Corporate Card Programm. Volkswagen Konzern

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1 Corporate Card Programm Volkswagen Konzern 1

2 Thomas Bammel Teamleader Bankoperation V O L K S W A G E N AKTIENGESELLSCHAFT / K-FTT D Wolfsburg Germany Tel e-fax

3 Werdegang Ausbildung zum Industriekaufmann Volkswagen AG Sachbearbeiter bei Volkswagen Leasing GmbH Studium der Betriebswirtschaft Wiedereinstieg bei Volkswagen im IT-Bereich Implementierung SAP Gemeinkostencontrolling Wechsel in den Bereich Konzern Treasury Aufbau Reporting-, Devisenplanungstool Betreuung und Audit Konzergesellschaften Leiter dokumentärer -und reiner Zahlungsverkehr Leiter Bankoperation 3

4 Aufgaben Bank Operations Konzeption globale Bankkontenstruktur Genehmigung von Bankkonten des Volkswagen Konzerns Konzeption Cash pool-structure Verhandlung Bankgebühren Bank-Kommunikation (Übertragskanäle/Formate) Freigabe von E-Banking-Lösungen Konzeption Zahlungsverkehrslösungen Kreditkartenprogramme (Auswahl und Programmadministration) In Zusammenarbeit mit Travelmanagement Vertragsprüfung, -gestaltung in dem genannten Umfeld 4

5 Auslöser der Initiative Auf Grundlage des Revisionsberichtes - Reisekostenvorschüsse für VW Mitarbeiter /2001 wurde die Forderung der Revision untersucht eine alternative finanzielle Absicherung der Volkswagen Mitarbeiter im Rahmen von Dienstreisen zu erreichen. Erschaffung einer besseren Verhandlungsgrundlage mit Leistungserbringern Abschaffung von Bargeldvorschüssen Besserstellung der Reisenden durch permanente Produktverfügbarkeit Reduzierung der Finanzierungskosten durch verbesserte Zahlungsziele 5

6 * Anzahl Dienstreisen ca Anzahl der RKV ca Anzahl Dauervorschüsse ca Gesamtwert - RKV (Mio.Euro) ca. 13,5 18,4 15,0 davon Fremdwährungen (Mio.Euro) ca. 4,0 4,0 3,0 Offene Forderung aus Vorschüsse (Mio. Euro) ca. 4,0 7,0 6,5 6

7 Direkte Kosten Transport, Übernachtung und Verpflegung Indirekte Kosten Prozesskosten des Geschäftsreiseverkehrs Sichtbar Unsichtbar ca. 75 Mio. EURO * ca. 5 Mio. EURO * Anteil 93% Anteil 7 % 7

8 Vorschuss besorgen Kasse Reisender Reisekostenstelle/ Buchhaltung Verbuchung des Vorschusses auf das Vorschusskonto Ausgabe Vorschuss Prozesskosten pro Vorschusszahlung: 40 DM Gehaltsabrechnung Mitarbeiter Reisekostenabrechnung Rückerstattung an Mitarbeiter/ Rückzahlung durch Mitarbeiter Forderung oder Gutschrift Abgleich der Salden Vorschusskonto 8

9 Optimierungsansatz: Einführung einer Volkswagen Corporate Cards als personalisierte Kreditkarten (gem. den Beispielen Daimler Chrysler, Ford, Deutsche Bank, Siemens). Absicherung des Volkswagen Corporate Card durch ein detailliertes Lastenheft bzw. eine Funktionsbeschreibung. 9

10 Vorschuss besorgen Flug- und Bahntickets Mietwagen Taxi Lösung: Corporate card mit individueller Rechnungserstellung Abrechnung mit verzögertem Lastschriftverfahren nach Eingang der Reisespesen Reisekostenabrechnung VW AG/ TQ3 Restaurant Parken Hotel VW Corporate Card Tanken Begleichung Ausgaben Telefon Beschaffung Devisen Konto des Mitarbeiters Abrechnungsbelege des Mitarbeiters 10

11 Einsatz der Corporate Kreditkarten Personalisierte Kreditkarte, die gegen ein privates Konto des Mitarbeiters gestellt wird Gesamtschuldnerische Haftung Volkswagen und Mitarbeiter Rechungsstellung 1x monatlich verbunden mit einem Zahlungsziel von 28 Tagen, d. h: Durchschnittliches Zahlungsziel 6 Wochen Erstattung der Reisekosten vor Belastung der Kartenumsätze Bargeldfunktion für Kreditkarte (limitiert) 11

12 Vorteile für die Volkswagen Mitarbeiter Verlängertes Zahlungsziel Transparente Zusammenfassung aller Umsätze in der Kartenabrechnung (Online Funktion) Gesicherte Liquidität durch mögliche Bargeldversorgung an Geldautomaten Servicehotlines bei Verlust oder Diebstahl Zusätzlicher Versicherungsschutz Kreditkarte ist gebührenfrei Keine Nutzung der privaten Kreditkarten 12

13 Abrechnungskonzeption 13

14 Organigramm der Beteiligten BA-T K-FT-P Programmadministration Walking- u. Meeting-Cards Numiga Carddesk Reisebüro Accounting Cardaccounts Abrechnung Auszahlung Lastschrift Mitarbeiter Banken der Mitarbeiter Volkswagen Bank Abrechnungskonten 14

15 Genutzte Karten Lodged Card Reservierung/Buchung von Flügen, Bahntickets e-invoice Meeting Cards (Zentralkarte für BA-Travelmanagement, Marketing und Regionalkarten) Organisation von Großereignissen, Seminaren Papierabrechnung Walking Cards Bezahlung von vor Ort Transaktionen Belastung von persönlichen Konten 15

16 Konzern Rahmenvertrag Citibank Volkswagen AG Volkswagen, Bank Mitarbeiter 16

17 Intranetauftritt Produktinformation Rezept zur Beantragung der Corporate Kreditkarte AGB zur Volkswagen Corporate Kreditkarte Antragsunterlagen Volkswagen Mitarbeiter Volkswagen Mitarbeiter / Sonderkarte Volkswagen Bank Mitarbeiter Einzugsermächtigung Vereinbarung Volkswagen/Mitarbeiter Volkswagen Bank-Girokonto Antrag Abrechnungsformular - Nicht Reisekosten FIBU6 Bewirtschein PE93 Tipps zur Reisekostenabrechnung Abrechnung von Nicht-Reisekosten 17

18 Messbare Veränderungen Anzahl der Dienstreisen ca Anzahl der Reisekostenvorschüsse ca Permanente Reisekostenvorschüsse ca Volumen RKV (Mio. Euro) ca. 13,5 18,4 0,50 Ausländische Währungen (Mio. Euro) ca. 4,0 4,0 0 Aussenstand (Mio. Euro) ca. 4,0 7,0 0,10 18