/Aktivitäten Mit diesem Programmteil kann man eine Liste der Tätigkeiten erzeugen und diese ausdrucken. Beispiel: 5

6 Option Mit internem Stundensatz Wenn Sie die Option Mit internem Stundensatz verwenden: Der Stundensatz wird in den Stammdaten der Person festgelegt! Diese Option kann man nur verwenden wenn man seine eigene Liste ausdruckt oder wenn man das Recht System auf die Zeiterfassung hat! Auswertungen der Tätigkeiten/Aktivitäten Dieser Programmteil ist für spezielle Auswertungen gedacht, die sich jeder Kunde mit CrystalReports selbst machen kann (wenn er dieses Toll hat) oder von GEVITAS machen lassen kann. Die Reports befinden sich im Ordner..\Report\ZeiterfsStat 6

7 1.1.8 Zugriffsrechte Der Zugriff auf diesen Programmteil ist über das Menü Datei Zeit-/Aktivitäten-Erfassung ( menzeiterfassung ) geschützt. Je nach Zugriffsrecht ist der Menüpunkt für den Benutzer auswählbar oder nicht. Für die Erfassung der Zeiten benötigt der Benutzer mindestens das Schreiben-Recht Zeiterfassung. Zugriffsrecht einrichten Wenn das Zugriffsrecht Zeiterfassung in REFLEX nicht vorhanden ist, müssen Sie es einrichten: In REFLEX Datei Admin-Optionen Benutzerverwaltung/Zugriffsteuerung öffnen. Auf die Registerseite Objekt-Liste in REFLEX klicken und das Objekt Zeiterfassung suchen. Wenn es nicht vorhanden ist, auf [Neu] Klicken und in die Felder rechts die Objektbezeichnung Zeiterfassung und den Objekt-Code Zeiterfassung eingeben und auf [Speichern] klicken. Danach auf die Seite Programmteile in REFLEX klicken und den Benutzern das entsprechende Recht auf die Zeiterfassung zuweisen. Rechte-Hierarchie: Schreiben Löschen System Lesen Person kann Zeiten erfassen, aber nicht löschen. Minimal erforderliches Recht, um Daten zu erfassen! Person kann Zeiten erfassen und löschen. Höchstes Recht: In der Liste kann man auch die internen Stundensätze von anderen Personen auflisten. Ohne dieses Recht kann man nur seinen eigenen Stundensatz auflisten! System=Löschen! Dieses Recht wird nicht verwendet. Ein Benutzer mit diesem Recht kann sich seine eigenen Daten anzeigen lassen, aber nicht erfassen! Ob eine Person überhaupt Zeiten für eine andere Person anzeigen oder erfassen kann oder nur für sich selbst, wird in den Programmparametern festgelegt! 7

8 1.1.9 Erlauben, dass eine Person für eine andere Zeiten erfassen darf Dies wird mit diesem Programm-Parameter gesteuert: 8

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